購買管理システム15選比較｜機能や選び方・中小企業・クラウド向けのシステムを紹介

購買管理システムとは？

購買管理システムとは、原材料・部品・間接材など、生産活動をおこなうにあたって必要な外部からの資材調達業務を効率化するためのシステムです。

購買管理では、高品質な材料を、必要な分だけ、最適なタイミングと価格で調達し、必要とする現場に届けるという購買の一連のプロセスを管理します。購買管理システムは、これらの業務プロセスやデータを一元的に可視化できるため、俯瞰的な分析による適切な購買管理が実現できるのです。

また、在庫が一定数以下になったタイミングで自動発注するなど、一部の業務を自動化する機能も搭載されているため、大幅な業務効率化が期待できます。最適な購買管理による利益や生産性の拡大が狙えるだけなく、業務を自動化することで、ヒューマンエラーの削減につながる点も大きな特徴といえるでしょう。

購買管理システムの主な機能

購買管理システムの主な機能には以下の6つが挙げられます。

• 購買管理機能
• 契約管理機能
• 書類作成機能
• 原価管理機能
• データ分析機能
• 納期・品質管理機能

1つずつ詳しくみていきましょう。

購買管理機能

購買管理機能は、資材をどこから・いくらで・いつまでに・いくつ仕入れるかを計画する購買計画の作成・発注管理や、発注した資材が納品された際の支払管理を行える機能です。

複数の仕入れ先があっても、購買管理システム上で一元管理できるため、複数のシステムやデータを横断した確認作業が不要となります。

また、購買管理システムでは購買に関するデータが1か所に集約されており、ひと目で発注状況を確認できるため、発注の不足や重複を防ぐことも可能です。

発注内容とあわせて支払金額や支払期限も管理できるため、支払漏れ・遅れが発生しにくく、取引先との良好な関係性の構築にもつながります。

契約管理機能

契約管理機能は、取引先との契約内容や契約条件を電子化し、必要に応じて契約書の作成まで行ってくれる機能です。契約した日時・金額・期限など、契約内容を詳細まで記録できるうえ、クラウド型のシステムであれば、外出先でもその場で契約内容を確認できます。

システムの種類によっては、契約期限が近づくとアラートを表示する機能が搭載されているため、更新漏れを防ぎ、更新しない場合でも余裕を持って新たな仕入れ先を見つけることが可能です。

書類作成機能

書類作成機能は、購買管理における契約書・発注書・検収書などのさまざまな書類作成を効率化・自動化する機能です。フォームに個数や単価などの数値データを入力するだけで、必要な書類を簡単に発行できるため、書類作成業務の大幅な効率化が期待できます。

また、購買管理における書類を電子化して管理できるため、ペーパーレス化の推進や管理スペースのコスト削減にもつながります。システムの種類によっては書類の発行がワンクリックで行えるなど、操作に迷うこともありません。

原価管理機能

原価管理機能は、契約内容や購入履歴をもとにした原価の算出や、実際の原価と適正な原価の差異の比較・分析などを行う機能です。原価を適切に管理することで、取引先と交渉する際の根拠にできるうえ、「利益を最大化させるにはどうすればよいか」という戦略立案にも役立ちます。

システムの種類によっては原価シミュレーションにより、今後の原価変動を予測・把握することも可能です。そのため、将来的な原価変動を踏まえた、現実的な経営計画を立案できるようになります。

データ分析機能

データ分析機能は、購買管理システム上に蓄積されたあらゆるデータをもとに、発注内容や取引先に関するデータ分析を行う機能です。

具体的には、過去の発注量と在庫数から最適な発注量とスケジュールを割り出したり、取引先別の希望納期順守の評価表を作成したりすることができるため、過不足のない発注や発注漏れの防止のほか、取引先の選定などにも役立てられます。

