SFAを最大限活用する方法とは？今すぐチェックすべきポイントを解説

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SFAとは？導入・活用するメリットを解説

SFAとは「Sales Force Automation」の略で、「営業支援システム」のことです。営業活動における情報管理や業務プロセスの自動化などを目的として、SFAを導入する企業は増えつつあります。

そこで、SFA導入・活用によって得られるメリットを1つずつみていきましょう。

(1)営業活動の可視化

SFAは、担当者ごとの顧客・商談の進捗状況・受注率・受注金額などの情報が可視化できます。そのため、営業マネージャーは営業活動の状況をもとに、より効果的な営業活動が行えるようアドバイスやフォローが可能となるでしょう。

また、営業活動の状況が細かく記録されることから、営業担当者の課題や顧客の傾向などを正確に把握できます。このように、営業活動が可視化されることで、営業活動の効率化が実現可能です。

(2)外出先からの作業

SFAはパソコンやスマートフォンからの情報入力が可能です。外出先や自宅でも情報入力できることから、移動の多い営業担当者やテレワークにも役立ちます。

また、情報入力のために社内に戻る必要がないので、移動の時間や手間を削減できるでしょう。さらに、営業マネージャーや経営層にとってもリアルタイムで情報を把握できるというメリットがあります。

(3)営業の業務効率化

SFAに蓄積された営業活動記録は、過去のデータを閲覧できたり、レポートとして出力できたりします。

そのため、過去のデータをもとに課題を把握したうえでの営業や、過去の成功パターンを参考にした営業が可能となります。

このように、営業活動における業務効率化を実現できることから、商談の取りこぼしが減少するでしょう。

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(4)営業ノウハウの蓄積と共有

SFAによって過去のデータが蓄積されることから、営業活動が効率化すると同時に、営業ノウハウの蓄積や共有も可能です。過去のデータにおける類似案件を参考にすることで、営業活動の課題や成功例を把握できます。

営業ノウハウが蓄積されると、新入社員や中途社員であっても、営業をどのように進めていけばよいのかが分かり、いち早く成果につなげられるでしょう。

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SFAを最大限に活用するポイント

SFAを活用する際のポイントを紹介します。

(1)自社の導入の目的を決めておく

SFAを導入するときは、なぜ自社にSFAが必要なのか、達成したい目標は何かなど、導入目的を明確にしておきましょう。導入目的が明確でないと適切な活用方法が分からなかったり、社内からの不満が発生するかもしれません。

導入目的を明確化する際は、「営業ノウハウが属人化している」といった自社の抱える課題や、「テレワークを推進したい」といった目標・方針などをもとに検討するとよいでしょう。

このように、課題や目標を洗い出したうえで、最終的な導入目的を明確にすることが大切です。

(2)売上目標・SFAの評価指標を決める

SFAは、営業活動を記録するだけでは効果を発揮しません。

そのため、SFAを活用して達成したい売上目標や、SFAの効果を検証するための評価指標を決めましょう。

例えば、SFAによってテレワーク推進を目指す場合、SFA導入前後の移動時間の変化や各営業担当者の生産性の変化などを評価します。

もし、移動時間が削減している反面、生産性が低下しているという結果になれば、SFAの活用方法を見直す必要があります。

このように、SFAをうまく活用するためには、達成したい目標をあらかじめ設定することが大切です。

(3)とにかく積極的に情報入力をしてもらう

SFA導入後は、営業担当者による情報入力を定着させる必要があります。積極的に情報を入力してもらえるよう、情報の蓄積で営業担当者が得られるメリットなどを丁寧に説明しましょう。

