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請求書発行から入金管理まで徹底解説！生じる課題や効率化のポイントは？
ビジネスで取引が発生すると、代金を回収するための請求書の発行や入金管理が必要になります。本記事では、請求書の発行方法から入金管理までを徹底的に解説します。あわせて、発生する課題や効率よく作業を行うポイントも紹介するので、業務に役立ててください。
目次
請求書について
業務で日頃よく目にする請求書ですが、まずは、その重要性や請求書に関連するルールについて把握しておきましょう。
請求書とは？
請求書とは、サービスへの対価を求める際に、その金額、振込先、支払期限などを明らかにした文書のことです。
取引について提供者と受領者の双方が合意していれば、請求書は必須ではありません。
しかし、一般的に支払いは後払いであり、サービスの提供と支払いの間に時差があります。文書にすることで、支払いの漏れや金額や期限などの認識違いを防ぐことができます。
また、税務調査の時に取引の証明に役立つということもメリットのひとつです。
▷請求書とは何か？定義・必要性・役割や発行方法について徹底解説
請求書の発行方法
請求書の発行について特に決まったルールはないものの、トラブル防止という観点で以下の情報を記載するのが一般的です。
- 書類のタイトル(請求書であることが分かるようにすること)
- 購入者の名称
- 販売者の名称、住所、連絡先
- 取引日、取引内容
- 請求金額
- 振込先
- 文書の発行日
これらを記載の上、偽造防止のため押印(必須ではありません)すれば完成です。
なお、請求書を発行するタイミングは2通りあります。
ひとつは取引が発生するたびに発行する「都度請求」です。1ヵ月の間に何度も取引することがない場合や、顧客との次回のコンタクトが確約できない場合に都度請求の方法を採ります。
請求書を都度発行する手間はかかりますが、未回収のリスクが減ります。
もうひとつは一定期間分をまとめて請求する「一括請求」です。一定期間に複数回取引を行うことが前提である場合は、掛売にして締め日に一括して請求するほうが効率的です。
▷請求書発行ってどの部署の仕事？経理や営業の担当者はチェック！
請求書の保存期間
請求書の保管期間は、法人と個人事業主とで異なります。
法人に対しては法人税法により7年間、個人事業主に対しては所得税法により5年間、保管することが義務付けられています。
なお、この期間の開始日は、文書を発行した日ではなく、確定申告提出期限の翌日となっているので注意が必要です。
法人の場合はさらに、平成30年(2018年)4月1日以降赤字になった年度の請求書は10年間保管することが求められています。
また、個人事業主で消費税を納めている場合は、消費税法により7年間の保管が必要となります。
▷請求書の保存期間は？基本の知識や個人事業主と法人の違いも解説
入金管理について
相手先に請求したら、その後は支払い状況の確認業務が発生します。ここでは入金管理について説明します。
入金管理とは？
入金管理とは、支払いが正しく行われているかどうか確認し、エラーがあれば適宜対応する業務です。
入金管理の主な業務について紹介していきます。
①入金確認
入金が行われた事実を確認します。一般的に以下のような項目について、帳簿と齟齬がないか確認します。取引相手が多くなりサービスが多様化すると照合だけでも大変な作業です。
- 振込名義(支払者)
- 支払日
- 案件名(何のサービスに対する支払いか)
- 振込金額と帳簿との照合(齟齬の有無の確認)
②支払い過不足への対応や未入金への催促
入金内容に間違いがあったり未入金の場合には、迅速な対応が必要です。
過払いがあれば通知の上、返金手続きを取ります。不足もしくは未入金があれば、電話・メール・書簡などで催促を行います。
時間がたつほど回収は困難になるので、催促は迅速に行う方が良いでしょう。また、過払いへの対応も、相手がミスに気付いて催促するよりも先に通知すると、良い印象を与えることになります。
相手が正しく入金したにもかかわらず催促を行うと信用を落とすことになるので、催促の際には細心の注意が必要です。
③入金消込
入金消込とは、入金されたことを確認した後に売掛のリストからその案件を消す作業のことです。一般的に行われている複式簿記の中では次のような作業を行います。