納期・品質管理機能

納期・品質管理機能は、発注した資材が納期通りに納品されているかや希望通りの品質かどうかを管理する機能です。

資材の納期遅れは、そのまま生産計画に影響してしまうのはもちろん、品質が希望する基準に達していなければ代わりの資材を再調達することになってしまうでしょう。

しかし、購買管理システムの納期・品質管理機能では、複数の仕入れ先があってもすべての納期・資材の状態・個数などのデータが一元管理されているため、納期の遅れや、基準に満たない品質の納品物があった際にも取引先や生産数の変更などのトラブル対応が迅速に進められます。

購買管理システムの選び方

購買管理システムの選び方として、以下4つのポイントを確認しましょう。

• 導入目的にあった機能は搭載されているか
• 現在利用しているシステムと連携できるか
• システムの提供形態
• 充分なサポートは得られるか

それぞれの内容について詳しく解説します。

導入目的にあった機能は搭載されているか

購買管理システムを導入する目的と、その目的を達成できる機能が搭載されているかを事前に確認しましょう。

例えば、「資材の調達を効率化したい」という目的には直接材の購買管理に特化したシステム、「購買管理とあわせて販売管理や会計業務を効率化したい」という目的には販売管理機能や会計機能が搭載された購買管理システムが最適です。

どれだけ操作性に優れたシステムであっても、目的を達成するための機能が搭載されていなければ意味がありません。自社の導入目的と具体的な業務プロセスを明確にしたうえで、搭載機能を照らし合わせ、最適なシステムを選定することが大切です。

現在利用しているシステムと連携できるか

購買管理システム以外に既に導入済みのシステムがあれば、そのシステムと連携できるかを確認しましょう。購買管理システムと連携できるシステムとしては、会計ソフト・販売管理システム・在庫管理システムなどが挙げられます。

例えば、購買管理システムと会計ソフトを連携できれば、発注数や単価のデータを自動で会計ソフトに取り込めるため、それぞれのシステムにデータを入力する手間を省くことが可能です。

このように、導入する購買管理システムと現在利用しているシステムが連携できれば、さらなる業務効率化が期待できます。

システムの提供形態

購買管理システムの提供形態は大きく分けて以下の2つが挙げられます。

• クラウド型
• オンプレミス型

上記2つの提供形態では特徴やメリットが異なるため、自社に最適な提供形態のシステムを導入することが大切です。それぞれの提供形態について、1つずつ詳しくみていきましょう。

クラウド型

クラウド型は、クラウド上にサーバーが設置されているため、インターネット環境とデバイスさえあれば時間や場所に制限なく利用できる点が特徴です。また、社内にサーバーを設置する必要がないため、初期費用を抑えられる傾向があります。

ただし、インターネット環境さえあればいつでもどこでもシステムにアクセスできる一方で、情報漏洩や無関係な第三者による閲覧・アクセスといったセキュリティ面のリスクも上がることになるため、セキュリティ対策を十分に行わなければなりません。

オンプレミス型

オンプレミス型は、自社の希望に合わせて機能をカスタマイズし、社内に専用サーバーを構築する点が特徴です。カスタマイズ性に優れ、自社専用のシステムを構築できるため、自社の業務プロセスや要望を最大限反映できるというメリットがあります。

ただし、社内に専用サーバーを構築することからセキュリティ性に優れている反面、導入費用が高額になる傾向があり、専用システムの構築に時間がかかる点にも注意しなければなりません。

充分なサポートは得られるか

購買管理システムを導入した場合、システムの操作に慣れていない従業員が利用することで想定外のトラブルが起こることなどが予測できます。そのため、ベンダーのサポート体制が充実しているかを必ず確認しましょう。

とくにクラウド型のシステムは、サーバーの保守・管理を基本的にベンダーが行うため、社内では対応できない問題が起こる可能性があります。

「問い合わせ手段」「問い合わせの受付時間」「対応スピード」「対応方法(訪問かオンラインか)」などを事前に確認しておきましょう。

おすすめ購買管理システム3選

おすすめの購買管理システムを3つ紹介します。

1.PROCURESUITE

PROCURESUITEは、見積もりから検収までを一気通貫して行える購買管理システムです。利用者が使いやすいよう各項目の表示順序を変更したり、データを並べ替えられたりするなど、操作性に優れています。各利用者の進捗状況がリアルタイムで共有される点も魅力です。

