DX推進に欠かせないツールとは?おすすめ一覧や選び方・導入方法も解説

2022/5/7 2022/06/06

DX

DX

DX推進するメンバーとツール

急速なIT技術の進化により、近年注目されているDX。DX推進を成功させるためにもツールの導入が欠かせません。本記事では、DX推進に欠かせないツールの選び方や注意点を解説します。さらに、具体的なおすすめツールも紹介します。

DXとは?

ビジネスシーンで話題となっているDXという言葉ですが、意外と言葉の意味を知らない人も多いのではないでしょうか。実際、ITツール比較サイト・STRATEの調査によると、20代~40代の正社員の約2割がDXという言葉の意味を知らないと回答しています。[出典:STRATE「DXに関するアンケート」]

DXとは「デジタルトランスフォーメーション(Digital Transformation)」の略称で「デジタル技術を浸透させ、より豊かな生活が送れるように変革していくこと」です。

経済産業省によるDXの定義は次の通りです。

企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること」

[引用:経済産業省「DXガイドライン」より]

DXはIT活用と似ている言葉ですが、IT活用は従来ある業務プロセスをデジタル化し、効率を高めることが目的です。例えば、電話や手紙での連絡手段をチャットやメールに変える方法などが挙げられます。

一方、DXは業務効率だけでなく、人々の生活が豊かになるようにデジタル技術の導入を行って変革を行っていくものです。

例えば、DX推進を行った大手金融機関の事例を確認してみましょう。

この金融機関では、以前までは顧客から寄せられた要望や意見について、すべて目を通していたため手間や時間がかかっていました。その課題を解決するために、ツールを導入して要望のテキスト化を行いました。内容ごとに分類することで、顧客の要望別にスムーズに対応ができるようになった上に、顧客の要望の変化についても把握できるようになりました。

デジタルトランスフォーメーションはなぜDXと略される?”X”が指す意味とは

DX推進にツールを導入する目的

DXを推進する際には、多くの場合ITツールを活用することになります。ただしツールやシステムを導入する時には、目的を明確化しておく必要があります。ここでは主な目的を3つ解説します。

  1. 新たなIT技術への投資
  2. 新たな価値の創出
  3. 業務の効率化

新たなIT技術への投資

多くの日本企業は、老朽化・ブラックボックス化・複雑化した古いシステムの維持管理に多くのIT予算を割いています。これがDX化の足かせになっているとの指摘があります。いわば、守りの投資に労力や費用をかけすぎて、攻めの投資ができない状態と言えます。

短期的な視点でのシステムの改修を繰り返した結果、長期的な保守・運用コストが増大しているケース(技術的負債)も多く、新たなシステムの導入や人材育成に予算が回せないことで、DX化が遅れているのです。

DXを進める過程では、現状のIT資産の棚卸と評価・分析、仕分けを行った上で、老朽化したシステム(レガシーシステム)の刷新も必要になります

DX化によってビジネス全体や組織構造を変革するためには、自社の現状を整理した上で、最適なITツールを導入するなど戦略的なIT投資を行うことがポイントです。

新たな価値の創出

IT技術の進展もあり、これまでとは比較にならないほど膨大なデータの収集・蓄積ができるようになりました。

顧客データをはじめとしたビッグデータを蓄積し、分析を行うことで今まで気が付かなかったニーズや課題に気付き、その解決策から新しい価値やサービスの創出ができる場合があります。

例えば、問い合わせフォームで同じ質問が多かったり、オペレーターの対応時間が長すぎることがわかった場合、FAQを作成することで業務効率の向上が図れるかもしれません。

また、顧客からの要望やクレームなどから、ニーズや不満点を集めて、そこから新商品の開発につなげることもできます。

業務の効率化

IT技術を導入したからといって、必ずしも業務の効率が上がるというわけではありませんが、自社にあった最適なツールを導入することで業務効率化や生産性向上を図ることはできます。

例えば、単純作業にRPAなどのロボットを導入することで、「自動化」が行えるようになります。その結果、作業スピードのアップやミスの低減につながり、効率化はもちろん、人的資源を別のコア業務に割り当てることもできます。

