タスクの優先順位はどう決める?迷わないためのポイントと手法を解説!

2021/12/14 2024/04/09

タスク管理ツール

タスクの優先順位の付け方

仕事を進める上でタスク管理は重要な要素のひとつです。優先順位をつけることで業務効率化を図るだけでなく、仕事へのモチベーション向上にもつながります。しかし、タスクの優先順位がわからない人もいるでしょう。本記事ではタスクの優先順位の付け方について解説します。

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そもそもタスク管理って何?

タスク管理とは、業務や目標達成までの工程を「作業」の単位まで細かく分解したり、その割り振りや順位づけをしたり、進捗状況の確認などを行うことです。

タスクは目についたものから手をつけるのではなく、タスク管理によって優先順位を整理し、効率的に行うことが重要です。

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タスク管理は仕事において非常に重要

タスク管理が特に仕事で重要視される理由は、主に以下の3つです。

作業を「見える化」できる

やるべき作業が「見える化」されると、どんな作業があってそれぞれどのくらいの時間が必要かわかります。作業の内容と時間が可視化されることで、完了の目処が立ち、スムーズに進みやすくなるのです。

優先順位を把握できる

タスク管理を行うことで、メイン業務以外にも抱えている作業が整理できます。抱えているタスクをすべて洗い出し、納期が早いものなど優先順位の高いタスクから進めれば、より効率的に業務が行えるのです。

業務の全貌と進捗具合がわかりやすい

業務の全貌や進捗具合を正確に把握するためにもタスク管理は重要です。①②によって業務の全貌と進捗具合が把握しやすくなります。これにより、作業漏れや遅れが防げるようになるのです。

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優先順位をつけて仕事をするべき理由

仕事でタスク管理が重要視される理由として、作業に優先順位がつけられることを紹介しました。

ここからは、strong>優先順位をつけて仕事をするべき4つの理由を解説します。

①最重要の目標にリソースを割ける

タスクの優先順位を決めることで、最重要の目標にリソースを割けるようになります。

リソース、すなわち業務を行う人手と時間の絶対量は決まっています。限られた人手と時間を最大限に活かすためには、優先順位づけで重要度を把握し、より重要なタスクにリソースを割く必要があるのです。

優先順位をつけないと、簡単なタスクだけを完了し、生産的に作業していると錯覚しやすくなります。このように楽な方向に流れるのを防ぎ、「本当の意味で作業の生産性を高める」ためにもタスクの優先順位づけは重要です。

②進行を妨げるボトルネックが解消する

優先順位が正しくつけられれば進行を妨げる「ボトルネック」の解消にもつながります。

ボトルネックは、全体の業務工程の中で最も時間がかかる部分を意味する言葉です。タスク管理で優先順位をつけていれば、どのタイミングでボトルネックが発生するかが把握できます。あらかじめ想定さえできていれば、そこに最大限のリソースがさけるため、ボトルネックが解消できるのです。

③仕事の重複がなくなる

タスクに優先順位をつけることで、仕事の重複が防げます。それぞれが「どのタスクから始めるか」「どのタスクを誰が担当するか」がルール化できるため、複数人が同じタスクを行うような、人的リソースの浪費が起こりません。

また、タスクが重複せずに割り振れれば、1人1人が長所を活かしながら、責任を持って作業を行うことができます。

④仕事の効率化につながり、売上に直結する

優先順位をタスクにつけることは、仕事の効率化につながり、売上の向上にも直結します。

優先度の高いタスクから取り組むと、他の作業に気が散ることなく集中できるので、パフォーマンスが高まります。その結果、効率化が進み、会社としてより多くの仕事が請け負えるようになるのです。

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タスクの優先順位の付け方とコツ

本章では、タスク管理で実際に優先順位をつける方法とコツについて、6つのステップに分けて解説します。

ステップ1 | 優先順位をつけるには「実施するか」と「実施しないか」で分ける

優先順位をつける前に、まず抱えている全てのタスクを洗い出し、「実施する」と「実施しない」に分けましょう。

人手と時間は有限であり、増えることはありません。そのため、実施できることにはどうしても限界があります。限られたリソースを重要なタスクに集中させるためには、明確な基準をもって実施するかしないかを決めましょう。

