請求書電子化のメリット・デメリットとは？システム導入の重要性を解説

請求書の電子化とは？

「請求書の電子化」とはWeb上で請求書を発行し、PDFファイルなどの電子データに変換することを指しています。

近年では請求書を電子化するクラウドサービスが多数あり、データ化された請求書をメールに添付して送付したり、専用のサイトからダウンロードする形で請求書を発行するタイプなどもあります。

電子発行システムを利用すれば、データを取り込んで発行日時を指定するだけで相手方に請求書を送付することも可能です。

紙面の請求書を発行する場合は、印刷後に会社印を押印して郵送するなど、一連の流れを必要とします。しかし、請求業務を電子化した場合はこれらの作業が不要となり、業務効率化につながります。

PDFなどの改ざんできないファイルで発行

請求書の電子化には注意点があります。例えばワードやエクセルファイルは、簡単に改ざんができてしまいます。

このようなトラブルを防ぐためにも、請求書の電子化を行う際は、改変ができないPDF変換ソフトなどでデータ化することが重要です。

専用Webページからダウンロード

請求書を、クラウド上の専用Webページからダウンロードする方法で電子化することも可能です。受け取る方も専用ページからダウンロードするだけで、複雑な操作は必要ありません。

また、先方が請求書のデータをダウンロードをしたか否かを確認できるサービスもあります。ダウンロードタイプの場合は請求書を送付する必要がないため、郵送費や事務的な作業も不要で、業務がスリム化されます。

請求書の電子化をする際に重要な2つの法律と制度

請求書の電子化を進める際には、e-文書法と電子帳簿保存法という2つの法律とインボイス制度について理解しておく必要があります。これらの法律と制度については、聞いたことがないという人も多いのではないでしょうか。

しかし、最近では電子保存の義務化なども制定されています。ここでは法律と制度について詳しく説明しますので、ぜひ参考にしてください。

e-文書法

e-文書法とは、今まで紙媒体で保存していたものを電子化し、保存を認める法律のことです。例えば帳簿・請求書・領収書は法律によって保管が義務付けられています。この法律では紙媒体だけでなく、電子化して保存することも許可されています。

各府省の府省令によってe-文書法の要件は変わりますが、経済産業省では前提として、以下の4つの要件を定めています。

• 見読性：データが見やすいかどうかを判別するものであり、ディスプレイ表示や印刷をした場合に情報がはっきりと読み取れることが求められます。
• 完全性：作成された文書とデータが同じものであり、改ざんが行われていない書類であることが必要です。訂正があった場合は、その事実確認も求められます。
• 機密性：電子データを保存するときは、盗難、漏洩、不正アクセスなどができないないようにアクセス制限をかけるなどのセキュリティー対策が必要です。
• 検索性：電子化された文書をすぐに利用できるよう、検索のしやすさが確保されているこ　とが必要です。

上記の条件を満たした請求書などは、電子化して保存することが可能とされています。

電子帳簿保存法

電子帳簿保存法とは、各税法で原則紙保存が義務付けられている帳簿や決算書、請求書などの書類について、一定の条件を満たすことにより電子データで保存することを認める法律です。

この法律は1998年に制定され、その後何度も改正が行われた後、2022年1月の改正では電子保存の義務化などが制定されました。現在、電子データの保存は次の3つに区分されます。

1. 電子帳簿等保存・・・電子的に作成した帳簿・書類をデータのまま保存(決算書等)
2. スキャナ保存・・・紙で受領・作成した書類を画像データで保存(領収書、請求書等)
3. 電子取引・・・電子的に授受した取引情報をデータで保存

これらの方法によって請求書などを電子保存することが義務付けられたのです。

2023年から施行の「インボイス制度」

2023年からインボイス制度がスタートします。正式名称を「適格請求書等保存方式」とするインボイス制度。適格請求書とは売手が、買手に対し正確な適用税率や消費税額等を伝えるための手段であり、一定の事項を請求書や納品書に記載することが必要となります。

現在、消費税率は原則10％ですが、酒類・外食を除く飲食料品や定期購読している新聞などについては消費税は8％の軽減税率が適用され、2種類の税率が混在しています。

そのため、売り手が買い手に対して商品の消費税を正しく伝える必要があり、課税している消費税率･消費税額を請求書のなかで明記する「適格請求書等保存方式」が導入されることになりました。

