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テレワーク中の適切な人事評価の方法とは？よくある課題や対策方法を解説
近年急速に導入が進んでいるテレワークですが、多くの企業でテレワーク時の人事評価の方法が課題となっています。本記事では、テレワーク導入企業における人事評価について、課題や対策方法などを詳しく解説していきます。具体的なITツールも4つ紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。
目次
テレワークの導入が加速している背景
日本ではもともと、労働人口の減少や働き方改革の推進などでテレワークの導入が推奨されていましたが、企業の動きはそれほど積極的とはいえませんでした。
しかし2020年に、新型コロナウイルスの感染拡大で外出の自粛が求められたことによって、多くの企業が在宅ワークを取り入れざるを得ない状況が生まれました。
これにより日本企業でテレワークが普及しはじめ、1度目の緊急事態宣言時(2020年4月)に最大で5割以上の企業がテレワークに切り替えました。（出典：総務省「情報通信白書 令和3年版」）
これから先、DX(デジタルトランスフォーメーション)の推進やデジタル社会の構築により、ますます働き方の多様化が進んでいくとみられ、テレワークの導入もより加速していくことが予測されます。
テレワークを導入するメリット・デメリット
テレワークを導入するにあたっては、メリットとデメリットがあります。テレワークをさらに推進していくためにも、それぞれについて把握しておく必要があります。
テレワークのメリット
テレワークのメリットは主に次の5点です。
- 通勤の負担が軽減される
- 育児や家事との両立ができることで多様な人材の確保につながる
- デジタル化を推進させることができる
- 事業継続計画(BCP)の対策になる
- オフィスのコストカットになる
通勤にかかる負担の軽減によって、睡眠時間の確保や家族との時間の確保、趣味や学習へ時間を割けるようになります。結果、ワークライフバランスの向上やスキルアップなどが期待できるでしょう。
また育児や家事、介護などを理由にこれまで働くことを見送ったり諦めたりしていた女性なども働きやすくなります。女性やシニアなどの人材がより自由に働けるようになれば、政府が掲げていた一億総活躍社会の実現にも近づけます。
さらに、テレワークを導入しておくことで、災害などの緊急時にオフィスに出社せずに通常通り業務を行えたり、テレワークを加速させるためにデジタルツールの導入・切り替えを推進していくことにつながります。
オフィス規模縮小によるコストカットや光熱費の削減効果も期待できるので、テレワークの導入によって企業や社員は多くのメリットを享受できるといえます。
テレワークのデメリット
一方、デメリットには主に次の4つがあります。
- コミュニケーション不足
- 適切な人事評価がしにくくなる
- モチベーション管理が複雑になる
- セキュリティのリスクがある
毎日顔を合わせていたメンバーとオンラインのみのやりとりになると、コミュニケーション不足につながるおそれがあります。上司にとっては進捗状況などが確認しづらくなりマネジメントが複雑になります。
管理が過剰になると、メンバーの業務効率や生産性が落ちる可能性があるので、これまで以上に管理や評価に気を使う必要が出てきます。
業務をこなす従業員にとっても、チームの一体感が感じられなくなったり、評価基準があいまいなままではやる気を維持するのが難しくなるかもしれません。
また自宅やコワーキングスペースなどで仕事をする際には、モバイル端末の取り扱いやクラウドサービスの利用など、セキュリティに十分配慮しなければなりません。
テレワークに切り替えるタイミングで、こうした課題に対して対策を打つ必要があります。
テレワークにおける人事評価の課題
テレワークにはメリットもデメリットもありますが、課題の1つに人事評価がしにくいということがあります。なぜそのような課題が発生するのでしょうか。5つの理由を紹介します。
見えにくい社員の勤務態度
1つ目は社員の勤務態度が見えづらくなるという点です。社員が時間通りに勤務しているかはもちろんですが、テレビやスマートフォンを見ながら仕事をしていても管理者には分かりません。
