SFAで案件管理を行うメリットとは？エクセルでは厳しい理由も解説

SFA(営業支援システム)のサービス一覧

• 成果に直結する高機能ダッシュボード
• 直感的な操作性で誰でも使える
• 顧客管理の負荷を最小限に

SFA(営業支援システム)の
サービスを一括ダウンロード(無料)

SFAで案件管理を行うメリット

エクセルや手書きの日報での案件管理に限界を感じている企業や部署では、SFA(営業支援ツール)の導入が効果的です。ここでは、SFAで案件管理を行う4つのメリットをご紹介します。

• 案件ごとに進捗がわかる
• 部門を越えて情報共有ができる
• 分析やレポーティングを簡単に行える
• 顧客情報と案件情報の紐付けができる

(1)案件ごとに進捗がわかる

SFAで案件管理を行うと情報が可視化され、案件ごとに進捗がわかるというメリットがあります。

案件の進捗状況は個々に異なるため、管理や報告が煩雑になることや、優先順位をつけることが難しくなるのが特徴です。

SFAを使用することで、今自分が何をすべきか、やり忘れていることはないか、報告漏れはないかなどが誰でもわかるようになります。

中には長い間動いていない案件のアラームを通知してくれる機能もあり、営業担当者の負担を減らすメリットもあります。

(2)部門を越えて情報共有ができる

部門を越えて情報共有ができることも、SFA導入のメリットです。

顧客管理や案件管理を営業部門内だけで行うのではなく、可視化して会社全体で情報共有することで、経営層がリアルタイムで営業部署の情報を把握できます。

また、個人で案件を管理していると、人的ミスやオーバーワークなどによる対応漏れによって、トラブルを招くことも少なくありません。

部門内はもちろん部署間で連携を強化して情報共有を行うことで、早めにミスに気付くことができたり、お互いにカバーし合えたりができるようになります。

(3)分析やレポーティングを簡単に行える

今まで担当者が手作業で行っていた分析やレポーティングも、SFAなら自動で行うことが可能です。

担当者の事務作業を大幅に削減し、本来の営業活動に注力できるようになります。

営業成績の良い担当者の分析を行ったり、自身の改善点を導き出したりすることで、さらなる営業部門の底上げに繋がることは大きなメリットです。

(4)顧客情報と案件情報の紐付けができる

SFAでは、顧客情報と案件情報の紐付けができるメリットもあります。

通常、購入履歴や提案中の商品・サービスなどのくわしい顧客情報の管理は煩雑で、エクセルなどで行っている場合は、紐付けするまでに多大な時間を要します。

SFAは入力した顧客情報と案件情報を自動で紐付けできるので、担当者の手間を省くだけではなく、管理職が状況を把握し適切な指導をおこなえます。

▷SFAの導入って本当に必要？それぞれの立場別に重要なポイントを解説！

▷SFAの導入目的って何？導入前に知っておくべき基本知識をおさらい！

エクセルでの案件管理が厳しい理由

営業部門の中には、案件管理をエクセルで行っているというケースも少なくありません。

エクセルはデータ管理に適した特徴を持っていますが、SFAと比較すると案件管理にはデメリットも多くあります。エクセルで案件管理を行うことが厳しい理由を、3つ解説します。

(1)ファイルが重くなり業務が非効率になるため

エクセルに大量のデータを保存すると、ファイルが重くなり、立ち上げやページの切り替えが遅くなってしまい必要な情報にたどり着くまでに時間がかかります。

また、エクセルには案件管理のフォーマットがありません。自己流で積み上げたデータの中から、一番知りたい情報を探し出すのに時間がかかるため、他の業務に支障が出てしまうこともあります。

