メルマガを配信停止される原因と改善策は?対処方法や読者への文例も紹介

最終更新日時:2023/01/10

メール配信システム

メルマガ配信は定期的なお役立ち情報のみならず、会員限定のお知らせなど顧客との関係構築を最大化させるひとつの手法です。しかし、逆にユーザーにとって有益な情報を届けられないと配信停止されてしまうでしょう。本記事ではメルマガ配信停止の原因と対処法を解説します。

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メルマガを配信停止される原因とは

インターネットは、今や私たちの生活の奥深くまで浸透している便利な存在。メルマガ配信は、そんなインターネットが普及した当初から存在する手法です。

メルマガは今でも企業にとっての重要な販売促進ツールであり、メルマガの会員から配信停止を希望されることは企業にとって大きな痛手です。

ここでは、メルマガを配信停止される原因について見ていきましょう。

1.読者にとって内容が有益ではない

メルマガの会員が配信停止を希望する理由として最も多いのが、メルマガの内容が読者にとって有益な情報ではないと感じたケースです。

そもそもメルマガ会員登録を行う読者の主な目的のひとつとして、メルマガから自分にとって有益な情報を得ることが挙げられます。

目的が果たせなければ、メルマガを受け取る価値を感じられなくなるため、解除に至ってしまいかねません。

2.配信頻度が高すぎる

配信頻度もメルマガの配信停止を希望する理由になります。

自分にとって有益な情報が掲載されたメルマガであっても、1日に何度も送られてくると開封率も下がるでしょう。

受け取る情報量が多過ぎると、読む時間の確保が難しかったり、そもそも読む意欲が減退してしまったりすることもあるからです。

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3.文面が長く読みづらい

メルマガに限ったことではありませんが、文面が長くて読みづらいものは、読者に最後まで読んでもらえません。

今や世の中には、情報が溢れています。いくつものメルマガに会員登録している人も多く、毎日のように何通ものメルマガを受け取っている人も少なくありません。そのため、メルマガを開封して最後まで読んでもらうこと自体が難しくなっているのです。

特に、メルマガの文面が長く読みづらいと感じられると、読者はその時点で読むのをやめてしまいます。読みやすく、有益な情報を得られるメルマガを求めている読者からすると、文面が長すぎるメルマガはニーズを満たしていないからです。

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4.件名に過激な表現を使用している

メルマガにとってタイトルはとても重要です。タイトルを見て興味が持てなければそのメルマガを開封すらしてもらえないでしょう。ただし、過激なタイトルを付ければいいというものでもありません。

過激なタイトルを付ければ興味が湧き、開封率も上がるかもしれませんが、メルマガの内容がタイトルに伴っていなければ、配信停止の原因になることもあるのです。

過激なタイトルに釣られてメルマガを読んでみたものの、内容にがっかりしてしまうと、次に過激なタイトルを付けたとしても読者はもう内容に期待を寄せてくれません。

読者の興味を引くようなタイトルを付けることは必要ですが、内容を見て読者ががっかりしてしまうようなタイトルは避けるべきです。

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メルマガの配信停止を防ぐための改善策や対処法

メルマガを配信停止される理由を解説しましたが、どのようなことを意識すれば防げるのでしょうか。

ここでは、配信停止を防ぐための具体的な改善策や対処法についてご紹介します。

1.読者に見合ったコンテンツを配信する

企業にとって幅広い層に支持されたほうがいいのは当然のことですが、自社商品やサービスを利用してもらいたいメインターゲットとなる層が必ずあるはずです。

そのため、メインターゲット層が有益だと感じるメルマガコンテンツにしなければなりません。

例えば、メインターゲット層が「小さな子どもを持つ女性」の場合、メルマガの内容を「育児と仕事を両立させるコツ!」「魔のイヤイヤ期を乗り越えるには…」など関心度の高い内容にしなければ満足してもらえないでしょう。

メインターゲット層の興味関心を惹くような情報を盛り込むことで、メルマガを読めば有益な情報を得られると感じてもらうことが必要です。

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データを駆使してセグメント配信を実施すべき

メルマガの配信方法には、一斉配信だけでなくセグメント配信という方法もあります。

セグメント配信とは、データを駆使して顧客の属性や行動の段階を分類し、より顧客の興味や関心に合った情報を提供する配信方法です。

一斉配信に加えてセグメント配信用のコンテンツも作成しなければならないため、手間とコストはかかりますが、メールの開封率やクリック率が上がることや、メルマガの配信停止率が下がることが期待できます。

