デジタルワークプレイスとは?メリットや課題・事例・必要なツールを解説

2022/7/1 2022/07/01

デジタル化

デジタルワークプレイス・DX

働き方改革やリモートワークの普及により、ビジネス環境におけるデジタル技術の活用は大きく進化と普及を遂げています。これまで以上にDXの重要性が高まる中で、新しい働き方やビジネス戦略を支援するためのデジタルワークプレイスの構築も注目を集めています。

本記事では、デジタルワークプレイスとは一体何なのか、その概要からメリット、課題までを徹底解説します。

デジタルワークプレイスとは?

デジタルワークプレイスとは、インターネット環境さえあれば、オフィスと同様の仕事ができるよう、業務に必要な情報やツールをオンライン上に集約した、デジタルな職場環境を意味する言葉です。

これらは、テレワークなどの新たな働き方や、デジタル社会におけるビジネス成長を支える基盤ともなる取り組みのため、デジタル技術を活用した上での高い生産性を目指す、成長戦略の一環とも捉えることができます。

そんなデジタルワークプレイスには、大きく2つの目的があります。

まず1つは業務のデジタル化です。紙媒体を利用した申請・承認フロー、手続きといったアナログな業務プロセスをデジタル化・オンライン化することで業務の効率化が実現できる点です。

さらにもうひとつが、場所を選ばない働き方の実現です。従業員はインターネットを介して業務をおこなうため、必ずしもオフィスで仕事をする必要はありません。

場所を選ばない働き方を実現することで、従業員の生産性やエンゲージメントの向上を目指すことができるようになるのです。

なぜデジタルワークプレイスが注目されるのか

デジタルワークプレイスが注目されている理由はなんでしょうか。その最も大きな理由には、DX(デジタルトランスフォーメーション)の推進が挙げられるでしょう。

DXはデジタル技術を利用して、従来の企業や社会のあり方、業務、事業、体制に変革をもたらす取り組みのことです。

実際、巨大テック企業に分類されるAmazon、Google、Netflixといった大手企業は、デジタル技術を駆使したビジネスモデルによって、グローバルな事業を展開する世界的な企業へと急成長を遂げました。

ライフスタイルや価値観の多様化により、消費者による商品・サービスへの興味・関心の流動性は高まるばかりです。そのようなビジネス環境において企業の優位性を保つためには、迅速な事業の転換による新たな価値の提供を続けなければなりません。

デジタルワークプレイスは、そのような激化する市場競争を勝ち抜くためのDX推進の一環として注目されているのです。

デジタルワークプレイスによるメリットは、単にテレワークによって通勤時間がなくなるだけではありません。

たとえば、働く場所を選ばないのであれば、世界中から優秀な人材を集めることが可能です。また、介護や子育てといった、ライフステージの変化による従業員の離職を防ぐ効果もあるでしょう。

さらに、システムによる業務の自動化により生産性を向上できるだけでなく、情報共有が容易になるため、社内のコミュニケーションが最適化され、部門を超えたプロジェクトも可能になります。

このように、デジタルワークプレイスは人手不足の解消、体制・業務変革のための大きな助けになるのです。

テレワーク普及による影響

新型コロナウイルス感染症の拡大は、ビジネス環境にも大きな変化を与えました。その一つには、急速なテレワークの普及が挙げられます。デジタルワークプレイスは、このテレワークと非常に密接な関係があります。

先にもお伝えしたようにデジタルワークプレイスは、場所を問わずにインターネット環境さえあれば、オフィス勤務時と同様の仕事ができる環境をオンライン上で整える、「デジタルな仕事空間」です。

テレワークは、オフィス外で業務をおこなう働き方のため、当然、このデジタル空間が必要となります。ないます。そのため、デジタルワークプレイスはテレワークを円滑に行うための土台となる取り組みなのです。

働き方改革による影響

働き方改革推進の上でも、デジタルワークプレイスは、大きな役割を持っています。従来の就業形態は、毎日出勤し、「オフィス」で「定時」働くことが当たり前であると考えられていました。

しかし、このような働き方は、ライフステージの変化や個々人の事情に対応することが難しく、労働の意思があり能力があるにもかかわらず、退職を余儀なくされるケースは一定数あったと考えられるのです。

ダイバーシティの重要性が叫ばれているように、ライフスタイルや価値観は、今後もますます多様化することが予想されます。

働き方改革は、そもそも一人ひとりの事情に応じた多様な働き方を選べる社会において、誰もが活躍できる環境づくりを目指す取り組みです。

そのような社会を目指す上で、テレワークのような柔軟な働き方の実現が重要視されるようになり、必要不可欠な要素であるデジタルワークプレイスにも関心が寄せられるようになったといえるでしょう。

