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GPS打刻で勤怠管理ができる？導入のメリットやおすすめシステムを紹介
GPS打刻とは、位置情報と打刻情報を同時に送信し、自動でデータベース化してくれるシステムです。この記事では、営業職の勤怠管理やテレワークの増加で勤怠管理にお困りの方に向けて、GPS打刻の概要やメリット・デメリット、おすすめのGPS打刻機能付きシステムを10個紹介します。
目次
GPS打刻とは勤怠管理システムの機能
GPS打刻は、勤怠管理システムに搭載された機能のひとつです。その特徴を詳しく解説します。
(1)従業員の位置情報と打刻された時間を同時に送信できる
GPS打刻とは、スマートフォン（以下スマホ）やタブレットなどのモバイルデバイスに付属するGPS機能を用いた打刻方法です。
GPSの機能を使うことで、打刻時間と同時に位置情報の記録が可能になります。そのため、従業員がオフィス外で打刻しても、「いつ」だけでなく、「どこで」行ったのかを正確に把握できるようになるのです。
(2)スマホで打刻でき営業職・テレワークの社員でも使いやすい
これまで、外回りの営業職やテレワークの従業員など、オフィスに出社しない従業員の勤怠管理は、自己申告に頼らざるを得ませんでした。そのため、客観性に乏しく、正確性に対する懸念もあったのです。
しかし、GPS打刻が可能な勤怠管理システムがあれば、オフィス外であってもスマホやタブレットでの打刻が可能になります。従業員側の利便性が高く、会社側も客観的で正確な勤怠情報を管理できるのです。
GPS打刻で勤怠管理をするメリット
GPS打刻による勤怠管理は、会社にとってさまざまなメリットがあります。ここでは、GPS打刻を採用するメリットについて具体的に確認していきましょう。
(1)勤務実態や労働時間を正確に把握しやすい
タイムカードや紙ベースの出勤簿では、オフィスへの出勤がない従業員の勤務実態や労働時間の正確な把握が困難です。多くの場合、その日の終わりに日報でまとめて報告したり、出退勤時に都度メールで上長に報告したりなどの、自己申告で行うことになるでしょう。
そのため、報告の抜け漏れや、社内の書式へ転記・入力する際のミスといったリスクが高くなってしまいます。その点、GPS打刻は、外出先でスマホなどを使って、リアルタイムに出退勤の記録ができます。位置情報と時間を一緒に確認できるため、労働時間や勤務実態を正確に把握できるのです。
(2)不正や虚偽の打刻を防止できる
日報やメール、またGPS機能がないスマホでの打刻システムでは、不正や虚偽の打刻が起こるリスクがあります。従業員が業務を行う所定の場所で打刻しているかが、確認できないからです。
つまり、遅刻しているのにもかかわらず、正規の時間に勤務を開始しているかのように打刻したり、許可なく早退した時も終業時間になってから打刻したりといった行為ができてしまうのです。
GPS打刻は、従業員が打刻した時の位置情報が記録されるだけでなく、あらかじめ打刻が有効となるエリア設定ができるシステムもあります。そのため、不正や虚偽打刻の防止になるのです。
(3)労働時間の集計業務を効率化できる
自己申告による勤怠管理では、担当者が日報やメールから出退勤時間を確認して、手作業で管理表などに転記する必要がありました。また、月末の勤務時間や残業時間の集計、給与計算ソフトへの入力も同様です。
そのため、集計作業は担当者にとって大きな負担でした。GPS打刻機能が搭載された勤怠管理システムであれば、勤怠情報がデータとして保存され、労働時間を自動的に算出できます。また、給与計算システムと連携できるものであれば、さらに業務の効率化が図れるのです。
(4)打刻漏れを防げる
勤怠管理において従業員の打刻漏れは大きな課題のひとつです。GPS打刻の場合、従業員はスマホを利用します。スマホであれば、多くの人が常に携帯しているものですし、場所を問わず使うことができます。打刻漏れが起こらないよう、アラームを設定しておく工夫も可能です。そのため、打刻忘れを極力減らすことができるでしょう。
また、勤怠管理システム自体に、打刻漏れを知らせるアラート機能が搭載されたシステムもあります。この機能を活用すれば、月末になるまで打刻漏れに気づかないといったこともなく、より効果的に打刻漏れを防げます。
(5)導入が簡単である
GPS打刻は導入が比較的簡単であるのもメリットのひとつです。一般的に、会社から支給されたスマホ、もしくは、従業員が所有しているスマホやタブレットを用いるので、新たな端末の購入費用はかかりません。
