DX推進はどう始める？進めていく手順や成功させるためのポイント

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「DX（デジタルトランスフォーメーション）」という言葉をビジネスシーンにおいて耳にする機会も増えてきたのではないでしょうか。しかし実際に、「DX」の概念を具体的に説明するとなると難しいという方も多いのではないかと思います。本記事では、DXの基礎知識や正しい定義、DXを推進する重要性などわかりやすく簡単に解説します。

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DX推進が注目される理由

昨今注目されるようになったDX（デジタルトランスフォーメーション）推進は、日本国内の多くの企業が取り組むべき課題として認識されるようになりました。

経済産業省では、DX推進を以下のように定義しています。

企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織・プロセス・企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること」

[引用元：令和元年7月経済産業省[「DX推進指標」とそのガイダンス]

ただIT化を進めるだけでなく、これまでの企業の知見やノウハウをデータ化し、より革新的な組織やビジネスモデルを生み出すことがDXの本質です。ここでは、日本が国をあげてDX推進に向けて動き出した背景について解説します。

(1)2025年の崖

「2025年の崖」とは、政府が2018年に発表したDXレポートの中で発表した国内の経済停滞を指す言葉です。

日本企業の抱える様々な社内システムの複雑化・ブラックボックス化が改善されない場合、国際社会の競争力に勝てないのはもちろん、業務自体の改善も見込めません。政府は、このままだと2025年以降最大12兆円/年（現在の約3倍）の損失を出す可能性があると指摘し、警鐘を鳴らしています。

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(2)DX推進ガイドライン

DX推進ガイドラインとは、DXレポートで示された提言を基に政府が発表したもので、社内のDX実現に向けて経営陣が押さえておくべきポイントをまとめているものです。

内容は「DX推進のための経営のあり方、仕組み」と「DXを実現する上で基盤となるITシステムの構築」の二部構成となっています。

DX化は、ただIT化して業務効率や品質向上を促すことではありません。各企業が数年先のビジョンを明確にし、それを実現するためにどのような改革が必要かを検証・実行していくことで、ビジネスモデルや会社全体の生産性の大きな向上を目的としています。

DX推進ガイドラインでも、経営陣が一致団結して経営戦略を立てて、DX推進のための体制を整備することの必要性を訴えています。

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DXを推進する目的

DX推進がうまくいかない企業の原因として、社員に目的がうまく共有できていないということが挙げられます。DX推進によってこれまでの業務ルーティンが変わることや、新しい知識のインプットが増えることを懸念する社員もいるでしょう。

現場スタッフが共感できるよう、様々な角度からDX推進の目的を掘り下げ、会社全体に浸透させて理解を得ることが大切です。

ここからはDXを推進する目的について細かく解説していきます。

(1)企業の競争力を上げるため

昨今、インターネットを中心に多くの便利な技術のおかげで、消費者のニーズや行動が複雑化し、流行の変化が激しい情報社会となってきています。今後はこれまでの大量生産大量消費ではなく、流行を敏感にキャッチし、データを活用して細かいニーズに対応できる生産体制や情報発信能力が求められていると言えるでしょう。

顧客行動を追跡しデータとして管理・分析していくこと、あるいはこれまで人的に管理していた現場ごとのノウハウや知見をデータ化して共有することで、他社より競争力の高い商品・情報を提供することが企業にとって重要になってきます。

(2)業務を効率化して生産性を向上させるため

日々の機械的なルーティン業務に追われて、本来人的リソースを費やして行うべき生産性の高い業務のための時間を十分に取れないという企業は少なくありません。

例えば、FAXを受け取る、あるいは印鑑を押すためだけに出社する企業や、稟議通過の確認のために何度も席を立ち、業務が中断されるという風景は日本の多くの企業においてもまだまだ残っています。

様々な業務を効率化することで、個々やチーム、そして最終的には会社全体の生産性が向上します。既存業務の無駄な工数を削減することができれば、新たなアイデアを生み出す、新規企画に取り組むといった業務にリソースを割くことができるため、より良いサービスを生み出す可能性が生まれるのです。

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DXを推進するメリット

DX推進は、企業にどのようなメリットをもたらすのでしょうか。DX推進を始める際、経営陣を納得させ、トップダウンで意思統一を図ることが必要です。ここでは、企業自体の価値を高めてくれるDX推進のメリットを3つご紹介します。

