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勤怠管理と給与計算のシステム連携によるメリットとは？選び方も解説
勤怠管理と給与計算は、業務の関連性が高いため、この2つを個別のシステムで管理していると、何かと面倒だと感じる方も多いでしょう。そのため、勤怠管理と給与計算のシステムを連携させるメリットは少なくありません。この記事では、システム連携の具体的なメリットやおすすめのシステム、選び方のポイントを解説します。
目次
勤怠管理システムと給与計算システムの概要
まずは、勤怠管理システムと給与計算システムの、それぞれの概要について確認していきましょう。
勤怠管理システムとは
勤怠管理システムとは、従業員の始業・就業の時刻や時間外労働、休日出勤などを管理するシステムのことです。これまでの労働時間の管理において、もっとも一般的な方法だったのは、紙のタイムカードを専用のタイムレコーダーに差し込んで、出勤や退勤の打刻をする方法でした。
しかし、近年は、労働時間の記録はもちろん、有給休暇の申請・承認、シフト管理など、勤怠管理を包括的に行える機能を搭載したシステムを選ぶ企業が増えています。さらに、クラウド型の勤怠システムなら、これまで従業員の自己申告に頼りがちだった外回りの多い営業職やテレワークの勤怠管理も、リアルタイムに処理され、正確に把握できるようになります。
勤怠管理システムのなかには、過度な残業や有給休暇の未取得を知らせるアラート機能が搭載されているシステムもあり、実際に、このような機能を効率的に利用して、法令遵守に勤めている企業もあります。法令に違反しない労働環境の実現と勤怠管理を行うためにも、勤怠管理システムは便利と言えるでしょう。
給与計算システムとは
給与計算システムは、労働時間や休日出勤、有給休暇などの勤怠情報と基本給や時給といった給与に関わる従業員情報をもとに給与の計算を行うシステムのことを指します。
基本給や手当て額を合計し、従業員ごとに異なる支給額を計算するという基本的な機能はもちろん、各種税金や保険料、年金などの控除額も自動で算出し、給与を計算してくれます。
システムによっては、給与明細や源泉徴収票を電子発行できる機能も搭載しており、書類配布や紙ベースでの書類管理をする必要がなくなります。用紙、印刷、封筒といったコストの削減をはじめ、これらの準備にかかる手間も省くことができるでしょう。
▷勤怠管理と労務管理の違いとは？正しい定義やシステム連携のメリットも解説
勤怠管理・給与計算で担当者が抱えるよくある悩み
勤怠管理システムや給与計算システムは、担当者が抱える業務上の悩みを解決してくれるはずです。ここでは、勤怠管理や給与計算の業務における、よくある課題を3つのポイントに絞って見ていきましょう。
膨大な手間と時間が掛かる
勤怠管理では、タイムカードなどの記録から労働時間を確認し、有給休暇申請書などをすべて確認した上で、労働時間の集計をしなくてはなりません。当然、従業員一人ひとりの集計を行うため、膨大な手間と時間がかかります。
さらに、このような勤怠情報の集計は、多くの場合、給与の締日前後である短期間に集中して作業が発生します。そのため、この期間は、担当者が毎月残業をしているという企業は少なくありません。
人的なミスが定期的に発生してしまう
勤怠情報をExcelなど手入力で管理していたり、手書きの出勤簿などで管理していたりする場合、どうしても人為的なミスのリスクが発生してしまいます。
特に、タイムカードの刻印がズレていたり、打刻忘れで手書きしていたりすると、読み間違いによる転記ミスが発生することがあります。このような手書きによる間違い、転記や入力のミスは、後々、間違いがあることにすら気づけないことも多く、正確な給与計算ができていないトラブルにつながってしまうのです。
専門的な知識が必要で作業が属人的になる
給与は、主に基本給や各種手当などの合計である支給額から、各種保険料や税金などが控除された金額が、従業員に支払われています。
