請求書番号の付け方・ルールとは？そもそもなぜ必要？基礎知識を解説

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請求書番号とは？

請求書番号とは、企業や個人事業主にとって重要な請求書に記載する通し番号のことです。請求書は、企業や個人事業主が、サービスや商品の対価を得るために必要な書類で、事業の成果を振り返ったり、確認したりするために大切に保管するものでもあります。

この請求書番号は記載しなければならない決まりはありませんが、取引先との取引内容を確認するための通し番号や在庫管理などにも役立つのであると便利です。

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請求書番号が必要な理由・メリット

請求書番号は、請求書に必ず記載すべきとの定めはないものの、確認が必要となったときの検索項目ともなるため、ほとんどの企業では請求書に請求書番号を記載する処理がなされています。ここでは、請求書番号が必要な理由や、請求書番号を記載するメリットについて解説していきます。

見積書と請求書の管理がしやすくなる

請求書番号を記載することで、見積書や請求書、納品書などと合わせて管理できるようになります。取引先とのやり取りに関連するこれらの書類を、連動させて請求書番号をふることで、相互に関連付けながら事務処理ができるようになり、請求漏れなどのミス防止にもつながります。

請求書関連での対応を円滑にできる

取引先から問い合わせの際に、請求書番号の記載があることで検索がしやすくなるためにスピーディーな対応ができるのもメリットのひとつです。

また、請求書のスムーズな検索や、該当する取引・請求書が特定しやすくなるといったメリットも忘れてはいけません。そのほかにも、請求書の再発行や修正時にも番号をふっておくことで、修正前の請求書との重複を防ぐことも可能になるので、大変便利です。

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請求書番号の付け方・一般的な採番ルール

請求書に番号を記載しておくことで検索がしやすくなり、関連する事務作業もスムーズにおこなえるようになります。ここでは、より活用しやすい請求書番号の付け方や一般的な採番ルールについて解説します。

シンプルに順番で採番する

請求書を発行した順番に採番していけば、基本的に請求書番号が重複せずに採番できます。請求した順番で発行する場合には、自社の請求書発行数をあらかじめ想定して、桁数を決めておきましょう。
しかし、1,000枚以上の請求書を発行するのにあらかじめ3桁で請求書番号をふってしまうと、桁が足りなくなり重複するリスクがあるので注意が必要です。シンプルでわかりやすい採番方法ですが、請求書の発行数が多い大規模な事業所だと、桁数が大きくなりすぎてかえって混乱を招くため、あまり適さない方法だといえるでしょう。

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取引先コードや取引日時などで採番する

取引先ごとに固有のコードを設定し、取引日時などと組み合わせた請求書番号を記載すると、請求書の管理が便利になります。たとえば、A社の固有コードを001と設定して、2023年3月11日に行われた取引の請求書だとした場合、｢001-20230311｣と番号を記載します。

この番号の付け方は、会計ソフトなどを導入していて、すでに取引先コードを使用しているなら、この番号と連動して管理できるためより活用しやすくなるでしょう。

請求書の発行回数も組み合わせて採番する

取引先コードと取引日時などを連動させた請求書番号の末尾に発行回数を組み合わせる採番もおすすめです。

たとえば、末尾が1になっていれば1回目に発行した請求書だと分かり、訂正や修正管理もスムーズにおこなえるうえ、重複発行などのミスも防ぐことができるでしょう。

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請求書に関する事務管理を効率化していこう

今回は、請求書番号が必要な理由や、採番の方法について解説しました。企業や個人事業主がサービスや商品を納品したときに発行する請求書は、事業活動において重要な書類です。

代価の受領だけでなく、事務処理確認などでも使用する書類なので、スムーズに検索できる管理が求められます。また、請求書番号を記載することで、取引先や関連書類との相互管理ができ、事務管理の効率化をはかることにも役立ちます。自社の取引状況などを確認して、合理的に管理しやすいルールのもと採番することをおすすめします。