議事録はですます調で書くべき？正しい語尾の使い分けや書き方のコツ

議事録はですます調で書くべき？

議事録の作成において、ですます調で書くべきかと迷われる人も多いのではないでしょうか。議事録の作成におけるですます調の活用は、文章を長くする恐れがあるため控えたほうが無難です。議事録の作成には、端的に要点をまとめる必要があるため「である調」の使用が望ましいです。

ここでは、ですます調とである調の特徴や活用シーンについて解説します。

「ですます調」「である調」の違い

「ですます調」と「である調」の違いは受け手に与える印象です。「ですます調」は丁寧語が使われるため、文体が一貫して柔らかい印象を与えます。また相手に対して敬意を表し、親しみや好意を伝えるために使用される場合が多いです。

一方で「である調」は文末が「〜だ」「〜である」で終わり、敬語を使わず断定的な表現で使われます。「である調」を使うことで、形式的で引き締まった印象を与えます。

「ですます調」の特徴・活用シーン

「ですます調」は、丁寧でやさしい印象を与えるため、詳細な説明や丁寧な表現が求められる際に活用します。そのため、「ですます調」は公的な場やビジネスの文書・一般的な議事録・社内文書・コミュニケーションなどで活用される場合が多いです。

「である調」の特徴・活用シーン

「である調」は、端的に断定することで説得力のある表現が可能です。そのためニュース記事や新聞など、アカデミックな文書や法的文書などでよく使用されます。しかし、受け手にとっては冷たい印象を与えてしまう可能性があるので使用には注意が必要です。

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企業でのトンマナのルールがある場合は従うべき

議事録の書き方は、企業内のトンマナのルールに従う必要があります。トンマナとは、トーン＆マナーの略称で、コンセプトやデザインなど一貫性を持たせる際に使う方法です。

企業におけるトンマナのルールは、社内文化やコミュニケーションのスタイルによって異なります。たとえば、ある企業では「ですます調」が基本とされている一方で、別の企業では「である調」が推奨される場合もあります。また、ある企業では箇条書き形式が一般的でも、他の企業では文章でまとめることが求められる場合もあります。

議事録を書く際には、所属する企業や組織の指示やルールに従うようにしましょう。社内で共有されたガイドラインやテンプレートがある場合は、それに沿って議事録を作成することが重要です。適切な形式で議事録を作成することで、社内コミュニケーションが円滑になり、情報の正確な伝達を行えます。

議事録の書き方のコツ

議事録は、会議の内容や意思決定を正確に記録し、後から参照や確認ができる重要な文書です。では、議事録を書く際はどのようなポイントに注意すればよいのでしょうか。ここでは、議事録の書き方のコツを4つ紹介します。

議事録のフォーマットを定めておく

議事録のフォーマットを定めることで、後から比較や参照する際に効率的です。フォーマットが統一されていれば、議事録の比較や要点の把握も容易になります。また、繰り返し作成しフォーマットに慣れることで、作業時間の短縮にもつながります。

もし会社に議事録のフォーマットがない場合は、ネット上で公開フォーマットを参考にして、自社に適した雛型の準備が必要です。フォーマットを決めるポイントは、記載すべき内容や項目を明確にすることです。

議事録のフォーマットを定めることで、作成者間での共通認識やコミュニケーションの円滑化を図れます。定期的なレビューや改善を行いながら、最適なフォーマットを確立していきましょう。

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会議の目的やゴールをあらかじめ理解しておく

会議の目的やゴールを事前に理解しておくことで、会議の流れや話題の理解が深まり効率的にメモが取れます。また、専門用語が使用される場面でも、事前に予習や知識の確認を行うことで、議事録の内容を正確に把握できます。

事前準備があると、会議での重要な発言や意思決定を見逃すことも少ないです。会議の進行や議題についての理解も深まるため、適切なタイミングで重要なポイントを把握し議事録に反映できます。

5W1H・5W2Hを意識して作成する

議事録を作成する際には、「5W1H」「5W2H」を意識して作成しましょう。

5W1HはWho (誰)・What (何)・When (いつ)・Where (どこ)・Why (なぜ)・How (どのように)のことです。また、5W2Hは5W1HにHow much (いくら、どれくらい)を加えたものです。

5W1Hや5W2Hを意識することで、情報の完全性と詳細性を確保できます。5W2Hの質問フレームワークを使用することで、議事録に必要な情報を網羅的に収集し記録できます。また同じ形式で作成されるため、異なる会議の議事録と比較も容易です。情報の整理が行われているため、必要な情報を素早く見つけることができます。他にも、意思決定のサポートにも役立ちます。

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会議中の重要なポイントを理解してメモを取る

議事録を作成する時には、重要なポイントの解像度を高く理解するために会議中の重要なポイントを理解してメモを取りましょう。

会議中に議論や意思決定が行われる際、重要なポイントを正確に把握することは重要です。メモを取りながら、会議の流れや議論の展開を追い、重要な内容や意見をキャプチャすることで、解像度の高い理解ができます。また、重要なポイントを解像度高く理解することで、会議に参加していない人に正確に内容を伝えられます。

議事録は、会議の内容を記録して共有する重要な文書です。会議に参加していない人は、議事録を通じて会議の内容や議論の経緯を把握します。重要なポイントを理解し、正確にメモを取ることで、会議に参加していない人にも会議の要点や意思決定の結果を明確に伝えることができ、情報の共有と意思決定の透明性を確保できます。

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語尾を統一して読みやすい議事録を作成しよう

議事録の作成には「である調」の使用が望ましいですが、企業内のトンマナやルールに従って作成するようにしましょう。どの語尾を使用しても、語尾を統一して読みやすい議事録を作成することが重要です。

また議事録を作成する際には、4つのポイントに注意しましょう。

• 議事録のフォーマットを定める。
• 会議の目的やゴールを事前に理解する。
• 5W1H・5W2Hを意識して作成する。
• 会議中の重要なポイントを理解し、正確にメモを取る。

4つのポイントを意識して議事録を作成することで、読みやすく理解しやすい議事録を作成できます。議事録は重要な文書であり、効果的なコミュニケーションや意思決定のために活用されます。本記事を参考に、正しい議事録の書き方を身につけてください。