2.Hi-PerBT購買管理

Hi-PerBT購買管理は、購買業務に必要な機能が標準搭載されている購買管理システムです。全機能をWebブラウザ上で利用でき、直感的に操作できるUIデザインが採用されています。多言語サポートが提供されているため、海外拠点でも活用できる点が魅力です。

3.ビズネット

ビズネットは、導入社数14,000社を超える購買管理システムです。複数の発注の請求を1つに取りまとめる機能が搭載されているため、請求処理業務の大幅な効率化も期待できます。

各専門分野におけるトップブランドのBtoBサプライヤーと連携しており、最大5,000万アイテムを特別価格で購入できる点も魅力です。

【クラウド型】おすすめ購買管理システム11選比較

おすすめのクラウド型購買管理システム11選を1つずつ紹介します。

1.べんりねっと

べんりねっとは、購買管理業務に必要な基本機能に加え、さまざまな悩みに対応可能な機能が充実している購買管理システムです。既存の取引先の接続はもちろん、連携実績のあるサプライヤーを紹介してもらうこともできます。連携可能な外部システムが豊富な点も魅力です。

2.楽々ProcurementII Cloud

楽々ProcurementII Cloudは、多様な品目・業務フローに対応した購買管理システムです。購買管理業務の効率化・コスト削減・内部統制強化・見える化など、さまざまな効果が期待できます。注文書などの帳票はすべてPDF形式で保管されるため、ペーパーレス化の促進にもつながります。

3.Enterprise Commerce

Enterprise Commerceは、これまでメールやFAXで行っていた業務を電子化・ペーパーレス化し、購買業務を効率化させる購買管理システムです。ハードウェアやソフトウェアの管理が必要なく、クラウド環境で稼働するため、導入時の準備期間や負担の軽減が実現します。

4.SOLOEL

SOLOELは、物品の購入から契約内容の管理まで、物品材やサービス材の購買を1か所で行える購買管理システムです。既に利用している購買システムに接続でき、検索性の向上や品揃えの拡大などに役立ちます。各企業専用のカタログ集約サイトでは、複数のカタログを横断した一括検索も可能です。

5.RFQクラウド

RFQクラウドは、見積業務の一元管理やバイヤー業務の見える化に効果的な購買管理システムです。担当者個人のノウハウやスキルに依存してしまいがちな見積査定業務でも、RFQクラウドではクラウド上にデータを一元管理するため、担当者不在時の対応や他部署との連携強化につながります。

6.パーチェスワンクラウド

パーチェスワンクラウドは、大手企業を中心とした十数年の購買業務支援で培われたノウハウを駆使して開発された購買管理システムです。BtoC向けECサイトのような初見でも使いやすい操作性で、社内に浸透しやすいという特徴があります。商品選択後は、わずか3クリックで発注が完了します。

7.APMRO

APMROは、間接材購買の最適化を実現する購買管理システムです。購買コスト・プロセスコストの削減やガバナンス強化などの効果が期待できます。全国9,000社のサプライヤーと連携しており、既存のサプライヤー登録・一元管理もできるため、簡単に見積を比較することが可能です。

8.トラミル

トラミルは、購買業務に特化したクラウド型の購買管理システムです。購買業務のすべてのプロセスを可視化できるため、内部統制の強化に役立ちます。データ連携機能では既存の各種業務システムとの連携も可能。情報の一元化は、監査・税務調査対応の品質向上、効率化も期待できます。

9.Leaner購買

Leaner購買は、多様な取引先からの購買プロセスを一元化する購買管理システムです。商品の選定から発注・承認・検収まで一気通貫して行えるため、業務効率化・調達コストの適正化などの効果が期待できます。直感的な操作性で、誰でも簡単に利用できる点も魅力です。

