【ビジネス用語】タスクの意味とは？正しい使い方や重要性・タスク管理の方法を簡単に解説！

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タスクの意味とは？

タスクとは、やらなければならない仕事や作業・課題を指す、英語のTaskが語源となっている言葉です。英語では「やるべき作業」「任された仕事」といった意味があります。IT業界の専門用語でもありますが、業界を限定しなければ仕事や作業を指すのが一般的です。

タスクといえば、通常は大規模な仕事ではなく、個人レベルや限定的な規模の仕事を表します。そのため、より正確には「作業」を意味する場合に使うことが多くなるでしょう。

また、日本ではビジネスシーンでの利用がほとんどです。個人単位のものやチーム単位のものにまで、ビジネス上のさまざまな作業にタスクという言葉が使われています。

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ビジネスシーンにおけるタスクの意味

ビジネスシーンでの使用が大半であるタスクには、別の言葉と組み合わせて使う関連用語があります。代表的な3つのタスク関連用語と、その意味について解説します。

タスク管理

タスク管理とは、必要な業務をピックアップし、重要度や緊急度の観点から優先順位を判断して管理することです。チームで進めるプロジェクトの場合には、業務の割り振りやメンバーの進行管理などもタスク管理に含まれます。

タスク管理を行うメリットは、業務の可視化ができることです。業務を目に見える形で整理し、優先順位に従って進み具合をコントロールすることで、業務の効率化につながります。

▷タスク管理の意味とは？具体的な方法や効率的に管理するポイントをわかりやすく解説

シングルタスクとマルチタスク

1つのタスクのみに注力して取り組むことをシングルタスクといいます。それに対し、マルチタスクは複数の業務を並行して進めることです。

シングルタスクは、集中して作業することにより生産性が得られる業務に適しており、マルチタスクはタスク消化のスピードを上げたいときなどに向いています。

▷【解説】マルチタスク・シングルタスクとは？違いや実践メリットを解説

タスクチームとタスクフォース

タスクチームとタスクフォースという言葉は、いずれも「特別に招集されたグループ」であり、緊急性があるかによって使い分けられています。緊急性のない場合はタスクチーム、高い緊急性を要するときに使うのがタスクフォースです。

タスクチームは、1つのプロジェクトや課題の達成を目標に集められる限定的なチームを指します。タスクフォースも基本的に同じですが、目標の緊急性が高いため、部署を横断したさまざまな専門家が集まることが一般的です。

▷タスクフォースとは？意味やメリット・デメリット、プロジェクトチームとの違いを解説

【例文あり】ビジネスシーンにおけるタスク関連用語の使い方

タスク関連用語をビジネスシーンで用いる場合、意味を正しく理解して適切に使わなければなりません。以下に例文を紹介するので、どのようなときに使うべきかの参考にしてください。

• タスク管理の例文...プロジェクトの進行には徹底したタスク管理が欠かせません。
• シングルタスクの例文...この作業は複雑なので、シングルタスクで慎重に行います。
• マルチタスクの例文...2つの課題にマルチタスクで取り組めば、効率が上がるでしょう。
• タスクチームの例文...労働環境を改善するためのタスクチームを立ち上げました。
• タスクフォースの例文...重大な顧客トラブルは、タスクフォースによって早急に解決を図るべきです。

タスクの類語・関連語は？それぞれの違いとは？

ビジネスシーンにおけるタスクという言葉には、類語・関連語があり、意味を混同してしまいがちです。

それぞれの単語を正しく使い分けできるよう、タスクと混同しがちな4つの言葉について違いをみていきましょう。

(1)タスクとToDoの違い

タスクとToDoの違いは、期限の有無です。

タスクは期限が設定され、期限までに必ず終わらせるべき業務を指します。それに対しToDoは、期限のない作業のことです。タスクが「期限内にやるべきこと」、ToDoは「いつかやるべきこと」を意味するといえます。

期限や納期がある業務に対してはタスク、そうでない場合はToDoを使用しましょう。

▷タスクとToDoの違いとは？意味や管理のポイント・おすすめのツールを紹介

タスクとスケジュールの違い

スケジュールの意味は予定・日程です。作業の具体的な日時に対してはスケジュール、作業そのものに対してはタスクを使います。

「プロジェクトのスケジュールを調整する」とは、プロジェクトにかける日数や時間を調整するという意味です。「プロジェクトのタスクを調整する」とした場合、プロジェクトを構成する作業の数や内容、期限などを変更・更新する意味合いになるでしょう。

