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チーム利用に便利！進捗共有できるおすすめタスク管理ツール7選！
あなたは「チームのタスク管理を上手く行うにはどんなツールを使うべきなのだろう…」と悩んでいませんか？この記事ではチーム利用向けのタスク・ToDo管理ツール7選やチームのタスク管理のコツ・ツールの選び方などを紹介します。チーム全体の生産性を引き上げ、メンバーのモチベーション向上につなげてください。
目次
▷【比較表あり】おすすめタスク管理・ToDo管理ツール19選！無料版・個人向けのツールも紹介
チーム利用におすすめのタスク・ToDo管理ツール7選！
昨今、数多くの便利なタスク管理・ToDo管理ツールが世の中にあり、逆にどのツールが自分に合うのか・使いやすいのかを判断するのが難しくなっているのではないでしょうか。
今回は、チームで進捗共有がしやすい複数人向けの利用におすすめのタスク管理・ToDo管理ツール7つ厳選して紹介していきます。
1.Backlog
Backlog（バックログ） は、株式会社ヌーラボが提供しているタスク管理ツールです。15年以上前からサービス提供されており、WEB制作やソフトウェア開発など多くの企業で使用されています。
シンプル且つ直感で利用できるデザインなので、タスク管理ツールの初心者でも使いやすいのが魅力です。また、タスク管理に必要な課題管理、バグ管理システム、ガントチャートやカンバンボードなども利用できます。
GoogleスプレッドシートやGoogleカレンダーなど、外部サービスとの連携が可能なので、今の業務環境を大きく変化させずに導入可能です。
| チャット機能 | × |
|---|---|
| ios版 | ◯ |
| Android版 | ◯ |
| 有料版 | スタータープラン月額2,640円～ |
2.Group Task
Group Taskは機能が多すぎて使いにくいなど、よくある一般的なタスク管理ツールの弱点を改善し、シンプルに作業できるよう開発されたタスク管理ツールです。
開発したのは、広告メディアなどのサービスを手がけるピーアールジャパン株式会社。同社は創業当初から社内のやり取りに悩んでおり、さまざまなタスク管理ツールを使ってみたものの、継続して使えるものには出会えなかったそうです。そこで、必要な機能だけに絞り、使いやすくシンプルなツールを開発しました。
Group Taskは「便利だが機能が多すぎて使いにくい」「直感で利用できるものがいい」と考えている人に最適です。
iOS版やAndroid版はリリースされていませんが、モバイルでも使えるデザインなのでデバイスを選ばず使用できます。
| チャット機能 | × |
|---|---|
| iOS版 | × |
| Android版 | × |
| 有料版 | スタンダードプラン月額310円～ |
3.Trello
Trello（トレロ）は、アメリカの企業「Fog Creek Software（現・Glitch）」が開発したプロジェクト管理ツールですが、現在はオーストラリアの企業Atlassianに買収されています。
Trelloは、付箋をホワイトボード上や画面上で動かす「カンバン方式」でのタスク管理が特徴です。カンバン方式はシンプルで操作性にも優れているため、効率よく作業を進められます。プロジェクトの始まりから終わりまでを一目で把握できるので、視覚的にも優れているのが特徴です。
ほぼすべての機能が無料で使えるのもTrelloの利点です。ボードの背景をお気に入りの画像に差し替えられるなど、タスク管理が楽しくなる工夫も凝らされています。
| チャット機能 | × |
|---|---|
| iOS版 | ◯ |
| Android版 | ◯ |
| 有料版 | ＄5USD～ |
4.Asana
Asana（アサナ）は、Facebookの社内向けに開発されたタスク管理ツールです。もともとはFacebookの社内管理用として使われていたものが、2012年にリリースされ世界195カ国以上で使われるまでになりました。
Asanaはどんな場所からでもタスクの整理が可能で、日々変化する業務の優先順位を変更したり、管理したりといった作業がしやすいツールです。
「優先度カスタムフィールド」を使用すれば、いつでも最優先タスクを洗い出すことも可能なので、チーム全員が仕事の見落としを防ぎながらプロジェクトの進行を把握できます。