デジタルワークプレイスによる3つのメリット

デジタルワークプレイスのメリットとはなんでしょうか。3つにわけてご紹介します。

生産性の向上

デジタルワークプレイスの導入により、生産性を向上させることが可能です。デジタルワークプレイスを構築する過程では、積極的に業務のデジタル化を進めることになります。

そのため、これまで人の目や手でおこなってきた作業の自動化を推進することもあれば、オンライン上での一括管理により業務スピードの課題が解決できることもあるでしょう。

また、業務が自動化できれば、ヒューマンエラーを軽減できるだけでなく、24時間同じパフォーマンスを維持しながら稼働させることも可能です。

デジタルワークプレイスは、場所を選ばずに仕事ができるようになるだけではないのです。これらの仕事環境の変化が、生産性を大きく向上させることは言うまでもありません。

ES(従業員満足度)の上昇

デジタルワークプレイスの導入は、従業員の満足度向上に貢献します。理由は主に2つあります。

一つは、システム化による効率的な労働環境の実現やルーティンワークの自動化により、コア業務に集中できる時間が、これまでよりも多く確保できる点です。

従業員は、より重要な業務に注力できる環境が整うことにより、やりがいを持って仕事を進めることができます。

誰がやっても同じ作業ではなく、自分だからこそできる業務に集中できることは仕事に対するエンゲージメントや満足度の向上にもつながるはずです。

ダイバーシティの実現

これまでお伝えしてきたようにデジタルワークプレイスは、テレワークなどの柔軟な働き方を組織に導入する上での必要な環境となります。

柔軟な働き方の実現により、さまざまな価値観や背景を持った従業員が集まれば、そこから生まれる価値観やアイデアも自ずと多様化していきます。

このようなダイバーシティの実現は、市場におけるあらゆる属性のユーザーへの理解へとつながり、事業の成長や新しい価値観・ビジネスモデルの創出へと発展していくのです。

デジタルワークプレイスにおける課題

企業にとって大きなメリットのあるデジタルワークプレイスですが、推進するにあたっては、事前に体制を整えておくべき3つの課題もあります。それぞれを詳しく解説していきます。

セキュリティ面の対策

デジタルワークプレイスの導入にあたっては、セキュリティ対策を万全にしなければなりません。

デジタルワークプレイスでは、多くの業務をインターネットを介した仕事環境にておこないます。そのため、オフィス内での業務や社内ネットワークのみを使用していた時と比べてセキュリティ関連のリスクが高いといえます。

たとえば、オフィス外のネットワークを使用した場合、その安全性が十分でなければ、ネットワークへの侵入による、機密情報の覗き見や盗取などの危険が生じてしまいます。そのほかにも、従業員のセキュリティリテラシーの低さが情報漏洩トラブルの引き金となってしまうこともあるかもしれません。

そのため、セキュリティ対策は徹底しておこなう必要があります。セキュリティソフトウェアの導入のほか、場合によっては危険な操作を制限したり従業員の操作ログを取得したりする、いわゆる「監視ツール」の利用も検討しなければなりません。

また、システムのセキュリティ対策だけでは限界があるため、従業員への啓発も大切です。研修やガイドライン制定をおこない、従業員のITリテラシー向上に努めましょう。

社員の進捗管理

デジタルワークプレイスでは、業務の進捗管理が困難になるという課題もあります。

同じ空間で働いていれば、定例ミーティングなどの形式的な場だけでなく、日々、自然発生するコミュニケーションから情報共有することもあったでしょう。また、働きぶりなどの様子から、業務が順調なのかどうかをうかがい知ることもできたはずです。

デジタルワークプレイスにより、従業員が各々別の空間で仕事をするようになると、そのような交流や確認の機会は減ってしまいます。

個人における情報共有の意識を改めて高めることや、チャットツールやタスク管理ツールの活用など、体制やマネジメントにおいても工夫をする必要があります。

環境の整備が必要

デジタルワークプレイスにて仕事をするには、当然ながらインターネット環境は「絶対に必要」といえます。また、ノートパソコンやスマホなどのモバイル端末も「必需品」となるかと思います。

そのほかにも、システムの導入やセキュリティ対策、社内規定の整備など、デジタルワークプレイスの構築、および、それらを活用したテレワークの実現などには、相応の初期費用と手間を要することになるでしょう。

