中小企業は給与計算をどうすべき?アウトソーシング(外注)で解決する?

記事更新日:2022/11/17

給与計算システム

アウトソーシング業務

中小企業において、給与計算業務に多くの時間や人件費がかかってしまう、あるいは業務が属人化してしまうといった課題が多数発生しています。本記事では、給与計算業務をアウトソーシングするメリットや業者を選定する際の注意点について解説しますのでぜひ参考にしてください。

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中小企業における給与計算の課題

中小企業の給与計算での課題は以下のような点があげられます。

  • 人件費がかかる
  • 残業の増加
  • 担当者退職・休職時の人材確保
  • 給与計算のミス

中小企業の給与計算の中では、人件費の増加や時間外労働の増加、また効率よく業務ができないといった問題が出てきます。給与計算については、経験がありミスも少なく長く勤めてくれる人材が必要です。

大手企業とは違い、中小企業では時間をかけて人材を育てる余裕がない場合や、費用を極力かけたくないと考えるケースが多いです。

また、通常業務をこなしながら給与計算を行う時間を割くのが難しく、通常業務に支障をきたしたり、給与計算にもミスが出てしまうケースも考えられます。

人手が足りない中小企業の給与計算業務は属人化しやすい傾向

給与計算はミスを少なくするためにも、経験と知識がある人材が求められます。大手企業のように経理や財務について専門資格を持った人材を得られれば問題はありません。

しかし、中小企業の場合、人件費を考えると専門資格や知識を持った人材を増やすことは容易ではありません。

給与計算ができる人材を1人育てるといっても時間や費用がかかり、属人化してしまう問題も解決できません。

1人が給与計算を抱え込むのではなく、複数人が業務に対応できればいいのですが、給与計算は多くの人が知るような業務ではありません。

給与は従業員1人1人、能力によって手当などもあり、また扶養など従業員の個人情報を知ることになります。

そのため、給与計算は他の業務のようにチームを組みグループで対応することは難しく、どうしても属人化しやすくなるのです。

給与計算を自動化・効率化するには?メリット・デメリットを徹底解説

特に中小企業の環境は給与計算はミスが発生しやすい

通常業務をこなしながら給与計算をしなければならない状況では、ミスが発生しやすくなります。

ミスが起これば経理上では伝票の訂正、税務上では所得税金額訂正など、1つのミスによっていくつもの訂正が起こり、決算への影響も考慮しなければなりません。

正社員やパート、契約社員など、給与制度が複数あればさらにミスの可能性が広がりやすく、企業の中では技術的な業務をこなす人もいれば事務的な働きをする人もいて、能力や業務内容、保有資格によっても給与額に違いがあります。

1人1人の給与に対して徴収する税金等も変わってくるため、経理や財務関連の知識と細心の注意が必要です。

こうしたミスを未然に防ぐために、ダブルチェックや自動計算を手計算でチェックするなどの方法もありますが、これによりさらに業務量が増加し、ミスが発生しやすくなるといった悪循環も生まれます。

給与計算に関わる人材が複数人必要となり、より一層通常業務に支障をきたすことになるのです。

なお、給与計算によるミスをできる限り抑えたい方には、クラウド型給与計算ソフトであるジンジャー給与の導入をおすすめします。

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給与計算に必要なダブルチェックのポイントとミスをなくす防止策とは?

中小企業の給与計算の方式は大きく3種類

規模が小さくて給与計算の作業に十分な人員・時間が割けないこともある中小企業では、どのようにして給与計算が行われているのか。

基本的に方式自体は大手企業・中小企業いずれも変わらず、下記3種類のやり方が採用されています。

  • 自社で内製化している
  • 給与計算ソフトの利用
  • 給与計算業務のアウトソーシング化

自社で内製化している

中小企業で最も多いのが、既存社員や採用した社員による給与計算業務の内製化です。

既存社員に給与計算業務を理解している人がいる場合には、その人を担当にして、社内にいない場合には経験者を採用すると言った方式です。

比較的会社規模が小さく、社員数も少ない場合であれば内製化での対応でも可能ですが、年々従業員が増えてきている場合にはやはり限界があります。

給与計算を内製化した場合のメリット・デメリットとは?よくある課題も解説

給与計算をExcel(エクセル)で行う方法とは?メリットやテンプレートも紹介

給与計算ソフトの利用

デジタル化が進んでいない中小企業では、エクセルを利用している場合が多く、複雑な入力を全て手作業で行わなければなりません。

しかし、給与計算ソフトを活用することによって、面倒な入力の手間がなくなりスピーディーに給与計算業務をおこなえます。

近年では数多くの給与計算ソフトがリリースされており、インストール型やクラウド型など利用者ニーズに合わせての利用が可能で導入している中小企業の数も増えています。

主流なのは、ネット環境さえあればどこでも利用できるクラウド型です。

常に機能がアップデートされており、セキュリティ面でのリスクがなく、柔軟に利用できます。

特にジンジャー給与は人気の給与計算ソフトであり、低コストで充実した機能が揃っています。

複雑な手間もなく初心者にも簡単に利用できる設計になっているので、気になる方は詳細資料を請求してみてくださいね。

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給与計算業務のアウトソーシング化

給与計算をアウトソーシング(外注)している中小企業も非常に多くなっています。

全ての給与計算を委託先の企業が一任してくれるため、社内に担当者を作らなくても一切問題ありません。

給与の計算ミスのリスクもほとんどなく、給与計算担当の人件費も削減できるのも大きな魅力といえます。

給与計算のアウトソーシングとは?