(2)リアルタイムに情報共有ができないため

エクセルでの案件管理は、リアルタイムに情報共有ができないことが欠点です。

エクセルはモバイル端末に対応しきれておらず、外出先での入力や確認などには不向きなため、リアルタイムでの情報共有には限界があります。

また、複数人で管理している資料やデータを同時に編集ができないことも、タイムリーな情報共有の足かせとなってしまいます。

(3)時系列の管理に向いていないため

エクセルは、時系列の管理には向いていません。

タスクに優先順位をつけたり新しい管理項目を追加したりすることも難しいため、急な変更があったときに対応しきれない可能性があります。

案件の数が増えれば増えるほど管理が難しくなり、ミスや抜け漏れなどの事態を招くことになるでしょう。

▷エクセルで営業管理はできる？欠点やSFAを導入すべき理由について

案件管理で使えるSFAの機能

案件管理に関するSFAの機能はさまざまです。

エクセルとの比較や自社に適したサービスの選択のためには、各機能の概要や特徴を知っておくことがポイントになります。ここでは、SFAの主な4つの機能について紹介します。

(1)顧客情報管理

SFAでは、顧客のさまざまな情報を一括で管理できます。例えば以下のような情報です。

• 会社名
• 住所
• 連絡先
• 担当者

などの基礎的な顧客情報だけではなく、SFAが保持している情報が自動的に紐付けされるため、入力の手間を省くことも可能です。

一度入力すれば、情報更新をしていくだけなので、取引先の全体像を管理できます。

▷SFA導入後のルート営業と新規営業での活用手法！成果を上げるコツは？

(2)案件の可視化

案件の可視化ができることは、SFA最大のメリットと言っても良いでしょう。

• 入力した日時
• 担当者
• 案件の種類
• 進捗状況
• 結果・処理方法

上記のような案件を一目で確認できます。

SFAによってはわかりやすく色分けされたり、一定の期間が経過した案件のアラートを通知したりする機能が搭載されているものもあります。

担当者だけではなく、管理者や経営陣が進捗状況を把握できるため、営業活動の抜け漏れ、機会損失の防止になるのです。

(3)他のツールとの連携

メールやカレンダーなど外部ツールとの連携で、さらに管理機能を向上できます。メールやカレンダー以外で連携できる主なツールは、以下のようなものです。

• 名刺管理ツール
• コミュニケーションツール
• グループウェア
• MAツール

情報を一元管理することで、二重登録や二重管理が防げるのもメリットです。

また、連携することで、各ツールの強みを最大限に活かすことができ、より効果的なマーケティングが実現します。

(4)案件の分析

SFAでは管理機能だけではなく、案件の分析を行う機能も搭載されています。

• 売り上げの見込み
• 結果
• フェーズの移行率

以上の項目を正確な数値で自動分析するので、自らの目標や改善点の考案に役立てられます。

売り上げの拡大や営業効率の改善には、営業活動における案件の分析が不可欠です。

営業担当者のスキルアップにもつなげられるため、営業部門全体の底上げが期待できるでしょう。

▷SFA導入がもたらす効果とは？メリット・デメリットを徹底解説！

SFAの選定ポイント

自社に適したSFAを選択するためには、選定のポイントを押さえておくことが重要です。

せっかく導入したのに定着しないという事態を招かないために、SFAの選定ポイントをご紹介します。

(1)現場が使いやすいか

SFAをメインで使用するのは、現場の担当者です。そのため、現場の担当者が使いやすいかどうかは、選定の重要なポイントになります。

実際にSFAを導入しても、担当者が使いづらい・機能が多すぎて対応できないなどの理由で、有効活用できないケースが見受けられます。無料お試し期間などを利用して、実際に担当者に使ってもらうことがおすすめです。

