組織図とは？作り方や作成する目的・メリット、おすすめのツールを解説！

組織図を作成する目的とは？

組織図とは、組織や企業の内部構造を可視化するために図式化したものです。企業の全体像、部署・部門ごとの関係性、役割分担、指揮系統などを把握するために役立ちます。

組織図には、社内向けに作られるものと、社外向けに作られるものがあります。従業員同士のコミュニケーションを活性化させるための社内向けの組織図であれば、名前や顔写真まで掲載する場合もあるでしょう。

社外向けの組織図の場合は、取引先や投資家などのステークホルダーに対して、組織体制の情報や経営の健全性を示すことを目的として作られます。

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組織図の代表的な3種類の形式

組織図にはいくつかの種類があります。ここでは、代表的な3種類の形式を紹介します。それぞれの企業の体制によって、最適なものを選びましょう。

ピラミッドタイプ

ピラミッドタイプの組織図は階層型組織図とも呼ばれ、企業の責任者であるトップから、幹部・役職者・従業員と階層構造で配置していくものです。あるいはトップから、部門・部署・課・チームという部門別に配置される組織図も、ピラミッドタイプのひとつであると言えます。

ピラミッドタイプは、情報伝達プロセスや各従業員の関係性を把握しやすくなるのが特徴です。ただし、組織が大きくなると階層が増えていくタイプの組織図であるため、階層が多くなると、情報や意見が伝わりにくくなるのがデメリットです。

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フラットタイプ

フラットタイプはピラミッドタイプと似ていますが、上下の階層が少なく水平に広がるタイプの組織図です。トップ・マネージャー・従業員のように3階層以内である場合が多いため、中間管理職が少ない組織や小規模な企業に向いています。

ただし、従業員一人ひとりの役割や責任の範囲が広くなり、比較的負担が大きくなるのがデメリットです。

マトリックスタイプ

マトリックスタイプは、複数の要素を縦ラインと横ラインでかけ合わせて作られる組織図です。プロジェクト・エリア・部門などのいくつかの要素を組み合わせます。

たとえば、Aプロジェクト・Bプロジェクトの縦ラインに対して、関西エリア・関東エリア・海外エリアなどの横ラインのマトリックスごとに人員を配置するタイプの組織図を指します。

ピラミッドタイプやフラットタイプとは異なり、指揮系統が一本化されていないことに注意しなければなりません。マトリックスタイプを用いる場合は、責任の所在を明確化しておきましょう。

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組織図の作成により得られるメリット

企業の組織図を作成すると、さまざまなメリットが発生します。ここでは、主なメリットを3つ紹介します。企業の目的に応じて、組織図を最大限に活用しましょう。

社員の役割が分かりやすい

組織図を作成すると、企業の内部構造が可視化されるため、社員自身も自分の立ち位置や役割を認識しやすくなるのがメリットです。

自分の所属している部署と他の部署との関係性も把握できるようになり、情報共有が迅速に行われます。指揮系統がはっきりするため、業務がスムーズに遂行されることが期待できるでしょう。

部署の編成を検討する際に役立つ

組織図の作成過程を通じて、現在の部署編成が最適かどうかが見えてきます。企業の拡大に伴って部署が新設されていくうちに、複数部署で同様の業務を行っているケースもあるかもしれません。そのような場合には、部署の統合を検討する必要があります。

反対に、特定の部署の負担が大きくなりすぎている場合には、部署を新設する必要があるでしょう。

組織図を見ることによって、現在の部署配置を確認して業務と照らし合わせ、部署の新設や統合を検討するのに役立ちます。

企業の理解やアピールにつながる

外部向けの組織図を作成すると、どのような事業をどのような構造で行っている企業であるのかを明示できます。その結果、株主や投資家などのステークホルダーが、事業の全体像やスタッフについて理解する手助けになります。

また、経営監査を行っている役職・委員会などを設置していることが明示されるため、経営の健全性を対外的にアピールできるのもメリットです。

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組織図の簡単な作成手順【4Step】

実際に組織図を作成する場合、どのように作成すればよいか悩む場合もあると思います。ここでは、組織図の簡単な作成手順を4つのステップに分けて解説するので、ぜひ参考にしてください。

1.役割や目的を明確にする

組織図の役割や目的を明確にすることが最初のステップです。社外向けに作るのか、社内向けに作るのかによって進むべき方向は変わります。

また、社内向けであれば、さらに具体的に詰めていかなければなりません。組織図を作成することによって社員の役割をわかりやすくしたいのか、部署の編成検討に役立てたいのか、社員間のコミュニケーションを活性化したいのかなどを、はっきりさせる必要があります。

