KPT法とは？振り返りのフレームワークを実践するメリットや進め方

KPT法とは？

KPT(ケプト)法とは、仕事を進めている中で新しい目標の設定や、プロジェクトが終了した時に「やってきたことを振り返り、次のアクションを決定していく手法」のことです。「Keep・Problem・Try」の頭文字をとった言葉であり、日本では「ケプト・けーぴーてぃー」と読まれています。

振り返りのフレームワークを実践することで、プロジェクトが終了して「この後は何をすればいいの？」とならないよう現状分析をおこない、次にやるべきことを明確にします。

ビジネスを効率的に進めていくにあたり、プロジェクトの反省を生かし次のアクションにつなげられるサイクル「PDCA」と同等に、KPT法も重要な要素です。

主に以下の項目をフォーマットを作りディスカッションがおこなわれます。

• Keep：うまくいったことや今後も継続すること
• Problem：うまくいかなかったことや今後はやめた方がいいこと
• Try：今後実施していくべき行動策

KPT法の基本知識について

KPT法をおこなう上で、抑えておくべき基本知識を4つ紹介していきます。

実践するタイミング

KPTをおこなうタイミングは、プロジェクトの区切りがついた直後がおすすめです。プロジェクトがひと段落ついたら、できるだけ時間を空けずに振り返りましょう。

仕事の進め方に関して、細かい部分まで覚えている状態でおこなうとKPTを実践することで得られる質も向上します。

KPTを実践するタイミングとして以下の例があります。

• プロジェクト終了時
• 毎週の決まった日
• 毎月の決まった日

KPTをおこなう際に重要なのは、業務プロセスの一つと明確に位置付けたうえで、定期的におこなう会議のように、実施するタイミングを参加者に浸透させることが大切です。

定期的なKPTに加えて、プロジェクトで問題が発生した場合も、適時実施するといいでしょう。

用意するもの

KPTをする際、用意するものはホワイトボードとメモするための用紙、人数分のペンがあればいいです。KPTの実践ではホワイトボードにメンバーの意見を書き込みます。コミュニケーションをスムーズに進行するため、小規模な会議室でおこなうといいです。

在宅勤務などの出社が難しい状況であれば、ツールの使用を検討しますが、KPTはシンプルな会議であることから、オンラインで同時に閲覧できるGoogleスプレッドシートでも十分活用できます。

所要時間

KPTにかける時間は平均で1時間から1時間半が理想です。あまり長くKPTで振り返りを実施しても問題点の解決に至らず、実現できる確率が低い取り組みばかり出てくるうえ会議の質がさがります。

集中力が続かず業務時間にも影響がでて生産性が落ちてしまいます。長くてもKPTは、1時間半で終わらせるようにしましょう。

参加人数

参加する人数はプロジェクトにより異なりますが、多くても10名です。ただ、最大で10名なので普段は5名前後でおこなうと、比較的スムーズに進行できます。

人数が多くなればなるほど、意見の整理が難しくなります。大規模なプロジェクトの場合は担当部門のリーダーだけ集め、小さなチーム単位で実施するといいでしょう。KPTは個人でも実施可能なうえ、2名から3名の小さなチームでもおこなえます。

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KPT法で振り返りを実践するメリット

なぜ、KPT法を活用した方が良いのか。メリットを以下の3つにまとめたのでそれぞれ紹介していきます。

• 課題の早期発見
• チーム力の向上
• 継続的な組織のアップデート

課題の早期発見

KPTでは、プロジェクトに関わったメンバーが課題(Problem)を文字で洗い出すため、反省点や課題が浮き彫りになります。

課題や反省点だけでなく、うまくいった部分なども含まれるため、問題を客観的視点から整理できます。メンバー同士で同じ目線となるので、次のプロジェクトにおいてもスムーズに動き出しやすいです。

定期的におこなうのはもちろん、問題が発生した場合でも不定期でおこなうと、原因や課題解決できて今後の業務に活かせます。

チーム力の向上

KPTを取り入れると、課題解決に向けてチーム一丸となり、問題に向き合えるようになります。参加しているメンバー全員が意見を出し合い議論するため、半ば強制的にメンバーとコミュニケーションをおこないます。