他にも、収集したデータを人の手で入力し分析していたものをすべてIT化することで、迅速な意思決定が可能になるツールもあります。

またペーパーレス化とクラウドサービス(オンラインストレージなど)の活用によって、情報の検索性・アクセス性がアップしたことで業務効率化を達成した企業もあります。

このように業務効率の向上が目的ならば、DX推進は一つの大きな改善策となり得るでしょう。

DX推進にツールを導入する際の注意点

DX推進としてツールを導入するメリットはたくさんありますが、気を付けないといけない点もあります。主な注意点は下記の3つです。

  • ツールの導入がゴールではない
  • ITリテラシーの考慮
  • 社員の要望

ツールの導入がゴールではない

多くの企業でありがち失敗例が、ツールの導入だけで終わってしまったという点です。

導入企業の口コミ評価をチェックして、よかったので自社でも使ってみたところ、必要な機能が足りなかった、もしくはオーバースペックだったため、結局使わなくなったという企業も少なくありません。

導入することが目的なのではなく、ツールを使いこなすことではじめて効率化が達成されます。初期費用がかかるツールも多いため、事前に慎重に検討を重ねた上で導入するようにしましょう。

使用者のITリテラシーを考慮する

いくら便利なツールを導入しても、使用者のITリテラシーが低い場合は充分な効果が発揮できない場合が多いでしょう。

人によって理解度やITスキルのレベルが異なるため、使用方法が難しかったり、知識が必要だった場合には使われなくなる可能性があります。

使う人のITリテラシーを事前に調査した上で、導入するツールを検討しましょう。

社員の要望を確認する

導入する際には、社員の要望を聞いてどのようなツールの導入が好ましいのか確認しましょう。

実際に現場がどのようなことに困っているのかをヒアリングすることによって、抱えている問題点の解決に当たるツールの導入が可能です。

また必要な機能、不要な機能などの洗い出しを行うことで、適切なツールの選定につながります。

DX推進で使用するツールの導入方法

ツールを導入してDXを成功させるためには、下記5つのステップを意識しましょう。

  1. 目的の明確化
  2. 意識の共有
  3. 体制の構築
  4. 自社の現状把握とDX推進の計画
  5. 必要なツールを導入

DX推進の目的を明確にする

周りの企業がDX化に着手し始めたからといって、焦ってツールを導入する企業もいます。しかし、目的を明確にしないと、ゴールがわからず成果にもつながりません。

新しいビジネスチャンスを生み出したいのか、業務の効率化を求めているのか、人手不足の解消か、など目的によって導入するツールは異なります。

まずは、自社の抱えている課題や、将来的に目指すビジョンなどをもとに、DXの目的を明確化させることから始めましょう。

DX推進における意識の共有を行う

目的が明確に定まった後は、社内全体で意識の共有を図りましょう。

社長をはじめ経営層からトップダウンで、DX化の必要性や目的、ビジョンなどをメッセージとして発信することが大切です。

DXは部署間の連携も重要になります。企業変革を遂げる意義を従業員に理解してもらうことで、DX推進への協力が得られやすくなります。

DXを推進する体制を構築する

DXの推進には時間や労力がかかります。通常の業務を行いながらDXを進めると、作業に支障がでる恐れもあります。そのため、効率的にDX化を進めるためには専門のチームを作るのが効果的です。

チームのメンバーには、ITに精通している人材はもちろん、DXを主導できるリーダーシップを持った人材、ビジネス戦力の知見がある人材、新ビジネスの立ち上げ経験がある人材、業務に詳しい人材など、さまざまなスキルやバックグラウンドを持つ人材を集めるのが有効です。

社内に人材がいない場合には外部のリソースを活用するのも一つの手です。一方でDX人材はどの業界でも人材が不足している傾向にあるので、長期的には自社での育成や教育も視野に入れておく必要があります。

DX推進を成功させる組織とは?組織変革のポイントや成功事例を解説

自社の現状把握とDX推進の計画を行う

現状を無視した状態で無理やりDXを推進しても、失敗する可能性が高まります。

目的を明確化するときにも考える必要がありますが、現在自社がどのような部分に困っているのか、検討しているツールを導入することによってどうしたいのかについて考えていきましょう。

計画を事前に立てておき、導入後に経過を見ていくことによって、上手くいっているのか、ツールや方向性を変えた方が良いのか、全社的な意識の共有は充分かなどが見えてきます。

自社の置かれている現状を適切に把握し、DX化のための行動計画をしっかりと立てるようにしましょう。

DX推進に必要なツールを導入する

現状把握や計画が立てられた後は、自社に必要なツールを導入していきましょう。導入するツールはここまで見てきたように、自社に適したものを選定する必要があります。機能はもちろん、実際に使う現場の従業員の要望やスキルに適合したツールやシステムを選びましょう。

