【最新】ビジネスで活用すべきおすすめデジタルツール10選!

2022/7/1 2022/07/01

デジタル化

デジタルツールとビジネスパーソン

ビジネスで使えるデジタルツールは多数ありますが、どのようなツールを使えば業務に役立つのでしょうか。本記事では、ビジネスで活用すべきおすすめのデジタルツール10選と、ツール選びのポイントをご紹介します。デジタルツールを利用する上での注意点も併せて、ぜひご覧ください。

デジタルツール導入はDXの準備運動

業務効率化やコストの削減のためにDXが推進されている昨今。経済産業省ではDXを次のように定義しています。

企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること

[引用:経済産業省「デジタルトランスフォーメーションを推進するための

ガイドライン(DX 推進ガイドライン)Ver. 1.0」より]

企業が業務の変革のためにデジタルツールを活用することは、DXのための準備運動のようなものと考えてよいでしょう。

DXを実現するためには、デジタル技術の活用に会社全体で取り組むことが必要ですが、突然「DXを推進しましょう」と伝えても、この必要性について、簡単に理解してもらえない可能性もあります。

しかし、働く人たちにデジタル技術を体感してもらうことは、DXを推進していくためのウォーミングアップとして非常に重要なプロセスになります。

まずは利便性の高いデジタルツールに触れてもらい、業務効率化による利便性を当事者として認識できれば、DX導入への理解も深まるでしょう。結果、従業員全体の意識改革につながり、DX導入の糸口になります。

デジタルツールを取り入れる重要性

デジタルツールを取り入れる目的の一つには、生産性向上が挙げられます。デジタルツールを使った対応は、顧客とのスピーディーな商談や業務効率化にも繋がるでしょう。

また、デジタルツールの導入により、リモートワークへの対応も可能となります。災害時の事業継続や働き方の多様化に対応できることも、デジタルツールの導入で得られる効果です。ここでは、デジタルツールを導入する重要性について解説していきます。

(1)生産性の向上

デジタルツールを取り入れることで得られる利益として、まず挙げられるのが生産性の向上です。

政府がすすめる「働き方改革」の背景には、少子高齢化による日本の生産年齢人口の減少予測があります。このまま少子高齢化が進んだ場合、2050年には総人口が約1億人になり、生産年齢人口は約5,000万人にまで減少すると予測されています。

2050年の総人口は、現在と比較すると約2,000万人も減少することから、生産活動に大きく影響することが想定できます。

少ない人数で業務をこなすためには、ひとり当たりの生産性の向上が求められます。従って、生産性の向上に繋がるデジタルツールの導入が重要視されているのです。

(2)スピーディーな情報提供ができる

デジタルツールを取り入れることで、ビジネスの機会を逃さず、スピーディな情報提供も可能とします。商談先への情報提供のタイミングは重要ですが、相手先への訪問のためにスケジュールの調整や移動時間を必要とする対面商談の実施は、ビジネスチャンスを逃してしまう可能性もあります。

デジタルツールを導入すれば、オンラインでの商談ができるため、対面での商談よりも対応の幅が広がります。ビジネスチャンスを逃さないためにも、デジタルツールを利用することで、商談相手にスピーディーな情報提供を行いましょう。

(3)リモートワークが可能になる

リモートワークが可能であることも、デジタルツールを導入することで得られる効果の一つです。近年では働き方の多様化により、リモートワークやテレワークを推進する企業が増えています。さらに、新型コロナウイルスの感染拡大の影響を受け、その流れは加速しています。

デジタルツールを活用すれば、社外から社内データにアクセスすることも可能となるため、リモートワークやテレワークが可能となります。多様な働き方が可能となると、確保できる人材の幅も広がるでしょう。

働き方の多様化に対応できるといった意味でも、デジタルツールの導入は企業にとって、重要な役割を果たします。

(4)災害などの緊急時の対策になる

デジタルツールの導入は、災害時や緊急時の対策にも直結します。地震をはじめとした自然災害や新型コロナウイルス感染症の拡大といった緊急事態が発生した場合、企業の事業継続への影響が懸念されます。