取捨選択はタスク管理の基本であり、最も重要なステップです。目標やプロジェクト達成に向けてスピード感を持って業務にあたるためには、抱えているタスクが必要かどうか素早く見極め、選別することが重要でしょう。

ステップ2 | マトリクスで「重要度」と「緊急度」で分けて優先順位を決める

実施するタスクを洗い出せたら、次に「重要度」と「緊急度」を縦軸と横軸に据えたマトリクスを使い、重要度・緊急度の高さによって実際に優先順位をつけていきます。

重要度と緊急度のマトリクス

優先度① | 第1象限

緊急度が最も高く、重要度が最も高いタスク」を置きます。第1象限に置かれたタスクは可能な限り速やかに、かつ確実に処理すべきであり、最も優先順位が高いです。具体的には、以下のような業務を指します。

  • 期限が迫っている
  • 緊急の面談や打ち合わせ
  • 不測の事態への対処

第1象限に置かれたタスクを後回しにしてしまうと、企業や部署、チーム、個人としての信頼を失うことになりかねません。第1象限にタスクを振り分けたら、できるだけすぐに処理しましょう。

優先度② | 第2象限

第2象限に置かれるのは、「緊急度は低いけれど、重要度が高いタスク」です。人は後述する第3領域の「緊急かつ重要でないタスク」を優先してしまう傾向にあります。しかし、第2象限のタスクこそ計画的に処理していかなくてはなりません。期限を決めずに後回しにし続けていると、第2象限のタスクはすぐに第1象限にずれ込んでしまうためです。

  • 研修や勉強会など、人材育成
  • 長期的な営業戦略
  • 予算削減やプロセス見直しなど、経過を見ながら行う事業計画

第2象限に含まれるのは、将来的に価値を生み出すタスクです。しかし性質上、期限が明確でなかったり、経過観察が必要であったりするため、後回しにしてしまいます。第2象限のタスクには意識的に優先して取り組みましょう。

優先度③ | 第3象限

緊急度は高いが、重要でないタスク」が第3象限に置かれます。業務効率や生産性が低い人ほど、以下のような第3象限のタスクばかりこなしている可能性が高いです。

  • メール対応、問い合わせ
  • 毎日の作業報告
  • 明確な目的を伴わない会議

第3象限のタスクは自動化できる仕組みを作るなど、割く時間を少なくしましょう。

優先度④ | 第4象限

緊急度も重要度も低いタスク」は第4象限に振り分けます。実施しないと決めたタスクではないものの、他のタスクに比べると時間の浪費とも言えるでしょう。他の象限にタスクが詰まっているのであれば、第4象限に振り分けたタスクはできるだけ後回しにして構いません。例えば、以下のようなものです。

  • デスクの整理
  • 社内での親睦を深めるための雑談

第4象限のタスクは、第1〜3象限のタスクがなく余裕があるときにだけ行うと考えておきましょう。

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ステップ3 |「難易度」「効果の大きさ」で分ける

優先順位は上記の「緊急度と重要度のマトリクス」を使う方法が有名ですが、他にも「難易度と効果の大きさ」のマトリクスを使う方法があります。こちらの分類方法も非常に効果的なので、ぜひ取り組んでみてください。

難易度と効果のマトリクス

これは、第1〜第4象限までを以下のように定めています。

第1象限難易度が低く、効果は高い
第2象限難易度も効果も高い
第3象限難易度も効果も低い
第4象限難易度が高く、効果は低い

これも優先順位は数字の順につけられます。難易度が低く効果が高い第1象限は、取り掛かりやすく効果も高いため、すぐにやるべきタスクです。第2象限は難易度も高い反面、効果も期待できることから時間をかけてでも取り組むのが良いでしょう。

