タスク管理が誰でも上手くなるコツ12選を紹介!仕事を効率化する手法とは?

2022/01/28 2024/02/28

タスク管理ツール

タスク管理が上手くなるコツ

日々のタスク管理を効率化できないかとお悩みではありませんか?本記事では誰でもタスク管理が上手くなるコツ12選を紹介します。明日から仕事を効率化できる手法なので、1つずつ実践してみてください。タスク管理をマスターして仕事で成果を上げていきましょう!

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タスク管理の手法を使う3つのメリット

タスクとはプロジェクトなど、目標や目的のために行うべき日々の業務・作業を指します。タスクを多く抱えると、優先順位をつけたり、スケジュールを組んだりするのが大変です。

そこで欠かせないのが、タスク管理。タスク管理の手法を使い、適切な優先順位づけやスケジュール調整を行うことで、次のようなメリットが得られます。

  • 次にやることが目に見えて分かる
  • 仕事を効率化できる
  • チームワークが良くなる

それぞれのメリットについて、詳しくお伝えしていきます。

(1)次にやることが目に見えて分かる

タスク管理の手法を使うと、優先順位が明確になります。多くのタスクを抱えていても、次にやることが目に見えてわかっていれば、他のことに気を取られることなく、目の前のタスクに集中できます。

また、限られたリソースを、重要なタスクに優先的に振り分けられるので、あれもこれもと気にする必要もありません。タスクを見落とすことなく、期限までにスムーズに仕事が進められるようになります。

(2)仕事を効率化できる

仕事を効率化できるのも、タスク管理の大きなメリットです。

タスクの優先順位が決まっていないと、「どの作業から始めればいいのか」と考えなくてはなりません。また、作業を進めていても、「本当にこれに取り組んでいて大丈夫?」など集中できないこともあります。

常に悩みながら仕事を進めるのは、非効率です。タスク管理によって、取り組むべき作業を明確にすれば、無駄に悩む時間が削減でき、仕事が効率化できるのです。

(3)チームワークが良くなる

適切なタスク管理は、チームワークを向上させるメリットがあります。

チームでのタスク管理は、すべての情報を共有します。誰がどのタスクを担当し、いつまでに完了させるのかを全員で把握するのです。進捗状況も常に共有できるため、遅れが出ているメンバーのサポート体制が整えやすくなります。

また、関連性の高いタスクを担当しているメンバーもわかるので、チーム内のコミュニケーションも活発になるでしょう。チームのマネジメントにもタスク管理の手法は欠かせません。

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タスク管理が上手い人が行っているコツ12選

タスク管理が上手い人は、どのような点に気をつけているのでしょうか。ここでは、タスク管理が上手い人が行っているコツ12選を紹介します。

コツ1 | 全てのタスクを書き出す

タスク管理のコツのひとつ目は、抱えているすべてのタスクを書き出すことです。

難しく考えずに、まずは思いつくままに書き出していきましょう。書き出す方法は、ノートや付箋などの紙でも、パソコンのメモ帳アプリやワード、スマートフォンやタブレットでも問題ありません。

タスクを多く抱えている人ほど、適切な管理のために重要な作業です。

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コツ2 | 大きなタスクは細分化する

大きなタスクを細分化するのも、タスク管理を上手く行うコツです。仕事を効率よく処理していくには、タスクをすぐに取りかかれる作業レベルにまで具体的にする必要があります。

例えば、「架電ノルマ達成」というタスクは下記のように細分化できます。

  • 架電メンバーの抽出
  • 架電リストの作成
  • オペレーションの確認
  • 架電作業
  • 成果の取りまとめ

このように、実際に行う作業にまで具体化すれば、スケジュールも組みやすく、すぐに取りかかることができます。

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コツ3 | タスクとスケジュールはセットで決める

タスクとスケジュールはセットで決めることも重要です。

タスクには必ず期限があり、その重要性も異なります。タスクが発生した場合は、重要度と緊急度を掛け合わせて下記のように分類してください。

  • 第一領域:重要度が高く緊急度も高いもの
  • 第二領域:重要度が高く緊急度が低いもの
  • 第三領域:緊急度が高く重要度が低いもの
  • 第四領域:重要度も緊急度も低いもの

