タスク管理がビジネスで重要な理由とは？仕事を見える化する必要性を解説

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そもそもタスク管理とは？

タスク管理とは、やるべき仕事を細分化し、見える化して、それぞれの作業を優先度の高い順に進めていくことを指します。

チームで進めるプロジェクトでは、誰がどのタスクをいつまでに完了させるのか、作業の進捗状況はどうかなどの管理も含まれます。

タスク管理が適切にできていれば、自分の仕事やプロジェクト全体を把握できるため、効率的に業務が進められるのです。

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タスク管理がビジネスにおいて重要な理由とは？

仕事を進める上でタスク管理はとても重要です。ここでは、ビジネスにおいてタスク管理が重要である4つの理由をご紹介します。

①作業が「見える化」できる

タスク管理を行えば、抱えている作業の見える化が可能です。

複数のタスクを抱えていると、何から手を着ければ良いのか、作業ごとにどれだけの時間がかかるのかがわからないこともあるでしょう。また、細かな作業を把握できていないケースもあります。

タスク管理によって、抱えている作業が見える化できれば、着手する順番や必要な時間の整理、さらには細かな作業の把握が可能です。効率的に仕事が進められるので、作業漏れや遅延のリスクを軽減できるでしょう。

②タスクの優先順位を把握

タスク管理は、作業の優先順位を把握する際に役立ちます。

ひとつのプロジェクトには、多くの作業が発生します。優先順位を把握していなければ、今必要な作業、緊急を要する作業が漏れてしまうこともあるでしょう。

タスク管理によって優先順位が把握できれば、今日中にやるべき急ぎの作業と今週中でも良い作業などが仕分けできるため、効率的に仕事が進められます。

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③仕事の全体像と進捗具合の確認

タスク管理を行うと、仕事の全体像と進捗具合の確認が可能になります。

大きい仕事を任せられると、全体像が把握できずにどの作業をやるべきかが、わからなくなることがあります。また作業を行っていても、どこまで進捗しているのかが理解できないケースもあるでしょう。

タスク管理により作業を細分化すれば、仕事の全体像が把握できます。そして、行っている作業の進捗具合も確認でき、ゴールから逆算して効率よく仕事が進められるでしょう。

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④チームにおけるマネジメントに最適

チームにおけるマネジメントにもタスク管理は最適です。プロジェクト全体の作業を細分化し、それぞれのタスクごとに役割を分担すれば、全体の進捗状況や完了までのスケジュール管理が可能になります。

また、チーム全体のタスクを把握しておけば、遅れているタスクを分担して遅れを取り戻すこともでき、仮にイレギュラーな事態が発生しても臨機応変な対応が可能です。

納期遅れのリスク軽減や品質の向上も期待できるため、顧客満足度のアップや社内での信頼関係の構築にも繋がるでしょう。

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タスク管理の手順や上手に行うコツとは？

どのようにすればタスク管理を上手に行えるのでしょうか。ここではその手順やコツを7つご紹介します。

①全てのタスクを書き出す

タスク管理を上手に行うには、まずは今あるタスクを全て書き出しましょう。チームでプロジェクトを進めている場合は、自分一人のタスクだけではなく、チーム全体のタスクを全て書き出します。そうすると役割分担ができ、作業の見える化もできるので全体の内容をしっかり把握できます。

タスクを書き出すには、ひとつひとつの作業を把握できるように、付箋を使って書き出すとあとで必要なものをまとめやすくなります。

また、付箋を確認すればさらに分担が必要か、ひとりでもできる作業かが掴めるようになるでしょう。その結果、作業全体にかかる時間の把握が可能になります。

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②タスクを細分化をする

タスクを書き出す際に、タスクをこれ以上は細分化できないレベルまで細かく分けましょう。書き出したタスクが具体的でないと、必要な作業時間の把握が難しいからです。

たとえば、「資料Aを作成する」というタスクがある場合、「ユーザー100人のリストを作る」「アンケートを実施する」「ユーザーのアンケートを〇月〇日までにまとめる」「まとめたアンケートをBさんに〇月〇日までに報告する」など、より具体的な作業へと細分化していきます。