「1万円のサービスを提供し、来月支払われる」という状況だとして、請求段階では借方(簿記の左側)に売掛金1万円、貸方(右側)に売上1万円と記録されています。
| 借方 | 貸方 | ||
| 売掛金 | 10,000円 | 売上 | 10,000円 |
請求後に支払いが確認できたら、借方の「売掛金」を「預金(資産)」に、貸方の「売上」を「売掛金」に変更して入金消込の作業完了です。
| 借方 | 貸方 | ||
| 預金(資産) | 10,000円 | 売掛金 | 10,000円 |
入金管理の重要性
入金管理はお金のやり取りが正しく行われていることを確認する作業であり、会社と取引相手との信頼関係に直結する業務です。
そのため、齟齬なく迅速に行われることが極めて重要とされています。
請求書発行から入金管理までの流れ
請求書発行から入金管理までの流れを詳しく解説します。
1.請求書を締め切る
まずは1ヵ月の中で取引が継続的に発生している場合であっても、決まった日に一旦締めて精算を行います。
例えば毎月20日が締め日の場合、先月21日から今月20日までに発生した取引を今月分としてまとめて請求を行うのです。このケースでは、今月21日に発生した取引は来月分にまわすことになります。
2.請求書を発行する
取引先ごとに一定期間の取引を列記し、内容に間違いがないか確認します。合計金額も算出し、請求書として発行します。
請求書には以下の情報を記載しておきましょう。
- 宛名
- 自社の会社名、担当部署、住所、電話番号等
- 請求書番号
- 請求書発行日
- 請求内容(明細)
- 振込先(金融機関名、支店名、口座種別、口座番号、口座名義)
- 支払期日
請求書番号は必須ではありませんが、付けておくと問い合わせ時等に起こるミスコミュニケーションの防止に役立ちます。
あらかじめ請求書のフォーマットを作成しておき、そこにデータを埋め込むといった作り方が一般的です。
▷請求書を発行するのは義務なのか？発行の目的や記載すべき必須項目
3.請求書を送付する
作成した請求書を印刷し、郵送またはFAXで取引先に送ります。最近はPDFにしてメールでの送付や、プラットフォームを介した受送信も行われています。
請求書は信書に位置づけられるので、宅配便では送付できません。
FAXでは文字の潰れに対する注意が必要です。フォントや文字サイズに工夫が求められます。
いずれにしても間違った相手に送らないように注意し、支払期限の2~3週間前には届くようにすることが重要です。
▷請求書の郵送方法は？送付状の書き方やマナー・注意点を解説
4.相手方からの入金を確認する
請求関連業務は、請求書を送付して終了ではありません。
取引先が支払いを行ったかどうか、入金状況をチェックすることも必要です。期限内に支払いが行われていなければ、取引先に対し催促を行います。
また、支払金額が請求額と一致しているかどうかもチェックしなければなりません。
齟齬を見つけたら迅速な対応が必要です。不足に対しては改めて請求し、過剰に対しては次回の支払いの際に差し引くなど、段取りを決めて実行します。
5.入金リストを更新する
正しく入金されていることを確認したら、入金消込を行います。入金消込の具体的な流れについては前述のとおりです。
ここでは、あらかじめ作成しておいた請求先リストと実際の入金状況を突き合わせ、入金が確認できた取引先をチェックします。
Excelなど手作業で行う場合には手間がかかりますが、システムを導入すれば自動化も可能です。
請求書発行や入金管理で生じる課題
請求書発行や入金管理業務には、次のような課題があり、担当者を悩ませています。
書類の管理や保管により負担がかかる
請求書は、法人では7年間、場合によっては10年間保管しなければならないので、その分の場所を確保しなければなりません。
しかも保管するだけでなく、いつでも目的の文書を引き出せるよう整理する工夫も必要です。
整然とした状態を保ち続けるのはエネルギーを要する業務であり、担当者にかかる負荷は軽くありません。
請求書の印刷などのコストがかかる
請求書を紙で送るとなると、紙代・印刷代・封筒代・郵便料金と、1枚当たり100円以上のコストがかかり、積み重なると非常に大きな金額になります。
金額の計算に手間がかかる
請求書作成や入金管理は正確さが求められる業務であり、細心の注意を払わなければなりません。さらにダブルチェックなど、時間も人手も必要とします。
この業務は取引上の信用を高めるという点で極めて重要ですが、直接的に売上や利益を向上させる仕事ではないので、必要最小限に抑えたいところです。