| チャット機能 | × |
|---|---|
| iOS版 | ◯ |
| Android版 | ◯ |
| 有料版 | プレミアムプラン1,200円～ |
5.Jooto
Jooto（ジョートー）は、株式会社PR TIMESが提供しているタスク管理ツールです。Jootoはカンバン方式と呼ばれるドラッグ＆ドロップだけのシンプルな操作性なので、タスク管理ツールが初めての人でも使い方がわからないといった心配はほとんどありません。
また、ガントチャートにも対応しているので、スケジュールの全体像と進捗状況がひと目でわかります。
チーム4人までは無料で利用できるうえサポート体制も充実しており、チーム組織や業務に合わせた最適な使い方を提案してくれます。
| チャット機能 | × |
|---|---|
| iOS版 | ◯ |
| Android版 | ◯ |
| 有料版 | スタンダードプラン月額500円～ |
6.wrike
WRIKE（ライク）は、2012年にアメリカのWrike.incからリリースされたタスク管理ツールです。世界で2万社、日本国内でも1,000社以上が導入しています。
業務上のやり取りや必要な情報を散在させず、すべてのプロジェクトやタスクを集約させることに特化しているため、チームメンバーの進捗状況や抜け漏れのリスクを未然に防げます。
また、チームや業務の内容、ニーズに合わせて柔軟にカスタマイズができるのも、WRIKEの特徴です。
| チャット機能 | × |
|---|---|
| iOS版 | ◯ |
| Android版 | ◯ |
| 有料版 | プロフェッショナル版月額$9.80～ |
7.Chatwork
Chatworkは、株式会社Kubellが提供する国内利用者数No.1のコミュニケーションビジネスツールです。チャットでチームメンバーや社内の人と気軽にやり取りできるため、コミュニケーションの活性化に役立ちます。
また、タスクの作成や編集が容易で、依頼されたタスクをそのまま「ToDoリスト」として管理できるほか、届いたメッセージをそのままタスクとして設定することも可能です。さらに、ビデオや音声による通話機能や、PDF・画像ファイルの送信といった機能もあります。
| チャット機能 | ◯ |
|---|---|
| iOS版 | ◯ |
| Android版 | ◯ |
| 有料版 | ビジネスプラン月額500円～ |
チームでタスク管理・共有することのメリット
ここからはチームでタスク管理やタスクを共有するメリットを3つご紹介しましょう。
プロジェクトの遅れに素早く気付けるようになる
チームで情報を共有すれば、誰かのタスクが遅れたときに、他のメンバーが素早く気づけるようになります。
与えられたタスクが思うように進まないのは誰しも経験があるはずです。思うように進まないときに、他のメンバーに助けてもらうわけにはいかないと考えたり、遅れはすぐに取り戻せるはずだと考えたりすると、さらに遅れる原因になります。
チームひとりの遅れはチーム全体の遅れにつながるため、一刻も早く対処しなければなりません。チームで情報を共有できれば、遅れているタスクを素早く見つけすぐにフォローできます。
チーム間での作業量の偏りを把握できる
チーム間での作業量の偏りを把握できるのも、タスク管理・共有のメリットです。
チームで仕事を進めていると、知らず知らずのうちに、特定の人に作業が偏ることがあります。チーム内で情報が共有できていないと、その偏りに気づかずに、ミスや遅れにつながってしまう可能性が高いです。
チーム全体で情報を共有すれば、誰に負荷がかかっているのかなど、メンバー全員のタスク量が把握できます。作業量の偏りにも気づけるため、人員配置の修正やサポートなどの対応も可能です。
メンバーのモチベーションが向上する
チームのタスク管理・共有はメンバーのモチベーション向上にもつながります。
全員に情報が共有されていれば、他のメンバーの業務の質やスピードも把握可能です。これが刺激となり、自分も良い仕事をしようという意識が高くなります。
また、お互いを労ったり、遅れているメンバーをフォローしたりなど、人間関係の構築にもつながり、チームの結束力も強くなります。メンバーのモチベーション向上は、仕事の成果にも直結するでしょう。
