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テレワークにおけるマネジメントの課題｜マネジメントの手法や成功させる秘訣
働き方改革により導入が進んだテレワークは、従業員の多様な働き方を実現できるとして多くの企業で取り入れられていますが、マネジメントにおいては様々な課題があります。本記事では、テレワークにおけるマネジメントの課題や参考にすべきマネジメントの手法、成功させる秘訣について紹介していきます。
目次
テレワークでマネジメントが難しくなる？
テレワークを採用する企業が増えている中で問題となっているのが、「マネジメント」の難しさです。
テレワークでは、部下と上司が同じ環境で働けないので双方の様子がわからず、対面での会話もできません。
そのため、マネージャーや管理職が人材や予算を適切に管理して組織目標を達成するという「マネジメント」が機能しなくなる可能性が出てきます。
テレワークによって、部内やチームのメンバーと離れて働き、密な連携やコミュニケーションがとれない場合、個人やチームの生産性が落ちます。結果、組織全体の成果目標も達成できなくなるおそれがあるのです。
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テレワークでよくある管理職のマネジメントの課題
テレワークにおける管理職のマネジメントは、従来と同じ方法ではうまくいかない場合があります。ここでは、テレワークでのマネジメントにおいて、どのような点が課題となっているのかについて解説します。
部下のスケジュール管理の複雑化
テレワークの環境では、部下のスケジュールが把握しづらくなります。従来であれば、上司と部下が同じ職場で働いているので、部下がどのように仕事を進めているのかを簡単に確認することができました。もし仕事の進捗が遅ければ、その場ですぐに指摘することで後れを取り戻せます。
一方、テレワークでは上司の目が届く範囲に部下がいないため、部下の現状把握から始めなければなりません。
現状把握においては部下からの報告から内容を理解し、的確な指示を伝える必要があります。情報収集から指示の出し方まで従来と違う方法なので、テレワークでは案件の進め方が複雑化してしまうという課題があります。
またテレワーク下では、部下が就業ルール通り働いているのか、正確に把握することが難しくなります。規定通り休憩を取得しているのか、夜間や休日に申告せずに働いていないかなど、適切な管理ができていないと長時間労働につながるおそれもあります。
コミュニケーションの減少
テレワークにおける最大の課題といえるのが、コミュニケーションの減少です。テレワークによって、上司と部下の間での会話が減り、業務に関わる伝達だけでなく普段の何気ない雑談の頻度も減少します。
業務の進め方や顧客対応など、何気ないやりとりで課題が解決したり、解決の糸口がつかめるということもよくあります。
テレワークではテキストベースでうまく意思疎通が図れないか、そもそも部下が上司に相談することに対して躊躇する可能性もあります。そうなると、最悪の場合、業務に大きな支障が出ることもあるので注意が必要です。
また業務以外の面で、部下が不安を感じていたり、不満を募らせている場合でも、テレワークでは把握しづらいでしょう。心身の不調がパフォーマンスの低下や離職などにつながりかねないので、コミュニケーション方法の改善によるマネジメントの適正化を図る必要があります。
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従業員のモチベーション管理
基本的に個人で仕事をするテレワークという環境下では、周りに監視の目がなく、自由度が高いことで仕事に集中できないというケースがあります。
集中しにくい環境下では、仕事に対してのモチベーションを保つのが難しく、従業員の業務効率が低下してしまい生産性も下がってしまうケースも考えられます。
また、従業員のモチベーションについては可視化することが難しく、フォローが遅れてしまったり、モチベーションの低下に気付けないこともあるので十分に注意が必要です。
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テレワークでの評価基準が不明確
テレワークでは、上司は部下の働きぶりを直接目で確認できなくなります。例えば、業務の進め方や取り組む際の態度ややる気、課題が発生した時の対処方法、周りのメンバーとの協調性などが見えづらくなります。
そうなると、従来の評価基準では判断がしづらくなります。マネージャーによって、結果だけを重視する人もいれば、できる限り定性的な面も評価しようと考える人も出てくるなど、社内における評価基準のブレが発生します。
評価される側の従業員も、基準が不明瞭な場合、正当に評価されないのではないかと不安に感じることになるでしょう。そのためテレワークでは、働き方に合った公正・公平な評価基準の明文化が求められます。
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テレワークマネジメントを成功させる7つの手法
テレワークの導入を成功させるには、先述のように、課題を解決するためのITシステムの導入など環境の構築が重要です。
同時に、適切なマネジメント手法を取り入れることでテレワークを成功に導くことができます。
1.タスクを可視化する
