給与計算をアウトソーシング・代行するメリット・デメリットは？

給与計算は大切な業務であり、正確さが求められますが、社内で一般業務と並行して対応するとどうしても人手が足りない状態を引き起こします。そのため、アウトソーシング・外注を考える企業が増えています。気軽に依頼できるクラウドワークスもあり、注目されている負担軽減方法でもあります。そんなアウトソーシング・外注の詳細とメリットやデメリットなどを紹介します。

給与計算をアウトソーシング・外注とは

給与計算は従業員への賃金支払いのため、重要な業務です。従業員数が少ない会社だと給与計算に人材を割くことは難しく、一般業務の間に行っていることもあるでしょう。最近はこうした給与計算について、「アウトソーシング」する会社も多くなっています。

給与計算をアウトソーシングするというのは、外注に出すということです。特殊な業務となる給与計算や労務管理などを外部に委託します。

エクセルなどで給与管理を行っている会社もありますが、従業員数が多くなると対応も難しく、計算も複雑になります。給与計算をアウトソーシングすることで、複雑な計算に悩むことも給与計算に時間を取られることもなくなるでしょう。

給与計算をアウトソーシング・外注するメリット

給与計算をアウトソーシングするメリットはいくつか考えられます。アウトソーシングをどのように利用するか、それによってもメリットは変わってきますが、一般的なメリットを紹介します。

コスト削減

給与計算を自社の人材で行う場合、給与計算の専門知識を持っている人材を雇用するか、もしくは給与計算ができる人材として教育することになります。給与計算の専門知識を持っている人であれば一般事務よりも人件費が高くなり、教育するとなると教育するための費用がかかるでしょう。

また給与計算ソフトをそのまま利用する場合でも費用がかかり、独自のシステムを構築してもらうとなればさらに大きな費用が必要です。給与計算に関しては社会保険や所得税など法改正が行われることもあるため、こうした法改正に伴いシステムの変更をする労力も必要になります。

パッケージ型の給与計算アプリを利用している場合には、法改正ごとにソフトウエアの更新・ライセンスの再購入が必要となることもあります。給与計算をアウトソーシングすることで、総合的に見てコスト削減につながり、人材の労力を軽減させるメリットがあるのです。

本来の業務に集中できる

社会保険料や介護保険料、所得税に市県民税といった控除、さらに手当と、給与計算を行う上で理解しておかなければならない知識がたくさんあります。

もちろん業務としてはタイムカードを集計しソフトへ入力、給与計算を行い従業員に明細を発行するなど、一定の業務です。こうした特殊な業務を専門的に行う部署があればいいのですが、ない場合には一般業務の合間に行うことになります。

給与計算にかかっている時間は、一般業務に集中できません。しかし給与計算をアウトソーシングすることで、今まで給与計算にかかっていた時間を一般業務に回すことができます。

会社の中で利益を生む業務となる「コアな業務」に集中できるのも、給与計算をアウトソーシングするメリットです。

法改正など急な変更に対応する必要がない

給与計算を行うにあたり、気にしなければならないのが法改正です。社会保険や所得税などの法改正や税制などに関係する情報をチェックしておかなければなりません。

しかし、忙しい業務の中で法改正にも気を遣うとなると大変です。給与計算をアウトソーシングすることで、法改正についてもしっかり情報を網羅し、正しい給与計算をしてくれるので安心です。

スポットで依頼することも可能

給与計算も労務管理も全てアウトソーシングする必要はありません。費用面など会社によってさまざまなので、給与計算に対する業務環境などを考慮し、スポットで利用できます。

給与計算や年末調整などのほか、給与計算のアウトソーシングの業者の中には、事業計画など経営上のコンサルティングも請け負っているところがあるので、多角的に利用することも可能です。

給与計算をアウトソーシング・外注するデメリット

給与計算をアウトソーシングすることで得られるメリットもありますが、逆にデメリットとなることもあります。給与計算をアウトソーシングすることによるデメリットも理解する必要があります。

社内にノウハウが蓄積されない

給与計算業務をアウトソーシングすることで、給与計算や労務管理に対して人材の育成ができないというデメリットがあります。

社内で給与計算業務を行うことで、社会保険制度や税金、労働基準法に対する知識やノウハウが蓄積されるでしょう。給与計算をアウトソーシングすると、こうした人材の育成もストップし、給与・労務関係の知識を得る機会も少なくなります。

社内で社会保険や税金などに関する知識をもてるように、社会保険制度の説明会や税金に関する講習会などに積極的に参加するなど対策を練るといいでしょう。

機密情報漏洩のリスクが高まる

給与計算を行う際には、従業員の個人情報を知ることにもなります。給与計算の中で家族手当や通勤手当、また年末調整などにご家族の構成や住まいの情報も必要です。

こうした従業員の個人情報に加え、会社の給与事情もアウトソーシング業者に伝える必要があるため、情報漏えいのリスクがあることもデメリットです。

アウトソーシングする業者の選定の際はプライバシーマークやISO27001などを取得しているかどうかチェックし、漏えいリスクの少ない業者に依頼しましょう。

• プライバシーマークとは　企業・団体などの個人情報保護体制、運用状況が適切かどうかを知らせるために作られた制度「Pマーク」の適合事業者は個人情報を大切に取り扱う事業者として認定されている
• ISO27001とは　「情報セキュリティマネジメントシステム」とも呼ばれるもので、情報セキュリティに関する国際規格の1つ(ISMSm認証)