DXはツールを導入してすぐに効果が出るわけではありません。数カ月から数年の期間で、導入効果の測定と見直しが必要になります。

また、途中で自社のビジネス環境や外部環境が変わる可能性もあります。その場合、最初に考えた計画通りに無理やり進めてしまうと、業務が煩雑化したり、作業効率が悪化してしまう可能性もあります。

DX化は企業の状況に合わせて進めるのが一番良いため、軌道修正を行いながら柔軟に対応していきましょう。

DX推進にツールを導入する際の選び方

ツールを導入する際に意識すべきポイントは下記の6つです。

  • 目的に合ったスペック
  • 操作のしやすさ
  • サポート体制
  • データ連携
  • 更新頻度
  • 導入の仕組み

自社の目的に合ったスペックか

DX推進には目的に合ったツールの選定が必要ですが、その際には費用対効果も十分に意識しましょう。

高スペックのツールはどうしても初期費用や継続費用(ランニングコスト)が高い傾向にあります。また導入してみたものの、使わない機能があったり、使いこなせない機能があったりすると無駄なコスト負担が発生することになります。

高スペックのツールは、現状のもので物足りなくなったときに導入するという手もあるので、最初はなるべく必要最小限の機能が備わったツールを選ぶようにしましょう。

操作はしやすいか

ツールを導入する際には、すべての関係者がストレスなく使いこなせるような操作性に優れたものを選ぶようにしましょう。

いくら高機能なツールであっても、実際に現場が使用できなければ意味がありません。なるべくシンプルで操作性に優れたタイプにすると、利用が促進されます。

サポート体制は充実しているか

ツールの導入を行う際には、どのようなサポート体制があるのかも必ずチェックしましょう。

トラブルが起きた際にサポートが不十分な場合、復旧までに時間がかかってしまうことも少なくありません。作業ができないと、顧客に迷惑がかかるなど、ビジネスに影響が出てしまいます。

また使い方が分からないときにすぐに対応してくれるようなサポート体制も重要です。ツールによっては、導入前にトライアルで利用できるものもあります。また、スムーズに導入できるようにサポートしてくれるサービスもあるので、事前に比較検討した上で決めましょう。

データ連携はしやすいか

DX化の重要なポイントの一つにデータ活用が挙げられます。社内に散らばっているデータの統合や連携が重要になります。そのため、ツールを選定する際にはデータ連携が可能かどうかも確認しましょう。

例えば、営業部門とマーケティング部門で扱っているデータを連係させる場合には、MAとCRM、SFAが連携できるのかをチェックする必要があるでしょう。

他にも、販売や人事など、それぞれの部署で使っているシステムやデータのフォーマットが異なる場合、導入ツールとの相性によってデータの連係ができないケースがあります。その場合、手作業での入力や他のツールの再導入など、手間とコストが余計にかかってしまう可能性があります。

DXに失敗しないためにも、他部門と連携しながら既存システムの状況と新システムの用途などを確認しておきましょう。

更新頻度は高いか

更新頻度が低いツールはアップデートを行う際に、多額の費用が発生し、コスト高になってしまう可能性があります。

一方、更新頻度が高いツールは最新のウイルスやスパム攻撃にも対応できるため、セキュリティ面も安心できます。またクラウドサービスであれば、ベンダーが自動でアップデートしてくれるので、自社側での作業が不要になります。自社のIT人材を確保する必要もなくなるので、コスト削減にも寄与します。

運用コストやセキュリティの観点からも、なるべく更新頻度が高いツールを導入するようにしましょう。

段階的な導入はできるか

ツールの中には、段階的な導入ができるタイプもあります。段階的に導入ができるツールだと、少しずつ社内に浸透させることができるため、利活用が進みやすくなります。

また、導入したツールが自社に合わなかった場合などにも、損害を最小限に抑えることができます。

DXプロジェクトを成功させるには?推進のコツやマネジメントについて

DX推進に役立つおすすめのツール一覧

DXの重要性が高まる中、ビジネスシーンで役立つツールがたくさん登場しています。ここでは、DX推進をサポートするおすすめのツールを紹介します。

電子契約サービス

電子契約サービスは、インターネット上で電子ファイルに押印・署名をしてもらって契約を交わすサービスです。従来であれば紙の契約書に印鑑を押していましたが、電子化することにより、離れている場所でもスムーズな契約ができます。

契約に時間が取られない上に、電子契約サービスはタイムスタンプが押されるため、「いつ」契約が行われたのかが履歴で残ります。タイムスタンプは改ざんできない仕組みになっているので、セキュリティ面でも安心です。