▷タスクのスケジュール管理を効率化する方法は？おすすめツールも紹介

タスクとプロジェクトの違い

タスクとプロジェクトには、性質や規模に違いがあります。タスクは小さな作業の一つ、プロジェクトはタスクの集合体です。

タスクが集まってできた企画や計画事業をプロジェクトと呼びます。作業自体を意味するタスクとは性質が異なるほか、規模や関わる人員の数も大きな傾向にあるのです。明確な目標があり、その達成に向けて取り組むのもプロジェクトの特徴となります。

(4)タスクとwork・jobの違い

タスクとwork・jobには、意味合いに大きな違いがあります。

workは仕事や働くという意味を持つ、仕事全体を広く示す言葉です。jobは報酬が発生する職業や業務を表すもので、workよりも限定的な意味であり、workやjobに伴う具体的な作業がタスクです。

タスクはworkやjobを構成する要素であり、workは有償無償を問わない仕事全般、jobは有償の仕事と分けることができます。

ビジネスシーンでタスク管理が重要な理由とは？

タスク管理は、生産的な仕事をするうえで非常に重要だとされています。なぜなら、業務の進捗状況を把握できるだけではなく、全体像を可視化できるからです。

ここでは、タスク管理を行う4つのメリットを紹介します。

優先順位をつけられて効率よく仕事が進められる

タスク管理の最大のメリットは、スムーズに仕事が進められることです。その理由に、優先順位を的確につけられる点があります。

タイムロスや納期の遅延が生じる原因の多くは、優先順位を正しく定めていないからです。どれから取り組めばいいか迷う時間が長くなり、緊急性の高いタスクを後回しにする恐れもあります。

タスク管理には優先順位を決める工程があるため、取り組むべき順番を定めてから実行可能です。迷う時間や大事なタスクの遅延が発生するリスクが減り、効率的に仕事を進めやすくなります。

作業の抜け漏れを防げる

タスク管理を行うと、作業の抜け漏れを防ぐことが可能です。タスクの抽出や順位づけによって、いつまでに何を行うかが把握でき、うっかり忘れや見落としの防止につながります。

タスク管理が不十分だと、必要なタスクを把握できない、進捗をチェックする体制が整っていないといった問題が起こりがちです。これらの問題解決には、タスクの見える化が欠かせません。

タスク管理で作業をわかりやすく見える化すれば、大量の仕事を抱えていても抜け漏れが防げるのです。

▷タスクの抜け漏れが起きる原因とは？防止する方法とタスク管理のコツ

チーム内の進捗状況を可視化できる

チーム内の進捗状況を可視化するためには、タスク管理が必須です。タスク管理を行えば、各メンバーの作業内容や進み具合を詳細に可視化できます。

タスク管理は、作業の抽出や優先順位の決定が前提です。メンバーがやるべき作業をすべて明確にしてから配分するので、誰が何をしているかが一目瞭然になります。また、優先順位によって自然とスケジュールが決まるため、今何に取り組んでいるかもわかりやすくなるのです。

タスク管理によってチームの進捗状況が可視化されれば、助け合いやリソースの配分なども円滑になるでしょう。

マネジメントにも役立つ

タスク管理は、マネジメントに役立つのも大きなメリットです。プロジェクトを推進するとき、メンバーが増えれば増えるほど、「誰が」「どのタスクを」「どこまで進めているか」の把握が困難になるためマネジメントは難しくなります。

タスク管理によって、チーム全体の進捗状況が把握できれば、マネジメントも効率的に行えます。遅れが出ているメンバーへのフォローができ、人員の配置を素早く組み替えられるなど、プロジェクトをスムーズに進められるのです。

