勤怠管理システムで複雑な有給管理を簡単に!メリットやおすすめも紹介!

記事更新日:2022/11/28

勤怠管理システム

有給管理用の紙の画像

働き方改革関連法案の成立により、従業員の有給休暇の取得が義務化されました。この改正に伴い、有給管理についてどう方法を変更したらいいのか、頭を悩ませた企業も多いかと思います。この記事では、勤怠管理システムで有給休暇を管理する方法やシステム導入のメリット、おすすめのシステムをご紹介します。

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ジンジャー勤怠 デバイス画像

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勤怠管理で有給管理の重要度が上がった背景

有給休暇は、労働者が心身ともにリフレッシュして疲労を回復し、ゆとりある生活を送れるようにするために付与されるものです。有給休暇の取得は、労働者にとっての権利でもあります。

しかし、日本においては有給休暇取得が十分に浸透していないのも事実です。世界の大手総合旅行ブランドであるエクスペディアが世界各国を対象に毎年行っている「有給休暇の国際比較調査」では、2016年から4年連続で日本の有給休暇取得率が最下位という結果になっています。

このような現状を打開するため、有給休暇の取得が義務化されました。働き方を見直すという観点からの、勤怠管理の重要度が高くなったのです。

働き方改革関連法により有給取得が義務化された

2019年4月1日より順次施行された働き方改革関連法では、時間外労働の上限規制や正規雇用労働者と非正規労働者の間の不合理な待遇差の禁止などが定められています。

その中の1つが、すべての企業を対象にした年次有給休暇取得の義務化です。この「年次有給休暇の確実な取得」について、内容を詳しく確認していきましょう。

年5日以上の有給取得を指示する必要がある

企業(使用者)は、年10日以上の年次休暇が付与されている労働者に対して、年5日については、時季を指定して取得させなければなりません。この「時季を指定」とは、対象者に有給休暇を付与した日から1年以内とされています。つまり、企業側は、年10日以上の有給休暇を付与した労働者に対して、そのうちの5日は、必ず付与日から1年以内に取得させなければならないということになります。

また、有給休暇の取得義務は、正社員だけでなく、年10日以上の有給休暇が付与されているパートタイマーやアルバイトも対象となります。ただし、年次有給休暇を、すでに5日以上取得している労働者に対しては、残りの有給休暇に対しての使用者による時季指定は不要です。

有給休暇の取得義務化に違反した場合は、労働基準法違反となり、経営者に対して30万円以下の罰金が課せられることになります。この罰金は、従業員一人当たりに対するものになっています。また、罰則は経営者のみに課せられるものであり、労働者に対する罰則はありません。

罰則を受けないためにも、従業員の労働環境を整えるためにも、企業は、有給休暇の確実な取得の義務を遵守しなくてはなりません。

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有給管理をシステムで行うべき理由

従業員の有給休暇に関する管理の義務化に伴い、企業にはこれまで以上に厳密な勤怠管理が求められています。そこで多くの企業が勤怠管理システムを導入するようになりました。

ここでは、有給管理をシステムで行うべき理由を説明します。

有給付与日数は勤続年数で変動する

年次有給休暇の付与日数は法律で決まっており、継続勤続年数によって変わります。入職後、一定の要件を満たしたすべての労働者に対して、6ヶ月で10日、1年6ヶ月で11日、2年6ヶ月では12日を付与することとしており、2年6ヶ月以降は、1年ごとに2日ずつ増えていきます。

勤続年数が6年6ヶ月以上に達すると、年次有給休暇の付与日数は20日となり、それ以上は増えません。また、週所定労働日数が4日以下、かつ週所定労働時間が30時間未満の労働者の場合や、週以外の期間によって勤務日が決められている場合は、1年間の勤務日数によって有給休暇の付与日数が決まります。

このように、有給休暇は、勤続年数や勤務形態によって各人で異なるため、有給管理も複雑になります。有給管理にシステムを用いれば複雑な管理も自動で行われるため、業務の効率化が図れるのです

チェックの抜け漏れリスクが減る

政府は積極的に働き方の改革を行っているため、今後も有給休暇を含めた労働に関する法令が変更される可能性があります。

法令が変更されるたびに有給休暇の管理方法を見直すのは、手間と時間がかかり、効率的ではありません。また、新たな法令を正確に理解しないままに管理していると、期せずして罰則の対象になる抜けや漏れが出るリスクも生じてしまいます。