また業務に対する真面目さや集中力、メンバーと協力して進める業務に対して、協調性をもってのぞめているかなどは、オンラインだけでは把握しづらいでしょう。
出社しているときには一目で分かる勤務態度も、テレワークになると物理的に確認できなくなるため、評価を行うのが難しくなります。
難しくなる定性評価
2つ目は、定性的な評価が複雑になるという点です。業務を遂行していくにあたり、プロセスを評価することができなくなり、結果のみにフォーカスしてしまう可能性があります。
成果主義の企業であればそれでも構いませんが、大半の企業の人事評価は結果の定量と、プロセスにおける定性評価のそれぞれを重視して判断します。
上述の勤務態度とリンクする部分もありますが、テレワークでは従業員の主体性ややる気、プロジェクトを進めていくうえで直面した課題に対する取り組み方、メンバーや外部スタッフとの関係性など、定性的な側面が見えづらくなりなります。
これによって、評価に偏りが生じてしまうリスクがあります。
▷テレワーク中の正しい残業管理とは？よくある問題や残業が増える原因
ばらつきが生じる評価方法
3つ目の理由は評価基準が人によってバラバラになってしまうことです。成果物を重視して評価する上司もいれば、業務の報告プロセスや報告頻度などテレワークで見える範囲の定性評価を重視する上司もいます。
どういった基準で社員を評価していくかについて明確な基準を設けなければ、属人的な管理になってしまうでしょう。
手続きに遅延が発生する可能性
テレワークの際に勤怠や稼働状況・業務内容を報告するのは従業員側の発信となります。上司は、報告を待たなければならないため、社員の対応が遅れた分だけ評価手続きそのものに遅れが生じてしまいます。
人事評価に必要な情報を一元管理できない限り、出社しているときと比較して手続きが遅延する可能性があります。また評価に必要な情報収集のためのコミュニケーションがとれないケースも出てくるかもしれません。
コミュニケーションの減少
テレワークにおける人事評価の課題の5つ目は、コミュニケーション不足の問題です。テレワークの場合、会話の機会が通常の出社時よりも少なくなりがちです。会議はもちろん、なにげない雑談をする時間も減少します。
業務効率が落ちたり、悩みを1人で抱え込む社員が発生したり、社内コミュニケーションが希薄になる可能性が高まります。
評価担当者と社員の間で密なコミュニケーションがとれる仕組みを導入したり、朝会や夕会などを設けて雑談の機会を増やすなど、業務以外の話題についても話しができる環境づくりが必要になります。
テレワークにおいて適切な人事評価の方法とは？
企業は、テレワークにおいても適切な人事評価が行える手法を導入する必要があります。ここでは主な人事評価の方法を6つ解説します。
- 360度評価
- バリュー評価
- 成果主義とプロセス評価の併用
- MBO
- ITツールを活用した評価
- ノーレイティング
360度評価
360度評価は、従来の「上司が部下を評価する」という一方向の評価ではなく、「上司・メンバー・取引先などさまざまな角度から1人の社員を評価する」という制度です。
企業の人事担当者600人に対して、360度評価の導入率を調査した結果、2020年では全体の31.4%が採用しているというデータもあります。
（出典：リクルートマネジメントソリューションズ「360度評価活用における実態調査レポート」）
社員はもともと上司だけを見て仕事をしているわけではないため、一緒に働く同僚や取引先からどう評価されているかという見方は客観性の観点からも有効といえます。
テレワークの導入で社員の業務態度など定性面が把握しづらくなっている分、より多角的な視点で評価できる360度評価はこれまで以上に公平な判断ができるものとして注目を集めています。
バリュー評価
バリュー評価とは、企業が掲げている理念や価値観に沿った行動ができているかという観点で評価する制度です。
これまで多くの日本企業で採用されていた「年功序列制度」や近年導入が広がっている「成果主義」という考え方とは一線を画す制度といえます。
成果を出していても、行動規範に沿った行動ができていなければ評価が下がり、逆に結果がまだ出ていなくても、企業が大切にしている信念や価値観を大切にしながら業務に取り組めていれば、その分の行動や取り組みは評価されます。