これらの計画を一気に進めるとなれば、組織の負担も大きく、導入後にも大きな混乱が生じがちです。デジタルワークプレイスを推進する際には、まずはスモールステップで無理なく始めることが大切です。

デジタルワークプレイスに役立つツール

ツールの活用は、効率的で快適なデジタルワークプレイスの実現を大きく前進させます。

ここでは、おすすめのツールを5つご紹介します。

オンライン会議ツール

オンライン会議ツールは、いわゆる「ビデオ通話」による、コミュニケーションが図れるツールです。

テレワークでは、メールやチャットなどのテキストによるやり取りが増えることになります。しかしテキストコミュニケーションは、情報や履歴が残るメリットがある一方で、視覚的な説明がしにくいなどのデメリットもあります。

その場合は、オンライン会議ツールにより、画面や資料を共有しながらのコミュニケーションが便利です。

また、オンライン会議の活用は、移動時間・交通費が削減できる、スケジュールを確保しやすくなるなどのメリットも得られます。

オンラインストレージ

デジタルワークプレイスを円滑かつ効率的な空間にするには、データへのアクセスや情報の共有に便利なオンラインストレージの利用も必要です。オンラインストレージは、クラウド上に設置されたサーバーにデータが保管できるシステムのことです。

保管されたデータは、インターネット環境さえあれば、どこからでも閲覧・編集することができ、一元管理のため、ファイルが乱立してしまい、どれが「正しい」データなのかがわからなくなることもありません。

例えば、操作マニュアルを運用する際には、メンバーは常にオンラインストレージ上にアップされた「1つのファイル」を閲覧することになります。そのため、内容が変更されても、即座に最新のバージョンが社内共有されるのです。

ファイル管理と共有を効率性を高めてくれるオンラインストレージは、デジタルワークプレイスと非常に相性がよいツールといえるでしょう。

勤怠管理ツール

デジタルワークプレイスでは、勤怠管理をオンライン上でおこなうことになります。そのため、勤怠管理ツールの導入が必要になります。勤怠管理ツールは、ブラウザやアプリを介して勤怠記録をおこなうツールです。

主にスマホやインターネット上で打刻が可能なため、従業員はオフィス外からでもストレスなく始業・終業の打刻をおこなうことができます。

管理者側にとっても勤怠管理ツールには大きなメリットがあります。就業時間の自動計算、有給日数の管理もおこなってくれるため、管理業務が非常に楽になります。また、給与計算システムと連携することで、勤怠記録から給与計算をおこなうことも可能です。

コミュニケーションツール

デジタルワークプレイスでは、オフィス勤務時には意識する必要のなかったコミュニケーション不足に対する対策も求められるでしょう。

メールでのやり取りだけで十分と感じるかもしれませんが、メールは作成に時間がかかるだけでなく、フランクなコミュニケーションが取りづらかったり、グループでの情報共有に手間がかかるなどの難点があります。

そのため、状況に応じて連絡を素早く効率的におこなうためのコミュニケーションツールが必要です。その中でも代表的なツールが、チャットツールです。

チャットの場合、メールよりも会話に近いやり取りがしやすいだけでなく、グループチャットなどのルームを作成することにより、必要に応じたメンバーへの情報共有が簡素化されます。

また、社内SNSも便利なコミュニケーションツールです。社内SNSの用途は幅広く、従業員全体への業務連絡や、従業員のスケジュール共有、オンライン申請システムなど、さまざまな機能が搭載されています。

それだけでなく、先にご紹介したオンライン会議ツールや稼働状況が可視化されるバーチャルオフィスツールなど、近年では、さまざまなコミュニケーションツールが登場しています。これらを利用することで、テレワークであっても十分な連携が可能になるでしょう。

セキュリティツール

社内ネットワークを利用するオフィス勤務と異なり、デジタルワークプレイスではインターネットを利用して業務をおこないます。そのため、情報漏洩や不正アクセスなどのセキュリティリスクが高くなってしまいます。

これらのセキュリティ事故を未然に防ぐため、セキュリティツールの導入は必須と言えますが、セキュリティツールにも、パソコンのウイルス感染を防ぐ、アンチウイルス・アンチスパムツールのほか、業務に関係ないサイトや危険なサイトにアクセスできないようにするフィルタリングツールなど、目的や機能の違いによってさまざまな商品・サービスがあります。

また、ノートパソコンやタブレットのようなモバイル端末については、端末の操作を制限したり、挙動を監視する機能に加え、端末をリモート操作によって初期化する機能を搭載したMDMツール(モバイル端末管理ツール)を導入しておくと安心でしょう。