システムを使用することにより、システムの登録条件を変更するだけで自動的に新たな法令に沿った管理が可能となります。また、取得義務日数を満たしていない社員に対してアラート機能で取得忘れを注意喚起することもできるため、チェック漏れの心配がなく効率よく有給の管理が行えます。

有給休暇を管理できるシステムを導入するメリット

お伝えしてきたように、有給の管理にはシステムの導入をおすすめします。ここではより具体的に、有給管理ができるシステム導入のメリットを解説していきます。

法改正にもスムーズに対応できる

2019年4月の改正時に企業の規模を問わず、アルバイトやパートタイマーを含めた従業員の有給休暇を正確に管理する体制作りが求められました。この法令改正の対応に、多くの時間を取られた担当者も少なくないはずです。

今後も有給休暇にまつわる法改正が行われる可能性は十分にあります。そのたびに、従業員の勤務年数や労働時間、有給取得状況などをいちから見直し、管理し直すのは大変です。

有給の管理ができる勤怠管理システムの多くは、法改正に対応するため、都度、機能の変更・更新が行われます。そのため、自動で新たなルールへと適応して有給管理を行ってくれるのです。担当者の負担が大幅に軽減でき、業務の効率化が期待できるでしょう。

全社員の有給取得状況等を見える化できる

有給管理をシステムで行うと、取得状況などを見える化できます。紙ベースやエクセルなどの管理では、どうしても煩雑になってしまい、有給の取得状況がひと目では認識できません。そのため、適切な有給管理ができない可能性があります。

また、システムを活用すれば、ひと目で有給の取得状況がわかるような管理が可能です。部署ごとに有給取得率データをまとめることもできるため、有給が取りやすい部署とそうでない部署の差を確認することもできます。そのようなデータを把握することで、会社全体として働きやすい環境づくりの推進に役立てることができるでしょう。

有休取得の催促の手間・リソースを減らす

人の目だけで有給管理をする際は、取得義務日数の期限が迫っている社員の洗い出しをした後、該当する社員に対して、担当者がメールをしたり直接伝えたりするなどの方法で注意を促すことになるかと思います。

企業によっては、従業員によって有給休暇の付与日がバラバラなケースもありますし、そもそも社員数が多い企業の場合、この方法で管理の徹底を図るのは、ほぼ不可能ともいえます。

その点、システムで管理するようになれば、前述の通り、有給休暇の取得日数が足りていない従業員を自動で検知し、アラートを表示するシステムがあります。担当者が個別に状況を確認して、かつ、メールで知らせる必要がないため、有休取得の催促の手間・リソースが減らせるのです。

有給取得忘れの防止ができる

有給管理ができるシステムの多くは、パソコンだけでなく、スマートフォンからも確認や申請が行えます。

従業員自身が有給休暇の付与日数や残日数などを手軽に確認できるため、有給の取得忘れを防止できるのも、システムで管理するメリットのひとつです。

有給休暇の取得義務が履行されていない場合、それがたとえ故意ではなくても、企業側の違反となってしまいます。そのため、企業が取得を促す環境整備をするのはもちろんですが、従業員自身も制度の意味を理解して協力しなければなりません。

システムを利用すれば、管理者だけでなく従業員自身も有給の状況を見ることができるため、計画的に休暇を取るようになり、有給取得忘れの防止につながるのです。

勤怠管理システムと連携すれば一元管理できる

勤怠管理システムと有給管理機能を連携すれば、全社員の有給休暇情報と勤怠情報の一元化が可能です。

情報の点在を防げるので、有給休暇取得の漏れが防止できます。また、一元化により業務効率化が向上するため、コスト削減にもつながります

さらには、有給を管理するシステムには、勤怠管理と有給管理機能が一体になったものもあります。個人情報保護の観点からも、一体化されたシステムがおすすめです。

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有給を管理できるシステムを導入するデメリット

有給を管理できるシステムの導入には、メリットだけでなくデメリットもあります。導入後のスムーズな運用のためにも、事前に2つのデメリットを確認しておきましょう。

自社システムとの連携ができない場合がある

有給の管理ができる勤怠管理システムが、自社ですでに活用しているシステムと連携できない場合があります。

有給管理ができたとしても、給与計算システムや人事管理システムなどと連携ができないと、結果的に業務の効率化にはつながらないケースがあります。工数や手間の軽減ができなければ、勤怠管理システムを導入するメリットはありません。