▷チームのタスク管理が上手くいかない？進捗共有の重要性や方法を解説
▷【必見】Googleカレンダーでタスク管理・ToDoリストを使いこなす方法とは？
チーム利用向けタスク管理ツールの選び方
ここまでチームのタスク管理のメリット、最適なツールについてお伝えしてきました。しかし、いざツールの導入を検討すると、なにを基準に選ぶべきかで迷ってしまうこともあるはずです。
そこでここからは、チーム利用向けのタスク管理ツールの選び方を3つご紹介します。
カンバン方式かガントチャート方式か
タスク管理ツールには、カンバン方式とガントチャート方式があります。
カンバン方式は、看板に見立てたタスクを付箋のようにドラッグ＆ドロップで操作し、タスクを見える化して管理するものです。
ガントチャート方式は、プロジェクトをツリー形式で表示し、全体の流れと進捗状況がわかるように管理するものです。
先ほど紹介したツールの多くは、カンバン方式もガントチャート方式も利用できるようになっています。
それでは、カンバン方式とガントチャート方式、それぞれのメリットとデメリットを確認していきましょう。
カンバン方式のメリット・デメリット
カンバン方式のメリットは、誰がどのタスクを抱えているのか、どのタスクが完了しているのかをひと目で確認できる視認性の高さです。
特定のメンバーに負荷がかかっているときなど、すぐに気付いてサポート体制が整えられます。
情報を統一化して管理したい、チームでのコミュニケーションを重視したい場合におすすめです。
ただし、すべてのタスクが同じ大きさで表示されるため、それぞれの負荷や工数がわかりにくいデメリットがあります。
▷【無料版あり】カンバン方式のタスク管理ツール6選！メリットや効率化・見える化のポイント
ガントチャート方式のメリット・デメリット
ガントチャート方式は、プロジェクト全体の工程や担当者、スケジュールや進捗状況を俯瞰できるメリットがあります。
タスクごとのスケジュールを棒グラフで表示するため、そのタスクがいつ開始していつ終了するのかが可視化できます。
各タスクの進捗を時系列で管理したい、タスクごとのボリュームや重要度を共有したい場合には、ガントチャートがおすすめです。
ただし、タスク同士の関係性が掴みづらいデメリットがあります。
上記のように、カンバン方式とガントチャート方式には、それぞれにメリット・デメリットがあります。タスク管理ツールを選ぶときには、チームやプロジェクトに、どちらが合うかを見極めてください。また、必要に応じて併用も検討するといいでしょう。
シンプルか多機能か
チームのタスク管理ツールを選ぶときには、操作性や機能も重要なポイントです。
基本的な機能に留めたシンプルなツールは、操作が簡単な傾向にあります。少人数のチームやタスクの数が多くない、またはツールの利用に慣れていないメンバーが多い場合は、直感で操作ができるシンプルなものが良いでしょう。
大人数のチームやタスクが多い場合は、操作の難易度がやや上がりますが、多機能なツールを選ぶのがおすすめです。煩雑になりがちな進捗確認やコミュニケーションも、さまざまな機能でカバーできます。
シンプルと多機能はトレードオフの関係性です。チームの人数やプロジェクトの規模に適したツールを選びましょう。
サポート体制が整っているかどうか
ツール提供会社のサポート体制が整っているかどうかも事前に確認が必要です。
タスク管理にツールを導入しても、すぐにスムーズな運用ができるとは限りません。不明な点や不具合など、さまざまな問題も出てくるはずです。また、最適なプランの再考、より便利な機能の追加の検討などが必要になるでしょう。
ツール提供会社のサポート体制が整っていれば、課題の解決方法や最適な利用方法の提案などを行ってくれます。管理ツールを最大限に活用するためにも、各社のサポート体制を確認しておきましょう。
▷【最新版】おすすめタスク管理・ToDoリストアプリ15選！進捗共有に最適！
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チームでのタスク管理を上手に行うためのコツ
チームのタスク管理を上手く行うには、コツを知っておく必要があります。ここでは、チームでのタスク管理を効率的に行うコツを3つお伝えします。
運用ルールを決めておく
チームでタスク管理を上手に行うには、運用ルールを決めておく必要があります。