当然ながら、給与計算は、基本給や各種手当などの企業が管理する従業員情報だけで計算できるものではありません。控除額を計算するためには、税務関連や社会保険に関わる知識など幅広い分野の専門的な知識が求められます。そのため、担当者以外ではわからないことも多く、業務が属人化してしまいがちです。
▷労働時間の把握は使用者の義務！労働基準法を遵守した勤怠管理とは？
勤怠管理システムと給与計算システムを連携させるメリット
勤怠管理と給与計算は、業務のシステム化と連携によって、多くのメリットが得られます。前章でご紹介した課題の解決も含めた、5つのメリットを紹介します。
業務効率の向上
紙ベースの勤怠管理をしていたり、システムが分断されていたりすると、労働時間の集計後に、今度は、勤怠情報を給与関連のファイルに転記して給与計算を行う必要がありました。
しかし、勤怠管理システムと給与計算システムを連携させておけば、勤怠管理システムから給与計算システムへ自動でデータが送られ、計算も自動で行われます。そのため、データを入れ直したり、新たに計算したりする手間がなく業務効率の向上につながるのです。
人的ミスの削減
勤怠管理システムと給与計算システムを連携すれば、手入力で打ち直したり、転記したりするといった手作業の工程を、極力なくすことができます。
手作業での工程が多ければ多いほど、どうしても人的ミスのリスクは増えてしまいます。そのようなミスを防ぐため、入力者と確認の作業者を分けて設置している企業もあり、大きな手間と人件費を要していました。
その点、システムの連携によってデータを自動で送れるようになれば、人の手が介在する工程を大幅に減らせるため、人的ミスだけでなく、ダブルチェックといった手間の削減もできるのです。
業務の属人化の解消
システムを使わない紙ベース、あるいはExcelなどを使った勤怠管理や給与計算では、関連するさまざまな法令や規則の知識、労働・税務関連の知識などが必要でした。そのため、業務が属人化する傾向にあったのです。
しかし、勤怠管理システムや給与計算システムを使えば、法令に則った労働時間の管理が自動で行え、また、税率や保険料の計算なども、改定があるごとに常にアップデートされて、自動で計算されるようになります。だからと言って、労務担当者が不要になるということではありませんが、業務の極端な属人化は、解消することができるでしょう。担当の従業員が休んだり、退職したりしてしまうと途端に業務がストップするといった事態を避けられるようになります。
一元管理によるデータ紛失の防止
システムを連携させずに別々で利用していると、データ管理が煩雑になり、最悪の場合、データを紛失してしまう可能性もあります。勤怠管理と給与計算を一元化することで、関連するデータを一箇所で管理できるため、管理業務が効率化し、紛失の防止にもつながるのです。
また、のちに閲覧や給与計算と勤怠情報の付き合わせが必要になった際にも、スムーズに確認作業ができるでしょう。
法改正にも速やかに対応可能
勤怠管理や給与計算に関わる法改正や税率の改定があった際には、自動でアップデートしてくれるシステムを選んでおくと、より業務の効率化が実現します。
人の手で管理を行っていると、法改正があったときは、まず担当者が法令の内容を理解し、次に、どのように自社の勤怠管理・給与計算に反映するか検討し、その上で正確に運用することになります。この方法の場合、高度な専門知識がなければ、適切な運用を即座にスタートさせるのは困難でしょう。しかし、システムが法改正に対応していれば、すぐに法律に則した勤怠管理や給与計算が行えるのです。
▷勤怠管理をしていない会社は違法なのか？リスクや問題点・対処法を解説
▷勤怠管理は今すぐにデジタル化すべき？タイムカード廃止のメリットとは？
連携できる勤怠管理・給与計算システムの選び方
ここからは連携できる勤怠管理・給与計算システムの選び方を解説していきます。
パッケージ型かそれぞれのシステムを導入するか
パッケージ型とは勤怠管理システムと給与計算システムの両方が入っているもの、あるいは同じ会社が出しているため最初から連携が簡単なものを指します。
一方、別々のシステムを導入する場合は、互いに連携できるシステムかどうかを確認しなくてはなりません。出力データを取り込んで行う方法など、システム間のデータ移行には、どのような方法があるのかも確認しておきましょう。
