ビジネス用語「タスク」とは？正しい意味・類語や使い方を簡単に解説！
タスクという言葉はビジネスマンなら誰でも日常的に触れる言葉です。本記事では、基礎知識としてタスクの正しい意味や類語・関連後との違いをわかりやすく紹介します。後半ではタスク管理の重要性や具体的な流れを解説するので、日々の業務効率化にぜひ役立ててください。
目次
タスクとは？正しい意味や使い方をわかりやすく解説！
ビジネスのシーンで当たり前のように使われているタスクという言葉。日常的に使われているだけに、正しい意味や類語との違いをきちんと理解していないと、業務に支障がでてしまう恐れがあります。
そこで、タスクの意味とビジネスシーンにおける適した使い方について解説します。
(1)ビジネスシーンにおけるタスクの意味
ビジネスシーンで使用される際のタスクの意味は
- 職務
- 仕事
- 課題
を表します。
(参考：「タスク」の検索結果｜広辞苑 )
基本的には、「タスク」＝「行わなければいけない業務」と捉えるとよいでしょう。
ただし、タスクは他の言葉と組み合わせて使用されることもあります。ビジネスにおいて、「タスク」という単語を耳にすることはありませんか？
- タスク管理
- シングルタスク・マルチタスク
- タスクチーム・タスクフォース
以上3つの意味や使い方を確認していきましょう。
1.タスク管理
タスク管理とは、必要な業務をピックアップし、重要度の観点から優先度を判断して管理することです。また、チームで進めるプロジェクトの場合には、業務の割り振りや全体の進行管理などもタスク管理に含まれます。
タスク管理を行うメリットは、業務の可視化ができることです。業務を目に見える形で整理し、優先順位に従って進み具合をコントロールすることで、業務の効率化につながります。
2.シングルタスクとマルチタスク
シングルタスクとは、ひとつの業務（タスク）が終了するまでは、他の業務には着手しないことをいいます。それに対し、マルチタスクは、多くの業務を並行して進めることです。
シングルタスクは、集中して作業することにより生産性が得られる業務に適しており、マルチタスクは、気分転換もしつつ、少しずつ複数の業務を進めたいときに向いています。
3.タスクチームとタスクフォース
タスクチームとタスクフォースという言葉は、「特別に招集されたグループ」という共通点がありますが、緊急度によって使い分けられています。
タスクフォースは、緊急性の高い問題の解決を目指すために組まれたチームのことです。問題解決に貢献できる専門家が招集されることが多く、通常は他の業務を行っているメンバーで構成されます。
タスクチームは、緊急性はないものの、特別・臨時に編成されたチームのことを指します。タスクフォースと似ていますが、緊急性の有無によって使い分けなくてはいけません。
(2)IT分野におけるタスクの意味
IT分野においても、タスクという言葉は利用されています。
| 意味 | デバイス | |
| タスクバー | Windows OS の画面下部にある横長の帯状のバーのこと。
操作するボタン・起動中のアプリやプログラムのボタンなどが表示されているところ。 |
パソコン |
| タスクマネージャー | パソコンのプログラム管理機能のこと。
ハードウェアやタスクの実行状況がわかる。 |
パソコン |
| タスク | 実行中のアプリのこと | スマートフォン |
タスクマネージャーとタスクは似たような意味で使用されますが、タスクマネージャーは業務ではなく、パソコン全体の状況を知るためのものです。
タスクマネージャーを基にして、応答していないアプリを閉じるなども行うので、管理の要素が大きいと考えるとよいでしょう。
タスクの類語・関連語は？それぞれの違いとは？
ビジネスシーンにおけるタスクという言葉には、類語・関連語があり、意味を混同してしまいがちです。
それぞれの単語を正しく使い分けできるよう、タスクと混同しがちな4つの言葉について違いをみていきましょう。
(1)タスクとToDoの違い
タスクとToDoの違いは、期限の有無です。
タスクは、期限が設定され、期限までに必ず終わらせるべき業務を指します。それに対しToDoは、「やるべきこと」の意味では同義語ですが、期限は明確に定められていません。
期限や納期がある業務に対してToDoを使用するのは、誤った使い方になります。
(2)タスクとスケジュールの違い
タスクとスケジュールの違いは、期間と期限にあります。
スケジュールとは、日時が設定されている予定を表す言葉で、例えば「〇日〇時に会議」「△日△時に接客対応」などは、タスクではなくスケジュール（予定）となります。