バリュー評価は企業と社員が同じ方向を向いてお互いに成長することを目指すものです。また、これまでの成果主義などとは違い、画一的ではなく柔軟な思考をもって業務にのぞむことを重視する評価制度になっているので、多様化する顧客ニーズに対応したサービスや商品の開発につなげられる可能性もあります。
成果主義とプロセス評価の併用
テレワークに移行してからも社員のモチベーションをキープしたまま公平な評価をしていくためには、成果とプロセスのどちらにも偏りがないように注意していく必要があります。
定性的なプロセスも評価基準を作り、相対評価としてプロセスと成果の割合を決めておくと良いでしょう。
会社として基準を設けるのはもちろんですが、管理や事務などのバックヤード業務のように成果の見えにくい職種などに対しても、明確な指針を示してあいまいな評価にならないように気を付けましょう。
MBO
MBO(Management By Objectives)とは、組織における目標管理制度のことです。一定のスパンを設けて、期間内に達成すべき目標を策定します。
社員一人ひとりが上司と会話しながら自らの目標を定め、そのうえで目標の達成率を評価に反映するという評価制度です。
自分で目標を考え、クリアするためのプロセスやKPI(Key Performance Indicator)を組み立てることが、モチベーション維持につながったり、達成しやすくなったりするというメリットがあります。
また、誰かに言われて動くのではなく自分で考えて自ら行動するため、能動的な人材を育てるためにも有効な考え方です。
上司は、部下が個人の能力や現状に見合った目標を策定できているかを確認しながら進めていくことが大事です。
ITツールを活用した評価
ITツールを活用した評価も効果的です。ビジネスチャットツールの導入や、勤怠管理システムなどを導入することで、社員の勤務態度や普段の業務におけるやり取りを把握することができ、評価を下すための情報を集めやすくなります。
テレワークでコミュニケーション不足に陥る可能性も高いため、ITツールでカバーしていくことが重要です。
ノーレイティング
ノーレイティングとは、会社が社員を評価するのではなく、直属の管理職が社員を評価して報酬や昇進を決定していく仕組みのことを指します。外資系企業を中心に広がりつつある評価制度です。
月に数回1on1の面談機会を設けながら、細かく社員の状況を把握し評価していくため、近い距離感で正確な判断を行いやすくなります。
コミュニケーション不足も解消し、細かく振り返り、アドバイスを繰り返すことでモチベーションの管理もしやすくなります。
公平な評価をした上で報酬額まで決定するため、管理職の手腕が問われる評価制度にはなりますが、その分メリットも多い評価方法です。
テレワークで適切な人事評価を行うための注意点と対策方法
テレワークの中で最適な人事評価を行うためには、注意すべきポイントがあります。5つの観点から、注意点と対策をあわせて解説していきます。
評価項目を明確にする
まずは評価項目を明確にルール化しましょう。あいまいな基準での評価では社員は納得感が得られず、モチベーション低下につながるおそれがあるので注意が必要です。
成果にフォーカスしがちですが、プロセスもバランスよく評価していく必要があります。業務のスピード感やレスポンス、プロセスの報告・相談の内容などを定性評価とし、数値化できるようにしておきましょう。
また職種によって評価項目の数やバランスが異なるため、職種ごとに決めていくことが重要です。
営業職や制作職のような成果が見える職種であれば定量評価の割合を増やす、アシスタントや事務職のように成果が見えにくい職種に関しては定性評価の割合を増やすなど、業務内容によって基準を作ると良いでしょう。
業務の成果を見える化する
次に、担当者が人事評価しやすいように業務の成果を可視化することも重要です。テレワークの場合、外からは見えづらい業務や勤務態度などの定性的な部分も適切に評価する必要が出てきます。
そうした点を補うためにテレビ会議の導入や、ビジネスチャットを活用していき日々のコミュニケーションを見える化して担保していきましょう。
だれが・どれだけ・どのような業務を行っているのか、評価する側が見落としがちな要素をデジタルツールを活用しながら透明化・可視化することが求められます。
経営方針との連携を強化する
