サブタスクが業務効率化のカギ?機能の概要や適切な活用方法を解説!

2021/11/22 2022/06/07

タスク・ToDo管理

サブタスクを想起させるイメージ画像

サブタスクとは、タスクを具体的に細分化したものを意味します。大きなプロジェクトの仕事では、それぞれのサブタスクを上手く管理して仕事を進めることが業務効率化のコツになります。サブタスク管理の難しい点や、より簡単・効率的に管理するコツをお伝えします。

サブタスクの意味とは?

業務効率化のカギになると考えられているサブタスクですが、具体的には何を指す言葉なのでしょうか。まずは、サブタスクの意味について確認していきましょう。

サブタスクとはタスクを具体的に細分化したもの

サブタスクの概念イメージ図

サブタスクとは、タスクの作業内容を具体的に細分化したものです。大きなタスク(親タスク)を構成する小さなタスク(子タスク)と考えるとイメージしやすいでしょう。

タスクを大きいまま捉えると、理解が難しかったり、難易度が高く感じたりすることがあります。そのため、「何から始めればいいかが分からない」「どう進めればいいか分からない」ということが起こってしまうのです。

タスクをサブタスクへと具体的に細分化すれば、やるべき作業や進め方が明確になります。

サブタスクを利用するメリットは?

では具体的にサブタスクを利用するメリットはどこにあるのでしょうか。ここからは、サブタスクのメリット3つを解説します。

メリット1:やることが明確になる

サブタスクを利用する1つ目のメリットは、やるべきことが明確になることです。タスクを細分化せずに仕事を進めようとすると、やるべき作業が見えてこないことがあります。

タスクの細分化は、具体的に必要な作業を可視化できるように書き出していきます。これにより、やるべきことが明確になるのです。やるべき作業が明確になっていれば、集中して取り組めるので効率も向上するでしょう。

メリット2:やる順番がハッキリする

サブタスクを利用する2つ目のメリットは、作業する順番がハッキリすることです。

タスクに優先順位をつけたつもりでいても、タスクを細分化していないと効率的に進められていない可能性があります。サブタスクを書き出していれば、小さな作業レベルで取り組む順番がハッキリするため、より効率的に仕事が進められるのです。

また、頭で整理するのではなく可視化しておくことで、他の業務をかけもちしている場合でも優先順位を間違うこともありません。

メリット3:抜け漏れがなくなる

サブタスクを利用する3つ目のメリットは、仕事の抜け漏れがなくなることです。

タスクを順調に進めているつもりでも、細分化していないと小さな作業の抜けや漏れが起こる可能性があります。特に複数の案件を抱えているときなどは、うっかりミスが発生しがちです。

タスクを細分化して洗い出し、作業の順番をハッキリさせておけば、必要な全ての作業とスケジュールが可視化できるため、作業の抜け漏れがなくなります。

サブタスクの具体例

サブタスクの具体例をひとつ挙げてみましょう。パソコン内のデータを探すのに時間がかかってしまうため、データ整理をしようとしています。

このタスクを書き出すと次のとおりです。

タスク パソコン内のデータ整理

このタスクをサブタスク化(細分化)すると次のようになります。

サブタスク 整理するデータを決める(データの種類やプロジェクト単位、期間で区切るなど)
共有フォルダーなどを確認し、不要なデータを削除する
残すデータを探しやすいように分ける
新しい分け方のとおりにフォルダーを作る
残すデータをフォルダーに格納する

必要な作業が可視化でき、やるべきことが明確になっていることがわかります。「パソコン内のデータ整理」とだけ書き出すよりも、作業が効率的に進められるでしょう。

サブタスクの管理方法について

サブタスクの管理方法は、仕事をスムーズに進める上でとても重要です。基本的には、サブタスク(子タスク)もタスク(親タスク)と同様に、次の7つの手順で管理するのがいいでしょう。

  1. サブタスクを書き出す
  2. サブタスクを細分化する
  3. サブタスクの優先順位を決める(時間軸、重要度と緊急度)
  4. やらないタスクを決める
  5. スケジュールに落とし込む
  6. スケジュールどおりにタスクを実行する
  7. わからないことは相談する