ミスやトラブルのリスクがある
どんなに注意を払っても、人間が行う以上、ミスの発生リスクはつきものです。1円でも齟齬があればトラブルにつながるリスクがあります。
また、お金に関する業務には、横領の防止などにも目を光らせる必要があります。チェックする人間をどんなに増やしても、これらの悩みが解消することはありません。
業務効率化を図るためのポイント
請求に関する業務負担は長年経営者と担当者を悩ませてきましたが、近年様々なソリューションが登場しています。その代表的なものを以下に解説します。
代行サービスを利用する
請求書発行から入金消込までの全行程や特定の部分を代行するサービスが登場しています。
このようなサービスを利用することにより、経理業務への投資を抑え、自社の人材を事業の中核に投入できるようになるというメリットがあります。
一方、アウトソーシングを使うことでノウハウを蓄積しにくくなるという側面もあります。自社がどの範囲の業務を自前で持つべきか、経営戦略の視点で考察した上で利用すると良いでしょう。
業務工程の見直しを行う
社内のリソースのみで行える取り組みとしては、業務工程の見直しが挙げられます。
これは業務の流れ全体を細かく洗い出し、重複の是正や演算方法の改善で効率化できないか模索することを指します。
属人化した業務を一般化したり、非効率的な工程を改善することで業務効率化や生産性向上につなげられるでしょう。
ペーパーレス化を行う
ペーパーレス化もまた業務改善の重要なキーワードのひとつです。
特にテレワークの実現が求められる昨今、紙を使ったコミュニケーションは極力控える必要が生じ、今後この傾向はますます加速していくでしょう。
印刷だけでも大きなコストがかかり、発送や収納・保管にかかる手間や費用も大きな負担になります。
徹底的にペーパーレス化を図ることは、業務効率化とコスト削減、テレワーク環境下での生産性向上という観点からも重要と考えられます。
請求書管理システムを導入する
請求書の発行や管理ができるシステムを導入することも有効な手段です。
現在、SaaS(Software as a Service)の形で様々な請求書管理システムが登場しており、請求書発行の電子化や自動送信だけでなく、入金消込まで自動化するサービスが提供されています。
数値の照合などは人間には手間のかかる作業ですが、機械にとっては得意分野と言えます。こうしたツールを使うことで、請求関連業務は大幅に効率化されることでしょう。
▷請求書発行システムの選び方ガイド！選定ポイントや注意点を解説！
▷請求書発行システムとは？導入するメリットやデメリットも解説
請求管理の業務に役立つおすすめシステム
請求管理業務によく利用されているシステムを以下に紹介します。
マネーフォワードクラウド請求書
マネーフォワードクラウド請求書は、見積書 ・納品書・請求書・領収書を簡単に作成するクラウド型請求書ソフトです。
豊富な料金体系の中から事業規模に適したプランを選択できます。
| 提供元 | 株式会社マネーフォワード |
| 初期費用 | 無料 |
| 料金プラン | ■法人向け
■個人向け
|
| 機能・特徴 | 帳票作成、メール送信、郵便代行、検索機能、ステータス管理、マネーフォワード社の会計ソフトと自動連係(他社ソフトとの連携は要相談)等 |
| URL | 公式サイト |
楽楽明細
「面倒くさい印刷、封入、発送作業の手間が0に!」を第1メリットとする請求書発行クラウドサービスです。2年連続シェアナンバーワンの実績を持ちます(同社HPより)。
| 提供元 | 株式会社ラクス |
| 初期費用 | 11万円(税込) |
| 料金プラン | 26,400円(税込)～/月 ※従量課金制 |
| 導入実績 | 4,000社以上(2022年5月時点) |
| 機能・特徴 | 請求書、納品書、支払明細などの帳票をWEB上で発行するクラウド型のシステム、電子帳簿保存法・インボイス制度に対応、API連携等 |
| URL | 公式サイト |
freee会計
決算書や帳簿作成だけでなく、日々の入出金管理から経営状況の把握まで効率的に行うことができるクラウド型会計ソフトです。
銀行口座やクレジットカード情報などを自動取得し、手作業で取引金額を打ち込む必要のない仕様となっています。
| 提供元 | freee株式会社 |
| 初期費用 | ■個人事業主向け:無料 ■法人向け
|
| 料金プラン | ■個人事業主向け
■法人向け
|