経営方針と評価基準を連携させる視点も大切です。経営方針が定性的な内容であるのにも関わらず評価が成果に偏っているなど、方針と評価ポイントが不整合になっている場合、社員のモチベーションが下がる原因になります。
プロセスを評価に反映しづらいと感じた場合には、経営方針も成果を重視したものに変更するなど、臨機応変な対応も必要になります。
企業ビジョンを共有する
企業ビジョンを全社で共有し、経営層と社員が同じ方向を向くことをゴールに据える方法もあります。このケースでは成果を評価に反映させないという手法をとります。
これは短期的な動きとなりますが、社員は平等な収入を得ることができ、育成に注力することができるようになります。
「守りの時期」という形で期間を決めて、企業として将来どんな姿を目指すのか、達成するとどんな利益をもたらすのかなどについて、全社で同じビジョンを描けるようにしましょう。
ビジョンの共有を達成することで結果としてチームワークが向上したり、会社へ貢献したいという精神を持った人材を育てやすくなります。
ビジョンが浸透したと判断できたあとに、成長フェーズとして成果目標やプロセスの作成に取り組んでいくと良いでしょう。
コミュニケーションを工夫する
テレワークを導入するとコミュニケーション不足が課題になりがちではあるものの、工夫しだいで改善することが可能です。
ビジネスチャットの導入で口頭での会話のようなラリーを行ったり、決まった時間にオンラインミーティングで業務の共有や悩みの相談を行ったり、1on1ミーティングの回数を増やして進捗の確認とメンタルケアを同時に行っていくことができます。
デジタルツールを活用することで、出社している時以上に密度の高いコミュニケーションをとることも可能になります。
テレワーク中の人事評価におすすめのツール4選
人事評価を行う際にサポートしてくれるツールを4つ紹介します。DXを推進していくことでどこで働いていても公平な判断ができるようになります。まだツールを導入していない企業や、見直しを考えている企業はぜひ参考にしてください。
1.カオナビ
1つ目のツールは株式会社カオナビが提供している人事評価ツールです。さまざまな評価制度をドラッグ＆ドロップで自在に再現できるなど作業効率をあげるサポート機能が充実しています。情報の一元管理・見える化によって、評価担当者の負担軽減が見込めます。
| 提供元 | 株式会社カオナビ |
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 料金プラン | ストラテジープランパフォーマンスプランデータベースプラン※それぞれ人数・プランにより要見積もり |
| 導入実績 | 約2,000社以上(2021年2月末現在) |
| 機能・特徴 | 人材情報の一元管理、人事業務の効率化、評価運用の効率化など |
| URL | 公式サイト |
2.HRBrain
2つ目はHRBrainという人事評価ツールです。社員情報の管理はもちろん、評価データをまとめたり、タレントマネジメントにも利用できます。
| 提供元 | 株式会社HRBrain |
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 料金プラン | タレントマネジメントプランデータベースプラン※それぞれプランにより要見積もり |
| 導入実績 | 不明 |
| 機能・特徴 | 人事評価から人材データの管理・活用、人事評価データの活用など |
| URL | 公式サイト |
3.あしたのクラウド
3つ目はあしたのクラウドという人材管理ツールです。人事システムシェアNo1(同社HPより)を獲得しており、社員データの管理から目標設定、評価、査定、給与確定までを一元管理できるのが特徴です。
| 提供元 | 株式会社あしたのチーム |
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 料金プラン | 要問い合わせ |
| 導入実績 | 4,000社以上 |
| 機能・特徴 | 人事データの管理・活用・評価のための目標策定など |
| URL | 公式サイト |
4.ジンジャー人事
