仕事でタスクの抜け漏れを防止するには?ミスの原因とやるべき対策を解説

2022/1/26 2022/06/07

タスク・ToDo管理

タスク漏れを発見した女性の画像

タスク管理のささいな抜け漏れが、大きなトラブルに発展してしまった経験はありませんか?本記事では、タスク漏れが起こる原因とやるべき対策10選を紹介します。どれもすぐにできる対策ばかりです。ぜひ実践してタスクの抜け漏れを防止し、スケジュール通りに仕事を進められるようになりましょう!

タスクの抜け漏れ対策は超重要

タスク管理とは、仕事の優先度や期限を考慮して業務の進行計画を立て、進捗状況の把握をしながら仕事を効率的に進めるマネジメント方法です。

数多くのタスクを並行して進める際には「どの仕事を、どの順番で、いつまでに完了するのか」を、常に把握していなくてはなりません。これらの管理を効率的に実行するのが、タスク管理の目的なのです。

一方で、タスク管理のミスが仕事の重大なトラブルを引き起こすこともあります。スケジュールの遅延や品質の低下だけにとどまらず、個人はもちろん、企業全体の信頼を失う可能性もあるため注意が必要です。

タスクの抜け漏れ対策は仕事を進めるうえで、もっとも重要なことのひとつだと考えておきましょう。

そもそもタスク管理に抜け漏れが発生する原因は?

タスク管理に抜け漏れが発生する原因として、管理方法が自分やチームに合っていないだけでなく、事前準備が整っていないなど、タスク管理以前に問題がある場合も考えられます。

適切なタスク管理を実践するために、抜けや漏れが起こる原因、そして対策方法を理解しておきましょう。

(1)頭でタスク管理をしている

頭の中だけでタスクを管理していると、抜け漏れの原因になります。

人の脳は、色々なモノ・コトを同時遂行するのが苦手だといわれています。つまり、自分の記憶力だけに頼って、多くのタスクを管理し効率よく遂行するのには無理があるのです。

タスクは頭の中だけで整理するのではなく、ノートや付箋に書き出す、もしくは、ツールを使用するなど、見える形で記録しておく必要があります。抱えるタスクをいつでも確認できる状態にしておくことで、抜け漏れの防止になるのです。

(2)タスク管理を続けられていない

タスク管理は常に最新の状態を保てるように、継続して行う必要があります。更新を怠ってしまうと、新たなタスクが把握できずに、抜けや漏れが発生してしまうのです。

そのため、タスク管理自体に手間や時間をかけすぎない工夫も必要になってきます。管理作業が面倒になってしまうと、管理表の更新などを怠ってしまうからです。

タスク管理を効率化するためには、ツールの活用がおすすめです。操作がシンプルでチーム内でのシェアも簡易に行えるツールであれば、タスク管理が面倒にならず、継続して行えるでしょう。

(3)タスク管理の方法が適切でない

適切ではないタスク管理方法は、抜けや漏れの原因になります。

タスク管理には多くの方法があり、業務内容やチーム編成、個人の性格によって、合う、合わないがあります。

もしタスク管理をしているのに、抜けや漏れが多発する場合は、適切ではない方法を選んでいる可能性が高いです。まずは、「運用ルールは適切か」「使用ツールの機能は十分か」の2点からタスク管理方法の見直しを行い、業務内容や自分に合った方法を模索してみましょう。

(4)仕事量に無理がある

タスク管理以前に、そもそもの仕事量に無理があると、抜けや漏れが発生してしまいがちです。

どれだけタスクを管理していても、所要時間の正確な見積りもなく、キャパシティ以上の仕事量を目標にしていれば、当然、そのタスクを消化することはできません。業務に追われるようになると集中力や判断力の低下を招き、いずれは不注意による間違いも生まれます。

タスク管理においては、常に「実現可能な計画」であることを心がけるようにしましょう。

【事前にミスを防止】タスク管理の漏れ抜け対策10選

大きなミスを事前に防止するためには、タスク管理の抜け漏れ対策が重要です。ここでは、有効な対策方法を10つ紹介します。

(1)すぐにタスクを追加する

タスクは、発生と同時にツールや管理表に追加するのが、タスク管理の鉄則です。

タスクは最初に整理したものだけでなく、追加されることもあれば、内容が変わることもあります。

新たなタスクが増えたら、リストへ追加するなど、すぐに見える化してしまいましょう。忘れる前にタスクを追加する習慣が、抜け漏れを防ぎ、効率よく仕事を進めるために大切です。

(2)目に付きやすい場所に付箋を貼る

タスク管理の漏れ抜け対策には、注意喚起として付箋を活用するのも有効です。

特に重要なタスク、納期が迫っているタスクなどは、管理表だけでなく、自分自身でも付箋に書いて目に付きやすい場所に貼りましょう。

また、タスクが完了して付箋を破棄すると達成感が得られ、モチベーションアップも期待できるというメリットもあります。

(3)5分以内に終わる仕事はその場で終わらせる

すぐに終わる仕事をその場で終わらせるのも、タスクの抜け漏れ対策です。

タスク管理を行うときに、5分以内で完了できると判断したら、先に済ませてしまいましょう。抱えているタスクを少しでも減らすことで、漏れや抜けが防げるだけでなく、精神的な余裕も生まれ、落ち着いて他の作業ができるようになります。

