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ワーケーションの費用は経費計上できる？実際の出費項目別に解説！
ワーケーションは仕事とプライベートを兼ねているため、経費と自費をどう区別するのか、判断に迷うところです。ここでは、ワーケーションの際に発生する費用について、どのようなケースであれば経費として認められる可能性があるのか、その基準について解説します。そのほか、ワーケーションに使用できる補助金についてもご紹介しますので、ぜひ参考にされてみてください。
目次
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ワーケーションの経費とは？一部は経費計上可能
ワーケーションとは、仕事を意味する「ワーク」と、休暇を意味する「バケーション」を組み合わせた造語です。
そのワーケーションは、仕事だけでなく休暇としての要素を併せ持っているため、どこまでの範囲を経費申請できるかどうかの線引きが非常に難しいところです。
ここではどこまでの出費を経費として計上できるのか、一つの指標、考え方を解説します。
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(1)業務上必要な出費は経費として計上できる
ワーケーションの費用を経費として申請できるかどうかについては、一つ、その費用が必ず業務を行うために必要であるか否かが基準となります。
例えば、リモートワークでは、通信回線の利用は不可欠です。会社側が指定するワーケーション先で、そのような環境を整えるためのコワーキングスペースの利用代や通信費は経費として申請することができるでしょう。
一方で、休暇を兼ねた旅行先でワーケーションを行う場合、一般的には、移動費や宿泊費などの滞在費を経費として計上することはできません。
ただし、この場合でも滞在中に購入した書籍や消耗品などの費用については、業務に必要であると判断されれば経費としての計上も可能です。
もちろんこれらの判断は、会社の規定によっても異なりますが、その費用が「業務上必要であるか」、「私的な目的・行為を目的としたものではないか」といった点が判断の基準になると理解しておくと良いでしょう。
以下に経費計上にてよく使用される項目をいくつかピックアップしました。ワーケーションで発生した費用が経費にあたるのかどうかの確認の際に、参考にされてみてください。
◆経費として計上できる主な項目
- 旅費交通費：目的地までの移動にかかった交通費や宿泊費
- 接待交際費：取引先などに対する接待、慰安、供応、贈答の目的で発生する費用
- 通信費 ：仕事で使用したインターネット回線や電話代
- 図書新聞費：仕事に関する資料や購入した書籍代
- 消耗品費 ：仕事で使用するための消耗品の購入代
(2)自費と経費の境界線が曖昧である前提を理解しておく
ワーケーションに関しては、上記の通り、状況によって仕事とプライベートの境界線が曖昧になりがちです。
そのため、経費計上したい出費が発生した場合には、普段、経費精算に使用する領収書やレシートを保管するだけでなく、業務に必要であることが証明できる資料を別途用意しておくと良いでしょう。
例えば、旅行を兼ねたワーケーションであっても、現地で会うべき取引先や得意先とのアポイントに合わせたワーケーションであれば、往復の交通費や現地での取引先との飲食代を経費として計上することも可能です。
ただしこの場合は、そのアポイントが私的な旅行を優先したものではなく、仕事に必要不可欠であることを証明する、先方との事前のやり取りや議事録などの資料の添付が求められることも十分に考えられます。
ワーケーションでは、経費と自費の境界線が曖昧であることを理解し、経費として計上する際にはより丁寧な説明が必要であると認識しておくようにしましょう。
(3)会社の規定にもよるため事前に確認が必要
ワーケーション時の費用負担については、必ず社内規定が存在するはずです。
経費として申請したい出費が予想されるのであれば、必ず事前に社内規定を確認するようにしてください。申請時に必要な資料なども事前に確認しておくことで、スムーズな経費精算が可能です。
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(4)個人事業主・フリーランスは経費の判断が難しい
個人事業主やフリーランスについては、税務上、ワーケーションの費用が経費として認められるのは困難と考えておくのが妥当です。
ワーケーション自体、何らかの業務に絡んだものでなければ、そもそも「その場所で働く必要はない」ものです。
そのため、会社規定でワーケーションによって発生する交通費や滞在費などを費用の負担が認められているケースであっても、それらは主に社員のメンタルケアなどの福利厚生を目的とした補助であることが考えられます。
個人事業主やフリーランスにおいても、家でもできる仕事を気分転換のために外で行うためだけであれば、ワーケーションに伴い発生した費用を経費として計上するのは、困難であると考えておくほうが無難です。
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【項目別】ワーケーションの経費の考え方
これまでご説明した通り、ワーケーションにおいて発生する出費の全てが経費として申請できるわけではありません。
では、どのような考え方で経費精算の可否が判断されるのか、項目ごとに一般的な考え方を詳しくみていきましょう。
(1)目的地までの交通費
ワーケーションを行う目的地までの交通費に関しては、基本的に「旅行」を目的に含む場合は、経費として認められないケースが一般的です。
ただし、会社が保有する指定する場所でのワーケーションや研修を兼ねているケース、取引先への訪問などの必要な業務に付随してワーケーションを行う場合などは、現地への往復の交通費が経費として認められる可能性も高いでしょう。
(2)滞在中の宿泊費
ワーケーションによる宿泊費についても、会社よりその場所で行うことを指定された場合や、展示会や視察、取引先の訪問など、いわゆる「出張」として発生する宿泊費でなければ経費として精算するのは難しいと考えるのが一般的です。
