CRMと名刺管理ツールの違いとは?各機能や目的・導入メリットを解説

記事更新日:2022/11/15

CRM(顧客管理システム)

名刺情報・名刺管理のイラストイメージ

CRMと名刺管理ツールは、ともに顧客情報管理を扱うツールの点では同じですが、使用する目的が大きく異なります。本記事では、機能の違いや使用する目的について解説します。

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CRMと名刺管理ツールの違い

CRMおよび名刺管理ツールは、どちらも顧客情報を効率的に管理するためのツールです。

しかし、管理する顧客情報をどのように活用するかの点では大きな違いがあります。具体的に、どのような違いがあるのかをみていきましょう。

CRMとは

CRMツールとは、顧客管理システムのことを指し、顧客情報の管理だけではなく、蓄積した顧客データの分析機能が搭載されているため、顧客データを活かした営業活動やマーケティング戦略を支援してくれるシステムのことです。

そもそもCRMとは、Customer Relationship Management(カスタマーリレーションシップマネジメント)というマーケティング用語の略で、顧客関係のマネジメントという意味があります。つまり、顧客ニーズの的確な分析・把握による顧客中心のアプローチにより利益の最大化を目指す目的において使用されると考えておくと良いでしょう。

また、顧客の属性や購入履歴、行動パターンといった、多様な顧客情報を一元的に管理することで、マネジメントを効率化するといった目的においても重要な役割を持つツールです。

名刺管理ツールとは

名刺管理ツールとは、主にBtoBビジネスを展開する企業で導入され、取引先の名刺を効率的にデジタル化し、社内の共有性を高めることのできるツールのことです。

名刺管理は、紙のままで行っていると、情報が属人化してしまうほか、探す際には手間がかかってしまいます。また、情報が共有されないことで、取引先に失礼な行動をとってしまったり、ビジネスチャンスを逃してしまったりすることもあるでしょう。

名刺管理ツールでは、記載情報をデジタル化して共有性を高めるだけでなく、名刺交換された時期、自社との関係性などの名刺交換にまつわる情報も管理できるため、自社の担当者の退職により情報が混乱することもなく顧客情報を管理できるのです。

CRMシステムの機能と導入目的・メリットについて

企業がCRMを導入するのには、効率的なCRM活動による利益の最大化および、顧客情報マネジメントの効率化を図るという目的があります。ここでは、CRMシステムの基本的な機能と導入メリットを詳しく紹介していきます。

1.顧客管理

CRMでは、主に「定量」と「定性」の2種類の顧客情報を管理します。まず、氏名・年齢・性別、居住地、職業などといった属性情報のほか、購買履歴、Webサイトへの訪問経路などの行動履歴が「定量データ」です。

一方、問い合わせやクレームの対応履歴、顧客らからの要望などの顧客とのコミュニケーション履歴が「定性データ」です。

これらの情報管理を行う理由は、「ビジネス」として、顧客データ分析による顧客目線のマーケティング施策により利益を最大化するため、また、多角的な情報を一元管理し、業務効率化と情報共有の円滑化を図る「マネジメント」としての2つの目的・メリットがあります。

2.顧客データ分析

CRMシステムの最大のメリットは、顧客情報を管理するだけでなく、データ分析ができる機能にあります。顧客の傾向を的確に把握することで、課題の可視化、効果的なマーケティング施策の見極めなどの戦略が立てやすくなるのです。

具体的には、優良顧客の見極めや特定の条件によるセグメンテーション、顧客ごとの購入される確率の高い商品の見極めなどの分析結果により、効果的なプロモーション戦略が可能となり、利益の最大化が目指せます。

3.プロモーション管理

プロモーションとは、メルマガやDM配信といった顧客の購買意欲を高めるマーケティング活動の一つです。CRMシステムでは、データ分析の結果を、顧客へのアプローチ手段やタイミングおよびターゲットの見極めなどのプロモーション管理に活かすことも可能です。

そのため、やみくもかつ曖昧なターゲットに向けた無駄なアプローチを排除し、高い効果が見込める顧客に絞ったプロモーションが実現するだけでなく、顧客にとっても無駄なコンタクトがなくなることから、顧客満足度の向上が期待できます。

CRMシステムを導入する際のデメリット

CRMシステムは、利益最大化や業務効率化に欠かせないツールではありますが、企業規模や業種によってはデメリットと感じる部分もあります。CRMは正しく活用してこそ効果を発揮するため、これから紹介するデメリットもしっかり把握しておきましょう。

1.初期費用やランニングコストが発生する

システム導入時の初期費用やランニングコストの負担は避けられまません。

初期費用や月額使用料は、ツールや搭載機能の違いなどによりさまざまです。そのため、適当に「とにかく多機能であれば安心」を理由にシステムを選んでしまうと、後々ランニングコストに予算が圧迫されてしまうこともあるでしょう。