災害大国ともいわれる日本ですが、災害時に業務を継続できるような対策は不可欠でしょう。テレワークへの対応やクラウドでのデータ管理は、情報が損失してしまうリスクを回避します。例え会社が被災しても、サーバーを社内に置かないクラウド上でデータ管理していれば、企業の情報は守られます。

企業の事業継続計画のためのリスク管理のためにも重要なのが、デジタルツールの導入なのです。

(5)手続きを簡単にできる

デジタルツールを導入することで、書類の契約をする時に必要な手続きが簡素化されることも、DXのメリットのひとつです。クラウドを利用して契約ができるデジタルツールを導入すれば、オンライン上で契約を締結することが可能となります。

書類に押印して送付するといった手続きを省略できることで、テレワークでの対応も可能となります。紙の契約書では社内で手続きする必要がありますが、この簡素化は、デジタルツールを導入することの大きなメリットのひとつといえるでしょう。

(6)情報管理の効率化が可能になる

デジタルツールの導入は、情報管理の効率化にも大きく寄与します。チャットツールを導入すれば、資料や情報の共有を、オンライン上でリアルタイムに行えます。勤怠管理システムを導入すれば、従業員の勤怠情報を一元管理することも可能となります。

「コミュニケーションコスト」といわれる、コミュニケーションに要する時間やコストを大きく削減できることも、デジタルツールの導入による大きな効果でしょう。

【ビジネス向け】おすすめデジタルツール10選

デジタルツールには多種多様なものがあり、コミュニケーションに特化したツールや文書管理用のツールなど、それぞれ特徴があります。

ここでは、ビジネスシーンで導入すべきおすすめのデジタルツールを10点ご紹介します。

(1)Chatwork(コミュニケーション)

Chatworkは、情報共有やタスク管理に優れたコミュニケーションツールです。1対1のチャットやグループチャット機能があり、チームごとにグループを作ることもできます。

また、音声通訳やビデオ機能も搭載されているため、Chatworkだけで、必要なコミュニケーションを取ることが可能です。また、国際的なセキュリティ規格を取得。「銀行レベルのセキュリティ水準」を満たしている点も魅力のひとつです。

提供元 Chatwork株式会社
初期費用 なし
料金プラン フリー:無料
ビジネス:550円(税込)/ユーザー/月(年間契約)、月間契約の場合は660円(税込)/月
エンタープライズ:880円(税込)/ユーザー/月(年間契約 )、月間契約の場合は1,056円(税込)/月
機能・特徴
  • チャット機能
  • グループチャット機能
  • タスク管理機能
  • ビデオ通話機能
  • プロフィール設定
  • ユーザー管理(フリープランは未対応)
  • 累計7グループチャット(フリープラン)
URL 公式サイト

(2)Trello(タスク管理)

Trello(トレロ)は、タスク管理に優れたデジタルツールです。作成したタスクカードに付箋を貼るようにドラッグ&ドロップできるため、直感的にタスク管理することができます。

スケジュール共有も簡単で、チームでのスケジュール管理に優れたツールといえるでしょう。

提供元 Atlassian
初期費用 なし
料金プラン FREE:無料
STANDARD:5$/ユーザー/月(年間契約)
PREMIUM:10$/ユーザー/月(年間契約 )
ENTERPRISE:17.5$/ユーザー/月(年間契約)
機能・特徴
  • タスク管理機能
  • タスク共有昨日
  • ガントチャート自動生成機能
  • テンプレート機能
  • スマホアプリ対応
URL 公式サイト

(3)Miro(オンラインホワイトボード)

Miroは、オンライン上で利用できるホワイトボード機能を搭載したデジタルツールです。アメリカに本社を置く同社は、2022年2月から日本語でのサービスも提供開始しました。

Miroを使うと、オンライン会議中にデジタル化されたホワイトボードを利用してコミュニケーションを取ることが可能です。

テンプレート機能を利用すれば、手書きでは描けない図も表現でき、実際のホワイトボード以上に使いやすい面もあるといえるでしょう。

提供元 Miro
初期費用 なし
料金プラン FREE:無料
Team:8$/ユーザー/月(年間契約)
Business:16$/ユーザー/月(年間契約 )
Enterprise:要お問い合わせ
Consultant:$12
機能・特徴
  • ビデオチャット機能
  • ホワイトボード機能
  • タスク管理機能
  • テンプレート機能
  • エクスポート機能
URL 公式サイト