自社で導入しているシステムと、これから導入を検討している勤怠管理システムの連携が可能かどうかは、事前に確認しておきましょう

独自のカスタマイズができないシステムもある

勤怠管理システムのパッケージ版は、多様な企業に適応できるように、一般的な機能を備えた作りになっています。しかし、業務や勤務体制によっては、パッケージ版では対応できずに、カスタマイズしなくてはなりません。

例えば、フレックスタイム制に合わせた設定、外国人の従業員に合わせた言語の設定などの場合にカスタマイズが必要になります。しかし、勤怠管理システムによっては、独自システムのカスタマイズができないものがあるので注意してください。

システムの導入前にサービス提供会社に自社の状況を説明し、希望するカスタマイズができるかを確認しておきましょう

有給管理が簡単にできるシステムの基本機能

勤怠管理システムには、有給の管理ができる基本機能が備わっています。ここでは、有給管理に関する6つの機能について、詳しく紹介していきます。

有給取得状況・取得率の自動計算

勤怠管理システムは、有給取得状況・取得率の自動計算が可能です。あらかじめ設定した条件に従って、各社員の年次休暇の付与計算が自動で行われるのです。

管理者だけでなく、従業員自身もひと目で確認ができるため、有給取得の意識が高まります。

有給申請・承認

有給の申請と承認ができる機能も勤怠管理システムに備わっていることが多いです。有給を取得したい従業員は、システムから申請を行い、管理者もその申請に対して、システム上での承認が可能です。

また、有給を管理するシステムに、自社の有給休暇申請書を反映した、独自のフォームからの申請設定もできます。従業員が承認者のもとに書類を提出する手間もありませんし、その書類を保管しておく必要もなくなります。

承認者のハンコをもらうために、いちいち在席状況を確認するような煩わしさからも解放されるでしょう。そのため迅速に処理することができ、手続きが遅れることもありません。

有給取得率が基準に達していない社員へのアラート・通知

これまでお伝えした通り、有給が管理できるシステムには、従業員による有給の取得忘れを防ぐ機能もあります。

自身の有給管理ができておらず、有給の取得率が基準に達していない従業員も少なくありません。管理システムには、そんな社員へアラートなどで通知する機能があるのです。

これにより、従業員自身でも有給の管理ができるため、有給取得への意識が高まります。

有給管理書類の自動作成

有給管理書類の自動作成も基本機能として備わっているシステムが多いです。働き方改革関連法では、「年次有給休暇の5日の取得義務」と合わせ、「年次有給休暇管理簿の作成と保存」も義務付けられています。

年次有給休暇管理簿には、以下の項目を記載しなければなりません。

  • 年次有給休暇の取得日
  • 年次有給休暇の取得日数
  • 基準日(労働者に年次有給休暇を付与した日)

エクセルなどでの管理では、従業員一人ひとりの情報を入力する必要があるため、担当者の負担となり、ミスにつながる可能性も高いです。

システムで管理をすれば、上記のような年次有給管理書類も自動作成が行われるため、管理者の負担もなく、ヒューマンエラーが出ることもありません。

独自休暇の管理

企業によっては、リフレッシュ休暇やバースデー休暇など、会社独自の休暇を設けている場合があります。有給に加えて、独自の休暇を管理するのは、担当者に大きな負担がかかるでしょう。システムなら事前に設定しておくだけで、自動管理が可能です。

ただし、企業独自の休暇の管理には2点ほど、注意点があります。独自の休暇設定は、すべてのシステムに備わった機能ではないため、システム導入する前に提供会社に確認をする必要があること。また、2点目はリフレッシュ休暇やアニバーサリー休暇などは、義務付けられている年5日の有給取得にはカウントされない点です。あくまで年次有給休暇から5日間を取得させる必要があるため、気をつけましょう。

有給管理に役立つおすすめシステム6選

ここからは、有給管理に役立つおすすめシステム6選を紹介していきます。

1.ジンジャー勤怠

「ジンジャー勤怠」は、シリーズ累計登録者数15,000社以上の実績を誇る人気の勤怠管理システムです。比較的小規模な企業から大企業まで多くの幅広い企業に導入されています。