SFAは情報が蓄積されなければ、適切な分析を行えず、営業活動の効率化は実現しません。

本当に必要な項目を見極めて入力項目を減らすなど、営業担当者の情報入力が定着するような工夫をしましょう。

(4)収集した情報・フィードバックを元にPDCAを回す

SFAの活用方法は状況に応じてアップデートしていくことが大切です。

データをもとに実行した戦略によってどのような効果を得られたのかを把握し、効果が得られていないのであれば活用方法の見直しが必要でしょう。

営業スタイルは企業規模や事業形態などによって異なるものです。そのため、PDCAを回し続けることで改善を繰り返し、自社に最適な活用方法を見つけましょう。

(5)インセンティブを設ける

SFAを活用した従業員にインセンティブを設けることで、従業員の積極的な活用を促せます。

営業担当者の業務プロセスは多く、SFAへの情報入力が後回しにされるケースも少なくありません。

そのため、顧客・案件の登録や価値の高い営業ノウハウの共有を行った従業員には、報酬を与えるといったインセンティブを設置することで、後回しにされがちな情報入力をはじめとするSFAの活用を促進できるでしょう。

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SFAをうまく活用できない原因

SFAをうまく活用できない際には、以下のような原因が考えられます。

(1)現場のフローと合わない

SFAの導入は、経営陣や管理部門などによって検討されるため、営業の現場を知らないまま導入してしまうことがあります。

この場合、現場の営業フローと合わずに、SFAが定着しないまま活用されなくなるかもしれません。

SFAは営業活動を効率化させるためのものですが、慣れない情報入力の作業は、現場の営業担当者にとって負担になることもあります。

そのため、現場の課題や意見を取り入れ、できる限り試用期間を設けたうえで本格的な導入を進めましょう。

(2)SFAの操作感が悪く使いこなせなかった

SFAは価格や機能数にくわえ、操作感も種類によってまったく異なります。

そのため、操作感が悪いSFAを導入してしまうと、使いこなせなかったり活用を面倒に感じる場合もあるでしょう。

また、情報入力ができても分析などの複雑な機能が使えないといったケースも挙げられます。このように、操作感の悪いSFAは活用が定着しないだけなく、従業員の負担を増やしかねないのです。

(3)営業が入力したデータをマネージャーが分析・活用できない

営業担当者による情報入力が定着し、順調にデータが蓄積できたとしても、営業マネージャーが分析・活用できなければ意味がありません。

SFAの効果を最大化させるには、蓄積されたデータを分析し、営業活動における課題を見つけたり改善策を立案することが必要です。

ただ、分析のスキルがなければ適切な分析ができず、SFA導入の効果を感じにくいでしょう。そのため、SFAのベンダーによる研修を受けたり、社内会議で分析方法を検討するなどの対策が重要です。

(4)データ入力が目的になっている

SFAを活用する際、データ入力が目的になっているケースがあります。

SFAは入力されたデータをもとに分析・活用を繰り返すことで効果を高めるため、データ入力後も活用までつなげられる仕組み作りが大切です。

また、データ入力が目的になっている場合、入力を主な業務として捉えてしまいます。

その結果、週末や月末などの決まった時期にまとめて入力することが増え、誤った情報の入力や入力漏れが発生するリスクもあります。

(5)そもそもSFAの利用目的が曖昧だった

SFAは営業活動を効率化するからと、なんとなく導入しているケースも多いようです。

SFAで達成したい目標が異なれば、その目標を達成するための最適なSFAの活用方法も異なります。

SFAの利用目的が明確でない場合、本当に効果を発揮しているかを判断しにくいでしょう。

SFAの利用目的が明確化されていれば、どのように活用したり評価指標を設ければよいのかなどが、分かりやすくなるはずです。そのため、SFA導入時には必ず利用目的を明確にしておきましょう。

▷SFA導入後に定着しない理由は？入力が面倒？原因と対策法を解説

(6)マネージャー層がSFA普及率に無関心である

SFAは営業担当者が活用することで効果を発揮します。しかし、営業担当者に活用を任せるばかりで、利用機会の少ないマネージャー層がSFAの定着や普及率に無関心であることも珍しくありません。

ただ、マネージャー層がSFAに無関心であれば、現場の担当者も積極的に活用しようとは考えないでしょう。そのため、マネージャー層がSFAを積極的に活用し、現場に定着するまではサポートに回れるような体制を構築しましょう。