こうすれば、1つ1つの作業にかかる時間が明確化できるのです。

③各タスクの優先順位を決める

タスクを細分化できたら、各タスクの優先順位を決めましょう。優先順位はタスクの緊急度、重要度の軸を考慮すると決めやすくなります。

優先順位のつけ方の1例として以下のような考え方があります。

上記の基準のように分類すれば、タスクに優先順位がつけられて効率よく仕事を進められます。

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④無駄なタスクがないか考え、いらないタスクは削る

タスクの優先順位を決める際には、無駄なタスクがないかも確認して、不要であれば削ってしまいましょう。

全てを書き出すと、それがなくてもプロジェクトが順調に進んでいくというタスクが見つかるものです。また、重複しているタスクもあると思います。

無駄なタスクは思い切って削除し、より重要な作業に人手と時間を集中しましょう。

⑤具体的な作業時間を見積ってスケジュールに落とし込む

具体的な作業時間を見積ってスケジュールに落とし込むことも、タスク管理を上手に行うコツのひとつです。

たとえば、Aという作業行う場合、必要な作業時間だけでなく、移動時間や上長への確認にかかる時間なども含めて見積っておきましょう。

より具体的な作業時間が把握できれば、プロジェクト完了までのスケジュールが正確に立てられるようになります。

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⑥スケジュール通りにタスクを管理する

ここまでの手順を踏んでこられたら、今度はスケジュール通りにタスクを管理していきましょう。

まずはプロジェクト完了の締め切りを確認し、タスクを割り当てていきます。チーム全体でスケジュールや進捗状況が把握できるツールを利用すれば、緊急性の高いタスクや遅れているタスクを確認しやすくなります。

スケジュールは一度作って終わりではなく、タスクの進行状況に合わせてその都度調整しましょう。

⑦わからないことは早めに相談をする

上司や同僚にわからないことを相談することも、タスク管理を上手に行うコツです。与えられたタスクが理解し切れない、進め方がわからない場合は、1人で抱え込まずに周りに相談しましょう。

客観的な意見を取り入れると、案外スムーズに進むことがあります。

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タスク管理がもたらす仕事へのメリット

タスク管理が上手にできるようになると、さまざまなメリットがあります。ここでは、タスク管理がもたらす仕事へのメリット4つをご紹介します。

メリット1 | 仕事への集中力が高まり、効率の良い仕事ができる

タスク管理を上手に行えるようになると、仕事への集中力が高まり、効率よく作業できます。

今日1日やることを書き出しておくと、その作業に集中できます。作業に集中できると作業効率が高まるため、作業時間を短縮できるほか、仕事の質も向上するでしょう。

メリット2 | モチベーション向上に繋がる

タスク管理がスムーズになると、モチベーションの向上に繋がります。

今日やるべきことをひとつ完了するごとにチェックを入れたり、付箋を剥がしたりすると大きな達成感を得られるでしょう。その達成感がさらなるモチベーションへと繋がり、効率よく作業が進められます。

また、自分のタスクが予定よりも早く完了すれば、他のメンバーの作業を手伝ったり代わりに進めたりなど、チーム全体のモチベーション向上に繋がる働きもできるでしょう。

メリット3 | ミスやトラブルの予防できる

タスク管理は、仕事の漏れやミスなどのトラブル予防ができるのもメリットです。

仕事をタスク管理によって細分化すると、どの作業がどの仕事のために必要かが把握できます。目的を持って作業を進められるため、より正確に慎重に取り組む意識が強くなるのです。

また、作業の締め切りを把握しながら進められるため、締め切り間近に慌てることもありません。他のメンバーとの連携もスムーズになり、チーム全体としてもミスやトラブルを予防できるでしょう。

メリット4 | 他の社員や自分の進捗が見える化できる

プロジェクトをタスク管理することで、1つ1つの作業の締め切りや全体の進捗が把握できるのもメリットです。

プロジェクトのタスク管理では、遅れている作業はないか、困っている人はいないかなども見える化されます。そのため、自分の進捗状況のほか、チーム全体の進捗状況の把握も可能になるのです。