請求書を電子化したい企業がシステムを導入するべき理由

電子帳簿保存法が制定され、請求書の電子化が加速するでしょう。その際、法改正に対応した請求業務が必要となります。

ここでは、紙ベースの請求書から電子請求書へ切り替える際に、企業がシステムを導入すべき理由を説明しています。

法改正への自動適用が可能

前述したように、これまでも法改正は度々行われてきました。今後も、時代の状況などに応じた法律の改正は定期的に実施されるでしょう。

クラウド型の電子化システムはアップデートによって法改正にも対応されるため、法律が変わったときの適用がスムーズです。法改正に対応されていることは、システム導入の利点のひとつといえるでしょう。

タイムスタンプの付与など保存要件を満たす運用ができる

電子帳簿保存法には保存要件として以下の2つが求められます。ここではこれらの条件について説明します。

• 真実性の要件
• 可視性の要件

真実性の要件

それぞれ詳しく説明します。まず真実性の要件を満たすためには以下のいずれかを満たす必要があります。

①タイムスタンプが付された後、取引情報の授受を行う。

②取引情報の授受後、速やかに(又はその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに)タイムスタンプを付すとともに、保存を行う者又は監督者に関する情報を確認できるようにしておく

③記録事項の訂正・削除を行った場合に、これらの事実及び内容を確認できるシステム又は記録事項の訂正・削除を行うことができないシステムで取引情報の授受及び保存を行う

④正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定め、その規定に沿った運用を行う

[引用:国税庁「電子帳簿保存法が改正されました」より]

ここで紹介されたタイムスタンプとは、印字されている時刻にその電子データが存在しており、それ以降は改ざんされていないことを証明する技術です。電子データには偽造が出来ない仕組みが求められているのです。

可視性の要件

次に可視性の要件として以下の要件を満たす必要があります。

保存場所に電子計算機(パソコン等)、プログラム、ディスプレイ、プリンタ及びこれらの操作マニュアルを備え付け、画面・書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと

電子計算機システムの概要書を備え付けること

検索機能を確保すること

[引用:国税庁「電子帳簿保存法が改正されました」より]

※検索機能とは、

• ①取引年月日、取引金額、取引先により検索できること
• ②日付又は金額の範囲指定により検索できること
• ③二つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できること

これらの要件をすべて満たす必要があります。また、前述した真実性の要件とあわせてこれらの全てを自社で行うことは不可能に近く、システムを導入することが必須となるでしょう。

テレワークへの対応・業務効率化

紙ベースの請求業務ではオフィス内でなければ作業ができませんでした。しかし、請求書の電子化を行うことで、インターネット環境さえあれば場所を選ばず業務に対応することが可能となり、請求業務のために出社する必要性がなくなります。

さらにテレワークへの対応も可能となり、郵送業務など工程を省略できるため、業務の効率化にもつながるでしょう。

請求書の電子化で得られる5つのメリット

請求書を電子化することでペーパーレス化の促進や業務の効率化、コストの削減など長所はあります。ここでは5つのメリットを紹介します。

(1)ペーパーレス化の促進

国が施策の一つとして進めているペーパーレス化。請求書の電子化はペーパーレス化の促進につながります。また、ペーパーレス化することで文書を保管する必要がなくなるため、スペースを有効活用することも可能とします。

近年、企業に求められているSDGsの観点からも、ペーパーレスは注目されています。ペーパーレス化は、森林破壊を防ぐだけでなく地球温暖化の防止にも貢献します。環境に配慮している企業としての知名度や評価の向上にもつながるでしょう。

(2)請求書管理の効率化

請求書の電子化は、紙ベースの請求書作成に必要な印刷や捺印、郵送手配などの事務作業が不要となり、労力を削減できます。

また、検索機能を使えることも請求書を電子化する利点で、請求書の確認作業をスムーズにします。これらのように請求書管理の効率化につながることは、電子化によって得られる大きなメリットといえるでしょう。

(3)請求書の再発行・修正が簡易化

紙ベースの請求書の場合、請求書の誤りなどで再発行する際には、情報を更新して印刷をし直すなど、時間と手間を要します。

ところが、電子化された請求書の場合はパソコン上で修正作業を行えるため、再発行も簡易化されます。請求書の再発行や修正を容易とすることも、電子化することの利点となるのです。