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成功事例から学ぶSFAの活用方法

SFAの活用に成功した事例を5つ紹介します。

(1)やまぜんホームズ

やまぜんホームズは、東海地方を中心に活動するハウスメーカーです。

同社では、各担当者がバラバラに営業管理を行っていたことを原因に、売上が伸び悩むという課題に直面します。そこで、営業活動の情報蓄積と一元管理を目的としてSFAを導入しました。

SFA導入により営業活動を可視化させ、ノウハウの共有が進んだことで、課題は解決に向かっているそうです。

また、同社にはIT専門の社員がいなかったことから、ITの知識がなくても活用できる自社に最適なSFAを選定したことが、SFA導入を成功に導いたともいえるでしょう。

(2)ナイル株式会社

ナイル株式会社は、デジタルマーケティングを専門とする企業で、営業部門が属人的である点が課題でした。担当者ごとに提出する書類の形式も異なるなど、属人化の影響は大きかったようです。そこで、同社はSFAの導入に踏み切りました。

SFA導入により、属人的だった営業活動が可視化され、無駄な時間の発見と削減に取り組んだことで、担当者一人あたり月20時間ものリソースが確保できるようになったのです。

ただ、同社はSFA導入直後から有効活用できていたわけではありません。SFAを提供するベンダーのサポートを受けながら活用・定着を目指したことで、いち早く効果的な活用に辿り着いたのでしょう。

(3)株式会社プットアップ・スタイル

株式会社プットアップ・スタイルは、選挙に関するアドバイスやトータルサービスを提供する企業です。

SFA導入前は、約3万人もの顧客情報をリスト化するのに膨大な時間と手間がかかっており、営業管理も属人的な傾向があったため、SFA導入を決めました。

SFA導入後は、顧客情報がデータ化されたことで、条件や検索機能による特定の条件を満たしたリスト作成が可能となります。

また、一元的な進捗管理により営業活動が可視化され、営業活動の効率化や売上拡大も期待されています。

(4)株式会社JTB

株式会社JTBは観光業を営む企業で、観光業界に長く残ってきた紙文化が課題でした。

顧客は日常的にスマートフォンを利用している反面、予約情報を紙で管理している宿泊施設は少なくありません。そこで、同社はSFAの導入により、法人事業からデジタル化を進めていきます。

SFA導入の目的は「紙の廃止」というシンプルなものでした。まずは一部の部門のみで運用を開始し、全社で導入した際の効果を算出したところ、年間で従業員50人分の効果が期待できると分かりました。

そこから、SFAの導入拠点は全国へと広がっていき、全国に散在した情報をデジタル化によって一元管理できるようになったため、業務品質の向上につながったといいます。

その後は法人事業だけでなく、SFAを通じて顧客とのコミュニケーションを行うなど、SFAの活用の幅を広げています。

(5)ステッドラー日本株式会社

ステッドラー日本株式会社は、文具や画材を扱う文具メーカーです。同社では各営業担当者が個々で営業活動を行うために、マネージャー層が的確なアドバイスをしにくいという課題を抱えていました。そこで、営業活動の可視化を目的としてSFAを導入します。

SFA導入後は情報共有がスムーズになり、マネージャー層による的確なアドバイスも可能となりました。

また、情報共有が円滑になったことから社内のコミュニケーションが活性化し、組織的な営業活動も実現したのです。

▷SFA活用の成功事例5選を紹介！具体例から学ぶSFAの効果的な活用法

SFAを活用して営業活動を効率化しましょう！

SFAは営業活動の効率化を目的とするものですが、分析・活用をしない限りその効果は感じられないでしょう。

そのため、SFA導入で達成したい目標を明確にしたうえで、自社に最適な活用方法を見つける必要があります。

ただ、導入直後から効果的な活用方法を見つけることは難しいため、SFA導入後もPDCAサイクルを継続的に回し、よりよい活用方法を模索していきましょう。