すべての業務がアウトソーシングできる訳ではない

アウトソーシングするなら給与計算のほか、労務管理なども含めてお任せしようと考えることもあるでしょう。ただしアウトソーシング業者はそれぞれの請け負っている業務内容が異なります。

給与計算以外の労務管理から経営コンサルティングまでトータルにアウトソーシングできる所もあれば、給与計算の基本的な部分のみ依頼を受けるという業者もいます。

アウトソーシング業者を選ぶときには、どこまで依頼するのかよく検討し、業者がどこまで請け負ってくれるのかを確認してから選択するのをおすすめします。

給与計算アウトソーシングの選び方

給与計算をアウトソーシングするためには、依頼する業者を選択しなければなりません。給与計算アウトソーシング業者を選ぶポイントについて紹介します。

情報管理の安全性が高いか

給与計算をアウトソーシングする際、最も気を付けるべき点が「情報管理」です。給与は従業員それぞれに違いがあり、給与計算をする際には従業員の家族構成や住所などの情報も必要です。こうした情報が、給与計算をアウトソーシングしたことで外部に漏えいすることは、あってはならないことです。

簡単に操作できて機能も充実、サポートもしっかりしていてコストパフォーマンスもいいとしても、セキュリティ体制が整っていない業者に依頼はできません。アウトソーシング業者が情報管理に対しどのような対応を行っているのか、しっかりチェックする必要があります。

そのチェックの基本として、プライバシーマークやISO27001の取得が挙げられます。こうした情報漏えい対策を基本として、機密情報の取り扱いについてアウトソーシング業者が強固な体制をもっているか確認しましょう。

専門性の高さ

給与計算のアウトソーシング業者はどれも同じわけではなく、業務範囲に違いがあります。自社で給与計算のみ依頼したいのか、スポットで繁忙期のみ対応してほしいのか、労務管理から全てを任せたいのか、どのようにアウトソーシング業者に依頼したいのかよく考えましょう。

給与計算業務や労務管理だけではなく、組織や事業の開発について相談もしたい場合には、こうしたことについて深い専門知識を持っているかどうか、チェックが必要です。まずはスポットで利用し、その後専門性が高いとわかればその他の業務も依頼するといった使い方をしてもいいと思います。

柔軟性の高さと対応スピード

給与計算のアウトソーシング業者の中には、お試し期間を設けてくれているところもあります。お試しで実際に業務を行う「トライアルプラン」などを設けているところに依頼し一度利用してみると安心です。

全く使ったことがない業者よりも、一度利用してどんなサービスなのか理解し、柔軟性の高い対応をしてくれるのか確認したうえで本格的に導入しましょう。

また給与計算には急な退職や休職、また控除や手当の変更などもあるので、イレギュラーなことに対する対応スピードもお試し期間の中でチェックします。給与計算にミスがないかチェックすると同時に、急な変更でも即時対応してくれるかどうかも確認しておくと安心です。

料金

給与計算をアウトソーシングする際、気になるのは料金です。アウトソーシング業者は業務内容もさまざまですが、料金にも違いがあります。

ここなら自社の給与計算業務や労務管理業務を全部安心して任せられると思っても、予算より大幅に出てしまう料金の業者には依頼できません。

アウトソーシングする前の給与計算業務にかかるコストと、依頼した場合のコストを比較検討し、考えていた予算に近いところで無理なく依頼する方がいいでしょう。

給与計算ソフト導入を検討するのもおすすめ

給与計算をアウトソーシングするのが情報漏えいを考えて不安であれば、給与計算ソフトの導入を考えてみるのもおすすめです。

アウトソーシングするのもいいけれど、給与計算や労務管理のノウハウも、給与計算ソフトを使いながら身に着けることができるでしょう。また給与計算アウトソーシングの「情報漏えい」に関する問題も、ソフトの導入ならクリアできます。

給与計算ソフトかアウトソーシングか判断するポイント

給与計算のアウトソーシングにするか、それとも給与計算ソフトを利用するか、判断するポイントを紹介します。

社内リソースと費用との相談

大手企業であれば給与計算や労務管理の部署があり、給与計算を行う専任担当者が在籍しているでしょう。しかし、従業員が少ない会社では一般的に通常業務と兼務しています。

普段は通常業務を行い、月末など給料の締め日から支払い日までに給与計算をするといった状態です。給与計算の時期に繁忙期が重なるなどすれば残業になってしまうこともあるでしょう。

給与計算をする人材を確保する費用と給与計算ソフトの購入費用、また給与計算をアウトソーシングした場合の費用を比較してみましょう。

給与計算ソフトの体験版を試してみる

給与計算ソフトもアウトソーシングも、一度使ってみないことにはどんなものなのかわかりません。給与計算ソフトは体験版などがありますし、クラウド型の給与ソフトやアウトソーシングサービスはお試し期間や無料期間を設けているところがあるので、こうした期間に体験してみてはいかがでしょうか。

ソフトもアウトソーシングも使ってみて、自社にとって使いやすいか、メリットがあるかどうか見えてくると思います。

まとめ

給与計算をアウトソーシングする会社が増加しています。法改正などの情報に対し常に敏感になっておく必要もなく、給与計算のプロが請け負ってくれるので、ミスするリスクも少なくなるでしょう。

これから給与計算のアウトソーシングや給与計算ソフトの導入などをお考えの方に、メリット・デメリットや選び方などを紹介しました。導入や利用のきっかけとなれば幸いです。