ジンジャー人事は、社内のあらゆる人事情報をデータベースに集約しているため、リアルタイムで最新のデータを確認できます。操作が簡単なのでパソコンが苦手な担当者にも安心です。1人あたり月額440円(税込)からというシンプルな料金設計も魅力の1つです。
| 提供元 | jinjer株式会社 |
| 初期費用 | 初回契約時、330,000円(税込) |
| 料金プラン | 1人あたり440円(税込)〜/月 |
| 導入実績 | 15,000社以上 |
| 機能・特徴 | 人事情報のデータベースへの集約 その他ジンジャーシリーズとの連携 |
テレワーク中の人事評価の成功事例
テレワークを導入しながら、オフライン時と同じ、もしくはデジタルツールの導入でさらに細かな評価ができるようになった企業など、4つの成功事例を紹介します。
株式会社SiM24
株式会社SiM24は、優秀な人材がライフイベントを理由に退職してしまうことに悩んでいました。そこで、家庭環境を踏まえた上で長く働ける環境作りを進めていく中で、完全在宅で通常業務が行える仕組みを整えました。
社員に在宅中の勤務時間の報告と細かな業務内容を共有させることで管理し、評価担当は時間に対する成果が適切なのかについて判断しながら公正な評価を行いました。
優秀な人材がどこにいても活用できる環境を構築できただけでなく、長期雇用にもつなげることができました。
カルビー株式会社
カルビー株式会社は、2009年に会長兼CEOが変わったタイミングで、人材の有効活用や、新しい開発やアイデアが生まれやすい環境作り、そのための仕組みや制度を整えることを目的に大きな働き方改革を実施しました。
まずは1年間の期間を決めて、目標を策定します。その目標に向かって成果を出すことを約束するために契約書も交わします。成果主義を推進することで、コミットしていく社員が増えていきました。
また、ワークライフバランスを整えるために同じタイミングで時短勤務、フレックスタイム制度、テレワークも積極的に取り入れていきました。
これまでキャリアを諦めていた女性スタッフなども有効活用することができ、結果として女性管理職比率も上昇し、2021年4月現在では女性管理職の割合が21.8％に到達しています。
株式会社日建設計総合研究所
2006年に日建グループのシンクタンクとして設立された株式会社日建設計総合研究所は、テレワークのいち早い導入で、2015年には「東京ワークライフバランス認定企業」、2016年には「総務省テレワーク先駆者百選」などを取得しています。
きっかけは東日本大震災の時に、やむを得ずテレワークを導入したところ、意外にも不具合がなく社員の不満も少なかったことでした。
他社よりも早くテレワークへの切り替えと、必要なシステムの整備を行うことで、人材確保やコストカットはもちろん事業継続計画(BCP)対策にもつなげることができました。
新型コロナウイルスが蔓延している状況下でも落ち着いた対応が取れている企業の1つとして評価されています。
向洋電機土木株式会社
向洋電機土木株式会社は電気設備の設計や施工を行う会社です。建築業界は、現場作業がメインとなってしまうため、テレワークなどの働き方改革は難しいと言われていました。
しかし同社は、社員の精神的・肉体的負担を軽減し、長く働き続ける職場づくりを目指す過程として、10年以上も前からテレワークを導入しています。
現場作業以外にも電気設備の設計や施工を行う過程で、沢山のバックオフィス業務があります。そこでまずは一つひとつの業務を洗い出し、オフィス以外でできる業務は積極的にテレワークに移行させていきました。
デジタルツールに馴染んでいない世代も多い業界だからこそ、何度も繰り返しレクチャーをしたり、説明会や研修を手厚く行ったことで、徐々にテレワークへ移行させることができました。
テレワークの導入が遅れている業界の中で、いち早く成果を挙げている企業の1つといえます。
テレワークに最適な人事評価を確立していこう
テレワークを取り入れるうえで、人事評価が公平であることは社員のモチベーション維持や生産性向上において非常に重要な要素となります。
オフィスでの業務に比べて業務内容や業務態度などが見えにくくなるからこそ、人事評価の課題を予測して対策を打っていく必要があります。今回紹介したポイントを踏まえながら、自社に合った最適な人事評価体制を整えていきましょう。
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