(4)クラウドサイン(電子印鑑/署名)

クラウドサインは契約業務に特化したデジタルツールで、取引先とオンライン上で契約を締結することが可能です。

紙の契約書を送付する必要がないため、商談の成立から契約までスムーズで、契約業務に関する時間とコストの削減に有効なツールです。

押印が障壁となってテレワーク対応できなかった契約関連の業務。しかし電子印鑑であれば、社外からでも業務を担えます。

提供元 弁護士ドットコム株式会社
初期費用 なし
料金プラン Light
固定費用:11,000円(税込)/月
送信件数ごとの費用:220(税込)円Corporate
固定費用:30,800円(税込)/月
送信件数ごとの費用:220(税込)円

Enterprise
固定費用:要お問い合わせ
送信件数ごとの費用:要お問い合わせ

機能・特徴
  • 書類作成・送信機能
  • 電子署名+タイムスタンプ機能
  • 高度な認証リクエスト機能
  • テンプレート作成・管理機能
  • 英語、中国語での契約締結機能
  • 二要素認証
  • チーム管理
URL 公式サイト

(5)Notion(メモ,スケジュール管理等)

Notionは、仕事で使用するツールをまとめて管理できるビジネスツールです。メモやドキュメント、表計算などを行う際に、ツールを切り替えずに利用できます。無料のテンプレートも利用が可能。Webサイトを作ることも可能です。

ドラッグ&ドロップで直感的に操作できる点も、魅力のひとつです。

提供元 ABC株式会社
初期費用 なし
料金プラン パーソナル:無料
パーソナルPro:4$/ユーザー/月(年間契約)
チーム:8$/ユーザー/月(年間契約)
エンタープライズ:要お問い合わせ
機能・特徴
  • ページ機能
  • ドキュメント機能
  • 表計算機能
  • タスク管理機能
  • 共同編集機能
  • インポート機能
URL 公式サイト

(6)AnyForm OCR(帳票データ化)

AnyForm OCRは、認識力に優れたOCRソフトで、帳票設計機能を使えばスピーディーに作業することが可能です。

辞書マスタ機能により、間違えやすい商品名や型番を登録することができ、この情報をもとに帳票を読み取る機能も搭載されています。

提供元 株式会社ハンモック
初期費用 要お問い合わせ
料金プラン 要お問い合わせ
機能・特徴
  • OCR機能
  • 帳票設計機能
  • 明細自動演算機能
  • エクスポート機能
  • 辞書マスタ機能
  • マスター翻訳機能
  • 他製品連携機能
URL 公式サイト

(7)Dr.Works(日程調整)

Dr.Worksは、Web会議のスケジュール調整に特化したデジタルツールです。オンライン上で日程を組めるため、商談先とのスケジュール調整をスムーズにします。

また、他のアプリケーションとの連携で、スケジュール確定から連絡まで最短化できます。

提供元 株式会社TOKIUM
初期費用 なし
料金プラン 要お問い合わせ(フリープランあり)
機能・特徴
  • カレンダー機能
  • プロフィール機能
  • 日程調整機能
  • 予定仮押さえ機能
  • Web会議URL自動発行機能
  • 外部アプリケーションとの連携
URL 公式サイト

(8)RECEPTIONIST(クラウド受付システム)

RECEPTIONISTは、内線を使わないクラウド受付システムです。電話を使用せずチャットで通知するため、取次作業が不要です。

日程調整ツールやスペース予約管理システムとの併用で、スケジュール調整や会議室の予約管理も効率化し、受付担当者のテレワーク化も実現。受付業務のあり方を根本から変えるデジタルツールです。

提供元 株式会社RECEPTIONIST
初期費用 要お問い合わせ
料金プラン 要お問い合わせ(月額5,000円から利用可能)
機能・特徴
  • 担当者名検索機能
  • 来訪者記録管理機能
  • 入館証シール印刷機能
  • アシスタント通知機能
  • 外部アプリケーションとの連携
URL 公式サイト

(9)Dropbox(データ共有/蓄積)

Dropboxは、クラウド型のストレージサービスです。クラウドツールであるため、デバイスの種類や場所を問わずデータへアクセスでき、メンテナンスも不要です。アクセス状況を把握し、分析できるファイル管理機能も搭載されています。