テレワークでは、部下がどのタイミングでどの業務を行っているかがわかりづらいのが課題です。この課題を解決するために重要なのが、タスクの「可視化」です。
タスク管理ツールなどのシステムを導入することで、タスクの管理が容易になります。ツール上で各自のタスクを確認できるので、部下がどのタスクに着手し、どの程度の時間をかけているのかもわかります。
進捗が遅い場合には、適切なタイミングで的確なアドバイスをすることで、業務効率化につなげられるでしょう。
またタスクの可視化は部下の業務を評価する指標にも役立ちます。業務に対する取り組み方、スピード感などが把握しやすくなるので、評価の参考にできます。
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2.報連相を見直す
テレワークの導入によって多くの場合コミュニケーションが減るので、チャットツールなどを活用して「報連相」を見直すようにしましょう。
オフィスワークと比べて、報連相の頻度や質を上げるためにも部下に情報共有の重要性を意識させることが大切です。報連相はチャットツールで気軽に行えます。メールや電話などの手段よりも気軽に、かつスピーディにコミュニケーションがとれるのが特徴です。
話題ごとにチャットルームをわけることで、情報を整理することができます。また、定型的な報告に関しては、フォーマットを準備することで作業負担を軽減できます。
密なコミュニケーションによって的確に情報を共有することで、業務効率の向上やチーム内での課題の共有と、それに対する対策も打ちやすくなります。
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3.コミュニケーションを積極的に増やす
テレワークマネジメントのコツとして、上司側が部下に対してコミュニケーションの機会を積極的に提供することが重要です。
上司が部下に対して、何か困っていることがないか、手助けできないかという気持ちを持つことがテレワークマネジメントにおける大切な部分でしょう。
上司が部下に対して積極的にコミュニケーションを取るスタンスが定着すれば、おのずと部下自身も何か問題があった時には、すぐに上司へ相談するようになります。
上司に相談できないまま仕事を進めて、思わぬミスにつながると、後々大きな問題となるケースもあります。また仕事に関するストレスや不安から、離職につながる可能性も否定できません。
気軽に相談できる職場環境を構築することは、部下の作業効率だけでなく、チーム全体の生産性にもつながるので、上司から話しかける機会を意識的に作っていきましょう。
▷テレワークでコミュニケーション不足になる原因とは？解決するための対処法
4.従業員の個性を活かせる業務を与える
業務をアサインする際、できるだけ従業員の強みやスキルを活かせるかという点を意識してみてください。
テレワークというチャットでのコミュニケーションがメインとなる環境では、不明点がある場合に作業内容を確認するために連絡するのに抵抗を感じる従業員も多くいます。
結果的に業務が思うように進まずにストレスやモチベーションの低下につながるので注意しておきましょう。
5.メンバーが納得する評価基準を導入する
テレワークマネジメントで大切なことは、メンバーが納得する評価基準を導入することです。テレワークは各メンバーの動きがわからないゆえに、業務プロセスに評価の重点を置くことが難しくなります。
つまり、成果だけを見るようにすれば評価としてわかりやすく、公平な基準としてメンバーも納得がしやすい評価基準となるでしょう。
ただし社風やこれまでの評価方法、職種などによっては、成果主義を導入することで従業員のモチベーションが下がるケースも考えられます。そのような場合には成果と業務プロセスの両面から評価を下す方法も考えるべきです。
業務プロセスを評価するための方法には、定例での面談の実施、定期的な業務日報や成果物の提出などが考えられます。
いずれにしても評価基準を明確化して社員に周知し、評価システムの導入などによって実際に公正な評価ができる仕組み作りが重要になります。
6.メンバーの自律性を促す
テレワークでは、上司と部下やメンバー間でのコミュニケーションの強化は必須といえます。一方で、将来を見据えるとメンバーが自律的に行動する能力を身に着けることも重要です。
テレワークの環境は、孤立することで混乱や不安が増える場合もあります。いかにメンバーがその問題を乗り越えて、自律性を高めるかがテレワークマネジメントのポイントとなるでしょう。
具体的には、上司や会社が従業員に行動規範を示すことと、業務を依頼した後の上司のサポートが重要になります。会社の理念やビジョン、方向性などを説明し、従業員に共感してもらうことが自発性につながります。
また、仕事を部下に投げっぱなしにするのではなく、仕事の進め方や課題へのアドバイス、定期的な進捗確認などが必要です。そうしたサポートの積み重ねによって、部下は自律的な人材へと成長していくのです。
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7.目標や経営方針をメンバーと共有する
テレワークマネジメントで大切なことは、組織の目標や経営方針をメンバーと共有することです。目標や経営方針をメンバー全員で共有することで、意見を出し合いながら同じ方向に向かって業務に励めます。
共有できていないと、メンバーがどのような目標に向かって活動すればいいのかがわからなくなります。そうなると個人が違う方向を向いて進む可能性もあり、組織である意味自体がなくなります。