参加者とコミュニケーションすることで、知識の共有や違った方向から意見を知り、課題解決に向けて改善策を見つけることが可能です。

付箋を使いアウトプットできるため「みんなの前で意見をいうのは恥ずかしい」など発言するのが苦手な方でも、意見を述べやすいメリットもあります。

KPTにより、参加している全員が課題解決に向けて一丸で取り組めて、チーム力の強化に繋がります。

継続的な組織のアップデートを実現

KPTを定期的に実施することで、日々の経験や業務改善につながり、ゆっくりと組織のアップデートがされます。

業務面だけでなく、KPTはメンバー間のコミュニケーションが活発になるため強いチームワークが生まれやすいです。すぐに課題解決ができなくても、ゆっくりと確かに改善できるという実感が得られやすくなります。

チーム内でポジティブなムードが生まれ、モチベーションの向上にもつながり、さまざまなメリットをもたらします。

失敗を放置せず、問題提案をチーム内で共有して改善策を検討することで、組織のアップデートをKPTで実現できるでしょう。

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KPTの具体的な進め方を4STEPで解説

KPTをおこなう上で具体的な進め方はどのようにすればいいのか。KPTを実践したことがない方に向けて4ステップで解説していきます。

簡単に紹介すると、KPTは以下の4ステップとなっております。

1. フォーマットの準備
2. Keep・Problemの書き出し
3. Keep・Problemについての話し合い
4. Tryする内容の具体化

STEP1：フォーマットの準備

KPTをはじめる前に、まずはフォーマットの準備をします。

ホワイトボードに中心に縦線、左側の中心に横線を入れて左上に「Keep」、Keepの下に「Problem」、横に「Try」を以下の表のように書き出します。

表をホワイトボードに書き込みをしたら、事前にルールを決めておきます。KPTをする際のルールは以下の項目を参考にするといいでしょう。

• 責任の追及や言い訳、自己弁護をしない
• 議題に集中して積極的に参加する
• 人の話をさえぎらず一人で話しすぎない

チーム内で独自に設定したルールを用意しても良いです。

STEP2：Keep・Problemの書き出し

フォーマットの用意ができたら、次にKeepの内容を書き出します。Keepはうまくいったことや良いことを書き出します。

Keepを書き出す際、注意するべき点は参加者と話さないことです。会話してしまうと他人に影響されやすく、クリアな思考で自分の考えを深めることが難しくなります。

Keepの書き出しを終えたら「それどういうこと？」「これもよかったよね！」など簡単に意見交換しながら張り出すと盛り上がります。

盛り上がりが落ち着いたら次にProblemです。ProblemもKeepと同じように集中して書き出し、張り出します。

STEP3：Keep・Problemについての話し合い

KeepとProblemの付箋が出されたら、それぞれの内容について参加者全員からコメントや、ホワイトボードに書き出しながら話し合いをします。

• KeepとProblemした理由
• それぞれの要因や原因

理由を明確にして、掘り下げておこなうことが重要です。Keepをさらによくする話し合いも必要ですが、Problemが多くある場合はProblemを中心にディスカッションをすることが重要です。

Problemの数が多い場合、貼られている付箋に目を通して重要度が高い項目からディスカッションするといいでしょう。長くディスカッションするのではなく、あらかじめ時間を決めておこなうことを心がけてください。

STEP4：Tryする内容の具体化

ディスカッションを終えたら、Tryの欄に張り出されている議題に対して、どんなアクションを起こすか確認します。

Tryをするとき「〇〇に気を付ける」「〇〇を頑張る」と抽象的なものではなく、具体的にどういった行動するのかが重要です。

Tryに多く付箋が張り出されている場合、すべてTryするのは難しいでしょう。Keepの時と同じように優先順位をつけることが大切です。

優先順位をつけるのが難しい場合はマトリクス表を活用するといいです。十字に線を書き、以下のように重要と重要ではないで分けます。

• 縦線の上に重要
• 縦線の下に重要ではない
• 横線の右に緊急
• 横線の左に緊急ではない

フォーマットを作成して、Tryの項目をマトリクス表に分ければ、優先事項が明確になります。実施するTryを具体的に決めることが重要です。

次回以降のKPTで実施結果や進歩評価をおこない、うまくいったのか・いかなかったのか・その原因は何かと評価や改善を繰り返していきましょう。

▷タスク管理の基本！緊急度と重要度で分類する「時間管理のマトリクス」

KPT法を成功させるための3つのポイント

KPTを成功させるためには、効果的かつ効率的におこなうためのポイントを理解していくことが重要です。KPTを成功させるためのポイントは以下の3つです。

1. 発表しやすい環境で実践する
2. ファシリテーターを設置する
3. 繰り返し実践する

1.発表しやすい環境で実践する

発言するのが苦手な人や、間違った内容を言ってしまうのが怖い方のために、発表しやすい環境を作ることが大切です。

KeepとProblemは特に意見への批判がでやすくなるため、あらかじめ注意しておくと、多様でたくさんの意見が集めやすいです。

本人が思っている些細な意見でも、チームにとって重要なことであるケースが多くあります。KPTでは、普段は集めにくい意見を自然と集められるようにする、出しやすい空気を作るように整えてあげましょう。

