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学校はメール配信システムを導入すべき？利用するメリットや利用例を紹介
学校行事や活動報告など、学校と保護者間のやり取りを書類で行うことに書類作成の負担などの課題を感じている学校は少なくありません。そこでこれらの情報発信をメールで行う学校も増えています。ここではメール配信システムを連絡網として利用するメリットや利用例をご紹介します。
目次
メール配信システムとは？
メール配信システムは、任意で設定した「配信リスト」の送信先にメールを自動で配信するシステムです。送信に特化したサーバーを持つシステムのため、数千件、数万件のような大量配信であっても、数分で配信を完了することができます。
さらにメール配信システムの機能には、特定の相手(グループ)への送信機能、到達率・開封率を確認する機能などが搭載されているため、配信した「お知らせ」が、相手に届いているか、また、相手が見ているかも確認することができるのです。
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メール配信システムを導入するメリット
メール配信システムを導入するメリットについて、1つずつみていきましょう。
情報を確実かつ素早く保護者へ
従来は、電話やプリント配布などでおこなわれていた学校と保護者間の連絡ですが、「書類作成の手間がかかる」、「子どもがプリントをなくしてしまう」、「やり取りに時間がかかる」などの問題が起きていました。電話で連絡する場合においても、仕事中などはすぐに対応できず、行き違ってしまうことは少なくありません。
しかし、メール配信による連絡であれば、情報はほぼ確実に保護者へと届くことになります。また、父母だけでなく祖父母への配信を希望されるご家庭においては、家族全員にメール配信することも可能になるでしょう。そのため、情報伝達のトラブルを限りなく減らすことができるのです。
また、学校からの連絡には、学校行事のお知らせだけでなく、「災害時の休校情報・安否確認」や「不審者情報」などの緊急を要する情報発信も含まれます。このような緊急性の高い連絡においても、いち早く情報を共有できるため、保護者にとっても安心です。
学校側の業務負担とコストの削減
学校からのお知らせのプリントは、当然ですが学校職員が作成することになります。教育現場の長時間労働や過重労働は、かねてより社会問題にもなっており、それにより教師不足といった人材の課題も発生している状況です。
そこで連絡方法を、プリントからメールに変えることで、印刷と配布の手間を削減することができます。配信したメール内容は、システム上で到達率や開封率などと併せて確認できるため、配信内容にミスやトラブルが起きた時の学校内の情報共有もスムーズになり、業務の属人化を防ぐこともできるでしょう。
セキュリティ対策
メール配信システムには、個人情報を適切に管理するための機能も備わっています。
学校でメール配信システムを使う際には、保護者のメールアドレスのほかにも、保護者や生徒にかかわる個人情報を取り扱うことになるでしょう。そのため、情報漏洩や不正アクセスには気をつけなければなりません。
しかし、メール配信システムは、個人情報を適切に管理するためのセキュリティ対策が充実しているほか、手動のメール送信でありがちな「うっかり送信先を間違える」といったミスを防止する機能も備わっています。
メール配信システム導入時の注意点
メール配信システムにもさまざまな種類があり、それぞれで搭載機能や使用料金が異なります。予算と目的にあった機能のシステムを選ぶことはもちろんですが、学校で使用する際には、特に「セキュリティ面における機能」は重視すべきと言えます。
個人情報の取扱いや情報セキュリティにおいて一定基準を満たしていることを証明する、「プライバシーマーク」や「ISMS認証」を取得しているかどうかを確認すると良いでしょう。
また、運用時のルール設定にも注意しなければなりません。学校では進学や卒業などで生徒が入れ替わり続けます。保護者の連絡先が変更となることもあるでしょう。
配信先リストや送信内容のチェックなどは、「誰が、いつ、どのように」管理するのかを、明確にルール化しておく必要があります。
メール配信システム導入費用の相場
学校でメール配信システムを導入する場合、月額費用の平均相場は3,000円程度、導入時の初期費用はおおよそ3,000円～50,000円程度が相場です。月額の使用料はメール配信数によって上下しますが、それでも多くの場合、月額10,000円以下で利用できるでしょう。
ただ、メール配信システムの中には、学校利用の場合は、利用料無料としているサービス提供会社もあります。このようなシステムでも十分な運用が可能であれば、一度検討してみることをおすすめします。
学校でのメール配信システムの利用例
学校でメール配信システムを活用する場合、連絡網のような役割を果たします。具体的には以下のような場面で役立つでしょう。
- 災害発生時の安否確認や休校の連絡
- 学校行事や活動報告、日程変更の連絡
- 行事における持ち物のリマインド
- アンケートフォームを活用した保護者アンケート
- 学校付近で起こった事件や不審者出没情報
- 感染症の拡大による学級閉鎖や休校の連絡
学校からの連絡のなかには緊急性の高い情報も含まれています。このような重要な情報を、即座に受け取れる点は、保護者としても便利なだけでなく、安心感があります。
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【学校向け】おすすめメール配信システム5選
最後に学校向けのメール配信システムとして、おすすめの5つのシステムをご紹介します。
eメッセージ
eメッセージは、全国1,500団体以上100万人に利用されている、クラウド型のメール配信システムです。操作性に優れており、ITシステムに慣れていない方でも、普段使っているメールのような感覚で利用できるという特徴があります。