そのため、メルマガの配信停止を食い止めるためには、データを駆使してセグメントごとに興味や関心のありそうなコンテンツを作成することが大切です。

セグメント配信とは?重要性やメルマガの効果UPに繋がる配信方法を解説

2.配信頻度や配信時間を検証する

メルマガは配信頻度が重要ですが、それに加えて配信時間も非常に重要な要素です。

「メールなのだからいつ送っても同じだろう」と思っている方もいるかもしれませんが、それは誤りだと言えるでしょう。なぜなら、配信する時間帯によって開封率や読まれる確率は変わってくるからです。

ただし、ターゲットによって配信に最適な時間帯は違ってくるため注意しなければなりません。

また、ターゲット、あるいはメルマガの内容によっても最適な配信頻度は変わってきます。

ターゲットやメルマガの内容などを考慮し、配信頻度や配信時間を検証することが大切です。

3.文章やレイアウトを見直す

メルマガの配信停止を希望する読者が増えてきた場合は、文章やレイアウトを見直すことも必要となります。

メルマガの文面が長くて読みづらいものは、読者に嫌われる傾向にあるからです。

また、レイアウトにも注意しなければなりません。メルマガを最後まで読んで欲しいがために、重要な情報や有益な情報を後半部分に集中して掲載するケースがありますが、そのレイアウトは見直したほうが良いでしょう。

もちろん、メルマガの内容が簡潔で、容易に最後まで読めれば、後半部分に有益な情報を持ってくる方が良い場合もあります。

しかし、何度もスクロールしなければ最後まで読めないようなケースでは、たどり着く前に読むのをやめてしまう可能性が高くなってしまいかねないので注意が必要です。

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4.解約フォームを見やすい場所に設置する

どんなに改善策を考えてさまざまな対処をしても、配信停止を希望する読者を0にするのは難しいでしょう。

配信を停止するための解約フォームは、見やすい場所に設置するのがおすすめです。

解約フォームを分かりづらい場所に設置すれば、面倒な手続きを嫌う読者は配信停止を諦めるかもしれませんが、それでは解決になりません。

メルマガの配信停止を希望する読者が出てくることは、ある意味仕方のないことでもあります。割り切って、解約フォームを見やすく分かりやすい場所に設置し、ブランドイメージを守ることを心掛けることが大切です。

5.配信停止の理由をアンケートで調査する

メルマガを解約する理由などのアンケート調査を行えば、今後のメルマガ運営に活かすことが可能です。

読者が配信停止を希望する理由はさまざまなので、理由を集計し、データとして活用できれば、解約率を下げるためのヒントになるでしょう。

ただし、アンケート調査をする場合は強制ではなく任意で回答してもらう形式にしましょう。回答形式も文章を書かせるのではなく、選択肢から選ぶような簡単なものにするなどの工夫が必要です。

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メルマガの配信で注意すべき3つのポイント

メルマガを配信する場合は、いくつか注意しなければならないポイントがあります。

例えば、特定電子メール法や個人情報保護法、迷惑メールやスパムメールとして判定されないための対策などです。

ここでは、この3つのポイントを中心に、それぞれ詳しくご紹介します。

1.特定電子メール法

メルマガを配信する際に注意すべきポイントの1つ目は、特定電子メール法です。

特定電子メール法は2002年に施行され、広告や宣伝を含めた迷惑メールなどの規制を主な目的とした法律です。

特定電子メール法によると、メルマガなどの広告や宣伝目的のメールは、事前に受信者側の同意を得なければ送信してはならないとされています。

同意を得ていない人にメルマガを送信したり、受信を拒否している人に送信したりした場合は適正な措置を取るよう命じられ、従わないと一年以下の懲役又は百万円以下の罰金を科されるので注意しましょう。

法人の場合は、行為者を罰するほか法人に対して三千万円以下の罰金刑が科されます。

[出典:e-Gov 特定電子メールの送信の適正化等に関する法律 第三条/第七条/第三十四条/第三十七条]