| 導入実績 | 個人事業主向け:31万事業所以上※2021年6月末時点 法人向け:33万社以上※freee会計有料課金ユーザー数(2021年12月末時点) |
| 機能・特徴 | 確定申告書類作成や提出、見積書・請求書・領収書作成、レシート読み取り、入金・支払管理レポート等 |
| URL | 公式サイト |
MakeLeaps
MakeLeapsはフリーランスから大企業まで幅広く対応したクラウド型の見積・請求・入金管理ソフトです。
お金の流れを見える化し、請求業務の8割を削減することがメリットとして強調されています。
| 提供元 | メイクリープス株式会社 |
| 初期費用 | 無料 |
| 料金プラン | 無料プラン:0円 取引先の上限3社 見積書と請求書のみ利用可 個人プラン:550円(税込)/ユーザー 取引先の上限10社 ユーザー数3名まで |
| 機能・特徴 | 見積書・注文請書・納品書・請求書・領収書など書類作成、書類の電子送付・郵送代行、カード決済、入金管理、電子承認、作業時間管理等 |
| URL | 公式サイト |
e-メイサイプロ
e-メイサイプロは、クラウド上で請求書の発行・受取を行えるサービスです。
特に受取側の業務効率化に主眼を置いたサービスとなっています。pring法人送金サービスと連携すると送金業務も自動化できます。
| 提供元 | 株式会社シスプロ |
| 初期費用 | ■受取りタイプ
■発行タイプ:16万5000円(税込) |
| 料金プラン | ■受取りタイプ
■発行タイプ
|
| 機能・特徴 | 顧客情報の一括登録、承認プロセス、請求書検索、請求書・見積書・納品書の発行・受取、会社別仕分け、紙の請求書のデータ化等 |
| URL | 公式サイト |
システム導入を検討する際の選び方
システムを導入する際には以下のような注意点があります。
システムの連携ができるか
現在社内で稼働中、あるいは導入を検討している他のシステムとの連携が可能かどうか、確認しましょう。
売上管理システムや財務・会計関連システムと連動できれば、さらに自動化や効率化できることが増える可能性があります。
逆に稼働中のシステムと連携できなければ、かえって手間が増え、狙った改善効果が得られないかもしれません。
大抵のシステムのサイトや資料には連携できるソフトの情報が記載されているので、確認しておきましょう。
自社の目的に沿ったシステムか
自社の目的に沿ったシステムであるかどうかを検討しましょう。目指すゴールは何で、それを実現する手段として十分なものか、あるいは過剰なものはないか、といった視点で情報を整理していきます。
説明を聞いたり資料を読んだりしていると、どれも必要な機能に見えてくるかもしれませんが、どこが業務改善の肝か見極めが必要です。使わない機能やオーバースペックとなるプランに投資する必要はありません。
現状分析とあるべき姿とのギャップ分析をふまえて導入検討に臨みましょう。
プランの料金は適切か
システムのプランには、個人事業主向け、中小企業向けや大企業向けといった事業規模に応じたグレードが設定されているものがあります。
しかし、「従業員が何人以上であればこのプラン」と明確に線引きできるものではなく、微妙なポジションにある企業も多いと考えられます。
自社に導入する場合はどのような使い方になるか想定し、適切なプランを選択しましょう。
セキュリティやサポートは万全か
最近のシステムはクラウドを活用することが多くなっています。
クラウド上のサービスは、多くの人がひとつのソフトウェアをシェアすることになるので、情報漏洩のリスクがつきものです。したがって、セキュリティレベルの確認は必須となります。
また、安全に適切に使うためのサポート体制があるかどうかも、重要なチェック項目です。特にテーマが金銭関係なので、信用が絡む極めてセンシティブな事柄と考えられます。どのようにして安全性を担保するのか、確認しておきましょう。
請求書発行から入金管理を一貫して効率化すること
請求関連業務は、様々なツールを活用することで作業負担の軽減が可能です。
自社の人材だけで解決するのではなく、外注やソフトウェアの利用も検討してみる価値はあるでしょう。
効率化により浮いたリソースをさらなる成長に回せるようになるかもしれません。自社にとって最適な方法で、請求書発行から入金管理までの業務を改善していきましょう。
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