(4)コストの削減

請求書を電子化することで印刷作業が省けるため、用紙代やインク代といった印刷業務に関わるコストが不要となります。さらに、郵便代・封筒代や紙の請求書を扱う際に必要となる保管スペースの費用も削減されるでしょう。

印刷や封入作業に伴う人件費も低減。請求書を電子化することで目に見えないコストもカットし、経営をスリム化します。

(5)承認・押印フローの効率化

紙の請求書の場合は、業務の承認や押印のために会社に出社する必要があります。さらに、担当者が不在の場合などは作業が中断してしまいます。

しかし、請求書が電子化されると、インターネットを介してのやり取りが可能となり、場所を選ばず実務を可能とするため、承認・押印フローの効率化にもつながるのです。

請求書の電子化で起こり得る3つのデメリット

請求書の電子化には当然ながらメリットではなくデメリットも存在します。今回は3つのデメリットについて説明します。

(1)取引先への説明の手間

これまで紙で対応してきた請求書を電子化するときは、取引先への説明に手間を要する場合があります。請求書の電子化に抵抗がない取引先であればスムーズに対応を進めることができますが、中には電子化対応を拒む企業もあるでしょう。

この際の対策としては具体的に何がどのように変更されるのか、そして先方にとってのメリットやデメリットについても説明しましょう。

受領確認までスピーディーであることやデータの照合が容易なことなど、相手先にプラスになる点を伝えることは有効といえます。しかし諸事情により、先方の電子化対応が難しい場合は、柔軟に応じる姿勢も大切です。

(2)システム導入時のコスト

請求書を電子化するシステムの導入時には初期費用などが発生します。初期費用が無料のものもありますが、利用料金などが発生することから、システムの導入時は費用がかかるように感じるかもしれません。

しかし実際には、ペーパーレス化や人件費の低減など、電子化することによりカットされる費用が大きいため、結果としてはコストの削減につながるケースが多数でしょう。

(3)請求書の発行フローの考案

システム導入時には、従来の請求書発行フローを見直す必要があります。電子化に際してのマニュアル作成はもちろんのこと、新たな承認フローの構築も必要となるでしょう。

その点に十分に注意し、できるだけ効率的なフローの考案やルール作りを行うことがスムーズな電子化への移行につながります。

請求書の電子化を進める手順とポイント

請求書の電子化を進めるためには手順を踏むこととポイントを押さえることが大切です。ここではこれらの手順と重視したいポイントについて見ていきましょう。

(1)社内外へ電子化する旨を通達をする

まずは、社内外へ電子化する旨を通達する必要があります。また、取引先の電子請求書に対する対応の可否も確認しましょう。滞りなく対応できるよう、事前に案内して準備期間を設けることは必須です。

しかし、導入が難しいとする取引先には、個別対応が必要となるため早い段階で社内外へ電子化する旨を通達しましょう。

(2)紙面での郵送を希望する企業のリスト化・周知を行う

請求書の電子化を導入しても、一定数の取引先は紙面での請求書を希望することが予想されます。従って、電子化に対応する企業と紙面での対応を継続する企業が混在することになるでしょう。

紙面で対応すべき企業に、誤って電子化された請求書を送ってしまうことなどないよう、紙ベースでの対応を希望する企業のリスト化と周知を行いましょう。2種類の請求書対応が必要となることから、ミスが発生しない仕組みを構築することが大切です。

(3)改ざん防止への対応を考えておく

先述したように電子帳簿保存法に対応するために、真実性の証明が必要となるため、改ざん防止の対応も考える必要があります。

請求書のPDF化や、情報が改ざんされていないことを証明するタイムスタンプ対応を行うための機器の導入など、改ざん防止対策も視野に入れておきましょう。

(4)社内の承認フローに合わせたシステムを選ぶ

請求書の電子化を実施する際、導入するシステム選びは、その後の作業能率を左右するため非常に重要です。もし、導入するシステムが現状の業務フローに対応していなかった場合、運用の負担やミスにもつながりかねません。

社内の承認フローなどもしっかり確認し、自社にとって最適なシステムを選ぶことが請求書を電子化するメリットに直結するのです。

(5)社内研修を実施し「電子化」の運用を徹底する

請求書を電子化した後は、紙ベースの請求書と電子化されたものが混在するダブルスタンダードの状態になることが考えられます。この際に、業務の混乱やミスを招くことがないよう注意しなければなりません。