ZoomやGoogle、Microsoft 365といった外部アプリケーションとの連携機能も搭載されているため、組み合わせて使用することでさらに生産性を高めることが可能です。

提供元 Dropbox
初期費用 なし
料金プラン Plus:1,200円(税込)/月(年間契約)、月間契約の場合は1,500円(税込)/月
Family:2,000円(税込)/月(年間契約)、月間契約の場合は2,500(税込)/月
Professional:2,000円(税込)/月(年間契約)、月間契約の場合は2,400(税込)/月
Standard:1,500円(税込)/ユーザー/月(年間契約)、月間契約の場合は1,800円(税込)/月(年間契約)
Advanced:2,400円(税込)/ユーザー/月(年間契約)、月間契約の場合は2,880円(税込)/月(年間契約)
機能・特徴
  • ストレージ機能
  • ファイル管理機能
  • ワークフロー機能
  • プロジェクト管理機能
  • 外部アプリケーションとの連携
URL 公式サイト

(10)ハーモス採用(採用管理)

ハーモス採用は採用管理に特化したデジタルツールです。採用業務における母集団の形成や分析を行うことで、戦略的な採用活動を可能とします。

採用レポート機能や選考管理機能を活用することで選考プロセスの分析ができ、採用活動の効率化が見込めます。

ハイクラス転職サイト「ビズリーチ」とデータ連携すれば、作成した求人情報から自動で候補者を抽出。採用活動の品質向上に効果があるデジタルツールといえるでしょう。

提供元 株式会社ビズリーチ
初期費用 要お問い合わせ
料金プラン 要お問い合わせ
機能・特徴
  • 採用レポート作成機能
  • 選考管理機能
  • 求人管理機能
  • エージェント管理機能
  • ダッシュボード機能
  • 専任コンサルタントサービス
URL 公式サイト

デジタルツールの選び方

昨今では、数多くのデジタルツールが展開されており、ITに詳しくない方はそもそもどのようなポイントで選べば良いのかわからない方も多いのではないでしょうか。

ここからは、自社に適した適切なデジタルツールの選び方について重要なポイントを解説します。

(1)無理なく使えるか

デジタルツールを選ぶ際は、従業員が無理なく使用できるツールであるかを見極めることがポイントです。普段からデジタルツールを使用していない部署の従業員は、ITリテラシーにバラツキがあるのです。

いきなり操作が複雑なツールを導入しても、使い方がわからずかえって業務効率が下がるケースもあります。

デジタルツールを導入する場合は、ツールを利用する関係者のITリテラシーに合わせ、どのような機能であれば無理なく使えるのかを図りましょう。ITリテラシーのレベルによっては、従業員教育も必要です。

また、使いやすさも大切です。操作が難しいものや機能が多すぎるツールは使いこなすまでに時間が掛かります。できるだけ直感的な操作ができるツールを選びましょう。

(2)無料トライアルがあるか

無料トライアルがあるデジタルツールを選びましょう。導入前にどれだけリサーチしていても、実際に使用すると操作性が悪かったり、求めていた機能が装備されていなかったりするケースもあります。

まずは無料トライアルで使用感を確かめたうえで、導入できると安心です。このとき、なるべく小さな部署単位で試用するほうが検証の負担が小さくなるでしょう。試用段階では操作性だけでなく、社内のシステムとの連携も確認しておきましょう。

(3)費用対効果は出るか

デジタルツールを導入する場合は、費用対効果についても検証しましょう。デジタルツールを導入すれば必ず効果が出るというわけではありません。特に、使い慣れない導入当初は効率が下がり、負担が増える可能性もあります。

ツールに慣れるまでの期間と慣れた後の効果を比較し、ツール導入にかかるコストを回収できるかも検討しましょう。操作性や教育に関わるコストも費用対効果に影響する要素です。さまざまな角度から費用対効果を予測しましょう。

(4)セキュリティ体制が整っているか

セキュリティ体制が整っているかどうかもデジタルツールを選ぶ際のポイントです。クラウド型のデジタルツールを導入する場合、セキュリティ体制が整っていないと、情報漏えいする可能性が否めません。

