SFAの適切な使い方とは？営業担当者必見のポイントを解説

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SFAとは

SFAとは「Sales Force Automaition」の略で、日本語では「営業支援システム」のことを指します。その名のとおり、営業に関するさまざまな情報をシステムに蓄積して、一元管理することが可能です。

例えば、顧客情報や案件情報、商談の進捗状況や営業担当者の行動履歴などを細かく管理できます。情報の一元管理によって営業活動が可視化され、業務も効率化されて生産性の向上が見込める点がメリットです。

また、蓄積された情報を基に分析を行い、より効果的な営業方法を分析することもできます。

▷【誰でもわかる】SFA(営業支援システム)とは？意味・機能・CRMとの違い

SFAの便利な機能・できること

SFAには、営業活動や関連業務の効率化とパフォーマンス向上を支援するためのさまざまな機能が搭載されています。

各種機能をうまく活用し、実際にポジティブな効果を得るためには、それぞれの機能の特徴や活用方法を理解しておく必要があります。ここではまず、SFAに搭載されている便利な機能やできることについて確認していきましょう。

案件管理

案件管理機能は、SFAに搭載されている最も基本的な機能で、進行中の案件の状況を可視化する機能です。

SFAでは、営業先の企業名、担当者名、提案商品、受注見込み、受注予定日、受注見込み額など複数項目にわたって当該案件に関する情報を管理します。

案件管理機能は、営業担当者が顧客ごとの案件進捗状況を確認する際はもちろん、営業マネージャーがメンバーの営業活動の進捗状況や、売上計画に対する達成状況を確認する際にも有効な機能となります。

顧客管理

顧客管理では、会社名や担当者名、住所や決済者などの顧客に関する基本情報を管理できます。

顧客管理機能により、顧客へのケアやフォローに加え、営業活動の内容が一元管理され、営業メンバー全員で共有できるため、属人性を排除した顧客管理が可能となります。

従来、各営業担当者がどのような顧客を抱えており、それぞれの顧客とどのような話が進んでいるのかという点は、担当者のみが把握している情報としてブラックボックス化しがちでした。

SFAで顧客情報が一元管理されることで、担当者の異動や退職に際してもサービス品質を低下させることなく、顧客と良好な関係性を維持することが可能です。

商談管理

商談管理機能は、商談の進捗状況を可視化する機能です。

SFAでは、顧客先への訪問目的から過去の商談内容、現在の商談の進捗状況や次にやるべきことなど、商談に関するさまざまな情報を管理できます。

営業部内全メンバーの商談内容が一元管理できることで、商談成約率の高い担当者の行動傾向を割り出すことができ、「必勝パターン」をナレッジ化することが可能です。

反対に受注に至らなかった商談についても、蓄積されたデータを分析することで失注の原因や課題が可視化されるため、結果として営業部全体のパフォーマンス向上につながります。

売上予測

売上予測機能とは、担当者と営業部のそれぞれに課される売上目標に対して、リアルタイムで達成状況を更新しながら最終的な着地額を予測する機能です。

個人単位、組織単位の双方において、売上予測がリアルタイムに確認できることから、着地額を随時確認して柔軟かつ早期に営業計画を修正できます。

マネージャーの視点からは、売上推移に応じた人員の最適配置や成績の芳しくないメンバーのフォローなど、売上達成に限らず営業部全体の収益性向上のための施策の立案においても役立つ機能です。

▷売上予測にSFAを活用しよう！可視化するメリットや必要なデータとは？

日報・週報などの報告

日報や週報などの各種報告機能は、営業担当者が営業活動に専念するために役立つ機能です。営業では、顧客先訪問や商談などの営業活動以外にもさまざまな事務作業が発生し、時として営業担当者に多大な工数負荷としてのしかかっています。

入力にかかる作業工数を最小限に抑えることで、外出先や移動中に手早く報告書を作成できます。加えて、システム上で共有することで、わざわざ帰社してマネージャーに提出する手間も省けます。

入力されたデータは、案件管理や顧客管理などに適宜必要なデータを自動反映させるため、管理帳票やシステムごとに重複するデータを何度も入力する必要もありません。

▷SFAで日報管理する方法は？メリットや運用時の注意点を解説

見積書の作成

訪問先で見積額が知りたいと言われた時、その場でスピーディーに見積書を提示できた方が成約率は高まります。

SFAの見積書作成機能を使えば、外出先でも少ない工数で見積書を作成できるうえに、承認プロセスもオンライン上で完結するため、商談後に迅速に見積書が提示できます。

担当者の事務作業工数の削減に加え、見積書の作成から承認に時間がかかったことが理由で機会損失につながるリスクを最小化できるでしょう。

分析・集計

売上額やクローズした案件数などの営業活動に不可欠な多岐にわたる数値管理は、SFAの分析・集計機能を活用することで、手作業で行うよりも格段に素早く行えます。

日々集積されていくデータは、集計レポートとして随時確認できるだけでなく、分析機能を使うことで、今後の課題改善や来期の営業計画策定などさまざまな用途に分析結果を活用できるのです。

