請求書の支払期限ってどう決める?設定方法や支払期日を過ぎた場合の対処法

最終更新日時:2023/03/01

請求書発行システム

請求書の支払い期限

金銭などの請求を行う際に発行する請求書は、支払期限を定めなければ、請求された側はいつまでに支払えばよいのかわかりません。また、請求する側についても、いつ入金されるかわからないため、最悪の場合は入金されないままになってしまうケースもありえます。当記事では、請求書の支払期限の設定方法について解説するとともに、支払期限を過ぎても支払われない場合の対処方法も解説します。

請求書に支払期限が必要な理由

請求書は、請求する側からみると、サービスや商品などを提供したことを証明し、支払ってもらうために発行する書類です。また、請求される側にとっては、サービスや商品に対する費用が発生し、支払ったことを証明するための書類となります。

したがって、取引先との認識に相違があり何らかのトラブルが発生した際には、請求書を確認することで取引があったことを証明でき、サービス・商品提供の事実を証明するだけでなく、トラブル防止の役割もあるといえます。

なお、請求書には支払期限の設定が必要不可欠です。支払期限が設定されていなければ、取引先がいつまでに支払えばよいかを確認できません。

また、一般的な常識とかけ離れた支払期限を設けてしまった場合、「入金を忘れる」「入金額を間違える」「混乱してしまう」といったように、取引先に多大な迷惑がかかる恐れがあります。トラブルの発生を防ぐためにも、適切な支払期限を設けましょう。

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請求書の一般的な支払期限

請求書を初めて発行する際には、支払期限をいつに設定するべきなのか分からず困惑する場合もあるでしょう。ここでは、一般的な支払期限について解説します。

月末締めの翌月末日払い

多くのケースで用いられているのは、「月末締めの翌月末日払い」です。当月の1日から月末までに提供したサービスや商品の費用をまとめて、翌月末日までに支払ってもらう方法になります。

月末までの納品分を請求するため、請求書の発行が翌月になってしまうこともありますが、それにより支払期限を延長する必要は基本的にはありません。

月末締めの翌々月末日払い

「月末締めの翌々月末日」を支払期限とするケースも最近では多くなっています。支払期限まで期間に余裕があるため、取引先にとっても取引しやすいでしょう。

なお、下請け企業への支払いは60日以内に行わなければなりません。これは、「下請代金支払遅延等防止法」により、「原則60日以内の間で、可能な限り短い期間内で設定した支払期限までに支払いを済ませること」という義務が請求された側である親事業者に課せられているためです。そして、この場合の基準日は、商品やサービスの受領日であり、締め日や請求日ではないため注意しましょう。

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請求書の支払期限を設定する方法

取引先から支払期限に関する要望がなく、どのように支払期限を設定すればよいのか悩んでしまう場合もあるでしょう。ここでは、請求書の支払期限の設定方法について解説します。

請求書の支払期限は明確に決まっていない

一般的な支払期限は、「月末締めの翌月末日払い」「月末締めの翌々月末日払い」と設定されることが大半です。ただし、支払期限に厳密な決まりはないため、双方の合意により、「月末締め翌月15日払い」「15日締め当月末日払い」といったような支払期限を設定することもできます。

ただし、先ほど述べた「下請代金支払遅延等防止法」には注意が必要です。下請け企業に商品やサービスの費用を支払う際には、商品やサービスの受領日から60日以内の可能な限り早い時期に支払いを完了させる必要があるため、それらの受領日から60日を超える日付を支払期限に設定しないように注意しましょう。

取引先の支払条件に合わせる

支払期限を設定する際、自身のルールで勝手に設定しない方が無難です。取引先との話し合いによって、どちらかのルールに則って設定することが大切です。

まずは、取引先に請求書の作成方法や発行方法にルールや要望があるかを確認しましょう。この段階で、支払期限を提示されることもありますが、支払期限に要望がない場合は、自社の設定した支払期限で問題がないかどうかの確認を取ります。

もし、問題があれば支払期限を調整した上で、再度確認し、問題がなければ請求書の作成を開始しましょう。

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請求書に記載するその他の項目

請求書に記載する内容は、支払期限だけではありません。ここでは、支払期限以外の記載項目について簡単に解説します。請求書を作成する際の参考にしてみてください。

請求先

請求先は、請求先の企業名を記載する欄に「企業名 御中」と記載するのが通常です。部署や担当者など細かい指定がある場合には、全ての情報を記載しましょう。

なお、当然ですが、企業名は正式名称でなければなりません。例えば正式な会社名が「株式会社ABC」の場合、ただ「ABC」と書くだけでは正式な書類と認められないため注意が必要です。