既存システムとの連携に対応しているか
勤怠管理や給与計算は、経費精算など、そのほかのバックオフィス業務とも親和性の高い業務です。すでに、その他のバックオフィスシステムを導入している場合は、システム連携が可能かについて確認しましょう。
また、勤怠管理システムや給与計算システムのどちらかを利用していて、パッケージ型のシステムに変更したい場合は、データが移行できるかも重要なポイントです。移行や連携の方法も、システム上で自動で移行されるのか、Excelデータなどを一度出力して読み込むのかによって、かかる手間の度合いが変わります。
勤怠管理と給与計算システム間のデータのやり取りは、多くの場合、毎月発生する業務ですので、想定される業務量と利便性を考慮して選ぶようにしましょう。
さまざまな勤務体系・給与体系に対応しているか
勤怠管理や給与計算のためには、従業員ごとの勤務体系や給与体系を反映する必要があります。テレワークやフレックス制など働き方の多様化により、勤務体系や給与体系もさまざまです。そのため、多様な勤務体系や給与体系に対応できる勤怠管理システムや給与計算システムを選びましょう。
▷フレックスタイム制における正しい勤怠管理とは？重要性や注意点も解説
経費精算機能は搭載されているか
経費精算機能は、出張の際の交通費や宿泊費などの経費申請と承認をシステム上で行えるものです。経費が発生する度に申請書に記入して、関連部署に提出するなど手間がなくなり、業務の効率化につながります。
また、毎月の経費の精算を給与明細に反映させて、給与の支払い時に経費精算も行っているという企業は多いかと思います。その場合は、経費精算機能が搭載されている給与計算システムを選んだり、もしくは、双方に連携が可能なシステムを選択することで、より業務の効率化を図ることができるでしょう。
操作が簡単で従業員に負担がないか
どんなに便利な勤怠管理システム・給与計算システムでも、操作が煩雑では従業員への負担がかかり、業務効率化という大きな目的が果たせません。勤怠管理システムや給与計算システムは、管理画面がシンプルで、誰にでも簡単に扱えるものにしましょう。
特に、勤怠管理システムは、すべての従業員が操作することになります。無料トライアルといったサービスを利用し、導入前に機能や操作性が自社に合っているのかを検証する、お試し期間を設けることをおすすめします。
▷【重要】勤怠管理で知っておくべき労働基準法の基本ポイントを解説
システム連携できる！勤怠管理・給与計算システムおすすめ8選
ここでは、システム連携可能な勤怠管理・給与計算システムを8つご紹介します。パッケージ化されたものも紹介しますので、勤怠管理と給与計算を同時にシステム化したい担当者様にもおすすめです。
おすすめの勤怠管理システム3選
まずは、勤怠管理システム3つをご紹介します。
1.ジンジャー勤怠
ジンジャー勤怠は、誰でも使えるシンプルな画面と手厚い導入サポートが特徴の勤怠管理システムです。そのため、デジタル担当者がいない、ITに強い人がいないという場合でも、安心して導入できます。
勤怠管理以外にも、給与計算や人事・労務管理、各種契約やWEB会議システムなどのサービスも提供しており、組み合わせて使うことが可能です。
| 料金プラン | ユーザー数×400円（勤怠管理システムのみ） |
| メリット | 各種バックオフィス業務を一元管理できる |
| デメリット | 自社システム以外との連携には出力が必要 |
| システム連携 | 自社システムのみ可 |
| 向いている事業者 | ・導入時にしっかりサポートしてほしい・バックオフィスシステムを一元化したい・既存システムがなく、新しくシステム導入する |
2. KING OF TIME
KING OF TIMEは、いつでもどこからでもさまざまな方法で打刻できる勤怠管理システムです。
多様な勤務体系に対応しており、システム上でスケジュール・シフト管理、休暇や打刻の修正などの申請承認が可能です。連携可能な給与計算システムとして、給与奉行・弥生給与・PCA給与・JDL IBEX・給料王・freee人事労務・マネーフォワードクラウド給与などがあります。