モバイル・タブレット対応

外出の多い営業担当者にとって、利便性の高いSFAの条件として「マルチデバイス対応」は欠かせない項目です。

スマートフォンやタブレット、ノートPCなどのマルチデバイスに対応しているSFAであれば、外出先での隙間時間や移動時間を使ってデータ入力や報告書作成が可能になります。

外出先やリモートワークであっても、アカウントにログインするだけでどの端末からもSFAを利用できる環境を整えることで、営業担当者の生産性向上にもつながるでしょう。

▷SFAに搭載されている機能一覧｜SFAでできることや導入メリットを解説

SFAの効果的な使い方

SFAは、ただ導入するだけでは効果を最大化することはできません。導入効果を得るために、これから紹介する効果的な使い方を行ってみてください。

外出先で使う

営業担当者の多くは、1日のほとんどを外出先で過ごします。クラウド型SFAであれば、外出先で情報入力や情報確認ができ、操作するために帰社する必要がないため業務の効率化につながります。

例えば、外出先でSFAを利用してスケジュールを管理すれば、アポ予定や商談予定だけではなく、資料や見積書の送付期日などのスケジュールをすぐに確認可能です。また、上司への承認依頼や日報提出などに必要なデータ入力を外出中の隙間時間に行い、事務作業を効率的にこなせます。

このように、外出先でSFAを利用すれば幅広い業務を帰社せずに完結できます。

データを積極的に蓄積する

SFAには、営業内容のデータを積極的に蓄積するようにしましょう。SFAにはデータ分析機能が備わっていますが、分析の基となるデータが蓄積されていなければ、正確な分析を行うことができません。

入力するのが面倒と感じる方もいるかもしれませんが、顧客情報や日報、見積書などのデータをその都度登録していけば自然とデータは蓄積されます。

データを積極的に蓄積することでより営業活動に活かせる分析が行えるため、細かな情報でも登録しておくようにしましょう。

資料作成に活用する

SFAが得意とする集計・レポート機能を活用することで、さまざまな資料作成の工数負荷を削減できます。

週次・月次の報告会議や上層部への定例報告、顧客への提案資料など、使用頻度の高い資料に関しては、ある程度テンプレート化して活用することが可能です。

個々の営業担当者の力量に頼った資料作成ではなく、使用する書式を統一することで効率的に資料作成を進められ、結果として営業活動に注力できるようになるでしょう。

データ分析し対策を練る

SFAは集積されたさまざまなデータの中から、使用者が指定した指標を基にデータを集計・分析し、手作業で行うよりも何倍ものスピードで分析結果を提示してくれます。

SFAが得意とするデータ分析機能を活用すれば、これまで気づかなかったような相関関係を見出すことができ、新しい視点を用いた対策の立案や営業戦略の策定が可能となるのです。

外部ツールと連携する

SFAは、CRMやMAなどの各種ツールと連携することで、情報をより効率よく管理することが可能です。

例えば、SFAとCRAやMAなどを連携すると、見込み顧客の獲得から販売までの一連のプロセスを一元管理できるようになります。それぞれのツールで都度データを登録する必要がなく、従業員の負担も軽減されます。

ツールの連携によってさらに正確な分析が行えるようになり、営業活動に役立てられるでしょう。すでに外部ツールを導入している場合は、導入予定のSFAと連携できるかを確認することをおすすめします。

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SFAを導入するメリット

実際にSFAを導入すると、営業活動にはどのようなメリットが生まれるのでしょうか。ここからは、SFAを使うことによって得られる代表的な5つのメリットを紹介します。

部門を超えて情報共有ができる

SFAに集積されていく顧客や売上に関するデータは、営業部メンバーだけでなく、マーケティング部門や事業担当部門などの関連部門とも共有できます。

案件の進捗や売上状況がリアルタイムで確認できるため、他部門で戦略や計画を策定する際に有効に働く点がメリットです。

属人化、ブラックボックス化しやすい営業活動において、個々の営業担当者や営業部全体の動きが可視化されることで、それらの問題点の解消につながります。

売上予測が手軽にできる

SFAが有する高いデータ分析能力を使えば、現実的な数値の売上予測をリアルタイムで確認できるようになります。

案件や商談の進捗状況データを基に予測することで、正確な着地額を導き出せるため、より精度の高い営業戦略や活動計画を策定できるでしょう。

リアルタイムに正確な売上予測ができる点は、営業担当者のみならず、上層部への売上報告を行うマネージャーにとっても心強い機能といえます。

営業活動の可視化ができる

これまで解説してきたように、SFAで顧客や案件、商談の情報からメンバーの行動、スケジュールまで、営業活動に関わるすべてのデータを一元管理することで、営業活動全体が可視化されます。

従来の営業活動は、顧客対応から案件・商談管理まで、担当者に依るところが多分にあり、具体的な活動内容や顧客情報が不透明なことが少なくありませんでした。

SFAによって営業活動が可視化されることで属人性が解消され、営業手法の標準化を進められます。その結果、営業部全体で収益性を高めていく取り組みにコミットできるようになるでしょう。