2.ファシリテーターを設置する

ファシリテーターとは、会議や議論のディスカッションの際にグループが協力して、共通の目的のために計画立案のサポートをする人です。会議の進行とサポートをおこなう役割があります。

参加者が多いKPTをする場合は議論が発散されてしまい、話がまとまらず会議時間を過ぎてしまいます。ファシリテーターを設置することで、重要な議題へのフォーカスや時間配分の調整ができます。

プロジェクトにおいてのKPTであれば、プロジェクトのマネージャーがファシリテーターを担当するのが一般的です。限られた時間に効率よくKPTを実践するのであれば、必ずファシリテーターを設置しましょう。

3.繰り返し実践する

KPTは1度だけではなく、定期的に何度も繰り返すことが重要です。1度だけのKPTでは、改善されず2回目や3回目と繰り返すことで「前回設定したTryはうまくいったかな」という観点が、生まれて習慣化されます。

最低でも3回、KPTを活用すれば効果が最大化されるでしょう。KPTは繰り返すたびに新しい学びを得て、組織が強化されていくことを実感できます。

また、一度の問題で解決できないのであれば無理矢理に解決せず定期的にKPTを実施して、改善できるようサイクルを回すことが重要です。

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KPT法の実践事例を4つ紹介

KPTを実践するにあたって参考になる企業の事例を4つ紹介していきます。

• サイボウズ株式会社
• 株式会社ヴァル研究所
• 株式会社エウレカ
• 株式会社ソニックガーデン

サイボウズ株式会社

表計算のキントーンなど。クラウド型サービスを提供しているサイボウズ株式会社では、2週間に1度の間隔で開発メンバーが振り返りKPTを活用しています。

また、サイボウズ株式会社からは「業務振り返り管理アプリ」を提供しているため、業務中に気づきがあったらすぐにメモができる環境作りもできています。

KPT当日に「さて準備しよう」と身構える必要もなく、すでに入力されていることから振り返りのミーティング時間を削減できている。

頭に浮かんだ内容をタイムリーに書き込めるため、会議の事前準備の段階で伝えたい事を忘れない対策事例となっています。

株式会社ヴァル研究所

経路検索の「駅すぱあと」を提供している株式会社ヴァル研究所では、業務の属人化やメンバーの精神的負担を軽減するためKPTで改善を目指していました。

KPT法で振り返りをした際、トラブル対応ができる人とできない人と能力に差があることや、構造化されているデータを誰が管理するのかあやふや、という問題点が浮き彫りになります。

以前のデジタル管理の構成図ではなく、アナログ管理で目にとまる場所に可視化してみては？という改善策があがり、全員で作成して可視化に成功しています。

KPT法により取り組みをした際、「問題VS社員という構造がおもしろく感じて、まるでゲームしているみたい」と語り、課題解決となりました。

株式会社エウレカ

マッチングアプリサービスの「ペアーズ」を運営している株式会社エウレカでは、誰かを責めるのではなく、どう改善するかにフォーカスをあててKPTを実践しています。

KPTで解決できない課題は妨害リストとして、タスク管理ツールである「Trello」上で共有して、外向きにオープン化して他の部署からもみられるように体制を構築しました。

そうすることで、他の部署から解決策の提案があり自分たちでは解決できない課題でも、ため込まれません。解決できない議題が多い場合は、株式会社エウレカの事例を参考にするといいでしょう。

株式会社ソニックガーデン

ソフトウェア開発会社の株式会社ソニックガーデンでは仕事のやり方を身に付けてもらうために、毎週メンターと振り返りの時間をもうけています。

振り返りの時間でKPTを活用しており、今後も続けていくこと・問題だったこと・来週から改善していくことをあげ、次にメンターが会社の価値観を振り返り、一緒に改善方法を考えていきます。

納期に間に合わせるために「今週は遅くまで残業してがんばった」だと、残業グセがついてしまうので、会社として問題です。振り返りをするうえで、株式会社ソニックガーデンで意識していることは、考えさせる力を身に着けさせることです。