また、郵便番号や住所などを記載するケースもあります。窓付封筒を使用し、住所などを記載した部分が見えるような封筒に入れればそのまま郵送できるため大変便利です。

請求書の発行日

請求書の発行日とは、基本的にはサービスや商品の取引年月日のことです。実際に取引があった日のことで、請求書を作成した日のことではありません。

請求書の発行日の記載がないと、いつの時点の請求書なのかが分からなくなってしまう可能性があります。請求書の発行日の設定方法はのちほど紹介しますが、自社の提供するサービスや商品の内容、提供方法などと共に記載するようにしましょう。

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管理番号

管理番号とは、請求書の通し番号のことです。請求書に通し番号をつけておくと書類の前後関係が明確になり、管理しやすいため、書類の紛失防止に役立ちます。

管理番号は必ずしも記載しなければならないわけではありませんが、取引が長期にわたる場合には管理番号をつけておくと便利です。

取引内容

取引内容とは、商品やサービスの名称、数量、単価、小計のことです。何をどれくらい提供したのか、分かるように明確に記載しておきましょう。ただし、サービスの場合には、名称をどのように記載したら良いかわからず悩むこともあるかもしれません。

その場合は、大まかな費用の名称と細かい補足情報を記載することで、サービスの内容が明確になります。例えば、「コンサルティング費用:経営戦略のアドバイス」といった具合です。取引内容の記載についての明確なルールや規定はないため、自社と取引先の双方が理解できる内容であれば問題ありません。

請求金額

請求書には、取引内容の小計・源泉徴収税額・消費税額・合計金額を記載する必要があります。単位は「円」または「¥」です。

源泉徴収税額は、取引先が源泉徴収義務を負う場合のみ記載が必要です。したがって、取引先が法人の場合のみ記載し、個人事業主やフリーランスとなる場合には、源泉徴収税額の記載は不要となります。

ちなみに、源泉徴収制度とは、所得(報酬)を得た者が国に納付すべき税金(所得税)を、報酬などを支払う者がその所得税分を控除(源泉徴収)して請求者に支払い、控除した所得税を代わりに国に納付するという制度です。そして、この源泉徴収した所得税と復興特別所得税の合計額を「源泉徴収税」といいます。

源泉徴収税の詳細については国税庁のホームページで確認可能ですが、源泉徴収税の基本的な計算方法は以下のようになります。

  • 100万円以下の場合:支払金額×10.21%(1円未満の端数は切り捨て)
  • 100万円を超える場合:(支払金額–100万円)×20.42%+102,100円(1円未満の端数は切り捨て)

源泉徴収税額がある場合、請求金額は、サービスの小計と消費税額の合計から、この源泉徴収税額を差し引いた金額となります。ただし、厳密にはサービスにより計算方法が異なるため、詳細は国税庁のホームページでご確認ください。

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振込先

振込先には、自身(自社)の銀行口座等の情報を記載します。記載する内容は以下の通りです。

  • 金融機関名
  • 銀行コード
  • 支店名
  • 支店コード
  • 口座の種類
  • 口座番号
  • 口座名義人

銀行コードや支店コードはなくても問題ありませんが、念のため記載しておきましょう。個人事業主については、事業用の口座がなければ個人の口座でも構いません。

振込手数料

振込手数料は、支払者である取引先が負担するのが一般的です。そのため、振込手数料は請求金額と離れたところに記載し、数字が混同しないよう配慮する必要があります。

また、取引に慣れていない企業の場合には、振込手数料をどちらが負担するか理解していない可能性もあります。念のため、請求書を発行する前に確認しておきましょう。そうすれば、後々、トラブルが発生するリスクを抑えられます。

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請求書はいつ発行すべきか?

