議事録は誰が書く？作成する担当者や議事録を作成する目的を解説！

会議の議事録は誰が書く？

会議の議事録は、役職の低い人が書くのが一般的です。場合によっては、会議に参加する社員が持ち回りで議事録の作成を担当するケースもあります。

ベテラン社員に比べて役職の低い新入社員や若手社員は、プロジェクトの把握が難しかったり専門用語が分からなかったりと、会議の内容を理解するのに時間がかかる傾向にあります。

そのため、議事録の作成を通じて会議の内容や発言者の意見・考え方を理解することを目的とし、役職の低い新入社員や若手社員に議事録の作成を任せることが多いのです。

会議の議事録を作成する目的

会議の議事録を作成する目的は主に4つです。

• 会議の内容を共有・記録しておくため
• 会議での決定事項や担当者を明確にするため
• 次回の会議をスムーズに行うため
• 新人のビジネススキルを磨くため

それぞれ解説します。

会議の内容を共有・記録しておくため

議事録には、会議の内容を正確に記録し共有する目的があります。議事録があれば、「会議の内容を覚えていない」や「会議をよく理解できなかった」といった際に、すぐ会議の内容を確認できます。

また、プロジェクトに関わっているメンバー全員が会議に参加するとは限りません。会議の内容は今後のプロジェクトにも関わる場合もあるため、会議に参加しなかったメンバーにも内容を正しく伝える必要があります。

その際に会議の内容を正確に記録した議事録を共有することで、会議に参加しなかったメンバーに対してスムーズな共通認識が可能です。

会議での決定事項や担当者を明確にするため

議事録には、会議での決定事項や担当者を明確にする目的があります。

また、会議では今後実行すべきタスクが発生することもあり、各タスクの内容・担当者・期限をすべて記憶するのは困難です。しかし、議事録に各タスクの内容・担当者・期限が記録されていれば、会議から日数が経ってもタスクについて簡単に確認できます。

次回の会議をスムーズに行うため

議事録には、会議中に解決できなかった事項や会議中に見つかった新たな課題まで記録することで、次回の会議をスムーズに行うという目的があります。次回の会議で話し合うべきテーマが明確であれば、それまでに意見をまとめたり資料を集めたりするなど、事前準備を円滑に行うことが可能です。

また、次回の会議で話し合うべきテーマをすべて記憶しておくことは難しく、記録がない場合に次回の会議で話し合うテーマに漏れが生じる可能性もあるでしょう。しかし、議事録を作成しておくことで、次回の会議まで期間が空いてもテーマについて漏れなく話し合えます。

新人のビジネススキルを磨くため

議事録は、他者が見ることが前提であるため、誰が見ても理解できるよう分かりやすくまとめなければなりません。そのため、議事録を作成すると「傾聴力」「理解力」「文章力」「要約力」といったビジネススキルの向上につながります。

特に、経験やスキルの少ない新人に議事録の作成を任せることで、新人のビジネススキルを磨く目的もあります。

▷議事録作成が苦手な人必見！克服するポイントと伝わる議事録の書き方

議事録を作成する際のポイント

それでは、どのように議事録を作成すればよいのでしょうか。議事録を作成する際のポイントは主に5つです。

• 会議の要点を事前に把握しておく
• 箇条書きや表を必要に応じて利用する
• 定量的な情報はミスなく記載する
• PREP法を用いて作成する
• 必要に応じてツールを活用する

それぞれ解説します。

会議の要点を事前に把握しておく

スムーズな議事録の作成には、「何を目的とした会議か」「何をテーマとしているか」など、会議の要点を事前に把握しておくことが大切です。

事前準備なしで会議に臨むより、会議の要点を把握したうえで会議に参加したほうが、議事録に記載すべきポイントが明確になります。もし会議に出てきそうな専門用語があれば、事前に調べておくと円滑に会議が進むのでおすすめです。

また、議事録に記載が必要な「会議名」「日時」「参加者名」「テーマ」など基本項目を事前に記載しておくと、会議当日は会議内容の記録に集中できます。

▷わかりやすい議事録を作成するコツ！早く・効率よく作成する書き方

箇条書きや表を必要に応じて利用する

議事録は、誰が見ても理解できるよう分かりやすくまとめなければなりません。そのため、必要に応じて箇条書きや表を活用しましょう。

発言の内容をそのまま記録していくと、一文が長すぎて要点を把握できない可能性があります。また、文章だけでは伝わりにくい内容もあるでしょう。

そのため、発言の内容から要点のみを箇条書きで記載したり文章だけでは伝わらない内容を表にしたりするなど、発言をそのまま記録するのではなく分かりやすくまとめることが大切です。

定量的な情報はミスなく記載する

会議では、タスクの期限や目標数値など、定量的な情報が出てくる場合があります。定量的な情報に誤りがあると、今後のプロジェクトに影響が出る可能性があるため、ミスがないように記載しましょう。