| 料金プラン | 打刻人数×300円／月 （初期費用なし、打刻機器導入の場合は導入費が必要） |
| メリット | 30日間無料体験あり、外国語対応 |
| デメリット | シームレスに連携できる給与計算システムは限られている |
| システム連携 | 可（freee人事労務、マネーフォワードクラウド給与など） |
| 向いている事業者 | ・多種多様な打刻方法、働き方に対応したい・コスト管理をわかりやすくしたい・すでに連携可能な給与計算システムを導入している |
| URL | 公式サイト |
3.ジョブカン勤怠管理
ジョブカン勤怠管理は、電話・メール・チャットと多様なサポートが受けられる勤怠管理システムです。変形労働やフレックス、裁量労働などさまざまな勤務形態や雇用形態に対応しています。
必要な機能だけを選んで搭載できるため、コストを抑えられるのも魅力。同シリーズの「ジョブカン給与計算」とは、システム連携のほか、出力したデータで連携できます。また、給与奉行クラウドやfreee人事労務、マネーフォワードクラウド給与とのデータ連携・取り込みも可能です。
| 料金プラン | ・機能制限ありの無料プラン・プラン1つ〜4つまでの有料プラン（ユーザー数×月額料、最低利用料金は税抜2,000円） |
| メリット | 医療機関に特化した勤務形態の運用に優れている |
| デメリット | 最低利用料金があるため、ごく小規模な事業者には向かない |
| システム連携 | 可（マネーフォワードクラウド給与、自社システムなど） |
| 向いている事業者 | ・手厚いサポートがほしい・必要な機能だけを使ってコストを抑えたい・利用人数が最低利用料金以上見込める |
| URL | 公式サイト |
おすすめの給与計算システム3選
次に、おすすめの給与計算システムを3つ紹介します。
1.マネーフォワードクラウド給与
マネーフォワードクラウド給与は、給与計算対象者の自動判定、各種控除や税金の自動計算など、給与計算業務の自動化による業務効率化がはかれる給与計算システムです。
ペーパーレス・テレワークにも対応し、いつでもどこでも給与明細や源泉徴収票を受け取れます。自社システム以外にも、多様な勤怠管理システムと連携可能です。
| 料金プラン | ・個人…800円／月〜・30名以下で利用する法人…2,980円／月〜・31名以上で利用する法人…見積り |
| メリット | 年末調整や社会保険・マイナンバー管理など、自社システムが豊富 |
| デメリット | 31名以上の事業所では、一度見積りが必要 |
| システム連携 | 可（KING OF TIME、ジョブカン勤怠管理など） |
| 向いている事業者 | ・バックオフィス業務をシームレスに連携したい・比較的小規模な事業者・テレワーク、リモートワークの従業員が多い |
| URL | 公式サイト |
2.ジョブカン給与計算
ジョブカン給与計算は、勤怠管理システムでご紹介した「ジョブカン勤怠管理」と同シーリズの給与計算システムです。
支給項目や控除項目を計算式で細かく設定できるため、Excelのように自由度の高い自動計算を設定できます。勤怠管理システムとの連携は可能ですが、ジョブカン勤怠管理以外のシステムはCSVファイルの取り込みが必要です。
| 料金プラン | ・無料プラン（5名まで、一部機能制限あり）・ユーザー1名につき、400円／月 |
| メリット | 30日間の無料お試し期間あり、他のジョブカンシリーズ利用者には特別料金あり |
| デメリット | 自社システム以外との連携には、CSVファイルの取り込みが必要 |
| システム連携 | 自社システムのみ可 |
| 向いている事業者 | ・すでにジョブカンシリーズを使っている・支給項目や控除項目、計算式を自由に設定したい・残業代や手当のルールを細かく設定したい |
| URL | 公式サイト |
3.弥生給与