また、打刻方法もシンプルなため、従業員も操作を問題なく行えます。
GPS打刻で勤怠管理をするデメリット
メリットの多いGPS打刻ですが、デメリットもゼロではありません。ここでは、GPS打刻のデメリットについて解説します。
(1)GPS対応のスマホを導入する必要がある
一口にスマホといっても、契約するキャリア会社や機種によって機能が異なります。利用する場所によって通信速度の低下が起こる、GPS対応でないなどの可能性もあるのです。
そのため、従業員の持つスマホやタブレットで問題なくGPS打刻が行えるかを事前に確認しておく必要があります。もし対応できない場合は、会社側で用意する必要があるでしょう。
(2)社員が「監視されている」と感じるリスクがある
打刻時にGPSを使用して位置情報を把握されるため、従業員は「会社に監視されている」とストレスを感じてしまう可能性があります。そのため、運用には会社と従業員の信頼関係の構築が大切です。
GPS打刻は、打刻時のみに位置情報の把握を行うようになっています。その点を従業員に説明し、十分に理解してもらう必要があるでしょう。
(3)不正防止のチェック体制は必要である
正確な勤務実態、労働時間の把握のためには、GPS打刻で記録された位置情報が従業員の「本来いるべき場所」であるかをチェックする必要があります。
GPS打刻を採用していても、会社側のチェック体制がなければ、意味がありません。従業員によっては「どこから打刻してもバレない」などと、不正を繰り返す可能性があります。上長がリアルタイムで確認するなど、チェック体制を整えておきましょう。
(4)打刻ルールを決める必要がある
営業や訪問医療などの職種においては、直行直帰の業務が日常的に行われているはずです。この場合、出勤や退勤の打刻をどのタイミングで行うかを決めておく必要があります。
例えば、営業先が遠方の場合は移動時間が長くなります。その場合には、移動時間も業務時間に含めるかで、打刻する場所が異なるのです。業務の状況に合わせて、打刻の具体的なルールを決めておく必要があるでしょう。
GPS打刻機能付き勤怠管理システムを利用する場合のポイント
次にGPS打刻を導入し、円滑に運用するためにおさえておくべきポイントを4つ解説します。
(1)プライバシーの保護についてルールを決める
GPS打刻の特徴は、打刻時間と同時に従業員の位置情報を取得できることです。このため、位置情報が不正利用されないように、情報利用の範囲や情報取り扱いのルールを明確にすることが、会社には求められます。
(2)GPS打刻について従業員に説明をする
従業員への丁寧な説明もGPS打刻の運用には欠かせません。前述の通り、従業員によっては、監視されていると感じたり、過度に干渉されプライバシーを侵害されていると感じたりすることがあるからです。
GPS打刻で正確な勤怠管理を行うのは、従業員のためでもあります。また、位置情報の把握を行うのは、打刻時のみです。これらのことを説明し、従業員の理解を得てください。
(3)システム連携・集計など必要な機能がついているか
給与計算システムなどをすでに導入している場合は、それらと連携ができるかどうかも重要なポイントです。連携ができない場合、データを手作業で入力する必要があるため、業務の効率化が図れません。
連携が可能であれば、労働時間の集計・入力作業が効率化され、勤怠管理のコストダウンも実現できます。
(4)勤務形態によってGPS打刻を使い分ける
毎日オフィスに出勤する従業員に対して、GPS打刻は必要ありません。テレワーク時や営業の外回り時など、オフィスへの出勤がない場合にGPS打刻は有効です。
勤務形態によって適切に使い分けをすれば、不要な記録を残さずにすみます。GPS打刻の対象となる勤務形態のルール作りを明確にしておきましょう。
GPS打刻機能付き！おすすめ勤怠管理システム10選
最後に、GPS打刻機能が搭載された勤怠管理システム10選を紹介します。
(1)ジンジャー勤怠
ジンジャー勤怠のGPS打刻機能では、打刻場所を管理画面から確認することが可能です。
確認の際にはGoogleマップが開き、場所の情報がマップ上に印で示されます。一目で見て確認できるわかりやすさが特徴です。
◆料金
月額400円/人 ※最小利用人数10名
(2)KING OF TIME
KING OF TIMEには、打刻ができる範囲を制限するジオフェンシング機能が付いています。指定された場所でしか打刻ができないため、不正打刻の予防ができる画期的な機能です。
◆料金
月額300円/人、初期費用無料
(3)Touch On Time
Touch On TimeのGPS打刻は、出勤簿に打刻した位置の住所が管理側にもタイムリーに送られます。