業務の移行によるトラブルを防ぐために、社内研修を積極的に実施するなど電子化の仕組みを従業員に浸透させましょう。また、周知だけでなくサポート体制を構築するなど、電子化の運用を土台から支えることも重要です。

請求書の電子化に役立つおすすめシステム5選

現在、多数の請求書電子化システムが存在しています。今回はその中でも特におすすめのシステムを5つ紹介します。

(1)クラウドサイン

電子契約サービスで有料導入企業数、契約送信件数、市場認知度においてNo.1の「クラウドサイン」。弁護士ドットコム株式会社は日本の電子契約市場の立ち上がりを支え、政府へのIT化戦略にも提言するなど電子契約の普及と共に事業成長を成し遂げています。

(2)楽楽明細

帳票データのCSVまたはPDFをシステムにアップロードするだけで、取引先の希望に応じてWEB、メール添付、郵送、FAXでの自動送信が可能です。

一括同封機能が搭載され、帳票レイアウトを自由に設定できることも魅力です。マイページの二段階認証によってセキュリティも強化。充実した機能と丁寧なサポート体制が特徴です。

(3)Misoca

請求書だけでなく見積書、納品書も簡単に作ることが出来ます。クラウド上で帳票が一元管理できるため、部門間での情報連携もスムーズで、ペーパーレス化・業務効率化を可能とします。

ビジネス向けIT製品・クラウドサービスのレビュープラットフォーム「ITreview（アイティレビュー）」に投稿されたレビューをもとに、顧客満足度が優れた製品に送られる「ITreview Grid Award 2022 Spring」でLeader賞を獲得。アフターサービスも充実しています。

(4)freee会計

freee会計はクラウド会計ソフト市場シェアNo.1で、有料課金ユーザー数は33万を超えています。操作性が良く、初心者にも使いやすい仕様になっている点も魅力です。簡単に請求書の作成ができ、一元管理も可能としています。

チャットや電話、YouTubeでの対応などサポート体制も充実。スマホでも請求書を作成できます。

(5)マネーフォワード クラウド請求書

マネーフォワード クラウド請求書は見積書 ・納品書・請求書・領収書に対応した汎用性の高いシステムです。取引先・印影・品目などをフォームに沿って入力するだけで、簡単に帳票を作成することができます。

作成した請求書はワンクリックでメール送付することも可能。また、PDFファイルのダウンロードや印刷も可能なため、紙面での請求書を希望する取引先への対応も可能です。

請求書を電子化する際の注意点

請求書を電子化する際にはいくつかの注意が必要です。今回は主に2つの注意点を説明します。

パスワードの設定や誤送信対策

請求書には取引上の機密情報が記載されているため、万が一、外部に洩れてしまうと重大なトラブルに発展してしまいます。従って、請求書を送付する際はファイルにパスワード設定を行うことが重要です。

また、電子化することで簡単にメール送信ができるため、誤送信対策を講じる必要もあるでしょう。送信前の再確認やダブルチェックも大切ですが、誤送信時の送信取り消し機能が備わっているメールソフトもあります。よって、メールソフトの操作や機能の確認もしておくとよいでしょう。

作成した請求書の管理方法の決定

電子化された請求書は検索性と保存性において優れていますが、大切なのは管理体制です。適切に管理を行って電子化することの利点を活かす必要があります。

そのためにも、事前にフォルダを作成してグループ分けするなど、準備を整えておくことでスムーズに体制を移行しましょう。

また、請求書は法律で7年間の保存義務期間が定められています。情報が消失してしまった場合に備え、定期的なデータのバックアップも忘れてはなりません。

請求書を電子化して発行・管理の業務効率化を

請求書を電子化することで、さまざまな障壁が生じることも考えられますが、それ以上のメリットも多数あります。

法律の改正に向け、自社ですべての対策を実施することにはかなりの時間と労力を要するでしょう。しかし請求書の電子化のためにクラウド型のシステムを導入することは、法改正への対策にもつながります。

また、請求書を電子化することによるペーパーレス化や、その延長線上にあるテレワークなどの働き方改革の促進。そして請求書管理の効率化やコストの削減など、さまざまな業務の改善につながるところが電子化による最大のメリットです。

結果として、多角的な業務効率化を可能とする請求書の電子化。会社の業績アップと働く人の満足度の向上にもつながる、請求書の電子化を実現してはいかがでしょうか。