(1)BCP(事業継続計画)を充実させる

BCPとは、地震や火災などの災害時やシステムトラブルの際に、事業を継続させ、顧客へのサービスを安定して提供できるように対策を立てることです。

ペーパーレス化し、各種稟議書や契約書などをオンライン上で確認できるようにしたり、バックアップをとったりしておくことで、火災での消失や水濡れを防げます。また、会社への出勤が困難になった際にもあらゆる場所から会社のシステムにアクセスできるようにしておけば安心です。

(2)生産性・市場競争力の向上

通常業務を効率化し、各部署・各個人の生産性を上げることで、新しい商品やサービスの検討に時間をかけることが可能です。また、生産管理や消費者情報をリアルタイムで管理し、各部署で横断的に共有することで情報伝達がスムーズになり、よりスピード感のある動きが実現できるでしょう。

(3)古いシステムのリスク回避

多くの企業が既存の社内システムを改善する目的で、様々なカスタマイズを行っています。しかし、深刻なIT人材不足により、そのシステムについて詳しい人間が社内にいなくなった途端に引き継ぎもされず、ブラックボックス化してしまうことが少なくありません。

このような複雑化・老朽化したシステムは「レガシーシステム」と呼ばれており、放置してままだと、トラブルがあっても対応できる人間がいないため、業務障害の発生やサービス提供が困難になる、新しい市場の変化への対応が難しくなるリスクが発生します。DX化によってこのようなリスクを未然に防ぐことができることは非常に大きなメリットです。

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DXを推進するために最初にやるべきこと

DX推進に取り組むことが決まっても、何から始めれば良いか分からないという方も多いのではないでしょうか。DX推進で一貫して1番大切なのは、会社一丸となって継続的に取り組むことです。

ここでは、以下の2点をDealer推進の際に最初にやるべきこととして解説します。

1. (経営戦略やビジョンを策定する
2. 経営陣のコミットメントの確保

(1)経営戦略やビジョンを策定する

企業の意思決定ができる経営陣が数年後の会社の戦略やビジョンを策定する中で、DX推進というキーワードをどれだけ意識しているかが非常に重要です。

経営戦略やビジョンにおいては、以下の観点で経営陣は考えるはずです。

• 会社が抱える現在の課題はなにか
• どの事業を会社の核として伸ばしていくか
• 社内組織をどのように構築していくか
• 会社が成し遂げたいミッションは何か

上記の観点は、今後間違いなくDXというキーワードも絡めて最新のトレンドを取り込んで発想していかなければ、企業として市場における優位性を保つ、あるいは伸ばしていくことは難しいでしょう。

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(2)経営陣のコミットメントの確保

DX推進の取り組みは、中長期的に実施しなければなりません。進めていく途中で、方向転換や予算の確保、現場スタッフの調整を行うなどイレギュラー事案が起きた際、明確なビジョンや経営戦略をもとに、意思決定のできる経営陣がリーダーシップを発揮していくことが求められます。

また、DX推進にあたっては、さまざまなITツールの導入やDX人材の採用といった今までになかった大きな金額の先行投資が必要になるケースが多いです。

このような初期投資を惜しむと、中途半端にシステムだけ導入されたものの現場に浸透しないまま計画倒れになってしまうような失敗事例につながりかねません。予算決定に関しては、経営陣が将来を見据えて積極的に投資することも大切です。

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DXを推進する時の手順

ここからは、DX推進の具体的な手順についてわかりやすく以下の6ステップで解説します。

Step1：DX推進の目的を明確にする

Step2：経営層から全社へDX推進の意識共有をする

Step3：DX推進体制を構築する

Step4：現状の把握とDX推進計画の作成

Step5：DX推進計画の実行

step6：進捗の評価と改善のPDCAを回す

それぞれ細かく見ていきましょう。

Step1：DX推進の目的を明確にする

まずは、社内の課題を洗い出しましょう。その際、社歴・部署・業務が偏らないよう、なるべく多くの現場スタッフの声をヒアリングします。

「勤怠管理に時間がかかる」「稟議の承認フローに時間がかかる」「スタッフにより品質に差がある」など、様々な課題をリスト化していきます。それらを踏まえつつ、この先どのようなビジネスモデル・組織体制にしていきたいのかを明確にし、目的を定めるのです。

Step2：経営層から全社へDX推進の意識共有をする

なぜDX推進を進めるのかという目的と、その目的を実現することにより生まれるメリットを社員に共有します。必要があれば、複数回にわたって社内で研修を実施する、あるいは部署ごとに説明をする機会を設けるなど、ある程度リソースを使ってでも意識を浸透させることが重要です。