在宅勤務やテレワークにも対応できるため、働き方が多様な会社にはフィットしやすいシステムです。
◆料金
月額300円/人、初期費用無料
(4)ジョブカン勤怠管理
ジョブカン勤怠管理は多くの勤務形態に対応しています。
GPS打刻もそのひとつです。打刻時にはデバイスの画面にその場の住所が表示されるので、従業員も確認しながら打刻でき、入力ミスが防げます。
◆料金
| プラン | 利用機能数 | 料金（1ユーザー） | |
|---|---|---|---|
| 無料プラン | 1〜4つ（機能制限あり） | 無料 | |
| 有料プラン | プラン1 | 1つ | 月額200円 |
| プラン2 | 2つ | 月額300円 | |
| プラン3 | 3つ | 月額400円 | |
| プラン4 | 4つ | 月額500円 | |
※月額最低利用料金2,000円
(5)CLOUZA
CLOUZAはマルチデバイスでの使用に対応しています。デバイスの位置情報をONにすれば、GPS打刻ができる簡単なシステムです。
情報は管理画面から確認が可能ですが、閲覧権限のある管理者でなければ見ることができないため、プライバシーの保護にも適しています。
◆料金
月額200円/人、初期費用無料
(6)AKASHI
AKASHIには多彩な打刻方法が準備されています。
使用できるデバイスも豊富なので、その日の勤務やスケジュールに合わせてデバイスや打刻方法の使い分けが可能です。スマホを用いたGPS打刻にも対応しているので、外回りの業務が多い会社はとくに使い勝手が良いでしょう。
◆料金
| プラン | タイムレコーダー | スタンダード | プレミアム |
|---|---|---|---|
| 月額 | 200円/人 | 300円/人 | 400円/人 |
| 初期費用 | 無料 | ||
(7)M-GPS
M-GPSは自社の勤怠管理のためにオリジナル開発したツールが進化したシステムです。
外回りのスタッフを管理する実体験に基づいて制作されたこともあり、使いやすさに定評があります。GPS打刻では即座に正確なデータの抽出が可能。自社の勤怠に関するデータ管理にも有用です。
◆料金
要問い合わせ
(8)MOT勤怠管理システム
MOT勤怠管理システムは社内のWi-Fi圏内に入ると、アプリがダウンロードされたデバイス内で自動打刻されます。
打刻忘れを防げるので、正確な勤怠管理が実現できます。GPS打刻の機能もあり、不正の防止効果が高いこともメリットです。
◆料金
月額300円/人、初期費用無料
(9)ワンタッチ勤怠GPS
ワンタッチ勤怠GPSはシンプルでわかりやすい勤怠管理が可能です。手持ちのスマホから打刻でき、その情報はクラウドを介して、タイムリーに管理者が確認できます。
位置情報も同時に記録されるため、従業員の勤務実態の正確な把握が可能です。
◆料金
| 初期費用 | 95,000円 | |
|---|---|---|
| 月額料金 | 〜50名 | 35,000円 |
| 〜100名 | 60,000円 | |
| 〜300名 | 95,000円 | |
| 〜500名 | 120,000円 | |
| 〜1000名 | 240,000円 | |
| 1000名〜 | 要問い合わせ | |
(10)かえる勤怠管理
かえる勤怠管理では専用アプリとWebブラウザ、どちらも使用が可能です。GPS機能を使って打刻すると、管理画面上のマップに位置情報が記録されます。
社内用として、かえる勤怠管理独自のタブレット型タイムレコーダーを使用する場合も、レンタル無料で初期費用がかからないため、導入ハードルが低いのも魅力です。
◆料金
| 初期費用 | 0円 |
|---|---|
| システム利用料 | 7,500円/1拠点 |
| 訪問先用打刻アプリ | 150円/人 |
GPS打刻を取り入れてスマートな勤怠管理へ！
外回りの営業やテレワークなど、オフィスへ出社しない従業員の勤怠管理は会社にとって大きな課題のひとつでした。従業員の自己申告に頼らざるを得ないため、客観性や正確性が担保されていなかったからです。
そんな課題を解決できるのが、GPS打刻機能がある勤怠管理システムです。スマホやタブレットなど、モバイルデバイスから打刻できるため、オフィス外から出退勤時間を記録できます。そして同時に、打刻場所も記録されるため、不正打刻の防止も可能です。
効率的でスマートな勤怠管理を実現するために、GPS打刻の導入を検討してみてください。
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