タスク管理が続かない人必見！原因とすぐにできる解決策7選を紹介！

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タスク管理を行うことがなぜ重要なのか？

タスク管理は、ひとつの仕事を完了させるために必要な業務を細分化して、担当者や優先順位、納期などを管理するために行うものです。ここでは、タスク管理を行うことがなぜ重要なのかを確認していきましょう。

1.仕事の全貌を把握するため

タスク管理を行う目的のひとつは、仕事の全貌を把握することです。仕事を大きく捉えていると、具体的にどのような業務が必要かが見えてきません。そのため、仕事の全貌が把握できずに、何から手をつけるべきかもわからなくなるのです。

タスク管理によって業務を細分化すれば、実際に必要な作業の見える化ができ、優先順位や所要時間が明確になります。これにより、仕事の全貌が把握でき、効率的に業務が進められるのです。

2.複数のタスクを忘れずに作業するため

複数のタスクを忘れずに作業するためには、タスク管理が非常に重要です。マルチタスクで仕事を行っていると、仕事の抜け漏れが発生する可能性があります。

抱えているタスクを見える化し、優先順位を管理しておけば、抜け漏れが起こることなく業務が進められるのです。

3.ミスをなくすため

ミスをなくすためにも、タスク管理は重要な意味を持ちます。チームで仕事を進めるときに行うタスク管理では、「誰がどの業務をいつまでに行うか」を全員が把握できるようにするのが一般的です。

複数の目でそれぞれの業務を管理することで、滞っている業務や遅れが出ているメンバーを見つけることができます。これにより、すぐにサポート体制を整えるなどができるため、ミスが起こりにくくなるのです。

4.仕事への集中力を高めるため

タスク管理は、業務に集中して取り組むためにも重要です。業務の優先順位を把握していないと、「今この作業をしていてもいいのか」など、ひとつの作業に集中できないことがあります。

タスク管理によって業務の優先順位が明確になっていれば、無駄なことを考えずに作業に集中して取り組めます。その結果、仕事が効率的に進められるのです。

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タスク管理が続かない原因

タスク管理は重要だとわかっていても、なかなか続かないという人は少なくありません。ここからは、タスク管理が続かない人に多い5つの原因について紹介していきます。

1.タスクの整理ができていない

タスクに優先順位がつけられずに整理できていない人は、タスク管理が続かないことが多いです。目についた業務から取りかかる、気になった作業に手をつけるなど、行き当たりばったりで仕事を進めているとタスクは整理できません。

まずは、時間をかけてでもすべてのタスクを洗い出すところからはじめて見ましょう。また、業務量が多すぎてタスクが整理できていないこともあります。この場合は、上司や先輩に相談するなどの検討が必要です。

▷タスクを抜け漏れなく洗い出す手法を解説！注意すべき点やコツとは？

2.急な仕事で他のタスク計画が崩れる

急な仕事によって計画が崩れることも、タスク管理が続かない原因のひとつです。タスク管理をして順調に業務を進めていても、上司に仕事を急に振られて、1日の計画が崩れてしまうということは少なくありません。

このような場合、改めてタスクの洗い出しや優先順位付けなどの作業が必要になるため、面倒だと感じて続かない人も多いのです。

3.細かいタスクに追われて大きな仕事に集中できない

タスク管理が続かない原因として、細かいタスクに追われて、大きな仕事に集中できないこともあげられます。大きな仕事を細分化して、細かなタスクに集中して取り組めるのはタスク管理の大きなメリットです。

しかし、細かいタスクに追われてしまうと、目の前の作業を消化することだけが目的になってしまう場合があります。大きな仕事の目的を見失ってしまうと、やりがいや達成感を感じにくくなります。そのため、タスク管理そのものが続かないケースもあるのです。

4.管理ツールが使いづらい

使っているタスク管理ツールが、自分に合っていないことが原因になっている場合があります。タスク管理ツールは、手書きなどのアナログ管理に比べると、さまざまなメリットがあり便利なものです。

しかし、操作が煩雑、機能が使いこなせない、画面が見にくいなど、自分に合っていないとストレスになってしまうことがあります。これにより、タスク管理自体が面倒になってしまい続かなくなってしまうのです。