新たなタスクが発生した場合やスケジュールの変更があったときに、誰でもツールの追加や修正ができるのか、特定の担当者だけが行うのかを決めておきましょう。
事前に運用ルールを決めておかないと、管理が煩雑になったり、人任せになったりなどの問題が起こりやすくなります。
タスクを依頼する際は目的も書く
メンバーにタスクを依頼するときは、項目や内容だけではなく、タスクの目的も書くようにしましょう。
人は目的がわからない仕事に取り組んでも、やりがいを感じられずモチベーションが上がりません。作業スピードやクオリティも低下してしまうでしょう。また、タスクへの責任感も生まれにくく、抜けや漏れなどのミスにもつながりやすくなります。
逆に自分が担当するタスクの目的を理解していれば、高い意識を持って作業に取り組めます。モチベーションも責任感も高くなるため、タスクの抜け漏れも防げるのです。
定期的に各メンバーのタスクを整理する
定期的にメンバーのタスクを整理するのも、チームでのタスク管理を上手に行うコツです。
最初に組んだスケジュールはあくまで予定であり、そのまま進むことはありません。タスクに遅れが出るメンバーもいれば、急なトラブルの対処に時間が取られるメンバーもいます。それをそのまま放置していると、結果的にチーム全体の仕事に遅れが出てしまうのです。
定期的に各メンバーのタスクを整理し、遅れている箇所があれば人員を増やす、負担が大きい人がいればタスクを振り分け直すなどの対応を行いましょう。常に最善の状態でタスクを管理することが重要です。
▷タスク管理が苦手な人の特徴とは？原因や改善するための方法を解説！
▷タスクの抜け漏れが起きる原因とは？防止する方法とタスク管理のコツ
チームでのタスク管理が上手くいかない時に見直したいポイント
チームでのタスク管理が上手くいかない場合には、必ず原因があります。上手くいかないと感じている人は、次のポイントを見直してみましょう。
チーム全体で目標をきちんと共有できているか？
プロジェクトの成功には、チーム全員が一丸となって目標に向かい課題を実行していく必要があります。
ただ目の前のタスクをこなすのではなく、何のためにそれをするのかを明確にし、すべてのタスクに意味があることをチーム全員が把握していることが大切です。
目標が定まっていなければ、自分の立ち位置さえ見失ってしまいます。チーム全体でひとつの目標を共有すれば、プロジェクトの進行がスムーズになるでしょう。
各メンバーがお互いのタスクに気を配っているか？
チームでのタスク管理が上手くいかない理由のひとつに、他のメンバーのタスクを把握していないことがあげられます。
プロジェクトの目的を理解して達成するためには、自分だけでなく他のメンバーが担当するタスクにも気を配る必要があります。メンバー同士がお互いのタスクに気を配れれば、仕事全体がスムーズに進んでいくでしょう。
定期的にヒアリングを行い、他のメンバーへの意識をチェックしておくのもおすすめです。
他メンバーの遅れをフォローできる体制はできているか？
遅れが出ているメンバーへのフォロー体制があるかも見直しのポイントです。
仕事を進めていれば、必ず予定よりも遅れが出るメンバーはいます。この状況にいち早く気づき、フォローができれば、仕事が大きく遅れることはありません。
フォロー体制を作るには、メンバー同士でタスクの共有をする必要があります。誰かが遅れに気づけば、すぐにフォローできるようになるのが理想です。
また、他の人でもできるタスクは残しておき、自分にしかできないタスクを先にやるといったルールを作るのもいいでしょう。
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人気のタスク管理ツールでチームの連携力向上へ
チームでのタスク管理を上手に行うには、情報共有が何よりも大切です。他のメンバーが抱えているタスク、その目的、進捗状況などを共有することで、チームとしてスムーズに仕事が進められます。
チーム全体で情報を共有するには、管理ツールの導入が欠かせません。ここで紹介した7つの管理ツールを活用すれば、より効率的なタスク管理が実現できるはずです。チームの連携力向上のためにも、チームに最適なタスク管理ツールを選びましょう。
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