(4)タスクの作業時間を決めておく

タスクごとに作業時間を決めておくことも大切です。

タスク管理を行うときには、ただやることを書き連ねるのではなく、作業時間も設定しておきます。時間を意識しながら作業することで、無駄な時間を削減できるようになるはずです。

もちろん、思ったよりも時間がかかったり、予定通りに作業が進まないこともあります。特に、初めての業務などは、あらかじめ余裕を持ってスケジュールを組んでおくといいでしょう。

(5)スケジュールアプリを使う

タスクの抜け漏れ対策として、スケジュールアプリを使う方法があります。アプリのメリットは、パソコン・スマートフォン・タブレットで共有できることです。

紙ベースでタスク管理、ToDo管理をしている場合、追加や削除が面倒なため、管理自体が疎かになりがちです。また、期限設定を必要としないToDo管理のみに頼っていると、納期を意識しなくなるといったデメリットも発生します。

アプリは簡単な操作で追加や削除が可能です。また、仕事を期限ごとに分け、それに合わせたアラームやリマインド設定で「見忘れ」「やり忘れ」を防止できます。アプリを活用すれば、複数のタスクを抱えていても、漏れや抜けなくスケジュールに沿って仕事が行えるでしょう。

(6)なるべく1か所でタスクを管理する

1か所でタスク管理を行うことも、おすすめする対策のひとつです。

タスク管理には、スケジュール帳、スケジュールアプリ、ツールなど利用できるものは多くあります。しかし、複数を同時に利用すると管理が煩雑になってしまうのです。

タスク管理は分散せず1か所で行うことで、抜けや漏れの防止になります。

(7)シングルタスクで仕事をこなす

人間の脳は、「複数タスク(マルチタスク)」の同時処理に向いていないといわれています。タスクをひとつずつ完了していく「シングルタスク」の方が、漏れや抜けが防げます

目の前のひとつのタスクに集中が可能することにより、ミスを激減させ、高い生産性が期待できます。

ただし、シングルタスクで気をつけたいのは、いかに「継続して集中できる時間」を作るかです。そのため、電話やメールの対応が頻繁に発生する時間帯は避けるなど、スケジュールを工夫し、集中できる環境づくりにも気を配りましょう。

(8)タスクごとに目的を理解する

取り組むタスクごとの目的を理解することも、漏れ抜け対策になります。

ただ与えられたタスクを、目的も理解せずにこなすのでは責任感は生まれません。その結果、作業が雑になりミスにつながるのです。

仕事を与えられたら、まずは「このタスクは何のために行うのか」を理解しましょう。そうすれば、責任感が生まれ、やりがいをもって集中して取り組めます。

チームで仕事を進める場合は、プロジェクトの目標、それに対してそれぞれのタスクがもつ目的を理解しておくことが必要です。そうすれば、タスクの追加・変更・並び替えなどにも効率的に対応できます。

(9)タスクを整理する時間を取る

定期的にタスクを整理する時間を取ることも大切です。

整理する時間を取ることで、タスク進捗や現状の理解ができます。このとき、埋もれた業務があれば表面化できるので、漏れや抜けが防げるのです。

タスクの整理は、進行中のものを進捗状況別に並び替えることから始めると効率化できます。各プロセス終了後や1週間に1回などと決めて、定期的に行うのがおすすめです。

(10)不安な点は早めに相談する

タスクを進めていく中で不安な点があれば、早めに相談するのも対策のひとつです。

仕事は想定どおりに進まないことも多くあります。任されたタスクに関して、「予定よりも作業時間がかかりそう」など、不安を覚えたときには、自分だけで抱え込まずに上司や先輩、同僚にすぐ共有しましょう。アドバイスをくれたり、サポート体制を整えてくれたりと、解決方法が見つかるはずです。

仕事の抜け漏れを改善するタスク管理の5ステップ

ここからは、仕事の抜け漏れを改善するタスク管理の方法を具体的に紹介していきます。5つのステップに分けてお伝えするので、ぜひ実践してください。

ステップ1|必要なタスクを洗い出す

最初のステップとして、抱えているタスクの全体象を把握するため、個人、チーム、両方のタスクをすべて洗い出しましょう。

洗い出しは、パソコン上やスマートフォン、ノートや付箋でも問題ありません。どのような仕事があるのかを明確にし「何をすればよいのか」を確認します。各タスクの目的を理解するにもよい方法です。

ステップ2|タスクを分解・細分化する

洗い出したタスクは、実際の作業レベルまで分解・細分化します。ここまでくると「どの仕事を、どの順番で、いつまでに完了させるのか」が可視化され、完了までのプロセスが浮かび上がります。

また、分解・細分化したタスクを緊急度が高いもの、重要度の高いものに分類することも大切です。これにより、タスクに優先順位がつけられるため、何から取り組むべきかが明確になります。