また、数字が一切含まれていない文章に比べて、数字のある文章は読みやすい印象を与えます。そのため、要点に関わる定量的な情報が出てきた際は、漏れなく記載することが大切です。

▷議事録は意味ない？作成する目的や必要性・記載すべき項目

PREP法を用いて作成する

PREP法とは、「Point(結論)」「Reason(理由)」「Example(具体例)」「Point(再結論)」の順番で文章を構成するライティング手法です。PREP法を用いることで、読み手がより理解しやすい文章を作成できます。

他者に見られることが前提の議事録は、誰が見ても理解できるよう分かりやすい文章で会議の内容を記録しなければならないため、PREP法の活用がおすすめです。また、PREP法の活用は分かりやすい文章の構成だけでなく、余計な文章の省略にもつながるため要点の抽出に役立ちます。

必要に応じてツールを活用する

必要に応じてツールを活用することも、質の高い議事録を作成するポイントです。たとえば、ICレコーダーや議事録作成ツール・アプリなどが挙げられます。

ツール・アプリには、自動で会議の内容を要約してくれる機能や話者を識別してくれる機能など、さまざまな便利機能が搭載されています。そのため、自社に向いているツール・アプリの見極めが重要です。

ただし、議事録の作成をツールのみに頼ってしまうと、会議の内容が理解できなくなる可能性があります。ツールの活用はあくまでもメモ程度として、理解を深めるために活用するとよいでしょう。

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議事録作成におすすめのテンプレート

議事録作成におすすめのテンプレートをデザイン別で3つ紹介します。各テンプレートの特徴やどのようなケースでの活用がおすすめかも紹介しているので、議事録を作成する際はぜひご活用ください。

シンプルなテンプレート

シンプルなテンプレートには、会議の「基本項目」「議題項目」「実施項目」を記載する欄が設けられています。

会議で挙げられた議題や、会議終了後に実施すべきタスクの内容・担当者・期限・状態をそれぞれ詳しく記載できます。そのため、会議中にメモをとるような感覚で議事録の作成ができるでしょう。

シンプルなテンプレートは、複数の議題を話し合う会議や複数のタスクが発生する会議で議事録を作成する際におすすめです。

クラシックなテンプレート

クラシックなテンプレートは、指定箇所に必要な情報を埋めていくと、議事録が完成するように構成されています。

あらゆる会議に対応できるよう設計されており、テンプレート内に簡単な説明が記載しています。そのため、どのテンプレートの活用がいいか迷った際や議事録の作成に慣れていない社員が作成する際におすすめのテンプレートです。

短い形式のテンプレート

短い形式のテンプレートには、基本項目に「お知らせ」「議論」「ラウンドテーブル」の3つの項目が設けられています。お知らせには会議で発生した伝達事項、議論には会議の主な内容、ラウンドテーブルには領域や部門ごとの状況をまとめます。

紹介した3つのなかでももっともシンプルなテンプレートで、議事録に必要最低限の項目が設けられているため、小規模や手軽な会議におすすめです。

議事録作成におすすめのツール

議事録の作成を効率的に進めるには、ツールの活用がおすすめです。ここでは、議事録作成におすすめのツールを3つ紹介します。

AI GIJIROKU

AI GIJIROKUは、Zoomとの連携が可能な議事録作成ツールです。Zoomと連携することで、会議中の会話をリアルタイムでテキスト化・字幕表示してくれたり、議事録を自動作成し会議終了後に自動保存してくれたりといった機能が搭載されています。音声認識の精度は99.8%で、会議への参加者が複数名であっても各メンバーの発言が正確に記録される点が魅力です。

AmiVoice®ScribeAssist

AmiVoice®ScribeAssistは、企業・官公庁・教育機関など幅広い分野での導入実績を持つ議事録作成ツールです。インターネットに接続していなくても利用できるため、Web会議・商談・会見などさまざまなシーンで活用できます。また、情報漏えいのリスク軽減にもつながるでしょう。

RIMO Voice

RIMO Voiceは、1時間の音声データを5分前後で文字起こしできる議事録作成ツールです。会議の議事録作成だけでなく、インタビューや動画の字幕付けなどにも活用できます。AIを活用した要約作成も可能なため、文字起こしをすべて読まずに全体を把握できるでしょう。

議事録は誰が書くのかを把握しておこう

議事録の作成は、会議に参加するメンバーが持ち回りで担当することもありますが、新入社員や若手社員など役職の低い社員が担当するのが一般的です。議事録には、会議の内容を正確に記録したり、新人のビジネススキルを向上させたりするなどの役割があります。本記事を参考に議事録作成の担当者を明確にし、必要に応じてテンプレートやツールを活用しながら、質の高い議事録を作成してください。