ちなみに、会社によっては福利厚生の一環として、ワーケーションのための補助金制度を用意しているケースもあるでしょう。ただし、このような補助は、出張の際の経費精算とは違い、給与として見なされ課税対象になることを認識しておく必要があります。
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(3)コワーキングスペースの使用料
コワーキングスペースの使用料については、ワーケーション中の利用であっても、税務上は経費として認められる可能性の高い費用です。
しかし実際に、社員が経費として申請できるかどうかについては、社内規定に準ずる必要があります。中には、業務証明や日報などの書類を併せて提出することで、経費として認めるとしているケースもあるかもしれません。必ず事前に確認するようにしましょう。
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(4)現地での飲食代
ワーケーション中の飲食代は、基本的に経費として認められることはありません。
しかし、ワーケーション中でも、仕事の関係者との会食や打ち合わせの際に発生した飲食代であれば接待交際費としての経費計上が認められるはずです。
ワーケーションに限らず、接待交際費についても社内規定があるはずですので、必要書類についても事前に確認しておくと安心です。
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(5)ポータブルWi-Fiなどの通信費
ポータブルWi-Fiなどの通信費は、コワーキングスペースの利用と同様に、業務と直接関係があると判断されやすい出費のため、経費として認められる可能性が高いといえます。
ただし、ワーケーション中に使用する通信費の場合、業務に使用する割合によっては、全額が経費として認められないケースもあることを理解しておきましょう。
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ワーケーションの費用を抑えるには補助金の利用がおすすめ
主に、気分転換を目的とした旅行を兼ねたワーケーションの場合、発生する費用については、自費となる場合はほとんどです。
そのため、ワーケーションの目的地や滞在方法によっては、多くの「自腹」を覚悟しなければなりません。とはいえ、補助金などのサポートを受けることで少しでも負担を軽減できるのであれば、積極的に活用したいところです。
ここでは、各自治体におけるワーケーション関連の補助金制度についてご紹介します。
(1)東北地方の補助金制度
福島県では、県内でテレワークをしながら地域の暮らしを体験する際の費用の支援として、30日以上90日以内の滞在で上限30万円、6日以内の滞在で1万円/泊の補助金を支給する制度を設けています。
どちらも企業による利用だけでなく、フリーランスを対象としている点はが特徴といえるでしょう。
(2)中部地方の補助金制度
山梨県では、県内への移転などに関心のある法人に対して、県内に滞在しテレワークをしながらの生活を体験するための支援が設けられています。
滞在期間によって上限金額が異なり、1法人あたり25〜100万円までの補助金が支給されます。
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(3)近畿地方の補助金制度
奈良県では、温泉スポットとしても知られる奥大和地域におけるワーケーションを促進する取り組みとして、レンタカー1泊に対し2000円（上限1万円）を支給する助成制度を設けています。
指定レンタカー営業所や指定ワーケーション施設の利用、アンケートへの回答などが求められますが、個人でも利用できる点は魅力であると言えます。
(4)中国地方の補助金制度
島根県では、テレワークによって県外の企業の業務を行う県外からの「UIターン」希望者に対する支援制度が用意されています。
対象要件を満たす場合、通信環境整備費として上限8万円の助成が受けられるほか、滞在中は、12ヶ月を上限期間として、通信費、シェアオフィス使用料、勤務先企業への出張交通費などの補助が受けることができます。
長期のワーケーションを計画されるのであれば、ぜひチェックしたい補助制度といえるでしょう。
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ワーケーションの補助金制度を利用する際の注意点
対象要件を満たすのであればぜひとも活用したいワーケーションの補助金制度ですが、利用する際には、気を付けなければいけない点がいくつかあります。
(1)補助金の支給要件については必ず「事前に」確認する
補助金制度の要件はさまざまであり、中にはワーケーション実施前の申請や交付の承認が条件となっている場合や、申請前に「1ヶ月以上（県内に）居住していること」などの条件が設定されているケースもあります。
補助金は制度の要件にそって、申請し交付の承認を得ることが大前提となるため、必ず事前に確認した上で準備を進めるようにしましょう。
(2)必ず「上限額」が支給される訳ではない
ワーケーションに限らずこのような補助金制度は、助成額の「上限額」が要件として記載されています。
あくまで「上限」のため、自身の申請に対し、実際にいくらの補助金が支給されるかについては、申請し交付が決定されてからでなければわかりません。
「上限額」をあてにして、多額の自己負担をするハメになってしまわないよう、「交付される金額」を確認するようにしましょう。
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私的な目的のワーケーションは原則「自費」負担が一般的
ワーケーションの際に発生する経費について、詳しく解説しました。結論として、旅行などの休暇を兼ねた私的な目的におけるワーケーションであれば、移動費や滞在費などを経費として精算するのは難しいといえます。
ただし、取引先への訪問などの「出張」に付随したワーケーションであれば、交通費や宿泊費が経費として認められることもあるでしょう。その際のポイントは、仕事上で必ず必要な費用であったかどうかが、一つの判断基準となるはずです。
そのため、そのような経費が発生することが予想される場合には、あらかじめ経理担当者に確認をとり、必要な書類を準備しておくようにしましょう。
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