もし遅れているタスクがあれば、スケジュールや振り分けに誤りはなかったのかが検証でき、すぐに対応できます。そうすれば、チームとして滞りなく仕事を進められるでしょう。

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タスク管理のおすすめの方法6選

ここからはタスク管理におすすめの方法を6つご紹介します。チームでの作業やリモートワークに最適なデジタルツール、デジタルが苦手な人でもタスクが管理できるアナログの方法もお伝えします。

①タスク管理ツール

タスク管理が初めての人は、まずはタスク管理ツールの利用がおすすめです。

タスク管理ツールは共有性に優れているため、誰がどのタスクを進行中なのか、どこまで作業が進んでいるのかがリアルタイムで把握できます。また、アプリを入れておけばスマートフォンでもタスクを確認できます。

無料で利用できるツールもあるため、デジタルでのタスク管理に不安を感じる方は、無料のものから試してみると良いでしょう。

②グループウェア

グループウェアとは、タスク管理の他にもチームの人とコミュニケーションを円滑にしたり情報の共有ができたりするソフトウェアを指します。

グループウェアはチームのスケジュール管理やプロジェクト管理のほか、SNSとしても活用できるので、上手に利用すればチーム内のモチベーション向上にも繋がるでしょう。

③Googleカレンダー

Googleカレンダーは、Googleが無料で提供しているカレンダーです。パソコンで利用できるほか、アプリを入れておけばスマホからも簡単にアクセスできます。

Googleカレンダーにはアラート機能がついており、設定した時間になると音と共に自動でお知らせしてくれます。また、アクセス権を付与すれば、誰でもカレンダーを共有できるので、チーム全体のタスク管理に便利です。

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④エクセル

エクセルでのタスク管理は、エクセルのテンプレートにある「ガントチャート」がおすすめです。ガントチャートは、表を横向きにし、一つ一つのタスクを棒グラフで示してタスクの期限や進捗状況が把握できる管理表です。また、Microsoft 365のエクセルではチームとの共有も可能ですので、プロジェクト全体の進捗状況が把握できるでしょう。

ガントチャートが使いにくい場合は、タスク管理表の自作するのも1つの選択肢としてあります。

タスクの内容と期限、進捗状況の状態、納期などを一覧にして利用すると作業内容が簡単に把握できるようになります。タスクのステータスは、リストで「作業中」「完了」「未着手」などと作っておけば、手入力しなくてもリストから選択するだけで入力できます。

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⑤メール

チームではなく、個人的にクライアントとメールでやり取りしている場合は、メールでのタスク管理が可能です。

まずはクライアント名を付けたメールフォルダを作っておきます。クライアントから来たメールをひとつのタスクとし、受信フォルダに保存しておきます。そのタスクが完了すれば、先ほどのクライアント名を付けたフォルダにメールを移動させてタスク完了とします。

単純な方法ですが、手間もかからず達成感を得られるでしょう。

⑥ノート

アナログなやり方ですが、ノートと付箋でタスク管理が可能です。まずは付箋にひとつずつタスクを書き出してください。ノートには「これからするタスク」「今やっているタスク」「完了したタスク」の欄を作成します。

進捗状況に合わせて、付箋を先ほどの「これからするタスク」「今やっているタスク」「完了したタスク」の欄に順番に移動させていきます。

プロジェクトが異なる場合は付箋の色を変えるか、ノートの別ページを作成するとわかりやすいでしょう。また、チームがホワイトボードを利用しているなら、ホワイトボードに付箋を貼り付けていくだけで、簡単にタスクの共有が可能になります。

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タスク管理で仕事の見える化を進めよう！

仕事を効率的に行うには、タスク管理は欠かせません。タスク管理により、仕事の見える化が進められれば、作業漏れや抜けの防止になり、質の向上や成果にも繋がります。

今回ご紹介した、タスク管理の手順や上手に行うコツ、そしておすすめの方法を参考にして、ぜひタスク管理をはじめてみてください。仕事の効率化はもちろん、モチベーションの向上も感じられるようになるはずです。

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