また、同システムでは「eメッセージ専用アプリ」も提供しており、アプリを通じてプッシュ通知を受けたり、受信履歴が閲覧できたりします。メール配信と専用アプリを活用することで、伝達漏れのリスクをより低減できるでしょう。
| 提供元 | 株式会社アットシステム |
|---|---|
| 初期設定費 | 11,000円(税込、初年度のみ発生) |
| 料金プラン | 教育機関向けプラン
|
| 導入実績 | 教育関連施設1,500団体以上 |
| 機能・特徴 | アプリ対応、欠席連絡機能、検温連絡機能、アンケート機能、ファイル添付機能、ワンタッチ開封確認、登録依頼文書の作成、豊富な配信手段、名簿管理、年度末繰り上げ、個別連絡(プレミアムプランのみ)など |
| URL | 公式サイト |
blastmail
blastmailは、契約社数18,000社以上という実績を誇るメール配信システムです。マニュアルを見なくても直感的な操作を可能とするため、機能がシンプルにまとめられています。そのため、ITシステムの導入に慣れていない教育現場においても、スムーズな導入と運用の定着が目指せます。
また、同システムでは「高速配信エンジン」を独自開発しているため、1時間に配信できるメールの数は280万通と、安定したメール配信が期待できます。
| 提供元 | 株式会社ラクスライトクラウド |
|---|---|
| 初期費用 | Lightプラン・ Standardプラン:11,000円(税込) Proプラン:55,000円(税込) |
| 料金プラン | 基本料金
※LightとStandardの月額料金は、登録アドレス数によって異なる |
| 導入実績 | 契約社数18,000社以上 |
| 機能・特徴 | HTMLメール配信、マルチパート配信、デコメール配信、ターゲット配信、バックナンバー、送信元アドレス、テキストメール作成、デコメール作成、配信予約、テスト送信、テンプレート、宛先データの管理、効果測定、迷惑メール対策など |
| URL | 公式サイト |
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マチコミ
マチコミは、無料で利用できるという点が最大の特徴であり、メリットである学校向けのメール配信システムです。無料版は広告表示があるものの、メール配信機能だけでなく、お休み連絡・体温管理・イベント出欠連絡など、幅広い機能が利用できます。
有料版であれば広告表示はなく、登録者数は最大10万名・アンケート機能・安否確認機能などの機能が追加されます。まずは、無料版でメール配信システムの利便性を確かめたいという学校におすすめのシステムと言えるでしょう。
| 提供元 | ドリームエリア株式会社 |
|---|---|
| 初期費用 | 無料 |
| 料金プラン | 基本料金
※有料プランは登録数によって月額料金が異なる ※登録数が2,000人以上の場合は要問い合わせ |
| 導入実績 | 導入施設13,000以上 |
| 機能・特徴 | アンケートPLUS、イベント出欠確認、メール配信、ファイル共有、お休み連絡、体調・連絡ノート、安否確認、名簿管理、バス位置情報、専用アプリ、カレンダー、タイムライン、上位管理など |
| URL | 公式サイト |
スクールメールサービス
スクールメールサービスは、登下校時にICカードをかざしたタイミングで、保護者へお知らせが届く「登下校メールシステム」を提供しています。
また、登下校メールシステムを導入することで、クラス・学年・学校・地域単位で活用できる連絡網システムをメール連絡網として無料で利用することができます。
連絡網システムでは、登録するメールアドレスやグループ数に制限がありません。そして、広告も表示されないことから、快適にメール配信をおこなえるでしょう。
| 提供元 | 株式会社スクールメールサービス |
|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 料金プラン | 要問い合わせ |
| 機能・特徴 | ICカードを利用した登下校メール、連絡網など |
| URL | 公式サイト |
@39mail.com
@39mail.comは、クラウド型メール配信システムのひとつで、パソコンだけでなくスマートフォンからでもメールを作成できるという特徴があります。そのため、学校以外の場所からでも、リアルタイムでの情報伝達が可能です。
同システムでは、「学校無料コース」と「学校有料コース」が提供されており、無料コースでは学校から登録者全員へのメール配信が可能です。有料コースになると、宛先でのグループ作成・開封率の確認・アンケート配信など、メール配信を効率化するさまざまな機能が使えます。
| 提供元 | 有限会社アップストリーム |
|---|---|
| 初期費用 | 学校コース：無料一般コース：無料 |
| 料金プラン | 学校コース
一般コース
|
| 機能・特徴 | 空メール機能、QRコード提供、メール配信機能、予約配信機能、画像添付、デコメール対応、配信履歴、スマホアプリ、欠席・遅刻・早退連絡フォーム、開封確認機能など |
| URL | 公式サイト |
学校でもメール配信システムを導入するべき
連絡網としての利便性や教育現場の負担軽減などの理由から、メール配信システムを導入する学校は増加傾向にあります。
個人情報の取り扱いに気をつける必要が生じるものの、確実にかつ素早く情報を受け取れるシステムの導入は、緊急時の連絡網として有効であることから、保護者にとっても多くのメリットが得られるはずです。ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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