▷チームのタスク管理が上手くいかない？進捗共有の重要性や方法を解説

▷タスクマネジメントとは？基本手順から効率的な管理方法まで徹底解説！

効率的にタスク管理をするためのポイント

効率的なタスク管理を実現させるには、大切なポイントがあります。ここでは、効率的なタスク管理を行うポイント5つを解説します。

タスクを洗い出す

タスク管理の効率化に必要な1つめのステップは、タスクを漏れなく洗い出すことです。メモ帳やノート、パソコンやスマートフォン、なんでも構いません。細かいことは考えずに、思いつくタスクをすべて書き出してみましょう。

洗い出す際は、タスクの種類やプロジェクトごとに分けるなど、整理しながら行うのがポイントです。ある程度分類しておくことで、次のステップに進みやすくなります。

▷タスクを抜け漏れなく洗い出す手法を解説！注意すべき点やコツとは？

タスクを細分化する

タスクをすべて洗い出したら、細分化していきます。タスク管理における細分化とは、1つのタスクを具体的な業務内容に落とし込む工程です。

洗い出したタスクに「プレゼン資料を提出する」があったとします。これを細分化すると、次のように細かく分けることが可能です。

• プレゼンの内容を確認する
• 資料の方向性や必要な情報を精査する
• ツールを使って資料を作成する
• 資料の内容をチェックする
• プレゼン資料を上司に提出する

タスクを細分化しておけば、実行する際に手順やすべきことを考える必要がありません。細分化した内容に沿って進めていけばよいので、無駄の削減や効率化に寄与します。

▷タスク管理を楽にするタスクの分類法を紹介！種類を適切に分けて効率化！

作業時間・優先順位をつける

作業時間・優先順位を設定していくのも、タスク管理の重要なステップです。必要な時間と適切な順序がわかっていれば、迷うことなくタスクに着手でき、納期の順守にもつながります。

優先順位は、タスクそれぞれの重要度と緊急度から設定しましょう。重要度と緊急度が高いほど優先し、双方とも低ければ後回しとなります。期日に間に合うことが前提ですが、納期が近いものが最優先とは限りません。各タスクの重要度と緊急度から、優先順位を客観的に判断してください。

作業時間を見積もる際は、時間ギリギリではなく余裕を持たせることが重要です。急なトラブルが発生した場合、余裕のない時間設定では対応ができない恐れがあります。同じタスクでも、担当者の能力や経験で作業時間が変わる可能性も考慮すべきでしょう。

▷タスクの優先順位はどう決める？迷わないためのポイントと手法を解説！

スケジュールを決める

タスクの具体的な日時を設定し、スケジュールを決めましょう。タスク管理におけるスケジュールの指定は、期日を守った遂行のために欠くことができません。

優先順位を目安に、取り組むべきタスクからスケジュールに落とし込んでいくとスムーズです。特に期日がないタスクでも、緊急性の高いタスクには期日を設けてスケジューリングします。適切な期日の設定は、プロジェクトの成功や企業の信頼にも関わる大切な工程です。

スケジュールを決める段階で、期日の順守が現実的に難しいとわかった場合、そもそもの期日設定に無理がある可能性が高くなります。判明した段階で期日設定やリソースを見直すなどし、無理のあるスケジュールのまま進めないように注意しましょう。

▷「時間管理のマトリクス」とは？緊急度と重要度で分類するタスク管理の基本！

進捗管理を行いタスクを調整する

タスク管理は設定して終わりではなく、進捗を見ながら随時調整しなければなりません。最初に設定した内容のとおりに進むとは限らないため、定期的なチェックが不可欠です。

当初の予定と大きくずれていないか、トラブルが発生していないかなどに気をつけながら進捗管理を行います。状況次第では、作業内容や担当者の変更なども必要です。

優先順位の設定やスケジュールへの落とし込みで、いつまでに何をやるかが可視化できているので、その情報に基づいて管理・調整を進めましょう。

タスク管理がうまい人の特徴

タスク管理を効率的にこなす上では、管理がうまい人を参考にするのが効果的です。ここではタスク管理がうまい人の特徴を紹介していくので、参考にしてみてください。

タスクの優先度を理解している

タスク管理がうまい人は重要性や緊急性に対する視座が高く、優先度を正しく理解できます。

優先度に対する理解があれば、優先順位の決定に時間を割く必要がありません。プロジェクトの柱となる重要なタスクや、大きなクレームへの対処といった急を要するタスクを後回しにする恐れも低くなるでしょう。結果、タスク管理の効率や正確性の向上が望めます。