電子契約サービスは、ツールによっては、稟議や承認に関するワークフロー機能も備わっているため、さらなる業務効率化も期待できます。

電子契約のメリット・デメリットとは?導入前に知っておくべき注意点も解説

オンライン会議システム

オンライン会議システムは、離れている場所でもスムーズな会議ができるようなツールです。パソコンだけでなく、スマホやタブレットなどの複数のデバイスに対応しているため、シーンを問わずに会議が行えます。

場所を選ばずに会議ができるため、今まで必要だった会議のための移動時間を省けます。

さらに、オンライン会議システムは複雑なツールの導入が必要ないため、低コストで活用できる点もメリットです。

他にも、会議だけでなく商談に使える画面共有サービスや後から確認できる録画機能が備わったツールなどもあるため、商談や会議・ミーティングを頻繁に行う企業に特におすすめです。

人事管理システム

人事や労務の業務サポートをしてくれるのが人事管理システムです。

人事・労務は社内全体の情報が集約する場所になるため、情報量が多すぎて知りたい情報を探すのに手間取ってしまうことも少なくありません。

人事管理システムは社内の情報を一元管理できる上に、必要な情報をツールで検索してスムーズにピックアップできます。

社員名簿・労働時間・給与・資格・雇用状況といった情報を集約してすぐに引き出せるため、人事担当者の負担を大きく軽減できます。

人事管理システム導入のメリット・デメリットとは?わかりやすく解説!

タスク管理ツール

タスク管理ツールは業務全体の効率化を図りやすいツールとして人気があります。

スマートフォンやタブレットなど複数のデバイスに対応している場合が多く、現在どのくらい仕事が残っているのか、今日はどの業務を行う必要があるのかなどをすぐに確認できます。

タスク管理ツールでチーム全体の進捗管理ができるものもあるので、生産性向上も期待できます。他にも、コミュニケーション機能やファイル共有機能、検索機能などを使いこなすことで、個人やチームのパフォーマンスアップが期待できます。

【最新版】おすすめタスク管理・ToDo管理ツール20選!機能や料金を徹底比較

ビジネスチャットツール

ビジネスチャットツールは社内や取引先と、離れていてもスムーズに連絡が取り合えるツールです。

リアルタイムで連絡が反映される上に、メールのように必要な書類を添付できるため、直接会って会話をしているかのような円滑なコミュニケーションが図れます。

さらにビジネスチャットツールの中には、音声機能や画面共有機能が備わっているものもあるので、オンライン会議システムとしても使えます。

ワークフローシステム

ワークフローシステムは、社内申請や契約書、稟議書の処理を電子化するシステムです。従来、紙で行っていた業務を電子化することで、業務効率化につながります。

例えば、稟議書の場合、社内でさまざまな人の目を通して承認が行われますが、人によって回す速度が異なるため、どこで止まっているのか把握できない場合がほとんどです。

ワークフローシステムを導入すると、どこで毎回稟議書が止まっているのかなどの社内全体の流れを把握できるようになるため、業務改善を促すことで、無駄のない連携がとれるようになります。

CRM(顧客管理システム)

顧客管理システムは顧客の情報を一元管理できる便利なツールです。

長年にわたって収集した顧客情報(顧客の名前や住所・連絡先・購買内容など)を一元管理することで、必要な時にすぐに情報にアクセスできます。顧客データは、営業、マーケティング、経営戦略などさまざまなビジネスシーンで活用できます。

ツールに導入されている絞り込み機能を利用し、顧客に合わせたシナリオメール・キャンペーン情報の送付なども可能です。マーケティング支援システムや営業支援システムと連携できるツールも多く、新規顧客の開拓や既存顧客のアップセル・クロスセルなどにも効果を発揮します。

CRM導入のメリット・デメリットとは?初心者にもわかりやすく解説

MA(マーケティング支援システム)

マーケティング支援システムも顧客の情報を一元管理できるツールが多いですが、顧客の情報をより詳しく分析し、ニーズに合わせたアクションが行えるようになるのが魅力です。

顧客管理システムと連携できるツールも多く、顧客がどの段階でどの商品を購入しているのか、購入に迷っているのかといった意思決定プロセスなどの分析もできます。

BtoB向けやBtoC向けのツールもあり、どのように分析していきたいのかを考えた上で導入することが必要です。

マーケティングオートメーション(MA)ツール活用のメリット・デメリットとは?