会社の財産でもある情報が漏えいした場合、顧客だけでなく自社にも損害を与えるケースがあります。機密情報や個人情報を扱っていれば、その重要度はより高く、場合によっては社の信頼を失うことにもなりかねません。

導入するツールが社内のセキュリティ基準を満たしているか、想定されるセキュリティリスクを回避できる機能が搭載されているのかを確認しましょう。ツールの導入前には、改めてセキュリティに対する教育や管理体制を見直し、セキュリティ体制を強化しておきましょう。

(5)別のツールと連携できるか

他のツールとの連携も確認するポイントです。現在の業務でExcelを使用している企業は少なくないでしょうが、導入したツールにExcelとの連携機能がなかった場合、業務効率の低下が懸念されます。

現在の業務と連動したデジタルツールを選ぶことで、より大きな効率化が実現できるでしょう。また、現在使用しているツールだけでなく、今後導入する可能性があるツールとの連携も大切です。

複数の外部アプリケーションと連携できるツールを選ぶことも、デジタルツールを導入する際のポイントといえるでしょう。

デジタルツール利用時の注意点

デジタルツールは導入することが目的ではありません。あくまで、ツールの導入によって業務の効率化やコスト削減を実現することが重要な目的です。

ここでは、デジタルツールを導入した後の利用時の注意点について3つのポイントで解説します。

(1)導入しただけで満足しない

デジタルツールを利用した場合、導入しただけで満足しないことが大切です。デジタルツールを導入すれば、必ず効果が得られるというわけではありません。

ツールを使うのは人です。しかし、ツールを使いこなすことに重きを置いてしてしまい、業務効率が落ちてしまうケースも少なくありません。

デジタルツールの導入目的は、業務効率化や生産性向上です。何のためにデジタルツールを使うのかを理解したうえで、ツールを利用しましょう。

(2)利用ルールを定める

利用ルールを明確にすることも、デジタルツールを導入するときに気をつけたい点です。なかには、一部の担当者しかツールを使用せず、スキルがブラックボックス化してしまうケースもあります。

そうなると業務が属人化し、ほかの従業員がツールを使えなくなるといった弊害も生じてしまいかねません。ツールの利用には、柔軟性を持たせたルールを作ったうえで、担当する従業員が皆、ツールを利用できるような体制を作りましょう。

(3)セキュリティ対策を怠らない

セキュリティ対策を怠らないこともデジタルツールを利用する際の注意点です。デジタルデータはコピーや改ざんが簡単にできてしまいます。クラウドサービスを使用した場合は情報漏えいのリスクも高まります。

情報漏えいが発生した場合、顧客に損害を与えるだけでなく、自社に損害を与えるケースも想定されます。会社の信用や存続に影響するケースもあるでしょう。

そのような事態を回避するためにも、ウイルス対策やファイアウォールの導入といったソフト面のセキュリティ対策を実施し、併せて従業員へのセキュリティ教育も行いましょう。

「情報セキュリティポリシー」を策定し、従業員にセキュリティ教育を実施することは、情報漏えいの回避に繋がります。

[出典:総務省「国民のための情報セキュリティサイト」]

デジタルツールを活用して業務を効率的に進めよう

業務の変革にはDXの導入が推進されており、デジタルツールの導入はDXの準備運動と考えることもできます。デジタルツールを取り入れる効果には、生産性向上やコストの削減などが期待でき、顧客とのスピーディーな商談や業務の効率化にも繋がるでしょう。

デジタルツールの導入によってリモートワークへの対応も可能となります。働き方の多様化や災害時の事業継続に対応できることも、デジタルツールの導入で得られる大きな効果です。

デジタルツールを選ぶ際は「社内で無理なく使用できるかどうか」「費用対効果はあるのか」といったポイントを押さえ、可能であれば無料トライアルで試用してみましょう。

デジタルツールを利用する時の注意点は、導入しただけで満足しないことです。デジタルツールの導入はあくまでも手段であり、業務効率化や生産性向上が目的です。目的を理解したうえでデジタルツールを利用しましょう。

利用にはセキュリティも含めたルールを定め、従業員全員が理解したうえでツールを使うよう心がけましょう。自社に適したデジタルツールの活用で、会社の将来につながる業務の効率化を目指しましょう。

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