使用する機能を見極めた上で、適切なコストにとどめられるよう慎重に検討しなければなりません。

2.効果が出るまで長い

CRMの導入により見込まれる利益拡大は、データ蓄積・分析・戦略への活用・効果測定・改善のプロセスをクリアしていく必要があります。そのため、効果を実感するまでには、ある程度の時間を要するでしょう。

さらに顧客情報を元にした分析は、蓄積データが増えるほどより精度が高くなる点も理解し、長期的な視点で効果を検証しなければなりません。

3.顧客情報データベース構築だけで終わってしまう

顧客情報は、「蓄積するだけ」では、利益につながりません。単にデータの一元化だけの運用にとどまってしまうようでは、コストパフォーマンスの悪いシステムになってしまうでしょう。

どんなに優れた分析機能を搭載したCRMシステムであっても、分析結果を、実際のマーケティング戦略へと展開できる人材がいなければ、「宝の持ち腐れ」になってしまいかねない点は、デメリットとも言えます。

名刺管理ツールの機能と導入目的・メリットについて

名刺管理ツール導入の目的は、主に名刺データのデジタル化により顧客管理の効率化を実現すること、また、情報共有の円滑化を図る2点にあると考えられます。

それでは、名刺管理ツールの基本機能を確認していきましょう。

1.OCR読取機能

画像やスキャナによって取り込んだ名刺情報の文字を認識して、自動で名刺データベースを作成する機能です。名刺を手作業で入力する必要がなく、大量の名刺情報を素早くかつ効率的にデータ化することができるため、日々頻繁に名刺交換が発生する企業においては、必須の機能といえます。

2.データベース化

デジタル化された名刺データは、データベース化され、即座に共有されます。そのため、名刺情報の検索が容易になるだけでなく、名刺を紛失し取引先の情報を失ってしまうリスクもなくなります。

また、帝国データバンクなどの最新の企業情報を搭載しているシステムもあり、名刺情報と連携させることで、顧客企業の理解を深めることが可能です。

3.コンタクト情報管理

登録された相手とのメール、電話、面会といったコミュニケーション履歴を名刺情報に紐付けて記録・管理する機能を搭載しているものもあります。名刺情報だけでなく、コンタクトに関する詳細情報も併せて共有することで、営業活動を効率的に強化することができるでしょう。

名刺管理ツールを導入する際のデメリット

名刺管理ツールは、あくまで名刺管理のためのツールのため、データ分析の面ではCRMと比べると物足りないと感じることもあるでしょう。

名刺管理ツールのデメリットについて、詳しくみていきましょう。

データ化による処理に時間がかかる

OCR読取機能は、PDFやJPEGなどの画像データから文字を読み取る機能です。そのため、文字入力の手間を軽減することはできますが、紙の名刺をデータ化する作業が必ず発生します。

大量の名刺を全てデータ化するには、かなりの時間と手間を要するでしょう。リソースの確保が難しい場合などには、導入時のみデータ化の作業を外注するという方法もあります。

詳細な顧客情報の管理はできない

CRMやSFAなどで管理する顧客情報との連携可能なシステムを除いては、詳細な顧客データと名刺情報を紐付けて管理することはできません。

その分、CRMやSFAよりも安価なランニングコストで使用できるというメリットはありますが、名刺管理に特化したシステムである点がデメリットになる場合もあります。

コストがかかる

法人向け名刺管理ツールのコストは月額500円〜数千円が相場とされ、使用するユーザー数や登録する名刺の数などによって費用が変動します。

なかには、無料で使える名刺管理ツールもありますが、情報管理の効率化を求めるのであれば、機能が充実した有料ツールを使うべきでしょう。

顧客分析に強いCRMツール3選

ここからは、実際に多くの企業において導入実績があり、CRMシステムの最大のメリットでもある「顧客分析」に強いCRMツールを厳選して3つご紹介していきます。

▼ ビズクロ編集部おすすめのCRMツール「Senses」▼

eセールスマネージャーRemix Cloud

eセールスマネージャーRemix Cloudは、営業イノベーション事業を展開するソフトブレーン株式会社が提供する総合満足度No.1(同社HPより)の実力派CRM/SFAツールです。

企業に合わせたカスタマイズプランが充実していることから、95%という高い定着率を獲得している点も特徴と言えるでしょう。

提供元 ソフトブレーン株式会社
初期費用 要問い合わせ
料金プラン
  • スケジュールシェア:11,000円/月
  • ナレッジシェア:6,000円/月
  • スタンダード:3,000円/月
  • カスタマイズプラン:要問い合わせ

