議事録作成の目安時間とは？目標時間と素早く書くためのポイント

議事録を作成する目的

議事録とは、社内会議の内容について記載した記録のことです。会議の参加者だけでなく、取引先など各関係者とも共有する大事な資料となります。議事録を確認することで、取り決めの内容や次回の開催日、話し合いで出た内容などを瞬時に振り返ることができるなど、備忘録としても機能するのです。

議事録を作成しなかった場合、「合意したはずの内容が無効になっている」「取引先との認識に相違が生じてしまった」といったことにもなりかねません。議事録を共有しておくことで、認識のずれや伝達漏れといったトラブルの発生を回避できます。

議事録作成で目標にしたい目安時間

議事録を完成させるまでの時間は、会議にかかった時間と同程度に留めるのが理想です。作成に正確性が求められる一方、時間をかけすぎるのも避けましょう。早く議事録が仕上がれば、その分スピーディーに内容を伝達できます。

ただし、議事録の作成にかける時間の目安は会社によっても異なるものです。そのため、上司に「どの程度で仕上げる必要があるのか」「どの程度まで内容を記載する必要があるのか」といった点を事前に確認しておく必要があります。

また、他の従業員がどの程度で作成しているのかを確認するのも方法のひとつです。大体の目安時間を確認しておくことで、計画的に議事録を作成できるようになります。

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議事録の作成時間を短縮して素早く書くためのポイント

ここでは、議事録を素早く作成するためのポイントを4つ紹介します。ポイントを押さえて、手際よく作成できるよう準備を整えておきましょう。

議事録のフォーマットを統一しておく

議事録に何を記録すべきか、あらかじめフォーマットを定めておくことが大切です。フォーマットが定まっていないと、何を記載すれば良いのかわからずに時間がかかります。フォーマットには以下のような項目を記載しましょう。

• 日時
• 場所
• 出席者
• 欠席者
• 議題
• 決定事項
• 議論内容
• 懸案事項
• 次回の議会開催日
• 次回の議題　など

フォーマットが決まっていれば、議事録の内容を考える時間を削減できます。記載項目を統一できるため、議事録を作成する人によって完成度に差が出るリスクも減るでしょう。

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事前に会議の重要なポイントを把握しておく

会議の目的や議論する内容について、十分に理解を深めておくことも重要です。大まかな趣旨や流れを把握しておけば、記載すべき内容や関係者が知りたいポイントを押さえることができます。議事録作成の時間短縮にも寄与するでしょう。

会議の目的や決めるべき事柄のほか、具体的に提示されたアイデアなどが重要ポイントに挙げられます。事前に要点として押さえることで、会議中に出現した際も速やかにまとめられるのです。ポイントを把握しておくと話の流れをある程度先読みできるため、大事な内容を聞き洩らすリスクも軽減されます。

会議の終了直後に作成する

議事録は、会議が終了した直後に作成するのが得策です。会議が終了した直後であれば、話し合いの内容を思い出しながら詳細に記載できます。議事録作成に着手するのが遅くなるほど、会議内容を思い出せなくなり作成に時間がかかるでしょう。

また、議事録は24時間以内に関係者に提出するのが一般的です。そのため、書き始めが遅くなると提出期限に間に合わなくなる可能性があります。あまり遅くなると関係者からの心象が悪くなる恐れもあるため、できるだけ早く作成作業を開始しましょう。

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議事録作成ツールを活用する

議事録作成ツールを活用するのも方法のひとつです。議事録作成ツールの音声入力機能を使えば、話し合いの音声を録音するだけで自動的にテキスト化できます。内容を手書き・手打ちする時間が削減されるため、効率的に議事録を作成できるでしょう。

また、データ共有が簡単になるのも議事録作成ツールならではの強みです。クラウド上にデータを保管しておけば、誰でも気軽に内容を確認できます。時系列で保管することも可能なため、議事録の内容を振り返る際にも便利です。

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議事録を作成する際の注意点

議事録を作成する際は、注意点も事前に確認しておきましょう。注意点を確認し対策を立てておくことで、より質の高い議事録を作成できるようになります。

第三者の視点を忘れずに作成する

議事録は第三者の視点を意識した作成が欠かせません。上司や先輩、後輩といった社内の人間はもちろん、取引先や株主など外部の人間も確認します。さまざまな人が見ることを前提に、誰が見ても理解できる作りにしましょう。

客観性のある議事録は話し合いの要点が掴めており、流れに沿って簡潔に記載されています。エビデンスを残すことで決定事項の説得力が担保でき、第三者が見ても納得できる内容に仕上げられるでしょう。

事実と意見を混合させない

議事録を作る際、会議で出た「意見」と決定した「事実」は分けて書くべきです。事実と意見を混ぜて記載してしまうと、何が事実で、どのような話し合いが行われたのかが見えにくくなります。

意見を記載すべき場合は、意見であることがわかるように枠線で区切るなどの工夫が必要です。決定した内容や規定などとは明確に分け、自己解釈で事実と関連付けないように気をつけてください。

フォーマットを作成する際に盛り込んでおけば、意見と事実の記載場所が明白になるので便利です。書き分けがスムーズになり、時短にもつながるでしょう。

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議事録作成の目安時間を押さえておこう

議事録作成の目安時間は「会議に有した時間と同程度」です。議事録は取引先とも共有する資料であり、24時間以内に提出するのが一般的とされています。そのため、議事録の作成はできるだけ早く行いましょう。

「あらかじめ会議の要点を掴んでおく」「議事録用のフォーマットを用意する」といったように対策を立てることで、議事録作成を効率化できます。議事録を素早く書くためのポイントや作成時の注意点などを参考に、議事録作成に役立ててください。