特定電子メール法とは?メルマガを安全に配信するためにポイントを解説

2.個人情報保護法

個人情報保護法は、個人情報の取り扱いに関するルールを定めた法律であり、2017年の法改正により個人情報を取り扱うすべての企業や団体がこの法律の対象となっています。

個人情報保護法により、メルマガ登録で入手した個人情報を本人の許可なく第三者に開示することはできません。

個人情報保護法に違反した場合には、一年以下の懲役又は百万円以下の罰金という刑事罰を科せられます。

[出典:e-Gov 個人情報の保護に関する法律 第二十五条/第二十六条/第百七十三条]

3.迷惑メール・スパム判定の対策

メルマガ配信にあたっては、迷惑メールやスパムメールと判定され、読者にうまく届かないケースも少なくありません。

配信先のリストに問題があったり、メルマガ本文に迷惑メールと判定されやすいキーワードが多く含まれていたりする場合など原因はさまざまです。

迷惑メールとして判定されないようにするためには、宛先不明など届かないメールアドレスは削除して送信エラーを減らしたり、迷惑メールと判定されやすいキーワードを使わないようにしたりする方法があります。

また、短時間に大量のメールを配信すると迷惑メール判定されやすくなるため、配信頻度や速度を調整するのもひとつの方法です。

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メルマガのオプトアウトに関する文面

メルマガの配信にあたり、メルマガの受信者が配信停止を依頼すると配信者がメルマガの配信を停止し、以後その受信者にメルマガを送信できない「オプトアウト」という仕組みがあります。

これはメルマガ配信者の義務であり、メルマガ本文に解約の手順や送信者の情報などを明記しなければなりません。

ここでは、メルマガのオプトアウトに関する文面の例をご紹介します。

1.空メールを送って解約する場合

最初に紹介するのは、配信者に空メールを送って解約する形式の文面です。

「メール配信停止をご希望の方は、お手数ですが下記メールアドレスまで空メールをお送りください。」などのような一文と共に、空メールの送信先であるメールアドレスを記載します。

この文面は、読者がすぐに見つけられる分かりやすい場所に掲載し、読者が解約しやすいような配慮が必要です。

メルマガを解約されてしまうのは残念ですが、読者が最後まで気持ち良く利用できるよう誠実な対応を心掛けましょう。

2.フォームから解約する場合

続いて紹介するのは、フォームから解約する形式の文面です。

「メール配信停止をご希望の方は、お手数ですが下記のURLからお手続き願います。配信停止の作業が完了するまで、数日かかる場合がございます。行き違いでメールが届いてしまう場合がございますが、何卒ご容赦ください。」

上記のような文面と共に、解約フォームのURLを記載します。

こちらもページの下部ではなくページの上部に掲載し、読者が見つけやすくすぐに解約手続きができるような配慮が必要です。

3.配信停止の手続きが完了したあとのメッセージ例

最後に紹介するのは、配信停止の手続きが完了した後に表示するメッセージの文面です。

「今までメールマガジンをご購読いただきありがとうございました。メールマガジンの配信停止を承りましたので、手続きを進めさせていただきます。

システムの都合上、データが反映されるまでに数日かかる場合がございます。行き違いでメールが数件届いてしまう場合がございますが、何卒ご容赦ください。

1週間以上経過してもメールが届く場合は、恐れ入りますがカスタマーサポートまでご連絡ください。ご利用ありがとうございました。」

上記のような文面を掲載し、読者に今まで購読してくれた感謝を述べましょう。

今まで購読してくれたお礼を述べるとともに、最後まで気持ち良く読めるような文章を心がけると良いでしょう。

配信している側の印象が良ければ、配信停止後にまた登録してくれる可能性もあります。読者は大事なお客様ですから、最後まで誠実に対応することが大切です。

オプトイン・オプトアウトとは?メルマガ配信で知っておくべき注意点や法律

メルマガ配信を見直して有益な情報を読者に届けよう

読者がメルマガの配信停止を希望する理由としては、メルマガの内容が有益ではない、配信頻度が多すぎる、文面が見づらく長すぎることなどが挙げられます。

そこで、配信頻度や配信時間を見直したり、文面やレイアウト、メルマガの内容自体を見直したりすることで配信停止率を下げることは可能です。

メルマガの解約者が出てしまうことは仕方ないことですが、解約理由のデータを抽出・分析してメルマガ配信に活かし、読者に有益な情報を届けていくことをおすすめします。

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