重要性と緊急性からなるタスクの優先度への理解を深めることが、管理上達の近道なのです。

タスクを処理できるまでの時間を把握している

一つ一つのタスクを処理するまでにどの程度の時間がかかるのかを把握し、逆算して処理できるのもタスク管理がうまい人の特徴です。時間の見通しを立てることによって、効率よくスケジュールに落とし込むことができます。

時間の把握が苦手な場合、取り組んだタスクの所要時間を記録する癖をつけるとよいでしょう。次に似たようなタスクが発生したら、参考にすることでタスク管理に役立てられます。未経験のタスクであれば、前任者に聞いておくのも有効です。

タスクの処理時間を正しく把握すれば、期日を守ったスケジューリングができるなど、質の高いタスク管理が実現します。

▷タスク管理が上手い人の特徴や手法とは？効率化のコツや人気ツールも紹介！

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おすすめタスク管理ツール3選

タスク管理にツールを活用するとより効率的に行えます。ここでは、タスク管理が便利になるおすすめのツールを3選ピックアップしました。タスク管理ツール選定の参考にしてください。

Jooto

Jootoは、カンバン方式でやるべきことを可視化できるタスク管理ツールです。1枚のカンバンに見立てたボードの中に、必要なタスクを入力して管理を行います。

カンバンの使い分けや一覧表示によって、複数プロジェクトの一元管理が可能です。混在しがちなプロジェクト別のタスクもすっきりと整理できるため、いつまでに何をすべきかが一目瞭然になるでしょう。

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Trello

世界的にユーザーが存在するTrelloは、業務の規模を問わずに使えるタスク管理ツールです。シンプルでありながら、タスク管理を柔軟にする豊富な機能を備えています。

リスト機能を使えば、タスクの進捗状況を視覚的に捉えることが可能です。作業中や完了といったステータスの変更が自在にでき、各メンバーの状態をつぶさに把握できます。カード機能を用いて必要なデータを載せておくと、タスクに関する情報共有がスムーズになり、連携強化や生産性向上などの働きが期待できるでしょう。

Backlog

タスク管理ツールであるBacklogには、カンバンボードやガントチャートなどの欲しい機能がそろっています。プロジェクトの進行を管理するツールとしても活用可能です。

タスク管理に欠かせないタスクの見える化や細分化が、ツール一つで完結します。タスク同士の親子関係も設定でき、細かなタスクそれぞれを体系的に管理できるのです。関連タスクを結びつけておけば、遅延や抜け漏れがあった場合にも、原因の早期発見が叶います。

Trello

Trelloは、フリープランを含めた4段階の料金プランを提供しており、Google Driveなどの外部ツールとの連携もできるのが特徴です。

また、タスクをボードで一覧できるほか、タイムライン・テーブル・カレンダー・マップといったさまざまな方式で表示可能です。ビュータイプの切り替えにより新たな視点を得られ、タスク管理の精度アップに役立つでしょう。

スマホでタスク管理ツールを使う際のポイント

スマホに対応するタスク管理ツールも多く、選定時のポイントにもなります。スマホからの利用が多い場合は、小さな画面での操作性や視認性を考慮して選ぶのが大切です。

入力はパソコンから、確認はスマホからといったように、いずれの端末でも使えるクラウド型の製品であれば汎用性が高くなります。また同期ができるかどうかも重要です。スマホから操作した内容がほかの端末にも反映されると、効率が格段に上がるでしょう。

スマホから難なく使えるタスク管理ツールなら、場所や時間を問いません。小さな画面での使い心地や機能性の高いツールを選べば、スマホでのタスク管理が有意義になります。

タスク管理の意味や重要性を理解してビジネスの成果UPへ！

ビジネスシーンにおけるタスクには「期限までにやるべき業務」という意味があり、タスクの洗い出しや優先順位の設定を行うタスク管理は、業務効率を高める上で重要視されるプロセスです。

効率的なタスク管理には、適したツールが欠かせません。紹介したタスク管理ツールを参考にするほか、スマホ利用のポイントを押さえて、ビジネスの成果を飛躍的に上げるタスク管理を実現しましょう。

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