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議事録をメールで送付する際の書き方｜共有方法や例文を解説
会議の内容を記録・共有するために行われる議事録の作成。しかし、議事録をメールで送付する場合、書き方に悩むという方も多いのではないでしょうか。そこで本記事では、議事録をメールで送付する際の書き方について、例文もまじえて解説していきます。
目次
議事録をメールで送付する際の書き方
議事録をメールで送付する目的は会議の内容共有ですが、心がけたいのは、会議に不参加だった人にも用件が伝わる件名・本文にすることです。
「件名」「本文」それぞれの書き方を確認しましょう。
件名の書き方
メールの受信ボックスには、件名と差出人の名前が表示されます。差出人ももちろん大切ですが、メールを開く動機付けとなるのは、やはり件名でしょう。
多くの受信メールの中で、埋もれることなく確実に開封してもらうためには、ひと目で内容が分かる情報を件名に入れることがポイントといえます。
具体的には、次の2点です。
- 会議のテーマや内容
- 会議の日付
会議の多い会社の場合、似たようなテーマの会議が行われることもあり、会議のテーマや内容だけでは、どの会議なのかが分かりにくいことがあります。確実に「この会議の議事録である」と伝えるためにも、会議が行われた日付を添えてください。
例えば件名を「先週の部内会議の議事録」ではなく「部内戦略会議(8/1)の議事録」とすれば、どの会議なのかが一目瞭然です。
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本文の書き方
本文はビジネスマナーのルールに則り、以下の要素を盛り込んで記載します。
- 挨拶文
- 本文
- 議事録の添付ファイル名
- 結びの文
- 差出人の署名
ファイルが添付されていることはメールを受信すれば分かりますが、議事録のファイル名を明記しておくと丁寧です。
読みやすさを考えて2～3行ごとに改行し、敬称、敬語の使い方にも気をつけましょう。送信する前に必ず読み直し、誤字脱字のない本文にすることも大切です。
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議事録メールを作成する際のポイント
次に、議事録メールを作成する際のポイントを具体的に見ていきましょう。
概要を端的に記載する
長文メールの場合、開封してもすぐに読んでもらえず、後回しにされる可能性があります。そのため、箇条書きなどを用いて会議の概要や決定事項など、伝えるべきことを端的に記してください。
なお、ファイルを添付している場合には「ファイルを添付しておりますのであわせてご確認をお願いいたします」などの一文を添えておくと良いでしょう。
▷わかりやすい議事録を作成するコツ！早く・効率よく作成する書き方
ファイルサイズに注意する
ファイルが重い場合、端末によっては受信できない・開けないなどのリスクがあるため、ファイルサイズにも配慮しておくのが大切です。
一般的な目安として、サイズが2MBを超えた場合には、圧縮するようにしましょう。もしくは、ファイル共有サービスを使うことも方法です。
署名を必ずつける
メールの最後には、誰からのメールなのかがはっきり分かるように、署名をつけます。
氏名だけでなく、所属部署、メールアドレスや電話番号などの連絡先も入れてください。社外の人に送る場合は、会社名や所在地なども必要です。
使用しているメールシステムであらかじめ署名パターンを作成し、自動挿入できる設定にしておくと、漏れがありません。
パスワードも忘れずに伝える
添付した議事録ファイルの展開にパスワードを設定している場合は、必ずパスワードも共有しましょう。
パスワードは、セキュリティ対策として設定します。メール本文に記載したのでは、設定の意味がないため、別メールで伝えることが基本です。メールを送信した直後にパスワードメールも送るようにしましょう。
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議事録メールを書く際に使える例文
件名、本文を書くポイントが把握できたところで、具体的な例文を「社内向け」「社外向け」に分けて紹介します。
社内向けに書く際の例文
| 件名：「2023年〇月〇日 新商品企画会議」議事録送付 |
| 関係者各位お疲れ様です。 営業企画部の△△です。 2023年〇月〇日に行われた新商品企画会議の議事録を作成しました。 当メールに資料を添付致しますので、下記の概要とともにご確認のほど、よろしくお願いいたします。
以上、よろしくお願いいたします。 ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ （氏名、所属、連絡先などの署名) ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ |
社外向けに書く際の例文
| 件名：「2023年〇月〇日 イベント企画会議」の議事録 |
| 株式会社〇〇〇〇宣伝部宣伝課 山田様 いつもお世話になっております。 株式会社〇〇 企画部企画1課の△△でございます。 先日は、会議参加のお時間をいただき、誠にありがとうございました。その際の議事録が出来上がりましたので、添付ファイルにて送付いたします。
お忙しいところ大変恐縮ですが、修正や追記事項がございましたら、企画部企画1課の△△までお知らせいただけますと幸いです。 ご対応のほど、よろしくお願い申し上げます。 ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ （社名、所属、氏名、連絡先などの署名) ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ |
誤った内容のメールを送付した際の対処法
気をつけていても、誤った内容のメールを送付してしまうことがあります。その場合は、速やかに電話かメールで連絡を入れてお詫びを伝え、あわせて訂正事項を伝えます。
また、ミスの内容について、必ず上長に報告するようにしましょう。
メール以外で議事録を共有する方法
メール以外にも、議事録を共有する方法はあります。使われることの多い3つの方法を紹介するので、自社に合った方法を見つけてみてください。
ビジネスチャット
ビジネスチャットは、複数人がリアルタイムにコミュニケーションを取れるツールです。ツールに搭載されているファイル共有機能を使えば、議事録などの情報共有も簡単にできます。メールのように各人のアドレスを打ち込む必要もなく、一度の操作で、チャットに登録したメンバー全員に共有できる点もポイントです。
議事録作成ツール
議事録作成ツールを利用して、共有することも可能です。
議事録作成ツールであれば、録音や録画のほか、発言内容の整理や文字起こしにも対応しています。議事録作成担当者にとっては、さまざまな面で助かるツールといえるでしょう。
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グループウェア
グループウェアは、スケジュール管理やタスク管理、掲示板やチャットなどの機能を搭載したシステムです。ファイル共有機能を利用すれば、議事録の共有もできます。
部署やプロジェクト単位で情報共有をしたいときに、便利です。
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議事録をメールで送付する際は書き方に注意しよう
議事録の作成と関係者への共有は、ビジネスにおいて欠かせない業務のひとつです。担当になったら、速やかな作成と共有を心がけましょう。
なお、メールで議事録を送付する場合は、ビジネスマナーに則ることが大切です。書き方に悩んだときには、ぜひ紹介したポイント、例文を参考にしてください。
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