答えをあえて教えず、失敗をなんども繰り返して自分で正解にたどり着けるよう考える力を育てさせたい企業は参考になる事例です。

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KPT法の注意しておきたい欠点とは？

KPT法を実践するうえで注意しておきたい欠点を2つ紹介していきます。

Keepがおろそかになる

Problem(悪い部分)に目がいきやすくなり、Keep(よかったこと)がおろそかになるケースが多いです。悪い部分だけを話していると、チーム全体のモチベーション低下につながります。

また、Keepはよかったことなので、つい「〇〇してよかった」「スムーズに進んでよかった」といった感情を書き出してしまうことがあります。感情を書き出しても賞賛しあうだけで、次につながりません。

取り組んでよかったことを具体的に書き出すことで、keepがおろそかにならず次につなげるディスカッションがおこなえます。

振り返りと問題解決が混同してしまう

KPT法をはじめておこなう場合、振り返りと問題解決が混同してしまいます。振り返りで問題を洗い出していると、その議論の流れで、そのまま問題解決の手段についてディスカッションしてしまうケースがあります。

KPTの実践では、まずは振り返りとして問題点を全て洗い出し、その後よかったことや悪かったことを判別しつつ、次のアクションをディスカッションすることが重要なので、実践プロセスが混同しないように注意が必要です。

混同してしまった場合、「今何について議論しているのか」「問題は洗い出し終えたのか」といったディスカッションの生産性を下げてしまうケースに陥る可能性が高くなります。

ファシリテーターがきちんと全体の進行と管理を行いつつ、実践のプロセスから逸脱しないように意識しましょう。

KPT法の実践に役立つおすすめのツール6選

KPT方を実践するにあたり、役立つおすすめツールを6つ紹介していきます。

1.Trello

コラボレーション、プロジェクト管理、生産性の向上を狙えてタスク整理やチームワーク促進を一か所でおこなえるシステムです。

リストの移動や一般的なアクションを自動ロボットが操作してくれるため、クリックやドラッグ操作を削減できます。

メールアドレスを入力すれば簡単にアカウント作成が無料でできるため、はじめてKPT法を実践したい方におすすめといえるでしょう。

2.ラジログ

振り返りの価値がチームに浸透できていない、マンネリ化していて作業報告になってしまっている悩みを解決できる振り返りに特化したツールです。

1日15分の振り返りをして成績が23％増加したという実績もあり、無料会員登録ですぐに導入できます。

3.Wistant

属人化やブラックボックス化しやすいマネジメントをスコアで可視化してくれるツールです。組織のマネージャーには専用のメンバーボードが閲覧できて、メンバー全員のすぐに実行すべきタスクや最適なマネジメントのアクションを確認できます。

メンバー1人ひとりに、どんなサポートをおこなうべきかストレスなく寄り添えてパフォーマンスの向上に役立ちます。

4.KPTon

オンライン上で振り返りをおこなえるため、人がいる場では意見が出しづらい方におすすめのツールです。

振り返りは、すべてオンライン上でおこなえるので付箋をなくしたり、振り返りを欠席しても前回の内容を確認できます。

5.Googleスプレッドシート

Googleの提供しているスプレッドシートの共有機能を使用することで、KPT法でも活用できます。

共有URLを開くことで、パソコンやスマホから入力可能。保存も自動でされるため会議に参加できない方でも共有URLさえ知っていればファイルを確認できます。

▷スプレッドシートでタスク管理する方法！テンプレートや活用法を解説！

6.coggle

マインドマップのように中央から枝を伸ばして、ループやダイアグラムを作成できるためプロセスやフローがわかりやすく表現できます。テキストだけでなく、画像のアップロードも無制限に可能です。さらにマップの一部に注釈を付けられます。

マップには秘密のリンクを設定できるため、プロジェクトに関わりがある方にしか閲覧できないよう設定も可能です。

▷タスク管理が煩雑？マインドマップ活用の方法やメリットを解説！

KPT法を実践して組織の課題を明確にしよう

KPTを実践するメリットや進め方について本記事での解説は以上となります。KPTは月1度やプロジェクトが終了した際に振り返りとして行うと非常にメリットの大きいフレームワークです。

課題を見つけ、次のプロジェクトに活かせるアイデアの創出はもちろん、メンバーとの関係性が強化されチーム力の向上にも貢献します。

本記事で解説したKPTがスムーズに実践できる方法や注意点を把握しつつ、ツールなども活用しながら少しでもプロジェクトの成功や改善に役立てば幸いです。