第一領域に分類されるものからスケジュールに落とし込んでいきましょう。第二領域と第三領域は、バランスよく進めるのがコツです。第四領域に分類されるタスクは、スケジュールから削除しても問題ありません。

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コツ4 | わざとタスクを設定しない時間を作る

スケジュールに余裕をもたせるのも、タスク管理のコツのひとつです。

スケジュールを組むときに、予定をぎっしり詰めてしまう人もいます。しかし、仕事にはトラブルや急な案件など、想定外のことがつきものです。

そんなとき、余裕のないスケジュールを組んでいると、対処にかかった分だけ仕事が遅れてしまいます。わざとタスクを設定しない時間を作っていれば、遅れを取り戻す時間に当てられるのです。

コツ5 | タスクに取りかかれない時間を正確に把握する

タスク管理が上手い人は、タスクに取りかかれない時間を正確に把握しています。

就業時間には、休憩や移動、メール対応などの時間も含まれています。すべての時間をタスクの処理にかけられるわけではありません。これらを正確に把握せずに、スケジュールを組んでしまうと、予定どおりに進まず焦ってしまうことになります。

タスクに取り組めない時間も考慮して、スケジュールを管理をしましょう。

コツ6 | 上司や同僚、取引先のスケジュールも考慮する

個人タスクであれ、チームで行うタスクであれ、ビジネスでは自分以外の人が関わる時間も考慮する必要があります

自分のすべき作業が終わっても、上司のチェックが終わらなければ「タスク完了」にならないケースは多々あります。また、取引先の承認が必要な場合もあるでしょう。

自分では完全にコントロールできない、上司や同僚、取引先のスケジュール感にも意識を向けるのも、タスク管理のコツのひとつです。

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コツ7 | シングルタスクを意識する

シングルタスクを意識するのも、タスク管理のコツにあげられます。シングルタスクとは、ひとつの作業に集中して中断せずに取り組む方法です。作業スピードが上がり、生産性の向上が期待できます

マルチタスクは、複数のタスクを同時に進めて処理する方法です。作業スピードが上がらずに、タスクを切り替える時間になってしまうこともあるので、切り替えが重要になります。

シングルタスクを意識すれば、タスク管理も上手く行えて時間も思考リソースも有効に使えるはずです。

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コツ8 | タスクごとの目的を理解する

タスクごとの目的を理解するのも、タスク管理で重要なことです。完全に独立したタスクは少なく、多くはプロジェクト完遂など目的のために行っています

このタスクはどんな目的があり、何につながるのかを理解すれば、見当違いの方向に仕事を進めていくこともありません。責任感を持って、適切にタスクが進められるので、無駄な時間が省けます。

最大限の成果を得るためにも、各タスクの目的を理解した上で管理を行ってください。

コツ9 | 6〜8割の完成度で提出する勇気を持つ

タスクの完成度にこだわりすぎないのも、管理を上手く行うコツです。

完璧主義の人は、完成度にこだわるあまり、時間をかけすぎる傾向にあります。予定よりも期限が過ぎてしまうケースが続くと、全体のスケジュールがずれ込んでしまいます。

タスクの完成度も重要ではありますが、同様に期限も大切です。スケジュールによっては、6〜8割程度の完成度で提出してしまう勇気を持つようにしましょう。

コツ10|状況によっては仕事を断る

自分のキャパシティを超えるときには、仕事を断ることも大切です。

どれだけ適切なタスク管理を実践していても、許容量を超える仕事は管理しきれません。頼まれた仕事をあれもこれもと受けてしまうと、管理がずさんになり、結果的に仕事の質が落ちてしまいます