方向性のズレはモチベーションや生産性にも影響を与えます。マネージャーが適切に管理し、目標や経営方針、ビジョンなどをメンバー間で共有することで、組織のパフォーマンスを最大化させることができるでしょう。
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テレワークマネジメントの成功に欠かせない環境整備
テレワークを導入する際には成果を出せるように、会社や管理職は従業員を適切にマネジメントする必要があります。
「テレワークマネジメント」を成功させるには、まずは環境の整備が必要です。ここでは具体的な4つの方法を解説します。
コミュニケーションツールの導入
テレワークで最も大きな課題ともいえるコミュニケーション不足を解消させるためには、ITツールの導入が効果的です。
コミュニケーションの機会が減ると、スケジュール管理だけでなく、部下のモチベーション低下や過重労働などの問題につながるおそれがあります。
対策として、ビジネスチャットツールを使うことで、些細なことでも気軽に報告、連絡、相談ができます。結果、コミュニケーションの密度がアップし、業務を円滑に進められるでしょう。
セキュリティ対策ソフトの導入
テレワークにおいて、従業員は自宅以外にもサテライトオフィス、コワーキングスペース、カフェなど、さまざまな場所でパソコン作業を行うことになります。
そこで課題となるのが、情報漏洩のリスクです。重要な情報の漏洩は、会社の信用問題に発展しかねないので必ず対策を取るべき課題です。
セキュリティ対策ソフトを導入することはもちろんですが、パスワードの適切な管理やVPNの活用、クラウドサービスの導入なども効果的です。
またシステムの導入だけでなく、セキュリティルールの策定と全社的な周知も重要です。日ごろから従業員全体に情報セキュリティに関しての教育を実施し、一人ひとりにセキュリティリスクの重大性を認識させることも心がけましょう。
▷テレワークで必須のセキュリティ対策10選！事故事例や問題点も徹底解説
勤怠管理システムの導入
テレワークに勤怠管理システムを導入することで、労働時間の適切な管理が可能になります。
勤怠管理システムは、例えば「始業と終業時刻の確認」「部下の在席・離席の確認」「残業時間の管理」「休暇申請などのワークフロー管理」などが行えるようになります。
勤怠管理システムは、部下の稼働状況を確認できるツールですが、テレワーク時における業務時間の意識付けができる点でも優秀なツールです。これによりメリハリの効いた勤務が期待できます。
長時間労働の是正や生産性向上などにも役立つので、テレワークマネジメントを成功させるためには利用したいシステムの一つでしょう。
Web会議システムの導入
テレワークを実施すると上司と部下が顔を合わせる機会が極端に減ります。その問題に対して効果的なのがWeb会議システムの導入です。
Web会議システムを導入すれば、パソコンやスマートフォンの画面を通してお互いの表情を確認しながらコミュニケーションが取れます。
従来のようにオフィスで顔を合わせなくなった分、テレワークではWeb会議システムを使った定例会議や朝会・夕会など、実際に表情を確認しながら会話ができる機会を意識的に設けることが大事です。
▷【最新】テレワークに役立つおすすめITツール18選！カテゴリ別に紹介！
テレワークにおけるマネジメントの注意点
ここでは、テレワークマネジメントにおける注意点を3点挙げます。
従業員の負担を把握しづらい
テレワークを導入すると、従業員同士が顔を合わせる頻度が減るため、業務上の負担が把握しづらくなります。
タスク上は時間がかからないと思っていたことでも、実際には周辺業務に波及し、多くの手間や時間がかかっていることもあります。
オフィスでの仕事であれば、実態を把握しやすいもののテレワークでは本人からの報告がない限りは正確に把握するのは困難です。そのため定期的な状況確認や、業務にかかる時間の確認などを行うことが大切です。
タスク管理ツールやコミュニケーションツールなどを活用することで、作業内容や所要時間の可視化が可能になるので、チーム内で運用方法について検討すると良いでしょう。
新人の指導がしづらい
テレワークの問題点として、新人の指導がしづらい点も挙げられます。OJTなどで直接会って身振り手振り教えられないため、新人が本当に理解しているのか、問題ないのかを確認できないことが原因です。
指導後に、実際には新人が仕事を理解しておらず、ミスをおかしたり業務が遅延してしまうことも起こりえます。
テレワークは新人のスキル不足などの問題に対して気付きづらいので、上司は今まで以上に十分注意して指導したり、コミュニケーションの強化を図る必要があります。
また社内でのマニュアルやノウハウ、ナレッジの共有と活用方法など、仕組みの再構築を検討する必要もあるでしょう。
顧客対応が遅れてしまう
テレワークマネジメントが適切でない場合、顧客対応が遅れてしまう可能性があります。
例えば、顧客対応を行うスタッフにしっかりと情報が伝達されていないと、顧客からの要望に対してスピーディに対応できない可能性もあるでしょう。
顧客への対応に関しては、担当したスタッフからのフィードバックしか確認する方法がないため、正確かつ素早く情報共有できるような仕組み作りも重要になります。
また作業が特定の人材に偏っている場合には、適切な人材配置や担当者の変更なども行う必要があるでしょう。