サブタスク管理で難しい点

サブタスク管理で難しい点は、管理が煩雑になる可能性があることです。

1つのタスクを細分化すると、そこから複数のサブタスクが具体化されます。仕事をスムーズに進める上では重要ではあるものの、その作業数が多すぎると、逆にやるべきことがわからなくなったり、優先順位をつけるのが難しくなったり、管理に時間がかかり過ぎてしまうのです。

特に複数のプロジェクトを並行して進めている場合は注意しましょう。サブタスクの管理に時間が取られるようでは本末転倒です。サブタスク管理があまりに煩雑になるようなら、タスクを細分化し過ぎないでおきましょう。

サブタスク管理のコツ

上記でお伝えしたように、サブタスクは通常のタスクよりも細かな管理が必要です。そのため、どのサブタスクがどこまで進んでいるのかを一目でわかるようにしておくのが管理のコツになります。

おすすめの管理方法は、アナログ(付箋などの紙)とデジタル(タスク管理ツール)の使い分けです。

サブタスクの書き出しの際には、付箋や名刺ほどの大きさの紙などを使い、不要なタスクを削除して優先順位をつけるところまで進めましょう。やるタスクが決まったらタスク管理ツールなどに入力し、そのタスクが「未着手」「着手」「完了」のどの状態(ステータス)なのか分かるようにします。

アナログとデジタルを使い分けることで、煩雑になりがちなサブタスク管理も上手に行えるでしょう。

サブタスクの機能の概要と活用方法

Wrike、Backlog、Taskworldなどのタスク管理ツールには、サブタスク機能もあります。デジタルツールにおけるサブタスク機能はどのようなものかを確認していきましょう。

サブタスクの一般的な機能

タスク管理ツールにおける一般的なサブタスクの機能は、次のようなものです。

  • タスクに対してサブタスクを細かく設定できる
  • 各サブタスクに担当者を割り振れる
  • 各サブタスクの期限を設けられる
  • サブタスクのステータスをワンクリックで変更できる
  • タスクに対する進捗(パーセント)が自動で計算される

タスクを構成するサブタスクに対して、担当者や期限、ステータスなどの情報がパッと見てすぐにわかるように管理できます。

サブタスク機能があれば、ステータス(未着手、着手、完了)の変更や進捗がチームで共有できるため、仕事がスムーズに進められるでしょう。

サブタスクの活用方法

タスクの進捗を細かく確認できるのは、サブタスク活用の大きなメリットです。タスクの完了に向けてサブタスクが抜け漏れなく完了できているか、どこか遅れているところはないかなどを確認しながら、サブタスクの優先順位や期限を変えていくこともできます。

例えば、営業会議の資料を作るというタスクがあるとします。

  • 営業会議の資料を作る

上記のタスクに対して考えられるサブタスクは、次のようなものです。

  • 必要な情報を確認する(自社の営業成績、自社の課題、業界の実績推移など)
  • 必要な情報を集める
  • 提出期限を確認する
  • 会議の出席者を確認する(誰が見る資料なのか)
  • 資料に必要な表やグラフを作成する
  • 資料を作成する
  • 完成した資料を確認してもらう
  • 印刷する(必要に応じて)

サブタスク機能を使ってタスク管理をしていれば、この中のどのサブタスクが終わっているか(完了)、遅れているか(着手)、まだ取り掛かっていないのか(未着手)がすぐにわかります。

終わっていないものがあれば、何か滞っている理由があるのか、他に担当できる人がいないかなどの確認や変更も可能になるでしょう。

サブタスク管理を活用すれば、常にタスク細部の状況が把握できるため、仕事に遅れが出ることなく確実に進められるのです。

サブタスクを効率的に活用しよう!

サブタスク管理はタスクを細分化し、より具体的に可視化することで仕事をスムーズに進めていく方法です。これまでのタスク管理では、取り掛かるべき作業や優先順位がわからなかったという方は、ぜひサブタスクを効率的に活用してみましょう。

サブタスクを利用すれば、やるべきことが明確になり、優先順位も決めやすいため、無駄や重複がなくなり仕事のスピードや質の向上が期待できるでしょう。

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