DX推進を進めるにあたっては、全社員が他人事ではなく、当事者意識を持って取り組む必要があるため、始めていく最初の段階でしっかりと意識改革を行うことが大切です。

Step3：DX推進体制を構築する

通常業務と並行してDX推進を全体でなんとなく進めていくといったケースは非常に難しいです。基本的には、各部署からITに強いDX人材にふさわしい社員を募り、DX推進専門の部署やプロジェクトチームを立ち上げて推進していくことがおすすめです。

社内にふさわしい人材がいなければ、社外リソースの活用やDX人材の採用も検討する必要が出てくるでしょう。

社外リソースを活用する場合は、会社全体の課題や問題点を把握し、経営陣とも現場スタッフとも連携をしながら緊密に動いてくれるパートナーを選ぶことが大切です。

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Step4：現状の把握とDX推進計画の作成

洗い出した課題と将来のビジョンを結びつけた時に、取り組むべき改善点をとにかく書き出しましょう。洗い出した課題の中には、DX化せずとも解決できる問題もあるかもしれません。

DX化が必要な項目に関しては、それぞれどのような解決策があるかを調査し精査していきます。一度に全ての課題を解決しようとせずに、一つずつ的を絞ってそれぞれの解決に向けた中長期的計画を練るのが大切です。また、同業他社の事例を参考にするのも良いでしょう。

重要なのは、重要度や緊急度といった評価軸を用いて取り組むべき優先順位を明確に設定し、ぼんやり全体を進めるといった曖昧な推進計画にしないことです。

Step5：DX推進計画の実行

DX推進の計画がある程度固まってきたら、まずは実行に移していきましょう。完全に100%の計画を最初の段階で立てることはほとんど不可能です。大事なのは、実行しながら評価しつつ検証し、修正するといったサイクルをスピーディーに回すことです。

また、急な改革を行うと社内での反発も起こりやすくなります。ペーパーレス化を進めたいなら、「まずは経営陣の会議のみタブレット端末を利用してやってみる」「一部署のみFAXを廃止する」などスモールスタートから始めて徐々に規模を大きくしていく方法もおすすめです。

step6：進捗の評価と改善のPDCAを回す

システムを導入した後、各現場に合わせて使い方や機能、運用フローの改善についてPDCAサイクルを回していくことが非常に重要です。常に質問や改善案を受け付ける窓口を設けると共に、定期的に改善に向けたアンケートを取ることをおすすめします。

結果は社員にも公開し、社員間でも話題にできるよう全社員を巻き込んでいきましょう。社員一人ひとりが関わっていると実感できれば、意識改革につながります。このプロセスを繰り返し丁寧に行うことがDX推進の近道です。

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DX推進を成功させるポイント

DX推進を進めていると必ずうまくいかないことや、立ち止まってしまうことがあるでしょう。そんな時は初心に戻り、1番大切な目的に立ち返ることが大切です。もしうまくいかないと感じた時はこれから記載する3つのポイントを改めて確認してみてください。

(1)経営レベルの意識改革をする

経営陣は比較的年齢層が高いため、中にはITリテラシーが高くなく、DX化推進のメリットを深く理解できない方もいるかもしれません。

すでにDX化を進めている同業他社の現状や、現場スタッフの声などをデータとして示し、根本的な改革が必要だという認識を持つことがDX推進の第一歩です。この認識が経営陣の中で曖昧なままスタートすると、計画を進める中で意思統一が図れず、現場が振り回されたり、実行のスピードの鈍化につながりかねません。

(2)データやデジタル技術の活用ができる人材を確保する

DX人材の確保は、どの業界も抱える悩みです。社内にふさわしい人間がいないからとベンダーに頼りきりになっていると、細かな社内の悩みに対して柔軟な対応ができなかったり、本質的な課題把握ができない、あるいは遅くなってしまうケースもあるため、積極的に社内でIT人材を育てることが必要です。

社内文化を理解したDX人材を確保すれば、将来的に競争力を高く保ち続けられる組織・企業へと成長できる可能性が高まります。

▷DX人材に必要なスキルや知識とは？育成方法やマインドセットも解説

(3)予算は未来への積極投資と捉える

DX推進では、システムを運用するためのスマートフォンやタブレットなどのデバイスを社員に支給したり、労働環境を刷新したり、ランニングコストが必要なクラウド型サービスの導入を行う必要が出てきます。比較的高額な初期投資がかかるケースが多いため、難色を示す方もいるでしょう。

