働き方改革を実現する業務効率化とは?基本プロセスや成功のコツを解説

2023/04/21 2023/04/26

業務効率化・業務改善

働き方改革と業務効率化

働き方改革を実現する上で重要な業務効率化。しかし業務効率化を実現するには、進め方や成功のコツを押さえておくことが必要です。そこで本記事では、働き方改革で必須な業務効率化について、基本プロセスや成功のコツなどを徹底解説していきます。

働き方改革で必要となる業務効率化とは?

業務効率化とは、業務上のムリ・ムダ・ムラを改善し効率化することです。「目的が不明確な会議」「一部従業員への業務集中」「定型業務の手入力」などが、典型的な例です。

非効率な業務が多いと重要な業務が疎かになるため、会社の成長にも関わります。しかし業務効率化を進めると働き方改革の実現にもつながり、従業員の離職率低下や満足度の向上に期待できるでしょう。

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業務効率化によって得られるメリット

働き方改革に必須の業務効率化ですが、どのようなメリットが得られるのでしょうか。ここでは、業務効率化で得られるメリットを解説します。

無駄なコストの削減

業務効率化によって作業スピードが向上することによって、残業時間の短縮や最小人数での業務が実現するので、無駄なコストの削減が期待できます。従業員に時間的な余裕も生まれるため、新規企画のアイデアや既存企画のブラッシュアップなどに時間を活用できるでしょう。

従業員のモチベーション向上

業務効率化はルーティン要素の強い業務の削減やヒューマンエラーの改善が見込めるようになるため、従業員がコア業務に専念できるようになります。結果として、やりがいを感じやすくなり従業員のモチベーション向上にも寄与します。

業務上での無駄が多くて残業時間が増えるとワークライフバランスが崩れ、従業員の満足度も低下するため、最悪の場合には離職にもつながります。

意思決定の迅速化

業務効率化において、社内の情報や課題を数値化して可視化することが重要です。問題や目標を見える化することで、業務上の意思決定が迅速になるメリットもあります。意思決定を迅速に行うことで、ビジネスチャンスを逃さないため企業の成長に繋がります。

意思決定が遅くなることによる、社内の不満やストレス解消も見込めるでしょう。

業務効率化を進める基本的なプロセス

働き方改革において業務効率化は必須ですが、実際にどのように進めていけばいいのでしょうか。ここでは、業務効率化を進める基本的なプロセスについて紹介します。

業務内容の把握

まずは、業務内容を把握してどのような業務があるのか共有して整理しましょう。整理するときには、業務にかかる時間や発生頻度・業務に必要なスキルを把握しておくと業務効率化を進めていく上で課題が見つかりやすくなります。

また、業務内容を抽象度が高いまま把握してしまうと、とどこに課題があるのかを正確に把握できなくなってしまうので注意が必要です。より具体的にしておくことで課題が見つかりやすくなります。

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現状の課題の洗い出し

業務内容が把握できたら、どのフローに課題があるのか・どういった点を改善しなければならないのか、現状の課題を洗い出してください。複数の従業員が作業を重複していたり、無駄な作業を複数回行っている場合があります。

課題を洗い出すことによって、ブラックボックス化していた業務や属人化している業務なども可視化できるので、既存の業務を根本的に改善することにも繋がるでしょう。

業務改善計画の立案

業務課題の洗い出しが完了したら業務改善計画の立案に移りましょう。重複している業務工程の省略など洗いだした業務課題から、解決のアイデアを出して業務改善計画に落とし込みます。

作業の順番を変更するだけで工数が大幅に削減できる可能性もあります。またすべての課題を一回で変更はできないため、段階的に改善していく上でも優先順位をつけるとより効果的です。

業務改善計画の実施

業務改善計画の立案が終わったら、実際にプランを実行しましょう。短期的な課題を試験的に実施し効果を測定してから、中長期的な業務改善計画を実施してください。実行する際には課題と計画に沿って、忠実な計画実施がポイントです。

なお、実施する際にはじめから大掛かりに取り組んでしまうと、様々な問題が発生して計画が途中で頓挫してしまうリスク考えられます。そのため、まずはスモールスタートで小規模から改善に向けた動きをしていくのがポイントです。