▷自社に合った最適なSFAの選び方は？7つのチェック項目を解説

(2)利用規模と料金が最適か

SFAにはさまざまな種類があり、利用する規模や料金体系も異なるため、自社に適した利用規模と料金を見極めることも選定のポイントです。

まずは現在の課題をピックアップし、課題を解決できるSFAであるのかチェックしてみてください。

その上で予算や使用人数、会社の規模に合ったツールを選ぶとミスが起こるリスクを軽減できます。

機能が多いと活用の幅は広がりますが、オプション料金で費用が膨れ上がったり、煩雑な入力が必要になったりするので注意が必要です。

▷SFAの平均費用はどれぐらい？主な営業支援システムの価格を徹底比較！

(3)モバイルに対応しているか

スマートフォンやタブレットなど、営業担当者が外出先で使用するモバイルに対応しているかも大切なチェックポイントです。

オフィス外からのアクセスや、外出先での入力ができるSFAを選ぶようにしましょう。

外出先でもアクセスができれば、常にリアルタイムで情報の更新が可能です。また、資料の更新や報告のためだけに帰社をする必要もなくなります。

(4)他のシステムと連携できるか

自社で既に利用しているシステムと連携がしたい場合は、既存システムとの連携可能か確認しましょう。

CRM・ERP・MAツールなどと連携ができることで、情報の一括管理や入力の煩雑さを省くことが可能になります。

既存ツールとの連携によるメリットは、一括管理だけではありません。他部署との連携がスムーズになり、同じデータで対応することが可能になります。

連携したいシステムの有無を明確にし、対応しているSFAを選ぶことで業務効率化につながるでしょう。

案件管理におすすめのSFA7選

案件管理に適したSFAは、多くのベンダーが提供しています。これからSFAを検討したい方向けに、おすすめのSFAを7つご紹介します。

(1)ジョブマネ

ジョブマネは、クラウド型の業務管理ツールです。定着率96％という圧倒的な実績と信頼があります。初期費用がかからず、即日導入することが可能です。

商談管理や顧客管理、案件管理だけでなく、請求書発行や原価管理など全部で17の機能が搭載されているオールインワン型のツールです。

30日間の無料お試し期間があるため、気軽に試すことができます。

(2)WaWaFrontier(ワワ フロンティア)

WaWaFrontierは、シンプルな操作性が魅力のSFAアプリケーションです。グループウェアとの連携が可能で、二重入力の手間を削減できます。

顧客・案件・日報の項目は、自分でカスタマイズが可能です。プログラミングの専門知識は必要なく、わかりやすくシンプルなインターフェースに定評があります。

(3)JUST.SFA

JUST.SFAは、自社に最適なオーダーメードで導入できる国産のSFAです。

柔軟なカスタマイズが可能なため、業界ごとの特徴にも対応してくれます。

顧客管理・売上集計・見積管理・活動報告など、機能が充実しているのも魅力の1つです。外部システムとのスムーズな連携やサポート体制が手厚いのも、同サービスの特徴と言えるでしょう。

(4)Ecrea(エクレア)

Ecreaは、低コストで導入・運用できるSFAツールで、クラウド版は初期費用無料で、SFAを初めて使うという企業に低リスクで導入できるサービスです。

さらに、Ecreaの最大の特徴は、必要な機能だけを選択して利用できることです。必要最小限のコストで最大限の効果が期待できるでしょう。

(5)ネクストSFA

ネクストSFAは、株式会社ジオコードが提供するクラウド営業支援ツールです。

ネクストSFAは営業担当者目線で開発されたツールで、画面の設定・操作・機能が非常にシンプルに作られています。

会社ごとに専用のマニュアルを作成したり、導入前研修を実施するなど、サポート体制の充実度も特徴の1つです。

(6)eセールスマネージャーRemix Cloud

eセールスマネージャーRemix Cloudは、『営業の見える化』をコンセプトにした営業支援ツールです。

マルチデバイス対応でスマートフォンやタブレットからの入力も可能なので、リモートワーク環境での利用にも適しています。入力も選択式で簡素化されているため、営業担当者の作業負担に貢献するでしょう。

(7)Sales Force Assistant

Sales Force Assistantは、株式会社NIコンサルティングが提供する営業可視化ツールで、7つのサービスを展開しています。

新規開拓向け・ルート営業向け・定期更新向けなど、業種や営業スタイルに適したツールから自社に合ったものを選択可能です。グループウェアとの連携により、アポイントの詳細やくわしい商談履歴などが一括管理されることも、業務の効率化を後押しします。

SFAを活用して案件管理を行おう

営業支援ツールであるSFAは、従来のエクセルなどによる案件管理に比べて、無駄な工数を大幅に削減し、業務の効率化が図れるツールです。

ただし、導入の際には自社の課題・予算・規模を明確にし、適したSFAを選ぶ必要があります。

既に導入済みのツールとの連携性にも着目して、ここでご紹介した7つのツールの中から、導入するサービスを検討してみてください。