SFA(営業支援システム)

営業支援システムは、営業マンの業務をサポートすることに特化したツールです。

営業担当者の業務プロセスの軽減に役立つとともに、進捗状況などを社内全体で共有できるため、チーム内での連携強化にも役立ちます。

個人や少数で動いている場合、商談がどのくらい進んでいるのか分からないと悩みを抱える企業も少なくありません。営業支援システムを使えば進捗状況が可視化されるため、状況把握がスムーズに行えるとともに、状況に合わせたアクションや管理職からのアドバイスなども適切に行えます。

他にも顧客管理システムと連携を行うことで、見込み客の開拓もできるため、売上拡大や顧客獲得に力を入れたいと考えている企業におすすめです。

SFA導入がもたらす効果とは?メリット・デメリットを徹底解説!

BI(ビジネスインテリジェンス)

ビジネスインテリジェンスはデータ収集を行い、分析を通してより正確な意思決定を行えるようにするツールです。

経営戦略を練る時に役立つツールで、データの収集や蓄積・統合から、分析・集計なども行えます。さらに蓄積したデータをグラフなどで可視化できるため、視覚的に状況把握がしやすくなるため、意思決定も迅速に行えるようになります。

顧客ニーズやビジネス環境に対応した、スピーディーな意思決定を行いたい時に役立つツールです。

RPA(ロボティックプロセスオートメーション)

ロボティックプロセスオートメーションは仮想知的労働者とも呼ばれ、業務の自動化が行えるソフトウェアロボット技術です。

分かりやすく言うと、日々行っているマウス操作やキーボード入力などの単純作業を記録し、その手順通りに正確かつ高速で処理を行ってくれるツールになります。

業務の効率を高められるだけでなく、人的ミスを減らせるため、多くのシーンで活躍します。RPAの活用によってコア業務に集中できるようになるため、生産性が向上するほか、単純作業からの解放による、社員のモチベーション向上も期待できます。

DX推進に役立つツールを自社に合わせて導入へ

DX推進に役立つツールはさまざまありますが、自社に合ったツールの導入が必要であるとともに、しっかりと使いこなせるツールの選定が必要です。

特に重要なのが目的の明確化と情報共有で、社内全体がDX推進に意識を向けることで導入したツールの有効活用ができます。

業務の効率化ができるとともに、業務負担が減ることによって社内全体のモチベーション向上にもつながるため、おすすめのツールを参考にしながら自社に合ったツールの選定を行ってみてください。

 

次に読みたいおすすめ記事

  • ご相談・ご質問は下記ボタンのフォームまたは、お電話からお問い合わせください。

    お問い合わせはこちら

    TEL:0120-987-053(無料)
    【受付時間】10:00~18:00(土日祝を除く)

ビズクロ編集部
「ビズクロ」は、経営改善を実現する総合支援メディアです。ユーザーの皆さまにとって有意義なビジネスの情報やコンテンツの発信を継続的におこなっていきます。

おすすめ関連記事

おすすめワークライフバランス書籍10冊!仕事と生活の両立に悩む方は必見!

2022/7/1

ワークライフバランス

2022/7/1

ワークライフバランス

経費精算の期限はいつまで?月またぎ・年またぎはできる?注意点を解説!

2022/7/1

経費精算システム

2022/7/1

経費精算システム

デジタルツインの最新事例6選!業界別の活用方法を具体例で解説!

2022/7/1

デジタル化

2022/7/1

デジタル化

生産性分析の手法と代表的な指標とは?企業が取り組むべき施策も解説

2022/7/1

生産性

2022/7/1

生産性

【最新】ビジネスで活用すべきおすすめデジタルツール10選!

2022/7/1

デジタル化

2022/7/1

デジタル化

デジタル時代の到来による変化とは?備えておくべき最低限の知識を解説

2022/7/1

デジタル化

2022/7/1

デジタル化

【2022年】IT導入補助金とは?概要・条件・申請方法をわかりやすく解説

2022/7/1

デジタル化

2022/7/1

デジタル化

ワークライフマネジメントとは?考え方や実現方法・企業の事例を解説

2022/7/1

ワークライフバランス

2022/7/1

ワークライフバランス

ワークライフハーモニーとは?ジェフ・ベゾスの哲学から生まれた新たな概念

2022/7/1

ワークライフバランス

2022/7/1

ワークライフバランス

ダイバーシティ推進によるメリット・デメリットとは?注意点も徹底解説

2022/7/1

ダイバーシティ

2022/7/1

ダイバーシティ