10.HUE Purchase

HUE Purchaseは、国内の大企業向けに開発された購買管理システムです。大企業における導入実績が豊富なため、複雑な要件にも対応する機能が標準搭載されています。担当者の休暇や出張時でも、代理決済に対応しているため、業務の属人化防止や社内のペーパーレス化促進などが期待できます。

11.MONQX EDI

MONQX EDIは、発注・納期回答・出荷などの企業間取引を電子化し、受発注業務の効率化およびペーパーレス化を実現する購買管理システムです。クラウド型のため、自社構築に比べ導入費用を抑えられます。業種を問わない豊富なテンプレートが提供されているため、Web-EDIシステムを簡単に始められる点も魅力です。

【中小企業向け】おすすめ購買管理システム

おすすめの中小企業向け購買管理システムを紹介します。

楽楽販売

楽楽販売は、高い柔軟性と豊富な機能を低コストで利用できる購買管理システムです。「売上・原価計算の自動化」「請求処理・売上計上の効率化」「ルーティンワークの自動化」などの実現が期待できます。2,500社以上の実績があるため、豊富な導入事例を参考にできる点も魅力です。

購買管理システム導入のメリット

購買管理システムを導入するメリットについて紹介していきます。

購買管理業務を可視化できる

購買管理システムを導入することで、発注状況や過去の発注実績など、購買に関するデータの可視化につながります。購買管理業務が可視化されれば、「いつ」「誰が」「何を」「いくつ」発注したかをひと目で確認できるため、発注の漏れや重複を防ぐことが可能です。

また、部門ごとで購買管理業務が行われている場合、各部門の業務状況を把握するにはそれぞれの部門から情報を集める必要がありました。しかし、購買管理システムでは複数の部門における購買管理業務を一元管理できるため、複数部門を統括している担当者の負担軽減にもつながるでしょう。

購買管理業務を効率化できる

購買管理システムでは、過去の膨大な発注実績から特定の履歴を1クリックで検索したり、関連書類を自動生成したりするなど、さまざまな便利機能が搭載されているため、購買管理業務の効率化が期待できます。

在庫数が一定数を下回ったタイミングで自動発注するなど、一部の業務を自動化する機能を活用すれば、そもそもの業務工数を削減することも可能です。

また、複数の仕入れ先を一元管理することで、どの仕入れ先であれば最適な価格で資材を調達できるかを比較しやすくなるため、価格の適正化にも役立つでしょう。

誤発注等のミスを未然に防げる

購買管理システムを導入することで、入力しなければならない項目が最小限に抑えられ、単価や個数の計算はシステムが自動算出してくれるため、誤発注をはじめとするヒューマンエラーの防止につながります。

Excelなどで購買管理を行っている場合、数値や入力個所を誤ると他の項目にも影響し、大幅な修正が必要となるケースも少なくありません。購買管理システムでは、このような記載ミスや計算ミスが発生しにくいため、結果としてスムーズな購買管理が期待できます。

購買管理にかかる費用を削減できる

購買管理システムを導入すれば、これまで管理していた紙のカタログをデータ化したり、関連書類を電子化したりすることが可能なため、保管するスペースコスト・紙代・印刷費用などの購買管理にかかる費用を削減できます。

また、手作業で行っていた業務を電子化・システム化できれば、従業員の負担が軽減され、購買管理業務に必要な従業員数を減らすことが可能です。購買管理業務に必要な人員を最小限に抑えられれば、その分の人的リソースを他業務に充てられるため、生産性向上も期待できるでしょう。

おすすめ購買管理システムを比較し自社にあった製品を導入しよう

購買管理システムは、購買管理業務を可視化し、一部を効率化・自動化させるなど、購買管理業務を効率化するうえで欠かせないシステムです。

誤発注をはじめとするヒューマンエラーの防止にもつながるため、トラブルの抑止による生産性向上のほか、自動化による工数削減は、人的リソースの最適化も実現します。自社の目的に合ったシステムを見極め、最適なシステムを導入しましょう。