請求書はいつ発行すればよいでしょうか。請求書を発行するタイミング、つまり「請求書の発行日」はケースによって異なりますが、

基本的には、支払方式によって設定されるのが一般的です。なお、支払方式には、以下2つがあります。

  • 都度方式
  • 掛売方式

1.都度方式

都度方式は、「取引が終了した日」つまりサービスの提供が終了した段階でその都度請求書を発行する方法です。都度請求することから、単発での取引の場合にはこちらを利用するのが便利です。

一方で、繰り返し取引が発生するような場合には、都度請求書を発行すると手間と時間がかかってしまうため、以下の「掛売方式」で請求する方がよいでしょう。。

2.掛売方式

掛売方式は、「債権が発生した日」一般的には「取引先の締め日」を基準として、1ヵ月などある一定期間の間に行った取引分を後日まとめて請求する方法です。

この方式は、多くのケースで採用されている方法で、例えば、月末締めを採用しているのであれば、月末までに提供したサービスを集計し、月末または翌月頭に請求することになります。

支払方法や状況にあわせて発行しよう

請求書は基本的にサービスや商品の納品前に提出することはありません。しかし、前払い金や着手金をあらかじめ受け取る場合には、納品の前に請求書を発行するケースもあります。上で述べた支払方式を基本としつつ、状況に合わせて請求書の発行日を設定し、取引先に提出しましょう。

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請求書の再発行について

請求書が思わぬ形で紛失してしまうことや、請求書の内容にミスが発生することもあるでしょう。そういった場合は請求書を再発行します。

その際、請求書の発行日は基本的に変更せず、ミスがあった部分だけ修正するようにします。また、再度提出する際は、書類のタイトルなどに「再発行」と明記しましょう。前回提出した請求書と混同したり紛失したりするリスクを削減できます。

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請求書が持つ法律上の有効期限

請求書には新民法第166条第1項1号で定められた有効期限(時効)があります。改正前は、請求書の有効期限は、「支払期限の翌日から2年」とされていましたが、改正後の2020年4月1日以降に発行した請求書の有効期限は、「支払期限の翌日から5年間」です。

この有効期限が過ぎると、請求できなくなりますので、注意が必要です。したがって、2020年3月31日までに発行された請求書の有効期限は2年間と、3年程期限が短くなっているため注意が必要です。

また、万が一請求書に支払期限を記載していない場合には、「契約成立日から5年」となり、時効が早まってしまうので、請求書には必ず「支払期限」を記載するようにすることも重要です。

したがって、支払期限を過ぎても支払いがない場合は、必ず5年以内に入金されるよう手続きをしておきましょう。

なお、請求書の有効期限を5年以上に延ばすことも可能です。内容証明を作成して取引先に送付することで、時効の完成が6ヶ月猶予(停止)され、請求書の有効期限が6ヶ月間延長されるので、簡単な方法で有効期限を延ばしたい場合には、有効といえるでしょう。詳細はのちほど紹介します。

請求書の支払期限を過ぎた場合の対処法

稀に、請求書の支払期限を過ぎても支払いがなされないこともあります。万が一の際に焦ることなく対応するためには、支払期限を過ぎた場合の対処方法を事前に確認しておくことが大切です。ここでは、4つの対処方法を紹介します。

自社で請求書の内容を確認する

まずは、自社で間違いなく請求書を発行できているかを確認する必要があります。取引先に確認した後、自社のミスで遅れていたということが発覚すると、信頼関係に悪影響を及ぼす可能性があるため注意が必要です。以下のポイントを念頭に置きチェックしましょう。

  • 請求書の発行ができていたか
  • 請求書を確実に取引先に送れていたか
  • 入金確認にミスがないか
  • 振込みや請求書の受領手続きで問題が発生していないか

特に、請求書をデータやメールで送付したのではなく郵送していた場合には、発送時や受領時のトラブルが発生しやすくなりますので、要注意です。

取引先へ支払いの確認をする

自社の確認ミスや発送ミスが見つからなかった場合は、取引先に連絡を入れましょう。取引先のミスで支払われていない場合もあれば、支払いの途中で何らかのトラブルが発生したが気づいていない、という場合もあります。時間が経ってしまうと確認作業の手間が増えるため、早めに連絡を入れることが大切です。

なお、取引先に連絡する際には、メールや電話で連絡をしますが、電話だけの場合だと記録が残らないため、できるだけメールも併用して記録しておくことも有効です。

また、取引先のミスであることを決めつけたような言い方になると、相手に不快感を与えてしまう可能性もあるため気をつけましょう。また、なぜ請求書の支払いが遅れることとなったのか、原因を究明し、次回以降同じ事が起こらないよう努めることも大切です。