タスクは期間ではなく期限が定められており、自分で優先順位をつけられるのがスケジュールとの違いです。そのため、スケジュールの間にタスクを行うというイメージを持っておくと良いでしょう。
(3)タスクとプロジェクトの違い
タスクとプロジェクトの違いは、業務の規模です。
プロジェクトとは、企画や計画事業を表します。タスクのような一つひとつの業務ではなく、多くのタスクが集合した全体像がプロジェクトです。
タスクとプロジェクトでは、関わる人員や業務の規模が異なるため、似て非なるものといえるでしょう。
(4)タスクとwork・jobの違い
タスクとwork・jobには、意味合いに大きな違いがあります。
workとは仕事・作業を表し、jobとは仕事・職業など、報酬を得るものです。タスクはworkやjobの中に含まれる業務を示すため、関連はありますが、同じようなシーンで使われることはありません。
ビジネスシーンでタスク管理が重要な理由とは？
タスク管理は、生産的な仕事をするうえで非常に重要だとされています。なぜなら、業務の進捗状況を把握できるだけではなく、全体像を可視化できるからです。
ここでは、タスク管理を行う4つのメリットを紹介します。
(1)効率よく仕事が進められる
タスク管理の最大のメリットは、スムーズに仕事が進められることです。
複数のタスクを抱えている時、どれから取り組めばいいかわからずに迷ってしまうという経験はありませんか？また、作業を開始してすぐには集中力が上がらないといった経験も少なからずあるかと思います。ただ、それではいつまで経っても業務効率は改善しません。
そこで、タスク管理による優先順位の整理が必要になるのです。タスクの優先順位が明確であれば、取り掛かるまでの時間の削減はもちろん、作業中に他のタスクに気を取られることもありません。その結果、1つの作業に集中できる時間が増えて、仕事が効率よく進むようになります。
(2)大量の仕事をもれなくこなせる
タスク管理を行うと、大量の仕事をもれなくこなせるようになります。
仕事にもれが起こる原因は、必要なタスクを把握できていない、もしくは、進捗をチェックする体制が整っていない、のどちらかです。これらの問題解決には、タスクの見える化が欠かせません。
タスク管理では、どの作業をいつまでに行うかをすべて見える化します。これにより、大量の仕事を抱えていても、抜けやもれが防げるのです。
(3)モチベーションアップにつながる
メンバーのモチベーションアップにつながるのも、タスク管理のメリットです。
複数人で進めるプロジェクトのタスク管理では、それぞれが抱えるタスクをメンバー全員でシェアします。つまり、他のメンバーが「どのタスクをどれくらいのスピードで進めているか」などの進捗状況が可視化されるのです。
メンバーの働きぶりがわかったり、自分の業務スピードが見られたりすることは、刺激になります。それが、それぞれのモチベーションアップにつながるのです。
(4)マネジメントにも役立つ
タスク管理は、マネジメントに役立つのも大きなメリットです。
プロジェクトを推進するときには、メンバーが増えれば増えるほどマネジメントは難しくなります。誰がどのタスクをどこまで進めているかの把握が、困難になってくるからです。
タスク管理によって、チーム全体の進捗状況が把握できれば、マネジメントも効率的に行えます。遅れが出ているメンバーへのフォロー、人員の配置を組み替えるなど、プロジェクトをスムーズに進められるのです。
効率的なタスク管理を実現するポイント5ステップ
効率的なタスク管理を実現させるには、大切なポイントがあります。ここでは、効率的なタスク管理を行うステップポイント5つを解説します。
(1)タスクをもれなく洗い出す
1つめのステップは、タスクをもれなく洗い出すことです。
メモ帳やノート、パソコンやスマートフォン、なんでも構いません。細かいことは考えずに、思いつくタスクをすべて書き出してみましょう。
すべてを書き出したら、期限付きのタスクなのか、期限のないToDoなのかを分けるのがポイントです。重要度の高いものをわかるようにしておくと、次のステップに進みやすくなります。
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(2)タスクの種類を分類する
タスクをすべて洗い出したら、種類別に分類を行います。
- プロジェクト別
- 取引先別
- 担当者別