こちらのサービスでは、もちろん基本的な勤怠管理機能に含め、有給残日数の管理やアラート機能、企業独自の特別休暇特別休暇の管理にも対応しています。

このジンジャー勤怠は1人あたり月額400円で利用でき、さらに他のジンジャーシリーズ(給与計算・経費精算・人事管理など)と組み合わせて利用することも可能なので、企業のバックオフィス管理を一元化することができます。

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2.KING OF TIME

「KING OF TIME」は、導入社数No. 1※のクラウド勤怠管理システム。すべての機能が、使った人数分だけ、1人あたり月額300円で利用できるため、コスト面でも導入しやすいのが魅力です。

パソコンはもちろん、スマートフォンやタブレットからも利用ができるため、外出先からでも有給休暇の確認や申請ができます。営業や外勤、在宅勤務の社員が多い企業には、フィットしやすいでしょう。

また、さまざまな外部サービスとの連携も可能。すでに導入しているシステムとの連携で、管理の一元化が実現できます。英語や時差への対応もできるため、外資系企業にもおすすめです。
※出典:富士キメラ総研「ソフトウェアビジネス新市場 2021年版」勤怠管理SaaS市場 利用ID数

公式サイトはこちら

3.Touch On Time

「Touch On Time」は導入企業31,000社、ユーザー数210万人以上のクラウド型勤怠管理システムです。初期費用無料に加え、1人あたり月額300円で利用できるため、低コストで導入ができます。

各種休暇の取得・保有状況の確認、勤続年数に合わせた有給休暇の付与も自動で対応してくれます。また、有給休暇だけでなく、代休や振休、自社独自の休暇も一括で管理できるのも魅力です。

30日間の無料トライアルも用意されているので、実際に使い勝手を試してみるのもおすすめです。

公式サイトはこちら

4.ジョブカン勤怠管理

「ジョブカン勤怠管理」は、あらゆる業種や企業規模に対応が可能なクラウド型の勤怠管理システムです。

ジョブカンの有給管理には、年次有給休暇管理簿、休暇取得情報のチェック、有給取得アラート機能があり、有給休暇の取得忘れを防げる仕組みになっています。

スマートフォンにも対応しており、外出先でも休暇の申請・承認が可能です。無料通話アプリLINEで有給休暇の残数が確認できるため、従業員自身の有給管理意識の向上にもつながります。

公式サイトはこちら

5.オフィスステーション有休管理

「オフィスステーション有給管理」は有給管理に特化したシステムです。初回のみ登録料110,000円(税込)が必要ですが、月額利用料は1人あたり110円(税込)※と低価格な設定になっています。※従業員数が10名以下の場合、月額利用料は一律1,100円(税込)

社員、派遣社員、アルバイトなど、従業員の労働区分に応じた有給休暇が自動で付与できます。有給休暇の次期繰り越しや入力半年後の初めての有給休暇付与も自動付与されるので、担当者の負担やコスト軽減が期待できます。

各従業員用のページでは、有給の取得状況の確認、申請が可能です。有給休暇の取得期限が迫るとアラートで知らせられるため、自己管理ができます。

公式サイトはこちら

6.RecoRu(レコル)

「RecoRu(レコル)」は、初期費用なし、1人あたり月額110円(税込)という低価格が魅力の勤怠管理システムです。

シンプルで簡易な操作性にこだわっており、マニュアル不要で、導入のハードルも高くありません。

有給休暇やその他の法定休暇、会社独自の特別休暇の付与と残日数の管理が可能。また、時間単位や半日単位などの取得にも対応しています。

取得状況を一覧で確認できるので、有給の取得漏れがないように管理できます。

公式サイトはこちら

法令を遵守した有給管理をしましょう

働き方改革関連法により、有給休暇の管理が義務化されました。法令を厳守するためにも、従業員がストレスなく働ける環境を作るためにも、有給の管理は厳密に行わなくてはなりません。

適切な有給の管理を行うには、勤怠管理システムの導入がおすすめです。従業員の有給の取得状況の確認、申請や承認などが効率化でき、取得忘れなども防げる勤怠管理システムを活用し、法令を遵守した有給管理を実践してください。






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