デジタルワークプレイスを導入した5つの事例

ここでは、デジタルワークプレイスを導入した事例を5つ紹介します。

1.キリンホールディングス

キリンホールディングスは、新型コロナウイルス感染症拡大防止のための対策として、在宅勤務を積極的に推奨しました。

在宅勤務の実施にあたり、以下のような取り組みをおこなっています。

  • 出社の目的を定め、出社人数を限定する
  • 出社割合を3割までに制限
  • ペーパーレス化
  • 印鑑捺印・経理処理の見直し
  • 在宅勤務の回数上限撤廃
  • 在宅勤務時の光熱費の一部補填
  • 1日200円の在宅勤務手当

これにより、BCP対策としてのテレワーク化を推進し、同社の出社率を20%に抑えることに成功しただけでなく、デジタルワークプレイスの構築も実現しました。

2.株式会社シーエーシー

「株式会社シーエーシー」は、2011年からいち早く「いつでもどこでも誰とでも」働ける環境づくりに努めている企業です。

2020年からは、新型コロナウイルス感染症対策をきっかけに、システムの増強をおこないました。例えば、自宅から会社のサーバーに接続して操作する仮想デスクトップ、インターネット回線を擬似的に社内回線にしてセキュリティを高めるVPNなどを導入。くわえて、会議や情報共有の手段としてMicrosoft Teamsを活用しています。

同社はこのような取り組みの中で蓄積したノウハウをもとに、企業のテレワーク導入や、働き方改革推進の支援をおこなっています。

3.ポルシェインフォマティク

ポルシェインフォマティクは、自動車メーカー「ポルシェ ホールディング ザルツブルク(以下、PHS)」のIT子会社です。

ポルシェインフォマティクでは、PHSに所属する世界27カ国・約3万人の従業員が、いつでもどこでも働けるように、Microsoft Office 365プラットフォームを活用して、デジタルワークプレイスを実現しました。

従業員は容量100GBのメールボックスやクラウドドライブを利用し、場所や時間を選ばずに、ドキュメントとアプリケーションへのアクセスが迅速におこなえます。

また、全社規模で整合性のあるモビリティ構想を作り出したため、高いセキュリティを維持したモバイルワークが可能になりました。

同社はこの取り組みで完成した環境を利用して、持続可能な事業開発を推進するとしています。

4.アクセンチュア株式会社

アクセンチュア株式会社は、Microsoft Teamsを活用することで、効率的なテレワーク環境を実現しています。

入社初日からのテレワークも可能な同社では、社内のコミュニケーションを、すべてMicrosoft Teamsに集約することで、コミュニケーション不足の解消や情報共有の円滑化を図りました。

また、仕事で関わらない人との関係が構築しにくい課題を解消するため、趣味や研鑽のためのコミュニティを構築。普段の仕事では関わらない従業員とのネットワークの形成も積極的におこない、社内コミュニケーションの活性化を推進しています。

5.株式会社ゴールドウイン

スポーツアパレルメーカーの株式会社ゴールドウインは、どこでも仕事ができる環境づくりに取り組んでいます。

同社では、元来より環境マネジメントの取り組みとして、ペーパーレス化を実施。社内資料をオンラインストレージで管理し、会議などではノートパソコンから、参加者が各々に資料を閲覧する方法を取り入れていました。

このようなペーパーレス化への先立った取り組みにより、テレワークへの移行時も業務が滞ることなくスムーズに進むなど、どこでも働ける環境を目指した結果、自然とデジタルワークプレイスが完成していたのです。

デジタルワークプレイスはこれからますます注目される

デジタルワークプレイスは、IT技術を駆使した生産性の向上、どこでも働ける環境の構築を可能にします。このメリットは、多くの日本企業が直面している「人手不足」や「柔軟な労働環境の実現」といった課題の解消に向け大きな効果を発揮するはずです。

また、世界の名だたる企業の多くがIT技術を駆使した企業変革をおこない市場での競争力を強化しているように、日本企業においても組織や事業のDXは、必要不可欠な経営戦略の一つとして捉えなければなりません。

デジタルワークプレイスは、コロナ禍をきっかけに広く普及し始めましたが、それに限らず、そもそも現代のビジネス環境を勝ち抜く上での重要な体制であると考えられるものです。

そのため、今後デジタルワークプレイスは、単なる注目ではなく、企業の最重要課題としての位置付けがますます色濃くなっていくことが予想されるのです。

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