5.入力を忘れる・入力に時間が掛かる

管理ツールへの入力忘れや、入力に時間がかかるなどもタスク管理が続かない原因になることがあります。タスク管理ツールを有効に活用するには、情報の更新が必要です。これを忘れてしまうと、進捗状況や納期が把握できずに、効率的に業務が進められません。

管理ツールへの入力を忘れたり、時間がかかるために面倒に感じたりすることで、タスク管理が続かなくなるのです。

▷タスク管理が苦手な人の特徴とは？原因や改善するための方法を解説！

タスク管理を続けるための解決策

タスク管理は、仕事を効率化するために必要なマネジメント手法です。タスク管理が続かないという方に、8つの解決策を提案します。

1.Todoリストを作成し優先順位を決める

タスク管理を続けるために、Todoリストを作成しましょう。Todoリストを作成するメリットは、優先順位が決められることです。Todoリストは、メンバーの多いプロジェクトには物足りませんが、個人のタスク管理を補助するには最適な手法といえます。

優先順位を決めるポイントは、相手がいる仕事か自分だけで完結するかということ。相手がある仕事は、お互いのスケジュールもあるため、締め切りなどを参考に優先順位を決めていきましょう。

▷タスクの優先順位はどう決める？迷わないためのポイントと手法を解説！

2.タスクごとの作業時間を計画する

タスクごとの作業時間を最初に計画してしまいましょう。タスクを細分化したときに、それぞれどのくらいの時間・工数を必要とするのかを明確にしてください。その際に考えなくてはいけないことは、得手不得手と経験則です。

同じ工数のタスクでも、苦手な分野に関しては、時間がかかりがちになります。また未経験のタスクは、情報収集や確認などで、時間を要することが多いです。作業時間の計画は、優先順位付けにも関わるので必ず行いましょう。

3.余計な情報を入れない

タスク管理を続けるには、業務中にできるだけ余計な情報を入れないことが大切です。例えば、メールやチャットを頻繁に確認するなどしていると、業務に集中できません。その都度、作業を中断してしまうので、予定通りに仕事が進まなくなります。

メールやチャットの確認は、あらかじめ決めた時間に行うようにしてください。そうすれば、業務に集中できるのでタスク管理も継続して行えるはずです。

4.ツールが合わない場合は他の製品を使ってみる

タスク管理ツールが自分に合わないと感じたら、他の製品を使ってみましょう。人によって合う・合わないは必ずあるので、無理に使い続けてストレスを感じることは避けてください。

無料トライアルなどを利用して、自分に合ったツールを見つけるようにしましょう。

▷無料で使えるタスク管理ツール10選！個人向け・チーム向けのおすすめを紹介

5.エクセルなど簡単な方法でやってみる

タスク管理ツールが使いづらいと感じたら、エクセルなどを使った簡単な方法を試してみてください。エクセルで作るTodoリストは、個人のタスク管理であれば十分に利用できます。普段慣れているエクセルを利用することで、使い勝手は抜群に上がるでしょう。

GoogleスプレッドシートやApple Numbersなどの表計算ソフトでも代用できます。慣れている方法でタスク管理を行うのも、継続の大きなポイントです。

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6.紙に書き出し管理する

紙に書き出してタスクを管理するのもおすすめの方法です。使い慣れていない管理ツールや管理表などを無理に使うと、タスク管理自体がストレスになり続かない原因になります。

紙に書き出す方法なら、使いにくいなどもなく、自由度も高いのでストレスを感じることもありません。また、手書きは頭での整理がしやすいというメリットもあります。付箋などを活用すれば、優先順位や進捗の管理も可能です。

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7.自動化ツールを使う

タスクの管理が煩雑だと感じることが継続できない理由であれば、自動化ツールの利用を検討してみましょう。自動化ツールとは、アプリを組み合わせて独自のワークフローを作成できるツールのことです。

• Google＋Slack
• Wordpress＋Twitter
• Gmail＋Dropbox

上記のように、さまざまなアプリを組み合わせて、自動ツイート・文書の保存・通知・イベント作成などを行うことができます。

新しいツールを利用するのではなく、普段利用しているアプリを組み合わせるので、使いづらさや高度な知識は必要ありません。個人で使えるサービスもありますので、選択肢のひとつに加えてみてください。