一方で、第3象限に含まれるタスクは効果が低いため、時間があれば行う程度にとどめます。第4象限に含まれるタスクは、よほど余裕のあるとき以外は取り組む必要はありません。

ステップ4 | 優先順位が高いものから時間を使って実施する

STEP2や3のマトリクスで優先順位を決めたら、優先度が高いタスクから順に時間と人手のリソースを割いて実施していきましょう。

効率よくタスクを実施するためには、役割分担やスケジュールをメンバーで共有しておくことが重要です。そのときに便利なツールがガントチャートです。

ガントチャートは、一般的に縦軸が実施タスク、横軸が期間で構成されています。担当者を割り振り、そのタスクをいつまでに終わらせるかを矢印の長さで表すのです。

ガントチャートであれば、仕事の進捗具合と担当者ごとの負担も一目で確認できるため、割り振りも偏ることがありません。優先順位の高い仕事が遅れることなく、効率的に実施できるでしょう。

ステップ5 | 優先順位の低いものは後回しor外部リソースを検討

第3象限や第4象限に含まれるタスクは、後回しにすることはもちろん、自動化や空いている人に任せる、外部リソースの利用を検討するのも良いでしょう。

第1象限や第2象限のタスクでスケジュールが埋まるのであれば、第3象限や第4象限まで自分がすべて行わなくても良いと割り切るのも重要です。第1・第2象限に集中し、プロジェクトやチームの生産性を高めましょう。

ステップ6 | 優先順位を決めたら実際にスケジュールに落とし込む

優先順位をつけて自分が担当するタスクを決めたら、実際にスケジュールに落とし込みましょう。このとき、月間→週間→日間というように、大きな枠組みから小さな枠組みに向かって順にタスクスケジュールを設定していくのがポイントです。

大きな枠組みを先に決めると、抱えるべきタスク量が調整しやすくなるので、第1象限のタスクが急に増えた場合にも対応しやすくなります。

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タスクの優先順位付けのおすすめメソッド6選

タスクに優先順位をつけるために、上記で伝えたマトリクス以外にもおすすめのメソッドを6つ紹介します。

メソッド① | アイビーリーメソッド

1918年、アメリカの経営コンサルタントであったアイビー・リー氏が考案したメソッドで、以下の手順でタスクを管理していく手法です。

  1. 1日の仕事が終わったとき、または寝る前に、明日やるべきタスクを6つ書き出す
  2. 書き出したタスクに1〜6の優先順位をつける
  3. 翌日は、2.の優先順位に沿って業務を進める
  4. その日タスクが終わったかどうかに関わらず、仕事終わりか寝る前に明日やるべきタスクを6つ書き出す

後は1〜4をひたすら繰り返すだけです。アイビーリーメソッドでは常に優先順位の高い作業に集中できるため、「何から手をつければ良いかわからない」という状態がなくなります。

メソッド② | ABCDEメソッド

各タスクに重要度に応じてA(非常に重要)〜E(できればキャンセル)のアルファベットを割り当て、Aから順にこなしていくものです。各アルファベットの表す意味は以下のとおりです。

  • A:非常に重要であり、怠るとビジネスライフに深刻な影響がある
  • B:やや重要であり、怠るとビジネスライフに軽微な影響がある
  • C:実行するかどうかに関わらず、ビジネスライフに影響を与えない
  • D:他の人に委任可能なタスク
  • E:できればキャンセルすべきタスク

シンプルな手法なので、誰でも取り入れやすいメソッドです。

メソッド③ | チャンクメソッド

「チャンク」とは「集中して行う仕事」という意味で、以下のような仕事が当てはまります。

・メールの処理など、それだけで完結するタスク

・ドキュメントの初稿を完成させるなど、大きなプロジェクトの一部

チャンクメソッドとは、一定時間中断せず作業に集中する方法を指します。パソコンの集中モードなどを利用して外部刺激を完全オフにして、手が離せないことをチームメンバーにも伝えておくと良いでしょう。

