請求書の「かがみ(鏡/鑑)」とは?記載内容や正しい書き方について

2023/07/05 2023/07/05

請求書発行システム

請求書のかがみとは

請求書を送付する際、かがみ(鏡/鑑)を添付することがあります。かがみという言葉は普段見聞きすることが少ないため、知らない方も多いのではないでしょうか。請求書送付の基本ともいえるので、しっかりと把握しておきましょう。当記事では、請求書のかがみの記載内容や、正しい書き方を紹介します。

請求書におけるかがみ(鏡/鑑)について

「かがみ」とは、請求書を送る際にに同封する送付状のことで、ひらがな以外に「鏡」や「鑑」と表記されることもあります。

請求書にかがみを添付する理由は、相手側に送付物の内容や目的を明確に伝えるためです。また、相手への感謝の意を示すメッセージや注意事項を記載できるため、自社の信頼性や真摯な態度をアピールすることにもつながります。

一般的には、取引先に書類を送付する際に、かがみをつけるのがビジネスマナーとされています。ただし、メールやオンライン送付の場合、かがみを添付する必要はありません。

請求書にかがみを同封し、正確な宛先情報や差出人情報、書類の内容の明示をすることで、書類の受け渡しプロセスが円滑に進められるでしょう。

かがみ(鏡/鑑)の由来

かがみ(鏡/鑑)の由来は「人のお手本」や「規範とするべきもの」という意味が込められているようです。

請求書送付の際に挨拶文や注意書きを付け加えることで、丁寧な印象を与えることができるでしょう。

頭紙や送付状との違い

請求書の添付時に添付する添え書きには、「頭紙」や「送付状」と呼ばれるものもあります。これらは呼び方に違いはあるものの、基本的には同じものという認識で問題ありません。自分にとって使用しやすい呼び方を選べばよいでしょう。

【文例あり】請求書に添付する送付状の正しい書き方や注意点を解説

かがみ(鏡/鑑)の記載内容

ここからは、かがみ(鏡/鑑)に記載する内容について解説します。

日付

請求書のかがみには、日付を記載する必要があります。かがみに日付を記載する際は、「発行日」ではなく「発送日」を記載することを覚えておきましょう。また、日付は和暦ではなく、西暦で記載するのが一般的です。

宛名

相手先の部署や担当者の名前を記載します。商取引の場合は「様」と記載するのが一般的です。また、会社名は必ず正式名称を書くようにしましょう。

タイトル

タイトルは簡潔で内容が分かりやすいものにする必要があります。具体的な取引の内容が分かるように記載することが重要です。

「請求書について」のような簡素過ぎるものだと、どの取引の請求書なのか判別できない可能性があるので注意しましょう。

前文

請求書におけるかがみでは、前文に季節の言葉を使わなくても問題ありません。ただし、「お世話になっております」や「拝啓」など、頭語を記載することは重要です。

「拝啓、お元気でお過ごしのことと存じます。お忙しい中、弊社製品にご関心をいただき、誠にありがとうございます」

「お世話になっております。いつもご支援いただき、心より感謝申し上げます」

上記のような、いくつかのバリエーションの決まり文句を用意しておくとよいでしょう。

本文

メインとなる文章には、以下の内容を記載する必要があります。

  • 納品した商品
  • 請求金額
  • 支払期日
  • 振り込み先やその手段

ミスのないように記載し、請求書と同じ内容になっていることを確認してから送付しましょう。

【基本】請求書の書き方ガイド! 作り方・記載事項・注意点などまとめ

かがみ(鏡/鑑)の書き方

かがみ(鏡/鑑)を書く方法は「自分で作成する」か「テンプレートを利用する」の2つです。それぞれの方法について、詳しくみていきましょう。

自分で作成する

自分で請求書のかがみを作成する場合は、Wordを利用することが一般的です。Wordには文章作成に便利な機能が備わっていて、スペルチェック、文法チェック、文章の修正などのサポートを受けられます。

Wordを利用してかがみを作成する手順は、以下のとおりです。

  1. 用紙サイズや余白を設定する
  2. 作成日付・宛名・差出人・タイトルを入力する
  3. 本文を入力する

また、Word以外のテキストエディターでもかがみの作成ができます。自分が使い慣れていて、必要な機能を提供しているツールを選ぶことが重要です。

テンプレートを利用する

自分でいちからかがみを作成すると時間がかかってしまうため、テンプレートを利用するのもおすすめです。

テンプレートとは、あらかじめ作成された定型文書ファイルのことです。すでに用意されたフォーマットや、文章の骨組みを活用することで、作業の効率化と時間の節約が図れます。

また、テンプレートは必要な項目やセクションが明示されていて、漏れや誤りを防ぐのに役立ちます。

ただし、テンプレートはあくまで基本的なものであるため、自社の状況や目的に応じて適切にカスタマイズしながら利用しましょう。

請求書に関する基本ルールとは?知っておくべき注意点やマナーを解説

請求書のかがみ(鏡/鑑)のテンプレート

ここでは、請求書送付の際に利用できる、かがみ(鏡/鑑)のテンプレートを紹介します。

NTTファイナンス

NTTファイナンスのテンプレートは、定番の書式で業種問わず多くの企業で利用できるのが特徴です。Excelで作成されたテンプレートのため、各行に必要な項目を入力すると金額が自動で計算されます。

シンプルなテンプレートを探している方は、ぜひ利用してみてください。

テンプレートはこちら

ビジネステンプレート

ビジネステンプレートは、10個以上のテンプレートの種類から自社にあったものを無料でダウンロードできます。また、英語のテンプレートが用意されているため、海外の企業に送付する際にも便利です。

自社に合ったテンプレートを使用したい企業におすすめのテンプレートといえるでしょう。

テンプレートはこちら

フリー雛形

フリー雛形では、Wordで作成されたかがみを無料でダウンロードできます。

2種類の書式が用意されていて、それぞれ挨拶文と説明文の例文が異なるのが特徴です。請求書以外にも、見積書やお知らせ文書に変更するなど、Wordで自由にカスタマイズしながら使用できます。

テンプレートはこちら

【2023年最新】請求書発行システムおすすめ20選比較!選び方も解説

請求書のかがみ(鏡/鑑)はビジネスマナーとして重要

請求書におけるかがみ(鏡/鑑)は、ビジネスマナーの重要な要素です。プロフェッショナルな印象を与え、効果的なコミュニケーションを実現することにもつながります。それにより、ビジネス関係の構築と維持にも役立つでしょう。

請求書のかがみ(鏡/鑑)を作成する際は、内容の正確性や分かりやすさを重視する必要があります。かがみの作成を効率化するためにも、テンプレートを活用していきましょう。

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