▷便利すぎる！おすすめタスク自動化ツール8選！自動化の重要性も解説！

8.終了ごとに達成感を与える

タスクが終了するごとに、達成感を自分に与えることもタスク管理の継続に有効な方法です。例えば次の方法が考えられます。

• 手書きの場合：マーカーで消す
• タスク管理ツール：チェックマークを入れる
• Todoリスト：塗りつぶしをする

達成感を得ることでモチベーションがあがります。また、残りのタスクの把握も可能です。だらだらと続けるのではなく、メリハリをつけるためにもタスク終了時のアクションを決めておきましょう。

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タスク管理が続かない人向けのおすすめツール7選

最後にタスク管理が続かないとお悩みの方向けに、おすすめのツールをご紹介します。7つのサービスをピックアップしたので、ぜひ比較検討の材料にしてください。

1.Jooto

Jootoは、直感的に使用できるシンプルでわかりやすいレイアウトのカンバン方式タスク管理ツールです。親しみやすいデザインで、初めてタスク管理ツールの導入を検討している方には特におすすめです。

4名まで使用できる無料プランも用意されているので、まずは気軽に導入してみたいと考える方はぜひ検討してみてください。有料プランでの導入企業数も1,700社(※)の実績を誇るので安心して使用できるツールです。（※2022年1月末時点）

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2.Backlog

Backlogは、タスク管理はもちろん、さらに大規模なプロジェクト管理にも向いているタスク・プロジェクト管理ツールです。開発業務からマーケティングや人事・総務などのバックオフィス業務など、さまざまな職種で導入されています。

コメント機能によるチームの連携力の最大化が見込めるだけでなく、ガントチャートによって、プロジェクトやタスクの進捗を可視化し、遅延やミスが発生する可能性を低下させます。

3.Trello

Trelloは、カンバン式のタスク管理ツールで、カードやリスト機能を利用してタスク・プロジェクト管理を効率化することが可能です。実装されている自動化機能を駆使することで、面倒な単純作業を無くし、チーム全体の生産性を高めます。

主要な人気のサービスやツールと連携することも可能で、実現したいワークフローを柔軟に実現することができます。

4.Asana

Asanaは、小さなタスク管理からプロジェクト管理まで、チーム単位で整理・連携して管理し、進捗確認のできるタスク・プロジェクト管理ツールです。基本的な機能はもちろん網羅する上に、レポート機能や外部サービスとの連携機能、メッセージ機能など使用方法の可能性は多岐にわたります。

開発業務からマーケティングや営業、バックオフィス業務など幅広い職種の管理に対応でき、使いこなすことで間違いなくビジネスのパフォーマンスも向上するでしょう。

5.Wrike

Wrikeは、圧倒的な使いやすさで支持されているワークマネジメントツールです。タスク管理のステータスをカスタマイズすることができ、会社やチームの業務に合わせた最適な運用が可能になります。

コメント機能でコミュニケーションを取りながら業務を進めることが可能で、複雑な多数の部門間でのプロジェクト管理にも最適なツールです。

6.My Redmine

My Redmineは、チケット機能を駆使して、ガントチャートをメインにタスク・プロジェクトの進行を確認できるプロジェクト管理ツールです。

記入した日付を元にガントチャートが自動で作成され、各担当者やマネージャーが状況を瞬時に把握することができます。オープンソースソフトウェア製品のクラウド版なので、先駆けて新機能がリリースされる他、セキュリティやサポート体制も万全で安心して利用できます。

7.Todoist

Todoistは、全世界で2,000万人以上の人々に利用されているシンプルで使いやすいタスク・ToDo管理ツールです。優先度をタスクに設定したり、ファイルを共有したり、担当者をアサインしたり、目標に対する進捗を可視化したりと非常に多機能で便利なツールです。

モバイル端末でもアプリで非常に便利なタスク管理が実現できるので、チーム全体がストレスフリーな環境となり、生産性の向上をもたらしてくれるでしょう。

タスク管理を見直して効率的に仕事をしよう

タスク管理は、効率的な仕事をするために必要なマネジメント手法です。しかし、必要だと理解してはいるものの、続かないという人も少なくありません。タスク管理が続かない理由を理解した上で、ここでお伝えした解決策を試してみてください。

また、最後に紹介した管理ツールの導入もおすすめです。無料プランや無料トライアルが利用できるサービスもあるので、実際にいくつか試した上で自分に合ったものを見つけてください。タスク管理の見直しができれば、効率的に仕事が進められるようになります。

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