ただし、チャンクとチャンクの間は休憩を挟み、リラックスして気分転換することも重要です。きちんとリラックスすることで、次のチャンクの効果を高めやすくなります。

メソッド④ | MoSCoWメソッド

MoSCoWメソッドは、システム開発における要件定義でよく使われるメソッドです。タスクを次の4つに分類し、上から順にタスクを処理していきます。

  • Must have…必須である
  • Should have…取り組むべきである
  • Could have…できれば行う
  • Won’t have…先送りする

どのタスクをどこに分類するかは主観的になり過ぎず、しっかりと基準を設けておくことが重要です。

メソッド⑤ | かえるを食べる

ユニークな名前のこのメソッドは、作家マーク・トウェインの「もしカエルを食べなくてはならないなら、朝のうちに食べてしまえばいい。そうすれば、あとの一日は穏やかに過ごせる」という名言に由来しています。

カエルとは「やらなくてはならないタスク」のこと。大きなタスクや複雑なタスクをまず片付けてしまい、その後で重要度や緊急度の低いタスクを行う方法です。

メソッド⑥ | ICEスコア

ICEスコアとは「影響力(Impact)、信頼度(Confidence)、容易性(Ease)」の3つの指標でタスクをスコアリングし、優先順位をつけるものです。

  • 影響力…KPIの達成にどれだけ貢献するか
  • 信頼度…影響力の評価は、どのくらい正確性のあるものか
  • 容易性…実現に要する労力・リソース

タスクの重要度が算出できるので、注力すべき業務とその配分が一目でわかるのがメリットです。

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おすすめのタスク管理ツール3選

最後に、おすすめのタスク管理ツールを3つ紹介します。これまで紹介してきた優先順位のつけ方と合わせてツール活用することで生産性は格段に改善される可能性があります。ぜひご検討ください。

①Jooto

ドラッグ&ドロップのみで直感的に使えるタスク管理ツールです。

全体像と進捗をガントチャートに表したり、複数プロジェクトを一元管理したりすることも可能です。スマホアプリも開発されており、いつでもどこでもタスク管理できます。

特徴カンバン方式のタスク・プロジェクト管理で、誰にでもわかりやすい
機能タスク管理、進捗管理、ガントチャート、プロジェクト横断管理、コミュニケーション、外部連携、データ共有、ファイル管理
料金無料プランあり、スタンダードプラン月額417円〜

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②Trello

世界中で100万を超えるチームが愛用しているTrello。

リストとカードというシンプルなデザインの中に、チェックリスト・期限・添付ファイルなど、タスクに必要な情報をすべておさめられるようになっています。スマホやタブレット用のアプリも利用できます。

特徴視覚的・生産的・効率的にチームの業務を進められる作業管理ツール
機能タスク管理、進捗管理、ダッシュボード、プロジェクト計画、テーブルビュー、タイムライン、外部連携
料金無料プランあり、スタンダードプラン月額6ドル〜
運営会社Atlassian

③Backlog

1つのプラットフォームからチーム全員のタスク管理、プロジェクト管理が可能です。

36種類のキャラクターアイコンやいいね機能などを使えば、コミュニケーションがとりやすく、メンバー間での連携もスムーズに行えます。

特徴国産タスク管理ツールで、チームのコラボレーションを促進
機能タスク管理、進捗管理、プロジェクトの達成率管理、課題管理、ガントチャート、バグ管理システム、外部連携、データ共有、IPアドレス制限によるセキュリティ機能
料金スタータープラン月額2,640円〜
運営会社株式会社ヌーラボ

タスク管理は優先順位を決めて効率的に実施すべき!

仕事を効率よく進めて確実に成果を出すには、タスクの優先順位づけが重要です。お伝えしたマトリクスやメソッドを活用すれば、迷うことなくタスクの優先順位づけができ、業務をスムーズに進められるでしょう。

また、タスク管理はここで紹介したツールの導入がおすすめです。進捗管理やメンバー間での共有が便利になり、生産性や品質の向上につながります。それぞれのツールの特徴などを比較して、管理ツールの導入を検討しましょう。

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