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テレワークマネジメントの具体的な実践事例
テレワークマネジメントを実践し成功している事例について、具体例を挙げながら解説します。
勤怠ルールの導入
テレワークマネジメントはスタッフや部下の勤怠管理をともなうので、適切な勤怠ルールの導入が効果的です。
勤怠管理はオフィスで働いていた際は自然に行えていたことが、いざテレワークになると管理が難しくなります。そこで勤怠ルールを設定することで、スタッフや部下の業務開始時、休憩時、終了時がしっかりと把握できるようになります。
例えば作業開始、休憩、中抜け、作業終了など、チャットで連絡するなどの方法があります。また作業終了時には、1日の業務内容や費やした時間、課題などをチャットで報告することで、マネージャーが進捗内容や業務効率などを確認できます。
勤怠ルールを設けることで、適切な労働時間の管理だけでなく、従業員への生産性向上に対する意識付けもできるメリットがあります。
また、勤怠ルールを導入し管理することが難しい職場では、勤怠管理システムを活用することで負担軽減につなげられる可能性があります。
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1on1の実施
テレワークにおけるコミュニケーション強化のためには、Web会議ツールを使った1on1ミーティングの実施が効果的です。部下が悩みや不安などを話しやすい環境を準備することが、テレワークの成功のコツです。
1on1のミーティングを定着させることで、部下と上司の会話が増え、信頼関係も深まることが期待できます。部下は日々の業務で抱える問題や課題を上司にいち早く相談できるでしょう。
上司も部下が直面している課題や不安をすぐに把握すれば、それに対するアクションも起こしやすくなります。
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ICTツールの活用
情報通信技術と言われるICTツールを活用することで、テレワークにおける一番の問題であるコミュニケーションの問題が解決できるしょう。
例えば、Web会議システムやビジネスチャットを利用することで、テレワーク中でもコミュニケーションの質が下がらず、スムーズな情報共有が可能になります。特にビジネスチャットであれば、些細なことでも報告・連絡・相談ができるのでおすすめです。
またコミュニケーション促進以外にも、ICTの活用によって、労務管理の円滑化やセキュリティの強化も実現できるので、従業員がより快適・安全に業務に取り組めるようになります。
テレワークをサポートする制度の構築
テレワークの導入を成功させるためには、従業員が働きやすくなるような制度を整えるようにしましょう。
例えば、テレワークとオフィスワークを組み合わせたハイブリッドワークの活用、ワーケーションの導入、リモート環境を整えるための手当の創設などが考えられます。
前述の通り、テレワークマネジメントの成功には環境の整備が前提となります。そのためには、ITツールの導入はもちろん、従業員が働きやすい環境やルールを準備することも大切です。
上司や部下の能力、適性、業務内容、環境など、会社や個人が置かれている状況はさまざまです。テレワークマネジメントを成功させるためにも、その会社にあった最適な支援策を検討してみても良いでしょう。
定期的にアンケートの実施
テレワークマネジメントがうまくいっているかどうかは、定期的に従業員にアンケートを実施することで把握できます。アンケートの実施により、テレワークマネジメントの問題点、不満点、改善点が明らかになるでしょう。
アンケートによって問題点や改善点が報告された場合には、適宜制度やルールを見直すことが大切です。不満を抱えたままでは、従業員のモチベーションや生産性が低下してしまいます。
休憩のルールや日報の報告方法など、仮に従業員にストレスを与えていたり業務効率低下の原因になっている場合には、軌道修正を行いながら最適化していくことが大事です。
コミュニケーションを活性化させる場を設ける
テレワークではオフィスワークと比べてコミュニケーションが低下してしまうため、コミュニケーションが活発になる場を設けましょう。例えばグループチャットで専用のルームを作ることで、グループ間の交流の場ができます。またオンラインミーティングを定期的に開催するのも一つの手です。
また、オンライン上でのランチ会や終業後に食事会をするなど、就業時間以外での関わりが作れると仕事以外の会話ができて相互理解につながります。
コミュニケーションを従業員に一任してしまうと、それぞれでコミュニケーションに差が生まれてしまうので企業側から率先して働きかけるようにしましょう。
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テレワークマネジメントは自社に合わせた形で導入へ
テレワークマネジメントについて基本的な情報から、課題や具体的な解決方法、コツ、事例などを網羅的に解説しました。
テレワークマネジメントを成功させるためには、コミュニケーションの強化や評価基準の策定など、ツールの導入や仕組みの再構築が必要になります。
また会社ごとに課題となる点は違うので、その会社に合った対策を探し出す必要もあるでしょう。自社に合わせた対策をしっかりと把握してからテレワークマネジメントを実施していきましょう。
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