アウトソーシングは業務の一部を外部に委託することを指します。外部「アウト」と資源利用「ソーシング」という言葉を組み合わせて作った和製英語です。

業務を社外に発注する手法は、1960年代にはアメリカで行われていた経営手法で、もともとは固定費の増加問題を解決するために誕生しました。

一概にアウトソーシングと言っても大きく3種類に分類されます。

種類 領域
BPO
(Business Process Outsourcing)
人事業務・総務・経理など
ITO
(Information Technology Outsourcing)
情報技術・システムなど
KPO
(Knowledge Process Outsourcing)
情報分析や医療開発といった専門性の高い業務

給与計算のアウトソーシングはBPOに属し、人事や総務・経理について全てアウトソーシングする業者や、給与計算のみアウトソーシングする業者もいます。

中小企業が給与計算をアウトソーシングをするメリット

中小企業などが給与計算をアウトソーシングするメリットは大きく3つに分けられます。

  • コア業務に集中できて生産性が向上する
  • 給与計算のミスが格段に少なくなる
  • 属人化防止ができてノウハウを共有できる

コア業務に集中できて生産性が向上する

中小企業では給与計算を社長が行うことも少なくありません。しかし社長の本来の業務は、「経営」や「営業」といった業務の軸であるはずです。

また、社長の家族や親類が給与計算を行う企業もあると思いますが、最終的なチェックを社長が行うようであれば、やはり時間を取られることになります。

給与計算に時間をとられるよりも、給与計算を的確に実行できる外部に依頼すれば、安心して本来の業務に集中できる点がメリットです。

給与計算のミスが格段に少なくなる

給与計算を外注される側の企業は、給与計算に対してのノウハウがあり、計算ミスがなくなるようなしっかりとした環境が整っています。

社内で一通り給与計算の作業を覚えた従業員とは、作業の正確性やスピード、チェック体制が全く異なります。

そのため、給与計算のミスが格段に少なくなるのが大きなメリットとしてあげられます。

内製で給与計算をしていて、もし間違いがあった場合にはさらに面倒な計算をしなければならないのに加えて、社員からの信用度も落ちてしまいます。

給与計算で間違いが発生した場合の対処法は?防止策についても解説

属人化防止ができてノウハウを共有できる

中小企業で給与計算を担当する場合、特定の担当者が行う傾向にあり属人化が問題となります。

大手であれば給与計算を行う人事・労務部門がありますが、中小企業ではこうした部門に人件費をかけることができず、通常業務と並行し給与計算を担当することも少なくありません。

給与計算業務が属人化し、通常業務の繁忙期に残業が増え、その中でミスも出てくることが予想されます。

また給与計算のプロセスやシステムを担当者だけが理解していることで、担当者の退職や休職の際、誰も対応できない状況に陥ることもあるのです。

こうした従業員の中で他の誰1人として対応できない業務のことを「ブラックボックス化」といいます。

こうした属人化やブラックボックス化を防止する観点からも給与計算をアウトソーシングすることは大きなメリットがあります。

給与計算のアウトソーシングで成長した企業

給与計算をアウトソーシングすることで、通常業務に支障をきたすこともなく円滑に業務をすすめられるようになった企業はいくつもあります。

給与計算ができる人材を1から育成する労力と費用も必要なく腰を据えて本業に力を注ぐことができれば、新たな業務にチャレンジすることもできるでしょう。

中小企業が給与計算のアウトソーシングをする際に気を付けること

給与計算をアウトソーシングする際、気を付けるべき点は主に以下の3点です。

  • どこまで委託できるのか
  • 経験や実績はどうか
  • セキュリティは強固か

アウトソーシングを請け負う業者もさまざまで、人事や労務の中で給与計算を引き受けてくれるところもあれば、その他経理業務全般を引き受けてくれるところもあります。

アウトソーシングを依頼する際は、給与計算のみなのかそれとも経理全般・労務全般を依頼するのかによって依頼先も変わってくるでしょう。

また依頼するにあたって大切な従業員の給与計算を任せるため、経験と実績があるかどうかも重要です。経理系の資格者がいる業者なのか、中小企業の給与計算に長けている業者なのか、アウトソーシングを請け負っている業者の公式サイトの確認や過去の実績のチェックなどしっかり行いましょう。

給与計算を外部に発注するということは、従業員の個人データを預けることになります。こうしたデータ類を紛失したりすれば、企業は信頼を失ってしまいます。従業員の個人情報保護の観点から、セキュリティが強固なところに依頼することも重要です。

自社の状況を把握して給与計算のアウトソーシングを検討すべき

給与計算をアウトソーシングすることで、中小企業にとって直接的な収益につながることはないでしょう。

しかし給与計算という重要な業務を、知識と経験を持ったアウトソーシング会社に依頼することで、従業員が本当にすべき業務に注力できます。

また、給与計算をアウトソーシングすれば、人材確保や人件費の捻出に頭を悩ませることもありません。

給与計算の属人化やブラックボックス化により、期日に給与計算ができないといったことが起こらないように、通常業務を円滑に行うためにも給与計算のアウトソーシングを検討してみてはいかがでしょう。

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