効果検証・フィードバック

業務改善を実施した後は、効果検証を行っていきましょう。効果検証を行いフィードバックすることで、よかった点や改善点が出てくるはずです。

なお、業務の変化に気づけるのは現場で働いている従業員が最も実感しやすい部分なので、効果の検証やフィードバックは現場の従業員からも積極的に意見をもらうようにしましょう。

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業務効率化の具体的な手法・アイデア

業務効率化を行いたいと考えても、何から初めていいのかわからないこともあるはずです。ここでは、業務効率化に用いられる具体的な手法やアイデアを紹介します。

業務マニュアルの作成

業務フローを画一化するためにマニュアルを作成し、誰が担当しても業務ができるようにすれば、業務効率の向上や属人化の防止、教育にかかる時間や人件費の削減にも繋がります。

また、作成した業務マニュアルは定期的に更新して、更新したバージョンごとにしっかりと管理・運用していくのが重要です。更新されずに管理が不十分だとどのマニュアルを利用すれば良いのか不透明になってしまいます。マニュアルごとに管理する責任者を立てておくようにしましょう。

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無駄な業務の削減

今行っている業務が本当に必要かを踏まえて無駄だと判断した業務は削減していくようにしましょう。無駄な業務を発見する上では、様々な方向から業務を見つめ直し、たくさんの人の意見を聞くことが大切です。

一人の判断で無駄と判断してしまうと、どこかで綻びが生まれてしまい、逆に業務効率が悪くなってしまうリスクもあります。業務の削減は重要な意思決定となるので社内の承認を得た上で判断していきましょう。

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フローチャートの作成

業務フローチャートの作成も、業務効率化のひとつです。フローチャートがあることで、他の業務との関連性やなぜ必要なのかが可視化できます。またその後の業務も見える化されるため、業務遅れが発生した場合のフォローも可能です。フローチャートを作成し全体の業務を見える化すれば、全体的な業務効率にも繋がります。

業務の優先順位の明確化

業務の優先順位を明確にすることも業務効率を向上させる上で非常に重要です。順位が明確になっていないと、重要度が低いものから効率化に向けた行動をしてしまい、結果的に全社的な業務効率の向上が遅くなります。

例えば、他の業務に影響する場合や売上に直結する業務は優先度が高く。納期に余裕がある場合や作業可能な人員が少ない業務は優先度が低くなるなどです。スケジュールを作成し、納期通りに進められるように優先順位を明確に決めましょう。

業務の分業化

社内業務の中でルーティン的な業務は特定の従業員に任せるのではなく、複数人で分業化して取り組めば一人で進めるよりも圧倒的に早く完了できます。

そのため、作業を分業できそうな業務がある場合は複数人で分業して進めるのも一つの方法です。早く終えるのはもちろん、作業内容を確認し合えるのでヒューマンエラーの防止にもつながります。

データベースの活用

APIなどで各データベースを連携すれば必要な情報を簡単に取得できるようになるため、データベースを有効活用していきましょう。また顧客と関わる企業の場合は、顧客からよくある質問のホームページ掲載やチャットボットを活用して、顧客満足度の向上と問い合わせ業務の効率化が可能です。

業務担当者の変更

担当者を変更することで新たな気づきや業務のマンネリ化が解消され、業務の向上に繋がることがあります。従業員の強みや個性によって配置転換すれば、モチベーションの維持にもなり従業員満足度が向上するでしょう。

また、特定の従業員が複数の業務をこなせることによって、属人化やブラックボックス化といったリスクを低下させることにも寄与します。

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業務効率化を成功に導くコツ・注意点

ここまで業務効率化の基本的なプロセスや具体的な手法を紹介しました。しかし業務効率化の成功を実現するには、コツや注意点があります。ここでは、主な3つを紹介します。

改善したい項目を明確にする

業務の中でも、改善すべき項目を明確にしておきましょう。すべての業務を効率化することは、膨大な時間がかかるため現実的に難しくなっています。また検証せずに進めてしまうと、かえって非効率になる可能性もあります。

