デジタルツールとは?種類やビジネスに役立つおすすめのツールを一覧で紹介

2022/07/01 2024/05/30

デジタル化

デジタルツールとは

デジタルツールを活用することで、業務効率化や生産性向上などさまざまなメリットが得られますが、「どのようなツールがあるかわからない」とお悩みの方も多いのではないでしょうか。そこで本記事では、おすすめのデジタルツール10種類を紹介し、選び方のポイントも解説します。

福本大一

監修者 福本大一 Chatwork株式会社 DXソリューション推進部|マネージャー 大学卒業後、toC領域のWEBメディア事業で起業。事業グロースに向けたSEO戦略から営業・運用広告に従事し、約2年間の経営を経て事業譲渡。2021年3月からChatworkに入社し、カスタマーマーケティングやアライアンスを経験した後、メディア事業・運用広告事業の責任者としてミッションを遂行する。現在は、DXソリューション推進部のマネージャーとして新規事業領域のセールス・マーケティング・アライアンス・メディア事業を統括。

デジタルツールとは

デジタルツールとは、人が手作業で行っていた作業をデジタル技術によって効率化できるツールのことです。

社内や取引先とのやり取りを効率化できるビジネスチャットツールや、タスクを効率的に管理できるタスク管理ツールなど、さまざまな種類のデジタルツールがあります。

形式もさまざまで、自社のサーバーやパソコンに直接インストールするツールや、場所を選ばずオンライン上でいつでも操作できるツールなど、幅広いタイプがある点が魅力です。

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デジタルツールの利用状況

WalkMe株式会社が、各企業でのデジタルツールの利用状況を調査したレポートによると、85%以上の回答者が「企業としてデジタルツールの活用が必須」と認識しているようです。

また、デジタルツールの活用目的として、90%の回答者が「業務の効率化」と回答しています。ほかにも、「テレワークの推進」や「経費削減」などが目的としてあげられました。

従業員2,000人以上の企業においては、「社員エクスペリエンス(EX)の向上・優秀な人材の確保」を目的にあげる人の比率が、従業員2,000人未満の企業と比べて顕著に高い傾向も見られます。

デジタルツールの必要性は多くの企業で理解されていますが、デジタルツールの習熟度に不安を抱くユーザーは2020年の調査に比べて約2倍の31.7%となり、生産性の向上や業務効率化につながらない原因の一つとして考えられます。

[出典:WalkMe株式会社「デジタルツールの利用状況 調査レポート2023」]

デジタルツールの導入によって得られるメリット

デジタルツールの導入によって、多様な働き方への対応や業務効率化など、さまざまなメリットが得られます。ここからは、それぞれのメリットを詳しく解説します。

多様な働き方に対応できる

近年では、テレワークやフレックスタイム制などの多様な働き方が選択できる企業が増えています。

デジタルツールを導入すれば、社外から社内データにアクセスできるため、テレワークが可能となります。多様な働き方が可能となると、確保できる人材の幅も広がるでしょう。

働き方の多様化に対応できるといった意味でも、デジタルツールの導入は企業にとって重要な役割を果たします。

テレワークとはどんな働き方?日本の現状や導入メリットをわかりやすく解説

業務効率化・生産性の向上につながる

ツールの導入により、手作業で行っていた業務を大幅に効率化できます。業務を効率化できると作業時間の短縮にもつながり、生産性の向上も実現可能です。

政府が推進する「働き方改革」の背景には、少子高齢化による日本の生産年齢人口の減少予測があります。このまま少子高齢化が進んだ場合、2050年には総人口が約9,500万人になり、生産年齢人口は約5,000万人にまで減少すると予測されることから、生産活動に大きな影響が生じることが想定できます。

少ない人数で業務をこなすためには、一人あたりの生産性の向上が求められます。従って、業務効率化・生産性の向上につながるデジタルツールの導入が重要視されているのです。

[出典:総務省「我が国における総人口の長期的推移」]

BCP対策につながる

BCP対策とは、企業におけるリスクマネジメントのひとつであり、自然災害や人的災害が発生した際に、被害を最小限にとどめて速やかに復旧・事業存続ができる体制を整えることです。

デジタルツールの活用によって、一つの拠点だけではなく、従業員ごとの自宅やコワーキングスペースなどのさまざまな場所で業務ができることによって、BCP対策につながります。

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おすすめのデジタルツールの種類一覧

ここからは、おすすめのデジタルツール10種類を紹介します。それぞれのツールの概要や活用シーン、導入メリットなどを紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

ビジネスチャット

ビジネスチャットとは、社内外の人とのやりとりをチャット形式で効率化できるコミュニケーションツールです。主に以下のようなシーンで活用できます。

  • 支店間や他部署との連携
  • ナレッジの共有
  • 勤怠管理
  • 日報の提出
  • タスク管理

従来のコミュニケーション方法はメールや電話が主流でしたが、チャットツールを活用することで必要なメンバーごとにチャットルームを作成でき、迅速に情報共有を行いコミュニケーションを効率化できます。