仕事では、イレギュラーな事態も多く発生します。そんなときにも、迅速な対処ができるように、状況を把握した上で、時には仕事を断って、少し余裕のある状態を保っておきましょう。

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コツ11|報・連・相を徹底する

報告・連絡・相談は社会人の基本とされますが、タスク管理においても同様です。特に、チーム全体でプロジェクトを進めている場合は、細かなことであっても徹底して行うように意識しましょう。

報告・連絡・相談を徹底していれば、タスクの進捗状況がチームで共有できるので、サポート体制も構築できます。問題が発生した場合にも、大きなミスや遅れにつながらないように対応が可能です。

コツ12|タスク管理用のツールを使う

ツールの活用もタスク管理を上手く行うコツです。ここまで紹介してきたコツを効率的に実践できるようになります。

特に多くのタスクを抱えている人やチームで仕事を進めていく場合は、ツールの活用で大幅に管理の効率化が期待できるでしょう。

タスクの見える化、進捗状況の把握、スケジュール調整、チーム内での情報共有などが、ツールによって簡易に行うことが可能です。タスク管理が上手くいかないと感じている人やチームは、タスク管理ツールの導入を検討しましょう。

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大量のタスク管理におすすめツール7選

ここからは、タスク管理にオススメのツールを7つ紹介します。大量のタスクを抱えているという人は、自分やチームに合ったツール選びの参考にしてください。

(1)直感的に使える王道ツール「Trello」

「Trello」は、タスクをカンバン方式で見やすく、わかりやすく管理できる王道のタスク管理ツールです。

ペタペタと付箋を貼るようにタスクを追加でき、移動や並べ替えもドラッグ&ドロップで簡単に行えます。SlackやGitHubなど外部のビジネスツールとも多数連携できることに加え、無料で行える範囲が広いことも人気の理由です。

Trelloにはブラウザ版のほか、デスクトップアプリ、モバイルアプリがあり、ほとんどのデバイスで使えるため、いつでもどこでもタスク管理が行えます。

Trelloの特徴・メリット

・カンバン方式で直感的に操作できる

・外部のビジネスツールとの連携が豊富

・チェックリストや期日、ラベルなどタスクに付加できる情報が豊富

プラン名料金機能
FREE無料・カード作成無制限

・ストレージ無制限

・カスタム背景、スタンプ

・担当者、期限の設定

STANDARD月額5ドル/ユーザーFREEの機能に加え

・ボード作成無制限

・詳細なチェックリスト

・検索条件の保存

PREMIUM月額10ドル/ユーザーSTANDARDの機能に加え

・タイムラインビュー、カレンダービュー

・Google Appsでのサインオン

・単純データのエクスポート

ENTERPRISE月額17.5ドル/ユーザーPREMIUMの機能に加え

・無制限のワークスペース

・公開範囲が「組織」のボードを作成可能

・添付ファイルの権限操作

(2)チームのタスク管理を簡単に「Stock」

「Stock」の名前は、「情報をノートにストックする」という意味から生まれました。機能がシンプルなため、ITリテラシーがあまり高くない人でも簡単に扱えるのが魅力です。

チーム内のナレッジ蓄積に特化しているため、メンバーとの情報共有が行いやすいように、誰でも直感的に操作できる設計になっています。また、オフライン環境でもノートやタスク機能の利用が可能です。