関係者へのヒアリングを行い、共通認識を持った上で、組織図を作成しましょう。

2.組織図の作成範囲を定める

組織図を作成するにあたっては、企業全体や部門単位、チーム単位など、どこまでの範囲のものにするのかを決めなければなりません。社外向けのものであれば、部署や役職などを記載した組織図が一般的です。

社内向けの組織図の場合、作成目的によっては従業員の氏名や顔写真まで掲載するケースもあります。組織図の作成範囲が決まれば必要な情報も定まるため、この段階で人事部門と連携したり、メールなどを活用して情報収集を行いましょう。

3.実際に組織図を作成する

組織図の範囲が定まり情報収集ができたら、実際に組織図を作成します。企業体制の実態に応じて、ピラミッドタイプ・フラットタイプ・マトリックスタイプなどの形式を選択しましょう。今後、事業の拡大などが予定されている場合には、変化も見越して選ぶことをおすすめします。

収集した情報を組織図に入れ込んだら、レイアウトを調整して見やすくしましょう。部署や部門ごとに色を変えるなどの工夫をすることで、見やすい組織図を作成できます。

4.完成した組織図を共有する

組織図が完成したら、公開・共有する前に複数人の目で確認を行いましょう。問題がなければ、格納先を明示した上で共有します。

組織図は、改ざんしようという意図がなかったとしても、閲覧している間に上書きされてしまうというケースもあります。書き換えられないようにするには、PDFにしたり閲覧制限をかけたりする工夫が必要です。

組織図の作成時に注意したいポイント

組織図を作成する際は、注意しておきたいポイントがあります。どのような点を押さえておけばよいのか、見ていきましょう。

組織図のレイアウトを統一する

組織図を構成する際の図形と線については、色や大きさなどをできるだけ統一しましょう。統一感があると視認性が高まり、企業の構造が理解しやすくなります。

たとえば、部門ごとに色分けをした場合には、同部門内の役職の違いを同じ色の濃淡で区別するなどの工夫をしましょう。

目的に合わせた内容を記載する

組織図は、情報量が多ければよいというものではありません。適切な情報量でなければ、かえって使いにくいものになってしまいます。

社外向け・社内向けなど、それぞれの目的に応じて、必要な情報を取捨選択して記載することが重要です。

社内に指揮系統を明確に示すためには、部門責任者の名前とメールアドレスなどの連絡先も掲載する必要があるでしょう。

組織図を定期的に更新する

組織図は、一度作ればよいというものではありません。企業では、部署が変更になったり、従業員の異動や退職などの動きがあるものです。そのため、定期的に更新をして、最新状態を保つようにしなければなりません。

また、更新時期を決めるだけではなく、更新する担当者も設定しておく必要があります。変更のあった部署の誰かが更新するだろうと考えて、結局誰も手をつけていなかったということのないようにしましょう。

組織図の作成に役立つツール

組織図はツールを使って作成することもできます。組織図の作成に役立つ5つのツールを紹介するので、ぜひ活用してください。

Googleスプレッドシート

Googleスプレッドシートで組織図を作成する場合、複数人でも共同編集できます。また、アカウントごとに、閲覧者や編集者などの設定ができるため、安心して利用できるでしょう。

Officeソフト SmartArt

OfficeソフトであるSmartArtを利用することで、組織図の作成を行えます。SmartArtとは、情報を簡単に視覚化できる便利なツールです。。

Excel、 Outlook、 PowerPoint、 Wordなど、さまざまなアプリケーションで作成できます。

Canva

Canvaは、オンラインで使えるオーストラリア発のグラフィックデザインツールです。

基本機能は無料で使えて、デザインテンプレートが豊富なのが魅力です。配色を自動で行う機能もあります。

Edraw

Wondershare EdrawMaxは、フローチャートが作りやすい作図ソフトです。テンプレートを活用して、マインドマップ・組織図・ネットワーク構成図・間取りなども作成できます。

Officeソフトと同じように利用できるUIを搭載しているため、組織図作成が初めての方でもスムーズに作業を進められる点も魅力です。

GitMind

GitMindは、AIを搭載した、オンラインのマインドマップツールです。テーマやテンプレートを活用して、マインドマップ・フローチャート・組織図・システム構造図などが簡単に作成できます。

自社に適した組織図を作成するために目的や作り方を把握しておこう

組織図を活用することで、社員の役割が明確になり、部署の編成を検討する際にも役立ちます。社外向けの組織図を作成すれば、企業への理解やアピールにもつながるでしょう。

組織図を作成する際は、役割や目的を明確にしたうえで、進めていくことが重要です。また、企業の体制によって適している形式は異なります。本記事で紹介したポイントやツールなどを活用し、組織図作成を進めてみましょう。。