▷SFA導入がもたらす効果とは？メリット・デメリットを徹底解説！

営業ノウハウを共有できる

SFAに集積されたデータを用いた分析結果は、各営業担当者の教育に役立てられます。

SFAは、すべての担当者の案件・商談進捗や売上額などのデータを抽出して分析・共有することが可能です。成約に至りやすい行動傾向、いわゆる「勝ちパターン」を導き出して社内で営業ノウハウを共有することで、組織全体としての営業力アップにつながります。

これまでは、営業パフォーマンスの向上にはある程度の経験を積むことが必要とされてきました。しかし、優秀なベテラン担当者のノウハウをナレッジ化することで、より効率的に営業部全体のパフォーマンスを高められるでしょう。

最適な経営判断ができる

個々の営業担当者が抱えている顧客情報や案件・商談進捗が、SFAにより部内全体で共有されることで、正確でスピーディーな経営判断を下せるようになります。

例えば、リアルタイムで正確な売上予測が確認できれば、売上達成のための計画変更や目標修正を迅速に行えます。また、フォローが必要な担当者のもとへサポート人員を送るなど、効率的で適切な人員配置も可能となる点がメリットです。

▷BtoB企業でのSFA活用や重要性！SFAの選定方法やおすすめのツールを紹介

▷BtoCにおけるSFAの活用方法とは？BtoBとの違いやポイントを解説

SFA導入の失敗を防ぐ対策

営業活動にさまざまなメリットをもたらすSFAですが、導入をスムーズに行い迅速に現場に定着させて活用されなければ、コストをかけた意味がなくなってしまいます。

ここでは、SFA導入を失敗に終わらせないための5つの対策について解説していきます。

現場にSFAの目的を共有する

システム導入が成功するか失敗するかは、実際に使用する営業担当者からの理解と協力を得られるかにかかっています。

新しいシステムの導入には、少なからず業務手順の変更や追加が発生するため、現場からの理解と協力が得られないまま導入を進めれば、現場の不満を募らせるだけになってしまいます。

システム導入の目的やメリット、SFAをどのように活用し将来的にどのような成果を得たいのかといった具体的な導入目的に関しては、導入前にしっかりと説明する機会を設けましょう。

入力項目を絞る

現場で使われないシステムとなってしまう原因の一つとして、システム導入によりかえって作業負荷が増大することがあげられます。

これは、より多くの機能が搭載され、より多様なデータが集積できるSFAの方が、データ分析やその後の活用により多くのメリットを得られると思い、導入するシステムを決めてしまうことが多いためです。

システムの選定時には、現場の営業担当者が、コア業務である営業活動により多くの時間と労力を費やせるよう、入力項目が必要最小限に抑えられたシステムを選ぶようにしましょう。

連携可能なシステムを確認する

SFAの導入を成功させるためには、連携可能なシステムを確認することが大切です。特に、自社で使用している既存のシステムと連携できるかを必ず確認しましょう。

社内で使用しているシステムと連携できない場合、それぞれのシステムで同じ情報をその都度登録する必要があり手間がかかるため、SFAが活用されず社内で利用が浸透しない恐れがあります。

多くのSFAは幅広いシステムとの連携機能を備えているため、自社で使用している既存のシステムと連携できるものを選ぶと、さらに業務を効率化できるでしょう。

使い勝手のよいツールを選ぶ

自社に適したSFAとは、必ずしも高価格で多機能なシステムであるとは限りません。営業活動の内容や扱っている商材、顧客の属性などから、必要とされる機能は変わってきます。

そのため、あまりに多機能すぎるSFAを導入することで、「入力に手間がかかる」「作業手順が増える」といった業務負荷が増大してしまっては意味がありません。

導入前には必ず無料トライアルなどを活用して使用期間を設けて、入力工数や操作性を実際に確認してから判断するようにしましょう。

▷無料で使えるSFA(営業支援システム)12選比較！有料版との違いや選び方

サポート体制が整っているSFAツールを導入する

データ分析やシステム運用に精通している人材がいなければ、導入後のトラブルや課題に迅速に対応できません。

社内にITツールに精通する人材がいない場合は、ベンダーのサポート体制が整っているSFAを選ぶようにしましょう。例えば、サポート体制が整っている場合は導入支援から初期設定、運用後のサポートまでを一貫して行ってもらえます。

利用を促進するために使い方の説明会や研修を行ってもらえるところもあるため、自社の状況に合わせて適切なサポートが受けられるSFAを選びましょう。

▷SFA活用の成功事例5選を紹介！具体例から学ぶSFAの効果的な活用法

SFAの適切な使い方をマスターし、営業効率を高めよう

SFAは、営業活動の効率化と収益性向上に貢献します。うまく活用することで、担当者の力量や経験値、勘といった属人的な要素がパフォーマンスを決定づける大きな要因とされてきた営業活動から、属人性を排除して業務効率を高めることが可能です。

今回解説したSFAの持つ強みや活用方法をぜひ現場でも取り入れて、営業担当者個人の成績だけでなく、営業部全体の業務効率や収益性向上を目指してみてください。