弥生給与は、パソコンにインストールして使うライセンス型の給与計算システム（給与計算ソフト）です。会社のパソコンにインストールして使えば社外に持ち出せませんので、クラウド型よりもセキュリティ面で安心です。
システム内で勤怠データ入力も可能ですが、複数シフトやフレックス制には非対応なので注意しましょう。
| 料金プラン | 基本の販売価格…80,000円保守サポート3種類・セルフプラン…36,100円／年（初年度無料）・ベーシックプラン…45,200円／年（初年度無料）・トータルプラン…60,000円／年（初年度30,000円） |
| メリット | 30日間の無料お試し期間あり、音声と動画でのサポートあり |
| デメリット | クラウド型と異なり、いつでもどこでも作業できるわけではない |
| システム連携 | 可（タイムパックなど） |
| 向いている事業者 | ・クラウド型でなく、ライセンス型の給与計算システムが欲しい・オフラインでも給与計算システムを使いたい・弥生の他シリーズを使っていて、同じようなUIで使いたい |
| URL | 公式サイト |
おすすめの勤怠管理・給与計算パッケージ2選
最後に、勤怠管理システムと給与計算システムの両方の機能が搭載されている勤怠管理・給与計算システムを2つご紹介します。
1.freee人事労務
freee人事労務は、「（人的な）ミスをゼロ」にし、作業時間を削減することをコンセプトとした人事・労務システムです。
勤怠管理から給与計算、振込はもちろん、従業員側の業務関連手続きや給与明細受け取りなど、人事・労務のほとんどの作業を一元化・ペーパーレス化し、手入力や出力・取り込みによるミスを防ぎます。
| 料金プラン | ・ミニマム（小規模向け） ：基本料金23,760円／年＋従業員追加1人あたり300円／月 ・ベーシック（基本機能）：基本料金47,760円＋従業員追加1人あたり500円／月 ・プロフェッショナル（管理・統制機能なし）：基本料金96,960円＋従業員追加1人あたり700円／月 ・エンタープライズ（全部入り）：別途見積り |
| メリット | 人事・労務に関する業務の一元化・ペーパーレス化ができる、導入サポートが充実している |
| デメリット | 他システムと比べてコストがかかる |
| システム連携 | 可（KING OF TIME、Slack、LINE WORKSなど） |
| 向いている事業者 | ・人事、労務の業務をシステム化するのが初めて・勤怠管理や給与計算を含めて一元化、ペーパーレス化したい・システム導入に不安があり、しっかりサポートしてほしい |
| URL | 公式サイト |
2.Gozal
Gozalは、雇用・勤怠・給与・退職手続きといった、すべての労務管理を一元化できる労務管理システムです。
多様な働き方に対応した勤怠管理と、自由な計算式設定が可能な給与計算、オンラインで送付できる給与明細が備わっており、業務のデジタル化・ペーパーレス化の面からも便利なシステムです。
| 料金プラン | ・月額プラン…700円×従業員数／月・年額プラン…590円×従業員数／月×12ヶ月分一括払い |
|---|---|
| メリット | 24時間体制のサポートシステム、強固なセキュリティ |
| デメリット | 連携できるシステムが少ない（CSV連携は可能） |
| システム連携 | 可（Slack） |
| 向いている事業者 | ・労務管理をデジタル化、ペーパーレス化したい・雇用から退職まですべての労務をオンライン管理したい・低コストで労務をデジタル化したい |
| URL | 公式サイト |
勤怠管理と給与計算を連携させて業務効率を上げましょう
勤怠管理システムと給与計算システムは、すでにシステム化はしているけれど、連携はしていないというケースが多く見られます。その場合は、連携できるシステムの導入を検討することで、さらなる業務効率の向上を目指しましょう。
また、勤怠管理と給与計算、2つの業務のシステム化から検討されるのであれば、パッケージタイプの勤怠管理・給与計算システムを使って一気に業務をデジタル化するのもおすすめです。
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