初めてツールを導入する企業やチームであっても、スムーズに使いこなせるでしょう。

Stockの特徴・メリット

・機能が絞られていて、誰にでも扱いやすい

・タスク管理とともにチャットもできる

・パソコン版だけでなく、モバイルアプリもある

プラン名料金機能
フリープラン無料・20ノート

・1GBストレージ

・無制限のテンプレート

・メール自動転送

ビジネス5月額1,980円・無制限ノート

・30GBストレージ

・誤削除防止

・閲覧のみ権限

・バックアップ

・ユーザー管理機能

・カスタマーサポートを優先

ビジネス10月額3,480円5の機能に加え

・80GBストレージ

ビジネス20月額6,480円10の機能に加え

・150GBストレージ

(3)共有機能が豊富「TeamHack」

チームでのタスク管理とチャットに特化した「TeamHack」は、ツリー型のタスク管理とチャットによるコミュニケーションに特化したタスク管理ツールです。

個人タスク管理よりもチームタスク管理のためのツールであり、タスクやドキュメントごとにチャットを作成できるため、情報が錯綜しにくく見やすいのが大きなポイントです。

タスクが完了したら、プロジェクトメンバーにレビューを依頼して完了や差し戻しを判断してもらったり、そのままチャットで報告・相談ができたりします。タイムトラッキング機能があるため、タスク管理を行いながらタイムマネジメントも可能です。

TeamHackの特徴・メリット

・ツリー型でシンプルかつ関連性の見やすいタスク管理が可能

・タスクごとのチャットが可能で、情報が錯綜しにくい

・タスク管理とタイムマネジメントが同時に行える

プラン名料金機能
お試し無料・メンバー招待、タスク作成無制限

・最大10プロジェクトまで作成可能

・1プロジェクト内のドキュメントは10個まで

・1メンバーあたり、1GBストレージ

ビジネス月額1,200円/ユーザー

※最低5ライセンスから

・プロジェクト作成、所属無制限

・ドキュメント作成無制限

・1メンバーあたり、10GBストレージ

フリーランス月額1,500円/ユーザービジネスプランとほぼ同じ。組織管理や組織内メンバー管理機能はない

(4)カンバン方式で見える化「Jooto」

カンバン方式でタスク管理できる「Jooto」は、プロジェクトの進捗やスケジュール管理、チャットを使ったコミュニケーションに優れたタスク管理ツールです。

タスクの並べ替えや日時調整も簡単に行えるガントチャートをデフォルトで搭載しています。プロジェクトを時間経過と合わせて把握でき、大規模なプロジェクトでも管理しやすいです。

GoogleカレンダーやApple標準カレンダー、Slack、Chatworkなどの外部ビジネスツールとの連携も可能。カレンダー管理はGoogleやApple標準カレンダーで、チャットはSlackでなどの使い分けもできます。

Jootoの特徴・メリット

・カンバン方式で直感的なタスク管理

・ガントチャートが基本搭載され、大規模なプロジェクト管理が可能

・外部ビジネスツールとの連携が可能

プラン名料金機能
無料プラン無料・4人まで利用可能

・組織全体でデータ上限100MB

・1ファイル上限10MB

・データエクスポート、アクティビティ過去30日分

スタンダードプラン月額500円/ユーザー・4人まで無料、その後は1人追加ごとに課金発生

・1ライセンスあたりデータ上限5GB

・1ファイル上限300MB

・データエクスポート、アクティビティ過去1年分

エンタープライズプラン月額1,300円/ユーザー・1人から利用可能

・1ライセンスあたりデータ上限10GB

​​・1ファイル上限1GB

・データエクスポート、アクティビティ無制限

(5)シンプルで使いやすい「GoogleKeep」

「Google Keep」は、名前どおりGoogleの純正ツールのひとつです。

ToDoリスト作成に便利な「チェックボックス」、期限を通知してくれる「リマインダー」のほか、カテゴリ別や色別に管理できる機能など、タスク管理ツールとしても便利な機能が充実しています。

Google純正アプリなので、Googleアカウントがあれば、パソコンやスマートフォン、タブレットからでもタスク管理が可能です。

また、タスクの数が増えても検索ができるので、編集や修正が必要なものをすぐに見つけられます。

Google Keepの特徴・メリット

・Googleアカウントがあればすぐに利用可能

・さまざまなデバイスで利用可能

・メモ検索機能で、必要なタスクがすぐ見つかる

「Google Keep」は、すべての機能が無料で利用できます。コストをかけず、手軽にツールを導入したい場合におすすめです。

Google Playはこちら・App Storeはこちら

【必見】Googleカレンダーでタスク管理・ToDoリストを使いこなす方法とは?