しかし、予算を削って十分な設備投資を怠ると、現場の使いづらさや十分なサポートが受けられないといった弊害が発生し、スムーズに描いていたDX推進計画が進められなくなります。将来のビジョンを実現するための投資と捉えて、積極的な投資を惜しまないことが大切です。

DX推進に役立つおすすめツール・システム

最後に、DX推進にあたり活用できるツールやシステムについてご紹介します。一度に全て取り入れるわけではなく、企業ごとに必要なツールを優先順位や必要性を踏まえて導入の意思決定をしていくことが大切です。

ここからは、DX推進を大きく助かる以下の4つのツール・システムを紹介します。

1. (人事管理システム
2. RPAツール
3. MAツール
4. 電子契約サービス
5. ビジネスチャット

(1)人事管理システム

人事管理システムとは、労務管理・人事情報の管理更新・人事評価などの人事にまつわる業務を効率的に一元管理できるシステムのことです。

エクセルや紙ベースで管理する際に起きる「管理や更新の手間や工数がかかる」「評価の一貫性や精度に欠ける」「情報共有がしづらい」などの問題点を一気に解決することができます。全ての機能をまとめたパッケージシステムもありますし、部分的に利用できるシステムも存在しています。

バックオフィス業務は、比較的ルーティン化された業務や古いやり方が残ったまま取り残されているケースが多いので、まずDX推進の第一歩として検討してみてはいかがでしょうか。

(2)RPAツール

RPAとは、Robotic Process Automationの略称で、これまで現場の手作業で行ってきたルーティン業務を自動化できるシステムのことです。

例えば月末の大量の請求書送付業務、購買情報の転記など、人的リソースを割くべきではない定型業務・ルーティン業務の代替に適しています。これにより、社員の余分な稼働時間を減らせるとともに、人的ミスを防ぐことにつながり、さらには生産性の高い業務へ割り当てる業務時間の増加を実現できます。

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(3)MAツール

MAとは、マーケティングオートメーション(Marketing Automation)の略で、新規顧客の獲得や見込み顧客へのアプローチを自動で行うことができるシステムのことです。

昨今の消費行動やニーズの多様化によって、より顧客のデータを活用した効率的なマーケティング・営業活動が求められるようになりました。

そこで、MAツールの活用により、自動で特定の条件を満たすユーザーにメルマガ配信を行ったり、顧客の行動履歴の追跡や分析を行ったりすることが可能です。マーケティングに必要なコンテンツ制作機能やSFAやCRMといった他システムとの連携機能も豊富で、使いこなせれば劇的に生産性の向上をもたらします。

(4)電子契約サービス

電子契約サービスは、これまで紙ベースで行っていた書面契約の業務をオンラインで可能にするシステムのことです。高度な仕組みを駆使して、オンライン上の契約締結でも、書面契約と同等の法的効力を持った契約締結が可能です。

また、電子契約システムのセキュリティは非常に強固で、情報漏洩のリスク管理の観点からも有効です。ペーパーレス化及び、郵送する際の印紙代・郵送代などが削減されるため、コストカットの効果も期待できます。

▷電子契約の仕組みと導入方法とは？サービスを選ぶポイントも簡単に解説

(5)ビジネスチャット

ビジネスチャットとは、企業活動に特化した従業員同士や取引先とのコミュニケーションツールのことです。以前より続いているメールや電話といったコミュニケーション方法では、ビジネスのスピード感を高めることができないといった課題やテレワークなどの新たな働き方に対応しきれないという実態があります。

ビジネスチャットでは、格式ばった無駄なやりとりの工数を省き、会話に近いようなテンポでコミュニケーションを進めることができます。

また、組織に合わせたグループ・権限機能やタスク管理機能、他システムと連携した通知によるリマインド機能といったさまざまな業務効率化につながるメリットも大きな魅力です。

DXを推進していく手順を確認してまずは第一歩を

今回は、DX推進の目的やメリットを理解した上で、具体的な始め方や手順について解説しました。自社の現状を適切に把握し、目的意識を明確にして進めていくことが大切です。

政府が発表したデータからも分かる通り、大企業だけでなく、中小企業も積極的にDX推進をすることで世界に通用する競争力を手に入れる可能性があります。焦らずに手に届く範囲から少しずつ変革していきましょう。

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