改善したい項目をピックアップして、どこから初めて行くべきかを考えてください。短期的に成果が出やすい業務を優先すると、モチベーションの向上に繋がります。

過度なこだわりは避ける

業務に高い成果を求めることは、非常に重要ですが過度なこだわりは避けるようにしましょう。こだわりすぎると、取り組むべきことの優先度が不透明になったり、リソースが多くなったりと、かえって効率が悪くなることも考えられます。

業務効率化の目的は、人件費の削減や属人化の防止などさまざまです。目標を達成することが目的であることを認識してください。

アイデアを一気に実行しない

業務効率化をする中で多くのアイデアや成功事例が出てくるものの、アイデアを一気に実行するのも非効率になることがあります。アイデアを一気に実行してしまうと、すべてが中途半端になり業務効率化の可視化ができないことも考えられます。従業員の業務内容を確認し、現実的に可能な範囲で実行できるようにしましょう。

マニュアルの規格を統一する

社内で使用する資料の規格はできるだけ統一しましょう。中途社員・プロパー社員・アルバイトなど、社歴や雇用形態を問わずに誰が見てもわかるようなフォーマットやデザインを取り入れるのがポイントです

またマニュアルは紙なのかデジタル化するのかなど、社内の状況や職種によってどの形式が最も適しているのかを考慮しておくことも非常に重要です。見やすいマニュアルになっていないと、チェックされないマニュアルで形骸化してしまうので注意してください。

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業務効率化に役立つおすすめのツール

業務効率化するためには、どのようなツールを活用すればいいのでしょうか。ここでは、業務効率化に役立つツールを紹介します。

Web会議ツール

Web会議ツールは、会議や研修にかかる移動時間を短縮でき、離れた場所にいる人と会議ができるため、取引先との商談や顧客との打ち合わせにも活用できます。資料共有も画面上で行えるので資料の印刷も不要となり、不要な業務の削減にもつながります。

また、URLを送るだけで簡単に会話ができるので業務中のペアワークや業務共有などでも非常に便利です。主なWeb会議ツールは下記があげられます。

  • Zoom
  • Googlemeet
  • Skype

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コミュニケーションツール

Chatworkなどビジネスで使えるコミュニケーションツールの導入も業務効率化に役立ちます。例えば、メールからコミュニケーションツールに切り替えることで、「お世話になってます」「お疲れ様です」などのビジネスの定型文を記載する必要がなく、短い文章で気軽な連絡ができます。

また、メールよりも返信へのハードルが低くなるため、返信を早くもらえるようになるのも大きなメリットと言えます。

RPA

RPAとは、パソコンで行う事務作業を自動化できるソフトウェアロボットで、人が行う単純作業の負担を減らしたい場合に便利な業務効率化ツールです。RPA上で指示することによって作業を自動的に代行してくれるため、人的リソースを他の業務に割り当てられます。

また、人の手で作業するのと比べて圧倒的にスピードが速く正確なのも大きなメリットです。主なRPAツールは下記のとおりです。

  • RoboTANGO
  • JobAuto
  • AUTORO

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勤怠管理ツール

勤怠の打刻や給与計算が行える勤怠管理ツールは、種類によっては社外からでもアクセスできるため、テレワークや直行直帰の仕事でも十分に活用が可能です。

また、従業員の勤怠情報はツール上で一元管理できるため、人事や労務担当者の負担も軽減します。主な勤怠管理ツールは下記のとおりです。

  • ジンジャー勤怠
  • KING OF TIME
  • kinnosuke

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オンラインストレージサービス

GoogleDriveやDropBoxなどのオンラインストレージサービスは、従業員同士のデータ共有が素早く行えます。編集しているファイルも共有して編集できるため、在宅ワークでも活用できます。無料で使えるツールもあるため、まずは導入して今後の活用を検討するのもおすすめです。

主なオンラインストレージサービスは下記のとおりです。

  • セキュアSamba
  • Bizストレージ ファイルシェア
  • DirectCloud-BOX

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働き方改革の実現には業務効率化の成功が不可欠

本記事では、働き方改革の実現に必要な業務効率化のプロセスやコツ・代表的なツールを紹介しました。生産性の向上やモチベーションの向上に繋がる業務効率化は、在宅ワークなど多様な働き方を促進する上で課題といえます。社内の働き方や業務の効率化を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

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