また、簡単な会議であればチャットで済ますこともできるため、他支店や他部署のメンバーと日時や場所を合わせて会議の時間を設ける必要がない点もメリットです。

タスク管理ツール

タスク管理ツールは、プロジェクトやチームごとのタスクを可視化して、進捗を把握したり管理したりできるツールです。主な活用シーンは以下のとおりです。

  • プロジェクトの進捗管理
  • メンバーへのタスクの割り当て
  • 顧客管理とタスクの関連付け

例えば、プロジェクト管理においてはタスクの期日や作業内容、担当者などを設定できるため、プロジェクト全体の進捗管理に役立ちます。

また、メンバーそれぞれが抱えるタスクも把握できるので、適切にタスクを割り当てることができ、一部のメンバーに負担がかかることも防止できます。

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会計システム

会計システムとは、会計業務を自動化できるツールです。主に以下のような業務において活用できます。

  • 取引の仕訳
  • 帳票や決算書の作成

会計システムに取引内容を入力すると、仕訳を自動で行ってもらうことが可能です。帳票や決算書の自動作成にも対応しているため、担当者の負担を大幅に軽減できるうえに、ヒューマンエラーも防止できます。

また、法改正で会計処理の内容に変更が生じた場合でも、システムをアップデートすれば自動で法改正後の内容で会計業務が行える点もメリットです。

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経費精算システム

経費精算システムは、各種経費の精算や申請を効率化できるシステムで、主に経費精算に関連するシーンで活用できます。

例えば、従業員は領収書やレシートをスマートフォンで撮影してシステムにアップロードするだけで、簡単に経費を管理可能です。経費の立替を申請する場合も、システム上で申請するだけなので処理が迅速に行えるようになります。

【最新】おすすめ経費精算システム20選!特徴・機能・費用を徹底比較!

勤怠管理システム

勤怠管理システムは、従業員の出勤や退勤、遅刻、早退、欠勤、残業時間などを正確に管理できるシステムです。主に以下のシーンで活用できます。

  • 出勤・退勤時の打刻
  • 休暇の申請
  • 残業時間の申告

勤怠管理システムであれば労働時間を正確に集計してデータを出力し、給与計算を行えます。休暇の申請もオンライン上で簡単に手続きできるため、紙の申請書を提出したり管理したりする手間も省けます。

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給与計算システム

給与計算システムは、従業員の勤怠情報をもとに給与計算を自動で行えるシステムです。活用シーンは主に以下のとおりです。

  • 給与計算
  • 年末調整
  • 税金や控除の処理

給与計算は、基本的にミスが許されず担当者の負担が大きい業務です。しかし、給与計算システムで業務を自動化することで、担当者の負担を大幅に軽減できます。

もし法改正などで税率や社会保険料などに変更があった場合でも、システムをアップデートすれば自動的に対応が可能です。給与計算のミスも生じづらくなり、業務を効率化できます。

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電子契約システム

電子契約システムは、オンライン上で契約書の押印や署名が行えるシステムです。契約の締結時や契約書の作成時、作成した契約書を保管する際などに活用できます。

電子契約システムの最大のメリットは、契約業務に関するコストを大幅に削減できる点です。契約書の作成から送付、締結までオンライン上で完結できるため、紙の契約書のように印刷代や郵送代がかかりません。

また、契約書の保管もオンライン上で行えるので、保管場所を確保する必要もなくコストを大幅に削減可能です。郵送の手間もなく、迅速な契約締結が実現できます。

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ワークフローシステム

ワークフローシステムとは、組織における申請・確認・承認のプロセスをオンライン上で完結できるシステムです。例えば、以下のようなシーンで活用できます。

  • 有給休暇の申請
  • 残業の申請
  • 稟議書の提出
  • 報告書の提出
  • 各種経費精算の申請

紙の申請書で一連のプロセスを行う場合に比べて、手間を削減して決裁までをスピードアップできる点が最大のメリットです。

また、システムによって承認ルートが明確になり、本人以外が申請・承認することはできなくなるため、不正や改ざんを防いで内部統制も可能になります。スマートフォンやパソコンから申請や承認ができるので、テレワークを推進したい企業にも最適です。

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オンラインストレージ

オンラインストレージとは、オンライン上にさまざまなデータを保存・保管できるサービスのことです。主に以下のようなシーンで活用できます。

  • 社内ファイルの保存・保管
  • 取引先とのファイルの共有
  • 訪問先でのファイル閲覧

オンラインストレージを活用すれば、場所を問わずどこからでも社内ファイルにアクセスできます。複数人が同時に閲覧することもできるため、テレワークにも最適です。

また、オンラインストレージに保管しているファイルを、取引先に安全に共有できる点もメリットです。フォルダごとにアクセス権限を管理できるため、セキュリティ体制も整っています。