などわかりやすく分けてください。分類したタスクには、どんな基準で分けたのかを明確にするため、必ずタイトル（名前）をつけましょう。
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(3)タスクの期限を確認・設定する
分類が終わったら、各タスクの期限を設定します。
納期が決まっているものは、期日に間違いがないか確認をしましょう。納期の決まっていないものについては、仮の期限を設定してください。
期限を設定することで、工程の逆算が可能になり、より効率的なマネジメントが行えます。また、完了期限は、実際の納期よりも余裕を持って設定しましょう。
(4)タスクの優先順位を決める
期限の設定が終わったら、優先順位を決めましょう。
- 第1象限：緊急性が高く重要なタスク
- 第2象限：緊急度は低いが重要なタスク
- 第3象限：緊急性は高いが重要度は低いタスク
- 第4象限：1～3以外のタスク
まずは1～4の順番にタスクを分類してください。
緊急性が高いタスクは、期限が迫っているものなどです。各タスクの作業時間も想定できると、優先順位がつけやすくなるでしょう。
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(5)タスクの進捗管理を見える化する
(4)までのステップを終えれば、あとは進捗管理を見える化します。
チームのタスク管理の場合は、その作業を行う人だけでなく、全員が自分に任せられたタスクの前後関係も含めて進捗状況を理解しておくことで、よりスムーズに業務を進められるようになるでしょう
また、タスクの進捗管理は煩雑になりがちなので、タスク管理ツールの上手な活用をおすすめします。
便利なおすすめタスク管理ツール3選
タスク管理はツールを活用すると、より効率的に行えます。ここでは、タスク管理が便利になるおすすめのツールを3選ピックアップしました。ぜひツール選定の参考にしてください。
(1)Jooto
Jootoは、株式会社PR TIMESが提供するタスク管理ツールです。2014年の正式リリースから7年ほどで、有料導入企業数が約1,700社と大きな伸びを見せています。
Jootoの特長は、複数プロジェクトを一元管理できることです。無料プランでも基本機能がすべて使えるのは、大きなポイントでしょう。
| 提供元 | 株式会社PR TIMES |
| 初期費用 | 無料トライアルあり |
| 料金プラン
(1ライセンス) |
|
| 有料導入企業数 | 約1,700社（2021年11月現在） |
| 特長 |
|
参考：無料から使えるタスク・プロジェクト管理ツール｜Jooto
(2)Trello
Trelloは、ユーザー数3,000万人以上を誇る、タスク管理ツールの先駆け的存在です。正式リリースは2011年、2016年に日本語対応のバージョンが発表されました。
マルチデバイスで使用できることが特長で、インターネット環境さえあれば、パソコン・スマートフォン・タブレットどれでも使用が可能です。
| 提供元 | アトラシアン |
| 初期費用 | 無料トライアルあり |
| 料金プラン
(1ユーザー) |
|
| ユーザー数 | 5,000万人以上（2021年2月現在） |
| 特長 |
|
参考：Trello公式サイト
(3)Backlog
Backlogは株式会社ヌーラボが提供するタスク管理ツールです。
タスク管理だけではなく、プロジェクト管理を一元化できることが特長で、国内シェアNO.1を誇ります。
無料プランはありませんが、30日間のお試し期間でじっくりと検討できるでしょう。
| 提供元 | 株式会社ヌーラボ |
| 初期費用 | 30日間無料お試し期間あり |
| 料金プラン
（月額） |
|
| 有料契約数 | 10,000件以上（2020年） |
| 特長 |
|
参考：タスク管理、ファイル共有もできるプロジェクト管理ツールBacklog
タスク管理の意味や重要性を理解してビジネスの成果UPへ！
ビジネスシーンで使うタスクという言葉には、「期限までにやるべき業務」という意味があります。円滑な業務推進を叶えるマネジメントを行ううえで、タスク管理は重要です。
その上で、能率的なタスク管理には、便利なツールが欠かせません。ここで紹介した3つのツールは、無料トライアルを設けているので、手軽に使い心地を試してみることが可能です。
自分に適したツールが見つかれば、ビジネスの成果アップも期待できるでしょう。
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