(6)充実した機能を持つ万能ノート「Evernote」

「Evernote」は、万能ノートツールとして登場しました。テキストはもちろん、画像や音声などもひとつのノートにまとめて保存でき、Webコンテンツに注釈をつけてクリップしておけます。

2021年からは、「タスク」というノートとToDoリストを連携させられる新機能もリリースされ、さらに使いやすくなりました。ノート上にタスクを作成して管理することも、既存のテキストメモや箇条書きなどをタスクに変換することも可能です。

作成したタスクには期日やリマインダーを追加できるので、タスクの実行し忘れを防げます。タスクの名前で検索も可能ですから、ノートが増えてタスクが埋もれてしまう心配もありません。

Evernoteの特徴・メリット

・利用者が多いため、タスク管理に流用しやすい

・とりあえず書き留めておき、後にタスク化できる

・検索機能で素早く発見できる

プラン名料金機能
FREE無料・端末2台までデータ同期可能

・月間アップロード容量60MB

・ノート上限25MB

・タスク作成、検索、Webページクリップ、PDF

・画像・音声などの添付可能

PERSONAL月額680円無料プランに加え

・同期できる端末数無制限

・月間アップロード容量10GB

・ノート上限200MB

・タスクに締め切りやリマインダー、通知を設定可能

・画像や文書、PDF内の文字検索可能

PROFESSIONAL月額850円PERSONALプランに加え

・月間アップロード容量20GB

・個人用と仕事用、ふたつのGoogleカレンダーと連携可能

・ノートをPDFエクスポート可能

・Slack、Microsoft Teamsなどと連携可能

EVERNOTE TEAMS月額1,100円/ユーザーPROFESSIONALプランに加え

・月間アップロード容量20GB、+ユーザーごと2GB

・ノートのアクティビティ履歴

・共有スペース数の制限なし

・ホーム画面カスタマイズ可能

(7)社外にもタスクを共有できる「Chatwork」

ビジネスチャットツールとして知られる「Chatwork」ですが、タスク管理機能も備えています。

「Chatwork」のタスク管理機能は、チャットごとに設定されるため、チームメンバーに対応してほしいタスクを設定するのに便利です。タスクには内容のほか、担当者と期限を設定でき、チャット画面からいつでも確認できます。

「Chatwork」のタスク管理機能が便利なのは、社外の相手であってもチャットメンバーであれば簡単にタスク共有可能なことです。依頼したタスクのリマインドを流したり、マイチャットにやることを書き込んでタスク化したりすることもできます。

チャットのメッセージはすべてタスク化が可能なため、依頼されたメッセージをそのままタスク化できるのも便利です。

Chatworkの特徴・メリット

・チャットからタスク作成可能

・社内外を問わず、チャットメンバーにタスク依頼可能

・リマインドや担当者、起源などタスク管理に便利な機能が豊富

プラン名料金機能
フリー無料・コンタクト無制限

・累計7つのグループチャット

・1対1でのビデオ通話、音声通話が可能

・5GBストレージ

ビジネス月額600円/ユーザー無料プランに加え

・グループチャット無制限

・複数人でのビデオ通話、音声通話が可能

・1ユーザーあたり10GBストレージ

・広告非表示

エンタープライズ月額960円/ユーザービジネスプランに加え

・ユーザー管理

・社外ユーザー制限

・IP、モバイル端末制限

・専用URL

・ファイル送受信制限

・外部SNS制限

・チャットログのエクスポート

タスク管理のコツをつかんで仕事を効率化しよう!

タスク管理は難しいことではなく、コツをつかめば誰でも上手く行えます。今回お伝えした、タスク管理のコツを実践して、仕事の効率化を目指しましょう。

また大量のタスクを抱えている人や、チームで仕事を進める場合には、管理ツールの活用がおすすめです。紹介した7つのツールから、適切なものを選んでタスク管理に役立ててください。

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