このとき、個人で完了できないタスクは、先に上司や先輩に相談しておくなど、協力の要請をしておきましょう。

ステップ3|タスクごとに所要時間を見積もる

次にタスクごとの所要時間を見積もっていきます。ステップ2でタスクを細分化しているため、所要時間の予測がしやすくなっているはずです。

しかし、人はついつい見積もりが甘くなりがちなので注意してください。とくに経験がないタスクは、長めの所要時間を見積もっておくことをおすすめします。

タスク完了後は、予測していた時間と実際にかかった時間の見直しを行いましょう。これにより、次回からの見積もりがより正確になります。

ステップ4|スケジュールに落とし込む

各タスクの所要時間の見積もりができたら、スケジュールに落とし込んでいきます。

月間・週間・日数単位・時間単位で落とし込んでいくと、混乱なくスケジュールを作り上げられるでしょう。

複数のタスクを抱えている場合は、個人タスクとチームタスクの重複に注意してください。スケジュールは、完了にたどり着くために、最も効率のよい順番や方法で組み上げていきましょう。

ステップ5|定期的にタスクを見直す

スケジュールに沿って仕事を進めているときも、定期的にタスクは見直します。そして、必要に応じて下記の作業を行いましょう。

・作業順(優先度)の入れ替え
・タスクの追加
・所要時間の見直し
・不要なタスクの削除

重要なのは、タスクが常に最新に更新されていることです。定期的に見直しを行い、最新の状態にしておくことでタスクの抜けや漏れが防げます。

チームのタスク管理が上手くいく3つのポイント

チームでのタスク管理は、個人のタスク管理よりも煩雑です。複数人が同じ情報を共有し、常に更新が必要なため、破綻してしまうケースも少なくありません。

そこでここからは、「チームタスク」の管理が上手くいく方法を紹介します。

(1)タスク管理のルールを決める

チームタスクを上手く管理するには、運用ルールを決める必要があります。運用ルールには、次の3つが考えられます。

  1. 誰でも管理できるルール
  2. 特定の人が管理するルール
  3. 誰でも管理できるルールと特定の人が管理できるルールのミックス

それぞれのメリット・デメリットを確認していきましょう。

1. 誰でも管理できるルール

このルールであればタイムリーな更新が可能なため、常に最新の状態を保てます。またマネージャーやリーダーなど、管理者の負担も軽くなるでしょう。ただし、「誰かがやるだろう」の人任せになることには注意が必要です。

2. 特定の人が管理するルール

特定の人が管理するルールであれば、定期的な更新が必ず行われるので安心です。また、管理をひとりに集中させることで、他のメンバーに負担がかかりません。

一方で担当者の負担が重くなる、メンバーのタスク管理能力が向上しないなどの問題も考えられます。

3. 誰でも管理できるルールと特定の人が管理できるルールのミックス

(1)と(2)をミックスしたルールで、重要度の高いタスクは特定の人が管理し、その他は担当者レベルで自由に入れ替えできるようにします。

両方のメリットをバランスよく利用できますが、最初のルール決めは明確に行う必要があるでしょう。

業務内容やメンバーの性格によって、適切なルールは異なります。チーム内で相談しながら、最良だと思えるルールを決めてください。

(2)メンバーに振るタスクは明確にする

チームで仕事を進めるときは、リーダーがメンバーにタスクを振り分けます。このとき、ただ振り分けるのではなく、タスクの目的・期待する効果・責任の所在を明確にしましょう。

目的や責任の所在を理解していると、タスクに取り組む姿勢が変わり、作業効率の向上と、モチベーションのアップにつながります。

それぞれが高い意識でタスクに取り組めば、チーム全体の仕事も効率的に進んでいくのです。

(3)確認したい情報をまとめる

チームで仕事を進めていると、タスク管理表以外に、口頭やメール、チャットなど、さまざまな手段での連絡や確認作業が発生します。

ここでやり取りされた情報の集約も、チームタスクの管理において重要です。

集約すべき情報の一例は下記のとおりです。

  • チャット、メール、口頭のやり取りの決定事項
  • スプレッドシートなどの重要なデータのURL
  • 他タスクの担当者にて活用した情報

大きなプロジェクトのタスクをチームで進める場合、担当するタスク以外に関連する情報の共有などは、疎かになりがちです。しかし、担当するタスクだけでなく、その前後のタスクに対する見識が高まることで業務の生産性が高まるケースは少なくありません。個々のやり取りの中にも、チームで共有すべき情報が多く含まれている可能性を考え、情報は取りこぼしのないよう、すくい上げて共有しましょう。

原因を特定してタスク管理の漏れを防止しましょう!

タスク管理の漏れは仕事の大きなミスにつながります。漏れや抜けが出てしまう原因を特定して、適切な対策を打つようにしてください。

今回ご紹介した、対策方法や管理方法を実践すれば、個人やチームのタスク管理において、漏れや抜けの改善が期待できます。適切なタスク管理で漏れの防止ができれば、仕事の効率化が一気に進むでしょう。

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