取引先へ内容証明を送付する

上記の方法によっても取引先から支払いがない場合には、内容証明を送付します。内容証明とは、「いつ、どのような内容の文書」を誰から誰宛てに送付したかということを郵便局が証明する書類です。

裁判など法的手段をとる場合には、有効な証拠となり、さらに取引先に心理的なプレッシャーを与えることもできます。また、内容証明を送付すると、請求書の有効期限が6ヵ月間延長されます。万が一、手続きに遅れが出た際や、時効間際に入金されていないことが発覚した場合の時間を稼ぐ方法としても、有効な方法といえます。

なお、内容証明自体は自身で作成します。以下の項目を記載しましょう。

  • 文章のタイトル
  • 通知内容
  • 作成日
  • 取引先の企業名と住所
  • 自社の企業名、住所及び代表取締役の氏名

送付方法としては、郵便局の窓口・インターネットの2つの方法でで送付できます。郵便局で送付する場合には、内容証明を3部準備し郵便局の窓口に提出します。

1枚は発送され、1枚は郵便局で保管、1枚は控えとして返却されますので、控え分は必ず保管しておきましょう。その他にも必要書類があるので、郵便局に混雑状況含めて事前に問い合わせをして確認しておくと、無駄な手間も省けます。

なお、費用は通知内容の分量にもよりますが、1枚送付する場合だと約1,300円です。ただし、郵便局で送付手続きを行う場合には、手続きが完了するまでに30分位かかること、受付窓口が混んでいることも多いため、時間に余裕をもって行くとよいでしょう。

裁判所に支払督促を申し立てる

支払督促とは、裁判所が債務者へ支払の督促を行う手続きのことを指します。内容証明を送付しても支払いがない場合、裁判所に申し立てると裁判所が間に入り、費用を請求してくれるというもの。

この支払督促があれば、すぐに強制執行の手続きに移行できるため、支払いが見込めずに強制執行まで考えている場合に早めに申し立てることが重要です。また、自社で取引先と交渉する手間が省けるため、トラブルの発生を予防できます。

また、申し立ての手続きは自社でもできますが、弁護士に依頼も可能です。弁護士を通すことで、より迅速かつ正確に手続きできますが、弁護士費用がかかることと、他の裁判手続きよりも簡単な手続きであることから、安く済ませたい場合は、自社で申し立てるのがよいでしょう。なお、申し立ての際の主な必要書類は以下の通りです。

  • 申立書
  • 当事者目録
  • 郵便はがき
  • 請求の趣旨や原因を記載した書類
  • 封筒

自社で申し立てをする場合は、上記のような必要書類を用意するとともに、他に必要書類がないか、申し立てる裁判所のホームページや電話などで確認の上、裁判所に提出するようにしましょう。

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おすすめの請求書作成ソフト

請求書を作成する際は、ソフトを利用するのが簡単でおすすめです。ソフトを利用すれば、手作業での計算や入力の際に発生しやすいようなヒューマンエラーによるミスも予防できます。

おすすめのソフトを3つ紹介するので、参考にしてみてください。なお、いずれも電子帳簿保存法やインボイス制度に対応可能なのでご安心ください。

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URL公式サイト

請求管理ロボ

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提供元株式会社ROBOT PAYMENT
初期費用要問い合わせ
料金プラン

59,000円~/月

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導入実績利用企業500社以上導入
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URL公式サイト

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URL公式サイト

請求書における支払期限の設定には注意が必要

請求書を作成する際は、支払期限を必ず設定し、明記することが重要です。支払期限は「月末締め翌月末日払い」もしくは「月末締め翌々月末日払い」とするケースが一般的ですが厳密な決まりはありません。

ただし、請求書の支払期限が設定されていないと、取引先がいつまでに支払えばよいか分からず混乱したり、いつまで経っても支払いがなされないといったトラブルが発生する恐れがあります。

そういったトラブルなどを避けるためにも、取引先と話し合った上で、適切な支払期限を設定し、請求書を発行するようにしましょう。

なお、自社で請求書を作成するのが大変で時間がかかってしまうと感じる場合は、請求書を簡単に作成でき、かつ管理も一元化できるソフトを利用するのもひとつの方法です。今回の記事でおすすめのソフトも紹介しているので、ぜひこちらも参考にしてみてください。

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