オプション

  • 名刺デジタル化:35円/枚
  • マップライセンス:上記に1,000円〜従量課金制
  • アナリティクス
  • リーダーライセンス:上記に1,900円〜従量課金制
  • オーサーライセンス:上記に3,500円〜従量課金制

※1ユーザーあたりの料金

導入実績 5,500社以上導入
機能・特徴 顧客管理・タイムライン・Excel連携・スケジュールTODO管理・日報週報・月刊行動予実・案件管理・商談登録・地図機能・名刺管理・人脈管理・情報共有・マーケティング・スマホアプリ・データ連携・連携ソリューション等
URL 公式サイト

Sales Cloud

Sales Cloudは、株式会社セールスフォース・ジャパンが提供する営業支援に特化した顧客管理ツールです。30日間の無料トライアルサービスがあるため、操作性や機能を実際に試した上で導入を検討することができます。

提供元 株式会社セールスフォース・ジャパン
初期費用 要問い合わせ
料金プラン
  • Essentials:3,300円(税込)/月
  • Professional:9,900円(税込)/月
  • Enterprise:19,800円(税込)/月
  • Unlimited:39,600円(税込)/月
  • オプション:1,320(税込)〜/月

※年間契約1ユーザーあたりの料金

機能・特徴 顧客管理・商談管理・売上予測・プロセス自動化・見込み客管理・売上予測・レポート・各種サービス連携・モバイル対応等
URL 公式サイト

Knowledge Suite

Knowledge Suiteは、CRMだけではなく、SFAやグループウェアといったビジネスに必要なツールを包括的に搭載したサービスです。月額費用はユーザー単位ではなく企業単位なので、利用者が多い企業ほどお得にサービスを利用できます。

提供元 ナレッジスイート株式会社
初期費用 要問い合わせ
料金プラン
  • グループウェア:11,000円(税込)/月
  • SFAスタンダード:55,000円(税込)/月
  • SFAプロフェッショナル:88,000円/月
  • オプション:上記金額に従量課金制
  • Knowledge SuiteAPI:38,500円(税込)/月
  • セキュリティ強化:3,300円(税込)/月

※1法人単位の料金

導入実績 累計7,500社
機能・特徴 営業支援・顧客管理・名刺デジタル化・オンライン名刺・スケジュール管理・WEBフォーム作成・モバイル対応・セキュリティ・メールサーバー・各種サービス連携等
URL 公式サイト

自社に適したCRMの選び方のコツ

業務効率化や利益拡大の効果を最大限に発揮するには、企業にあったCRMを選ぶことが重要です。ここでは、CRM導入を成功させるために知っておきたい選び方のコツを3つご紹介します。

CRMはクラウド型がおすすめ

CRMには、クラウド型のほか、社内にサーバーやシステムを構築するオンプレミス型のシステムもあります。オンプレミス型には、自社仕様にカスタマイズできるなどのメリットがありますが、その分、導入までの期間や導入時のコスト負担が大きくなってしまいます。

一方クラウド型は、インターネット環境における情報漏洩やトラブルへの備えが必要となるものの、導入時の準備期間や初期費用がオンプレミス型に比べて短く・安いこと、また、通信環境さえあれば、場所を問わずにアクセスできる利便性などが特徴です。

特にCRMは、普段外出の多い営業職が使用するケースが多いため、アクセスの利便性は、大きなメリットとなるでしょう。

サポート体制が整っているか

CRMのシシテムは、その多機能さから、多くの場合、社内で運用が定着するまでに、ある程度の時間が必要です。そのため、特にシステムの導入に不慣れな企業においては、導入時の初期設定や定着に至るまでのサポート体制が充実しているサービスを選ぶようにしましょう。

サポート内容は、提供会社によってさまざまです。特に「料金・期間・対応方法」については、しっかりと確認するようにしてください。

無料トライアルの有無

いくらシステムに関する資料を読み込み、デモ動画などを確認していたとしても、実際に使ってみてわかる操作性や機能性はあるはずです。

そのため、できれば無料トライアル期間のあるシステムを選び、有効活用することをおすすめします。その際は、必ず実際に使うであろう担当者にも試してもらうようにしましょう。

CRMを導入して顧客目線のマーケティングを実現!

ビジネス環境の情報化や消費者ニーズの多様化などにより、CRMの重要性はますます高まっています。そのため、顧客分析による効果的かつ無駄のないマーケティング戦略は、利益拡大を目指す上で必要不可欠な施策の1つと言えるでしょう。

CRMシステムの導入はもちろん、自社に合った顧客管理と顧客データを有効活用できる体制を構築し、顧客中心のアプローチによる利益の最大化を実現しましょう。

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