容量を拡張する際は、自社サーバーのようにハードディスクやサーバー自体の増設は不要で、申請するだけで増設できるのでコスト削減にもつながります。

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グループウェア

グループウェアとは、組織内のコミュニケーションの活性化や業務効率化を推進する機能が備わったツールで、チャットや社内掲示板、ファイル共有機能やスケジュール管理機能など幅広い機能が備わっています。主な活用シーンは以下のとおりです。

  • スケジュール管理
  • ファイルの共有
  • 共有されたファイルの回覧
  • 電話のメモ
  • タスク管理

豊富な機能が搭載されているため、複数のツールを導入する必要がなくグループウェアでまとめられる点がメリットです。

また、スケジュール管理機能やタスク管理機能によって、プロジェクトの進行状況やメンバーのタスク進捗を一目で確認でき、進捗報告の負担を軽減できます。

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デジタルツールを選定する際のポイント

昨今では、数多くのデジタルツールが展開されており、ITに詳しくない方はそもそもどのようなポイントで選べば良いのかわからない方も多いのではないでしょうか。

ここからは、自社に最適なデジタルツールの選び方について、重要なポイントを3つ解説します。

課題の解決につながるか

デジタルツールは、自社が抱える現状の課題解決につながるかを基準に選ぶことが大切です。

例えば、給与計算に手間がかかり担当者の負担が増えている場合は「給与計算システム」、契約業務のコストを削減したい場合は「電子契約システム」など、課題ごとに最適なツールは異なります。

最適なツールを選べなければ課題解決にはつながらないため、まずは自社の課題を明確にしましょう。

専門的な知識がなくても利用できるか

デジタルツールを選ぶ際は、専門的な知識がない従業員でも無理なく利用できるツールであるかを見極めましょう。普段からデジタルツールを使用していない部署の従業員は、ITリテラシーにバラツキがあるためです。

いきなり操作が複雑なツールを導入しても、使い方がわからずかえって業務効率が下がるケースもあります。また、ITリテラシーのレベルによっては、従業員の教育も必要です。

使いやすさも大切なポイントで、操作が難しいものや機能が多すぎるツールは使いこなすまでに時間がかかります。できるだけ直感的に操作できるツールを選びましょう。

セキュリティ対策が整っているか

セキュリティ体制が整っているかという点も、デジタルツールを選ぶ際のポイントです。

会社の財産でもある情報が漏えいした場合、顧客だけではなく自社にも損害を与えるケースがあります。機密情報や個人情報を扱っていれば、その重要度はより高く、場合によっては信頼を失うことにもなりかねません。

そのため、導入するツールが社内のセキュリティ基準を満たしているか、想定されるセキュリティリスクを回避できる機能が搭載されているのかを必ず確認しましょう。

デジタルツールを利用する際の注意点

デジタルツールは利便性が高く、業務効率化やコスト削減が期待できますが、利用時にはいくつかの注意点があります。ここからは、デジタルツールを利用する際の注意点を3つ解説します。

ツールの利用方法をまとめたマニュアルを作成しておく

デジタルツールの導入時には、利用方法をまとめたマニュアルを作成しておきましょう。マニュアルを用意することで利用方法をすぐに確認できるため、ツールの導入がスムーズになります。

また、わからないことがあったりトラブルが発生したりした場合でも、マニュアルに解決方法が掲載されていれば迅速な解決が可能です。

マニュアルは、従業員から寄せられることが多い質問などを適宜追加して内容をアップデートすると、常に最新の状態で運用が行えます。

ツール導入前に従業員に周知しておく

デジタルツールの導入前には、あらかじめ従業員にツール導入の旨を周知しておきましょう。導入の目的を伝えて、現場と意識を合わせておくことが重要です。

ツールによっては、事前にマニュアルを配布したり説明会を開催することも有効です。情報の共有が均一化され、スムーズに導入できるでしょう。また、ツールに関する問い合わせ先を共有しておくと、トラブルが発生した際もスムーズな対応が行えます。

必要に応じて外部リソースを活用する

自社でデジタルツールの導入・運用のノウハウが整っていない場合、スムーズに運用できず余計にリソースを割かれてしまう可能性があります。そのため、必要に応じて外部リソースを活用するようにしましょう。

例えば、デジタルツールのベンダーによっては導入から運用までのサポートを提供しており、社内への浸透をスムーズにできます。事前にサポートの体制や範囲などを確認し、必要に応じてサポートを依頼しましょう。

最適なデジタルツールを導入して業務効率をアップさせよう

デジタルツールは、生産性向上やコスト削減などが期待でき、顧客とのスピーディーなやりとりや業務の効率化にもつながります。

また、リモートワークへの対応も可能となる点もデジタルツールのメリットです。働き方の多様化や災害時の事業継続に対応できることも、デジタルツールの導入で得られる大きな効果といえます。

利用にはセキュリティも含めたルールを定め、従業員全員が理解したうえでツールを使うよう心がけることが大切です。自社に適したデジタルツールの活用で、会社の将来につながる業務の効率化を目指しましょう。

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ビズクロ編集部
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